Adotar um tipo eficaz de comunicação da empresa é uma das maneiras mais simples de aumentar os ganhos e o moral. Infelizmente, não é tão simples quanto parece.
Como resultado da tecnologia de hoje, a comunicação empresarial está mudando. Embora não seja tão formal quanto antes, manter um tom profissional ainda é crucial para projetar a imagem correta para sua empresa. Trata-se também de promover uma comunicação aberta e produtiva dentro da organização.
A forma apropriada de comunicação pode aumentar a produtividade da equipe, agilizar processos e elevar o moral geral de uma organização. Este artigo oferece um curso intensivo sobre como desenvolver uma boa comunicação verbal e não verbal em seu negócio para se conectar com os clientes e promover discussões internas mais produtivas. Também veremos os diferentes tipos e métodos de comunicação empresarial para uma comunicação eficaz.
O que é Comunicação Empresarial?
As comunicações empresariais referem-se à troca de informações entre funcionários dentro e fora de uma organização.
A comunicação empresarial eficaz refere-se a como os funcionários e a gestão se conectam uns com os outros para alcançar Objetivos organizacionais e tornar-se mais alinhado com os valores fundamentais da empresa. Assim, seu principal objetivo é melhorar as práticas organizacionais, remover silos, manter as pessoas informadas e reduzir erros.
O sucesso e o crescimento de cada organização dependem de uma comunicação empresarial eficaz. A comunicação empresarial, ao contrário da comunicação diária, geralmente é orientada para objetivos.
Apesar disso, pesquisas revelam que 60% dos profissionais de comunicação interna não acompanham a comunicação interna.
Para que uma empresa empresarial seja bem-sucedida, todas as regras da empresa, valores centrais da empresa, regulamentos e políticas devem ser transmitidos aos funcionários dentro e fora da organização.
Tipos de comunicação empresarial
As comunicações empresariais são classificadas em quatro tipos.
#1. Comunicação ascendente interna
A comunicação empresarial ascendente interna ocorre quando um subordinado se comunica com a administração ou com um indivíduo superior na estrutura organizacional. Para ter uma verdadeira compreensão do funcionamento da empresa, todo líder deve permitir que as informações fluam para cima.
Portanto, pesquisas, feedback, formulários e relatórios são tipos comuns de comunicação interna de negócios ascendente que os funcionários fornecem a seus gerentes ou líderes de equipe.
Um relatório de marketing, por exemplo, pode incluir informações como tráfego total do site, interação em mídia social ou total de leads criados.
#2. Comunicação descendente interna
A comunicação interna descendente ocorre quando um superior se comunica com um ou mais subordinados. Esse tipo de comunicação empresarial pode assumir a forma de uma carta, um memorando ou uma ordem vocal.
Ao conversar com os funcionários, os executivos devem manter um tom profissional e direto. Um memorando sobre um novo processo de operação da empresa, como requisitos de segurança e novas regulamentações, é um exemplo dessa forma de comunicação.
#3. Comunicação Lateral Interna
A comunicação comercial lateral interna ocorre no local de trabalho entre os funcionários. Assim, os funcionários podem se conectar em uma variedade de métodos hoje em dia, incluindo bate-papos, mensagens de texto, e-mail e soluções de software de comunicação de funcionários.
Esse tipo de comunicação pode ocorrer dentro ou entre departamentos e é mais comum do que outros tipos de comunicação empresarial. Além disso, a comunicação frequente entre os funcionários é essencial para o engajamento e a produtividade dos funcionários.
#4. Comunicação externa
A comunicação comercial externa refere-se a qualquer interação com entidades de terceiros, como clientes, clientes potenciais, fornecedores ou parceiros.
Esse tipo de comunicação empresarial ocorre com menos frequência do que todos os outros tipos de comunicação interna da empresa.
Métodos de Comunicação Empresarial
Quando se trata de comunicação corporativa, é verbal ou escrita. Além disso, a comunicação ocorre pessoalmente/presencial ou remotamente. Nenhum deles é melhor ou pior para sua organização por conta própria; tudo depende das circunstâncias.
A comunicação escrita é excelente para manter um rastro em papel das decisões e atividades tomadas, bem como para desenvolver estratégias e planos. Os encontros verbais permitem a produção instantânea de ideias e um fluxo de pensamentos mais aberto.
Algumas empresas têm um único local. Alguns têm escritórios em fusos horários diferentes. Enquanto isso, outras são completamente remotas e também carecem de um local físico (Buffer e Zapier são ótimos exemplos de empresas independentes de localização). Estas são as abordagens de comunicação corporativa que se aplicam a qualquer um ou a todos os cenários listados acima:
#1. Comunicação baseada na Internet
Isso inclui canais comuns de comunicação empresarial, como e-mails e aplicativos de mensagens instantâneas (como Slack, Hangouts ou até mesmo o Nextiva Chat).
As vantagens dos e-mails e mensagens incluem a capacidade de conduzir conversas privadas em um ambiente de trabalho agitado, bem como compartilhar uma mensagem com um grande grupo de pessoas – de algumas a centenas – ao mesmo tempo.
#2. Chamadas de conferencia
Os telefones reduziram a barreira geográfica para a realização de reuniões eficazes e rápidas. Permite uma troca de ideias mais eficaz devido à comunicação não verbal (tom de voz) em oposição à comunicação textual. Os sistemas de telefonia em nuvem têm o potencial de melhorar a integração e a cooperação geral da equipe.
#3. Videoconferência
Excelentes soluções de videoconferência permitem que pessoas em áreas distantes realizem reuniões o mais próximo possível das reuniões presenciais. Eles também levam as reuniões por telefone para o próximo nível.
#4. Reuniões presenciais
Discussões pessoais podem ajudar uma empresa a avançar rapidamente nas ideias. Segundo a pesquisa, as reuniões presenciais produzem mais ideias do que as virtuais.
Uma agenda de reuniões bem planejada, por outro lado, é crucial para reuniões produtivas. 46% dos funcionários raramente ou nunca saem de uma reunião sabendo o que fazer em seguida.
#5. Documentos e relatórios oficiais
Documentar atividades que influenciam outros indivíduos e departamentos é um componente essencial de um sistema de comunicação bem lubrificado da empresa.
Assim, a capacidade de se referir a um documento escrito a qualquer momento diminui a possibilidade de confusão ou disputa e adiciona clareza à comunicação.
#6. Publicações
As reuniões com grupos maiores são frequentemente realizadas por meio de apresentações complementadas por relatórios e apresentações de slides em PowerPoint.
Portanto, são excelentes para apresentar novas ideias de uma forma que permita questionamentos e explicações.
#7. Fóruns de discussão e perguntas frequentes
Um local interno onde os funcionários podem consultar as perguntas mais frequentes sobre vários tópicos departamentais e fazer novas perguntas que os ajudarão a ser mais produtivos e também atualizados sobre um assunto.
#8. Questionários
Pesquisas internas e de clientes são excelentes maneiras de obter informações e classificações sobre tópicos cruciais. As pesquisas fornecem um ciclo saudável de mudanças com suporte de feedback e também abrem um canal de contato em todos os níveis de uma empresa.
#9. Atividades de atendimento ao cliente
Isso pode abranger qualquer tipo de ação de atendimento ao cliente. Assistência de chat ao vivo, sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), o processo de integração do cliente, feedback do cliente e outros serviços são exemplos.
Então, sua próxima pergunta lógica é provavelmente:
Quais métodos eficazes de comunicação empresarial minha empresa exige?
A resposta é determinada principalmente pelo tamanho e também pelos desejos da sua empresa. Não existe uma resposta única para todos. Uma coisa é certa: você se preparará para o sucesso se apenas empregar estratégias eficazes de comunicação empresarial que você precisa e pretende usar.
Como um exemplo:
Você quer um fórum, então você e sua equipe passam semanas pesquisando e configurando.
Depois de um tempo, você percebe que ninguém está usando porque sua equipe ou documentos fornecem respostas mais rápidas. Soluções desnecessárias custaram tempo e dinheiro.
Ou você investe em equipamentos de videoconferência de alta qualidade quando tudo o que você realmente precisa é de um sistema telefônico corporativo confiável para lidar com suas reuniões remotas.
A comunicação baseada na Web será usada por todas as empresas. Todas as outras formas, por outro lado, serão determinadas pelas condições únicas de cada organização. Aproveite o tempo para analisar a importância de cada um para o seu próprio cenário.
Leia também: Plano de continuidade de negócios: por que é importante
Por que a comunicação empresarial eficaz é importante?
Aqui estão as principais razões pelas quais a comunicação corporativa é fundamental para o sucesso de qualquer empresa:
#1. Aumenta o engajamento dos funcionários.
De acordo com a pesquisa de Ragan sobre o engajamento dos funcionários, o principal componente de comunicação interna que se correlaciona estatisticamente com a forma como as pessoas estão engajadas na comunicação da liderança. As equipes de comunicação interna desempenham um papel importante no apoio, treinamento e lembretes aos líderes da necessidade da comunicação.
#2. Reduz a sobrecarga de e-mail
O e-mail é usado nas empresas para diversos fins, incluindo solicitações de informações, comunicações e feedback dos funcionários, relatórios de status, atribuições de tarefas, comunicações com clientes e fornecedores, convites para reuniões, distribuição de documentos, avisos de RH sobre várias atividades da equipe, benefícios e aniversário desejos.
De acordo com Radicati, o trabalhador de negócios médio gasta 25% de seu dia de trabalho em tarefas relacionadas a e-mail.
No entanto, apenas uma pequena porcentagem dos e-mails que chegam em nossa caixa de entrada precisa de nossa atenção imediata. Separamos os e-mails importantes com base no remetente ou no assunto. Além disso, muitos dos e-mails que recebemos são completamente irrelevantes para nós
#3. Aumenta a produtividade dos funcionários
Quatro em cada cinco funcionários acreditam que comunicações corporativas internas eficientes melhoram seu desempenho no trabalho.
Devido à sobrecarga de informações, os funcionários frequentemente perdem tempo procurando o conteúdo de que precisam para concluir seus trabalhos.
Além disso, o funcionário médio gasta 2.5 horas todos os dias procurando informações. Assim, isso resulta em uma semana inteira perdida a cada mês para descobrir algo que deveria estar ao alcance dos funcionários.
#4. Melhora a comunicação intradepartamental
É extremamente difícil manter comunicações interdepartamentais eficazes dentro das empresas sem uma estratégia de comunicação adequada.
Os funcionários devem ser capazes de se comunicar e colaborar facilmente para serem mais produtivos.
Por exemplo, seu departamento de pesquisa deve se comunicar com sua equipe de marketing e seu escritório de negócios deve se comunicar com o departamento de TI.
#5. Melhora a comunicação com funcionários remotos
Equipes remotas são o caminho do futuro. De acordo com o Global Mobile Workforce Forecast Update, mais de 40% da população ativa do mundo será móvel até 2023. Além disso, em países ricos como os Estados Unidos, os números podem ultrapassar 75%.
Isso exige uma nova abordagem de comunicação, liderança e gestão. Equipes remotas enfrentam problemas de comunicação, como coordenação entre fusos horários, silos de informações e superação de obstáculos culturais e de idioma. Além disso, a distância dificulta que os membros da equipe se sintam parte de uma equipe.
#6. Reduz a rotatividade de funcionários
A rotatividade de funcionários é substancialmente menor em empresas onde os funcionários estão mais engajados e satisfeitos. Os empregadores devem garantir que seus funcionários sejam mantidos informados sobre o que é importante para seus empregos, a fim de atrair e reter os Millennials e as gerações mais jovens no local de trabalho.
Por outro lado, muitas informações irrelevantes frequentemente causam estresse, desengajamento e insatisfação, resultando em menor retenção de pessoal.
Um dos principais objetivos das empresas envolvidas em comunicações internas é promover as melhores práticas de compartilhamento de informações.
Assim, os empregadores devem facilitar o compartilhamento de informações dentro de suas empresas em um mundo onde os funcionários estão continuamente crescendo e aprendendo coisas novas.
Troca de conhecimento e conhecimento organizacional sofrem na ausência de um plano de comunicação empresarial interno bem definido.
Leia também: Gestão do Conhecimento: Processos, Tipos, Exemplos e Ferramentas
#8. Aumenta a advocacia dos funcionários
Os empregadores que entendem como se conectar com sucesso com seus funcionários são muito mais bem-sucedidos em converter sua equipe em embaixadores da marca.
O embaixador da marca não é tão difícil de obter como muitas empresas imaginam. Na verdade, funcionários satisfeitos estariam ansiosos para participar de programas de embaixadores da marca.
#9. Aumenta a retenção e satisfação do cliente
Uma melhor comunicação corporativa leva a níveis mais altos de satisfação do cliente. Quando há uma falha na comunicação dentro de uma empresa, as coisas da Comunicação Empresarial acontecem em termos de atendimento e satisfação do cliente.
Primeiro, o pessoal em funções voltadas para o cliente não terá as informações necessárias. Em segundo lugar, os clientes notarão o baixo moral dos funcionários e terão uma experiência negativa como resultado.
De acordo com um estudo, a atitude dos funcionários tem um impacto considerável na satisfação do cliente, o que leva a um aumento na renda.
O que é comunicação empresarial intercultural?
Comunicação empresarial intercultural refere-se à troca de informações, ideias, opiniões e mensagens entre indivíduos ou grupos de diferentes origens culturais.
O que é comunicação empresarial intercultural?
A comunicação empresarial intercultural refere-se à troca de informações, ideias, opiniões e mensagens entre indivíduos ou grupos de diferentes culturas.
Quais são os desafios da comunicação empresarial intercultural?
Os desafios da comunicação empresarial intercultural incluem barreiras linguísticas, diferenças culturais, falta de comunicação e falta de compreensão.
Qual a diferença entre comunicação empresarial interna e externa?
A comunicação empresarial interna refere-se à comunicação dentro de uma organização, enquanto a comunicação empresarial externa refere-se à comunicação entre uma organização e as partes interessadas externas.
Qual a importância da escuta ativa na comunicação empresarial?
A escuta ativa é importante na comunicação empresarial porque promove a compreensão, reduz mal-entendidos e ajuda a construir relacionamentos.
Perguntas frequentes sobre comunicação empresarial
Como uma empresa pode se comunicar melhor?
Comunicação Empresarial Eficaz: 8 Passos para uma Melhor…
- Elimine suposições. …
- Encontre um bom lugar e hora para todos os envolvidos conversarem. …
- Para ser ouvido, ouça primeiro. …
- Pergunte. …
- Expressar emoção é importante, mas seja sempre respeitoso.
Quais são os 4 tipos de comunicação?
Cada pessoa tem um estilo de comunicação único, uma forma de interagir e também de trocar informações com outras pessoas. Existem quatro estilos básicos de comunicação: passivo, agressivo, passivo-agressivo e assertivo. É importante entender cada estilo de comunicação e por que as pessoas os usam.
A Comunicação Empresarial sempre tem um conteúdo especializado, um público específico, um propósito específico, um tempo específico e um local específico. A próxima característica importante da comunicação empresarial é a clareza. O filósofo chinês Confúcio observou corretamente: "Na linguagem, a clareza é tudo
Como uma empresa pode se comunicar melhor?
Comunicação Empresarial Eficaz: 8 Passos para uma Melhor…
- Elimine suposições. …
- Encontre um bom lugar e hora para todos os envolvidos conversarem. …
- Para ser ouvido, ouça primeiro. …
- Pergunte. …
- Expressar emoção é importante, mas seja sempre respeitoso. …
- Preste atenção às mensagens não verbais.
- MERCADO CONSUMIDOR: Um guia passo a passo (tudo o que você deve saber)
- AGENTES DE MUDANÇA: Como identificar agentes de mudança em qualquer organização
- ESTRATÉGIAS DE MARKETING INTERNO: Como criar uma marca de marketing eficaz
- Comunicação de Marketing: Tudo o que você precisa saber (Guia Detalhado)
- TIPOS DE ESCUTA: No que se refere à comunicação empresarial
- Empregos de assistente virtual: um guia completo para 2021 (+ escolha principal)
- COMUNICAÇÃO DESCENDENTE: Significado, Exemplos e Benefícios
