Qualquer negócio envolve algum nível de risco. E quando seu Empresa expande, esses riscos se agravam e têm um potencial maior de dano. Embora você não possa proteger totalmente sua empresa de todos os piores cenários possíveis, uma análise de impacto nos negócios BIA ajuda a prepará-lo para lidar com as consequências desses riscos. Assim, pode dar a sua empresa a melhor chance de recuperação. Veremos alguns exemplos de análise de impacto nos negócios e o processo envolvido na realização da análise.
O que é uma BIA de Análise de Impacto nos Negócios?
Análise de impacto nos negócios BIA é um procedimento estruturado usado por sua organização para analisar e avaliar as prováveis consequências de uma interrupção em atividades vitais de negócios causadas por desastres, acidentes ou emergências. Uma análise de impacto nos negócios é um componente importante da estratégia de uma empresa. plano de continuidade de negocios.
A negócio a análise de impacto mostrará como sua empresa seria impactada se seus processos de negócios fossem interrompidos devido a uma interrupção nos negócios. A realização de um estudo de impacto nos negócios também permite analisar cada processo e departamento de forma independente e conectada entre si, determinar quais funções são mais críticas para a operação contínua de sua empresa e desenvolver uma estratégia de recuperação.
Embora uma análise de impacto nos negócios não seja essencial para a conformidade com as principais estruturas de segurança de dados (embora seja para Conformidade com a ISO 22301). É o primeiro passo para criar um bom plano de continuidade de negocios para sua empresa. Por fim, a saúde financeira e de reputação da sua empresa é sua capacidade de se recuperar de um desastre, seja uma violação de dados, um desastre natural ou outro tipo de interrupção nos negócios.
Uma análise de impacto nos negócios também fornecerá as ferramentas necessárias para manter a conformidade com as obrigações legais e de segurança de dados, bem como se recuperar de uma interrupção nos negócios enquanto funciona de forma ética e legal. Embora os departamentos individuais possam entender as consequências de um processo ou função interrompido, você não poderá perceber completamente essas consequências para toda a empresa, a menos que realize uma análise de impacto nos negócios e todas essas informações sejam colocadas em um só lugar.
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Exemplos de Perdas Comuns em uma Análise de Impacto nos Negócios BIA
Seria impossível para nós mencionar todos os cenários de interrupção de negócios aqui. Além disso, é improvável que sua empresa possa construir e implementar uma estratégia para cada situação de perda possível.
Em vez disso, concentre-se nos exemplos mais comuns de perda de análise de impacto nos negócios e como eles podem prejudicar sua empresa. Considere estes exemplos de análise de impacto nos negócios; se sua empresa tiver um componente de fabricação, você deve se planejar para acidentes que resultem em perda. Incêndios, canos quebrados e falhas de máquinas são riscos muito reais. Alternativamente, se sua empresa vende software de CRM, os clientes esperam que seus dados de vendas/clientes estejam disponíveis sempre que precisarem.
Como resultado, sua equipe de engenharia deve garantir que seu aplicativo esteja altamente disponível. Você pode precisar adicionar redundância aos seus sistemas para resistir a falhas, bem como monitorar de perto seu aplicativo e os sistemas em que ele é executado. Isso é para garantir que seus clientes experimentem a menor quantidade de interrupções possível.
Toda empresa deve estar pronta para emergências comerciais. Servidores de produção com falha, fornecedores que não entregam suprimentos no prazo ou não, disputas trabalhistas, falta de eletricidade, perda de um funcionário importante e ataques cibernéticos provavelmente terão um impacto negativo em sua organização.
Catástrofes naturais e provocadas pelo homem também são fontes importantes de interrupção de negócios. Dependendo de onde estão localizados os escritórios, instalações de armazenamento, servidores ou outras operações comerciais importantes de sua empresa, você deve planejar os desastres com maior probabilidade de prejudicá-lo. Terremotos, furacões, incêndios florestais, ataques terroristas ou grandes quedas de energia teriam impacto em seus negócios de maneiras diferentes. Portanto, você deve planejar para eles.
Etapas do processo para uma análise de impacto nos negócios (BIA)
Não existe uma única maneira de realizar uma análise de impacto nos negócios. Será diferente para cada empresa, e cada empresa deve adaptar sua abordagem aos requisitos específicos de sua organização. No entanto, alguns elementos de uma análise de impacto nos negócios devem ser incluídos para que ela seja bem-sucedida.
#1. Preparando-se
Antes de iniciar sua análise de impacto nos negócios, você deve primeiro reunir as equipe de projeto que vai realizá-lo. Pode ser uma equipe de funcionários atuais ou uma equipe terceirizada comprometida com a realização de avaliações de impacto nos negócios. Para se preparar para o trabalho real da análise de impacto nos negócios, essa equipe deve identificar e documentar os objetivos e o escopo do estudo de impacto em colaboração com a alta administração.
Antes de começar, você deve decidir quais departamentos envolverá, como as informações serão coletadas e mantidas e o cronograma do projeto.
#2. Obtendo informações
A próxima fase em sua análise de impacto nos negócios é coletar dados brutos sobre seus processos de negócios. Entrevistas com o pessoal que supervisiona e executa cada processo, bem como um questionário de análise de impacto nos negócios, são as duas formas mais frequentes de coleta desses dados. A maneira mais eficaz de coletar informações é por meio de um questionário de análise de impacto nos negócios. Se você usasse entrevistas em vez de um questionário, coletaria as mesmas informações indicadas abaixo. No entanto, será de menos padrão.
Questionário para obter informações
Aqui está uma boa seleção de perguntas para incluir em um questionário:
- O nome do procedimento
- Uma descrição completa de onde você realizará o procedimento.
- Todas as entradas e saídas do processo
- Os recursos e ferramentas empregados no processo
- Os usuários do procedimento
- A sequência de eventos
- As consequências financeiras e operacionais
- Quaisquer consequências regulatórias, legais ou de conformidade
- Dados anteriores
Essencialmente, sua lista deve incluir perguntas que os funcionários de vários departamentos possam responder. Os gerentes provavelmente entenderão as implicações financeiras e operacionais. No entanto, os funcionários de nível inferior que executam processos poderão fornecer uma descrição detalhada, bem como todas as entradas e saídas. Sua equipe de conformidade, conselho interno ou gerenciamento de divisão podem fornecer respostas para implicações regulatórias e legais. Você também pode distribuir a pesquisa para parceiros de negócios externos que tenham conhecimento do processo ou membros da alta administração que estejam envolvidos ou tenham interesse nele.
Conclusivamente, qualquer pessoa que execute ou supervisione qualquer componente do processo deve preencher a pesquisa de análise de impacto nos negócios. Isso é para produzir a estratégia mais abrangente possível.
Uma vez que todos inquéritos foram coletados, você deve compilar todos os dados em um único documento que liste claramente as informações indicadas acima para cada fase. Verifique se nenhuma informação está faltando e se os dados coletados são breves e claros. Isso é para garantir que todos que o leiam entendam o processo e as informações mais significativas sobre ele. Se isso ajudar, você pode até fazer fluxogramas para cada fase.
#3. Revisão e análise de informações
O estudo de efeito pode começar assim que você reunir todas as informações necessárias sobre cada processo de negócios.
A equipe de análise de impacto nos negócios examinará cada processo para verificar três coisas:
Quais funções e processos são críticos para a operação contínua do seu negócio? Esse julgamento resultará em uma lista priorizada de todos os processos. Se houvesse uma tragédia em grande escala amanhã, esta lista indicaria à sua empresa quais procedimentos precisam ser restaurados primeiro e quais podem esperar.
Quais recursos humanos e tecnológicos são necessários para que cada processo funcione sem problemas? Caso um processo falhe, você poderá priorizar pessoas e tecnologia.
Qual é o cronograma de recuperação para restaurar o processo à operação normal (ou o mais próximo possível do normal)? Ao tomar essa decisão, examine quanto tempo levará em termos práticos e com que rapidez sua equipe precisará recuperar o processo para evitar perdas de reputação ou monetárias. Além disso, descubra quaisquer lacunas significativas entre esses dois.
Se você achar que um processo deve estar operacional em 12 horas para manter sua empresa funcionando, mas seus recursos atuais só podem fazê-lo funcionar em 24 horas, essa é uma questão que deve ser abordada na parte de recomendações do seu estudo de impacto nos negócios.
Por fim, você deve ter uma lista priorizada de processos e uma sequência de recuperação para funções importantes. Isso garantirá que sua empresa possa determinar rapidamente como priorizar a recuperação no caso de uma interrupção nos negócios. A liderança será capaz de selecionar o que focar primeiro, se o incidente afetar todos os departamentos, um único departamento ou alguns departamentos em toda a empresa.
#4. Desenvolvimento de relatórios BIA de Análise de Impacto nos Negócios
Depois de revisar e confirmar todas essas informações, você desenvolverá um relatório de análise de impacto nos negócios para enviar à alta administração e outras partes interessadas na recuperação de desastres. Este relatório é o resultado mais importante do seu estudo de impacto nos negócios. Ele será usado para comunicar suas descobertas e sugestões às pessoas em sua organização que têm autoridade para alterar o processo de recuperação de desastres.
A estratégia de recuperação de desastres da sua empresa não pode ser totalmente criada e eficaz sem um estudo de impacto nos negócios. Isso ocorre porque seu processo de recuperação de desastres será baseado em uma base instável. A liderança da sua empresa não pode estabelecer um procedimento de recuperação de desastres totalmente informado se não entender quais processos são mais vitais para começar a funcionar e quais recursos são necessários para isso. Ao desenvolver e entregar seu relatório, certifique-se de que sua equipe de análise de impacto nos negócios e a equipe de liderança de sua empresa entendam isso.
Seu relatório final do estudo de impacto nos negócios deve incluir as seguintes informações, no mínimo:
- Um resumo
- O escopo e os objetivos da análise de impacto nos negócios
- Metodologias para coletar informações
- Um resumo das descobertas
- Descobertas detalhadas para cada departamento, incluindo:
- os procedimentos ou funções mais importantes
- os efeitos das interrupções em muitas partes do negócio
- a duração da interrupção que é tolerável
- os níveis aceitáveis de perda
- comparação de despesas financeiras prospectivas e preços esperados para procedimentos de recuperação que poderiam ser usados
- Documentos que comprovam as descobertas
- Recomendações para Recuperação
Este é o relatório que você entregará à gerência e também às partes interessadas para fornecer a eles uma visão do processo. Isso os ajudará a entender suas descobertas e também aprender quais são as melhores soluções para recuperar cada processo. Reserve um tempo para garantir que seja abrangente, bem escrito e fácil de entender.
#5. Implementação de recomendações com base na análise de impacto nos negócios
A fase final deste processo é colocar as recomendações em ação. Depois que sua equipe concluir o estudo de impacto nos negócios e transmitir as descobertas, caberá à liderança agir. No entanto, sua equipe pode ajudar a promover as conclusões da pesquisa e persuadir a liderança a seguir suas sugestões.
Quando você descobre que alguma de suas recomendações anteriores não está funcionando conforme o planejado, novos processos são adotados ou novos departamentos são formados, esse estágio final deve incorporar atualizações e revisões nas recomendações. Além disso, sua empresa não é uma entidade estática; está em constante mudança e expansão, e seu estudo de impacto nos negócios também deve refletir isso.
Como a BIA apoia a conformidade com regulamentos e padrões?
Ao apontar possíveis áreas de não conformidade e oferecer sugestões para melhorias, a Análise de Impacto nos Negócios (BIA) pode ajudar na conformidade com os regulamentos e padrões. Uma BIA pode encontrar um processo de negócios crucial que não possui salvaguardas suficientes para proteger informações confidenciais. A fim de mitigar os riscos e manter a conformidade com os regulamentos e normas aplicáveis, esses dados podem ser usados para formular medidas corretivas.
Como o BIA pode ser usado para apoiar a melhoria contínua?
Os resultados de uma Análise de Impacto nos Negócios (BIA) podem ajudar uma empresa a melhorar constantemente, iluminando suas oportunidades e ameaças mais prementes. Operações de negócios importantes que não possuem planos de backup ou recuperação adequados, ou processos que não são otimizados para eficiência, são apenas dois exemplos dos tipos de problemas que um BIA pode ajudar a esclarecer. Esses dados podem ser usados para informar estratégias para fortalecer a resistência organizacional e sustentar o progresso.
Como a BIA apóia o desenvolvimento de estratégias de recuperação?
Com os dados coletados de uma BIA, as empresas podem se preparar melhor e se recuperar de qualquer tipo de interrupção. Um BIA pode dizer quais partes do seu negócio são cruciais, quanto dano uma interrupção pode causar e quais tipos de ativos e recursos você precisará para voltar a funcionar. Esses dados podem ser usados para elaborar planos de recuperação que valorizem o retorno de serviços críticos on-line o mais rápido possível, mantendo as interrupções no mínimo.
Qual é o papel da tecnologia na BIA?
O campo da Análise de Impacto nos Negócios depende fortemente dos avanços tecnológicos (BIA). Numerosas ocorrências têm o potencial de interromper as operações de uma empresa, incluindo o uso da tecnologia da informação e os serviços que ela fornece.
Conclusão
Esteja você usando sua análise de impacto nos negócios para fins de conformidade, como uma auditoria ISO 22301, ou simplesmente preservando-a para referência futura, ela deve ser salva em um local onde suas equipes de conformidade, segurança de TI e liderança possam acessá-la facilmente.
Você pode definir políticas e lembretes de data de vencimento em seus documentos dentro do programa, para que você ou seus colegas sejam notificados imediatamente quando for a hora de revisar/revisitar um documento, política ou análise.
Perguntas frequentes sobre análise de impacto nos negócios
O que está incluído em uma análise de impacto?
O processo de avaliação de impacto envolve o isolamento de atividades ou eventos que têm maior probabilidade de afetar o negócio, suas finanças e também suas operações. Em uma escala externa, a análise de impacto analisa o significado social, econômico e ambiental desses eventos e avalia seus efeitos.
O que são exemplos de análise de impacto nos negócios?
Os impactos a serem considerados incluem:
- Perda de vendas e receitas.
- Vendas ou receitas atrasadas.
- Aumento das despesas (por exemplo, horas extras, terceirização, custos de expedição, etc.)
- Multas regulatórias.
- Penalidades contratuais ou perda de bônus contratuais.
- Insatisfação ou deserção do cliente.
- Atraso de novos planos de negócios
Como fazer uma análise de impacto?
Quais são as etapas na implementação de uma avaliação de impacto?
- Selecione o(s) Projeto(s) a ser(em) avaliado(s).
- Conduza uma Avaliação de Avaliabilidade.
- Preparar um Plano de Pesquisa.
- Contrato e Pessoal a Avaliação de Impacto.
- Realize a Pesquisa de Campo e Analise seus Resultados.
- Divulgar os resultados da avaliação de impacto.
Com que frequência deve ser realizada uma análise de impacto nos negócios?
A cada dois anos A BIA é uma análise pontual – sua situação pode mudar em um ou dois anos. O intervalo recomendado para atualização de sua BIA é a cada dois anos; para alguns negócios, no entanto, será mais longo (se as coisas não mudarem muito), e para outros, será mais curto (os bancos são obrigados a fazer um a cada ano).
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