Um sistema de gerenciamento de e-mail é uma estratégia para aumentar a eficiência do e-mail e reduzir os efeitos prejudiciais que o manuseio de e-mail pode ter na produtividade de uma pessoa e na felicidade no trabalho. Veremos várias coisas neste artigo, e elas incluem estratégias para gerenciamento eficaz do sistema de e-mail, software de classificação e perspectivas. Nosso objetivo é apenas garantir que seus e-mails estejam funcionando e sem grandes quantidades de mensagens sem ninguém para prestar atenção a elas.
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Sistema de gerenciamento de e-mail
Os e-mails enviados e recebidos pelos funcionários são registrados centralmente pelo sistema de gerenciamento de e-mail. Os e-mails podem ser gerenciados aplicando cronogramas de retenção, controles de acesso e um sistema de classificação a esse conteúdo. É possível capturar os metadados relacionados ao e-mail para manter e acessar esses dados. Um dos usos mais populares do sistema de gerenciamento de e-mail é o arquivamento de e-mail. Essas soluções, em seu nível mais fundamental, copiam ou removem mensagens do programa de mensagens e as armazenam em outro lugar. Algumas dessas soluções substituem os anexos por um stub ou um link dentro da mensagem em vez de arquivar a própria mensagem. Um sistema de gerenciamento de e-mail é um componente de toda uma solução.
Um grande número de e-mails de clientes recebidos pode ser classificado, organizado e respondido com o uso de sistemas de gerenciamento de e-mail. Um sistema de gerenciamento de e-mail, no entanto, não serve apenas para assistência; ele pode ser usado para qualquer circunstância que envolva um grande número de e-mails recebidos, como feedback de campanha ou o service desk interno de corporações globais.
Melhor sistema de gerenciamento de e-mail
Estamos todos cientes de que, à medida que sua empresa se expande, os e-mails podem transbordar em sua caixa de entrada e resultar em uma onda de problemas. Sua equipe envia muitas respostas a um e-mail, e-mails importantes são ignorados e as conversas não têm sentido. E nenhum trabalho real é feito no meio desse pandemônio. Você pode gerenciar facilmente seus e-mails internos e de clientes fazendo o investimento correto na ferramenta. Você pode usar mais canais do que apenas e-mail para se comunicar com clientes, empresas e partes interessadas importantes e para aprimorar a cooperação interna.
Portanto, se você acha difícil acompanhar seus e-mails, este blog é para você. Você verá o que é um sistema de gerenciamento de e-mail e falará sobre alguns aspectos essenciais. O melhor sistema de gerenciamento de e-mail será nosso foco principal enquanto os examinamos.
8 melhores sistemas de gerenciamento de e-mail
O melhor sistema de gerenciamento de e-mail será nosso foco principal à medida que examinamos essas diferentes opções.
#1. Olheiro de ajuda
Sistema de gerenciamento de e-mail mais eficaz para empresas de médio e pequeno porte. Um sistema de gerenciamento de e-mail é projetado especialmente para auxiliar as equipes no gerenciamento eficaz de sua correspondência de e-mail. Você pode usar recursos avançados de colaboração como notas privadas para manter todos atualizados e detecção de colisão para se livrar do trabalho redundante com o Help Scout.
Por fim, ter acesso aos perfis dos consumidores mantém você informado. Para facilitar as interações e reduzir o incômodo tanto para o remetente quanto para sua equipe, você pode visualizar chats anteriores e outras informações básicas. A melhor parte é que o sistema de gerenciamento de e-mail é apenas uma das muitas ferramentas às quais você tem acesso quando se registra no Help Scout.
Preço: A partir de US$ 20 por usuário/mês.
#2. Sanebox
Sanebox é um software de gerenciamento de e-mail que é melhor para gerenciar e-mails que são melhores para uso pessoal.
Existem métodos para ajudar a gerenciar caixas de entrada pessoais, embora muitos softwares de gerenciamento de e-mail se concentrem em requisitos comerciais. SaneBox está entre os melhores que encontramos. Quando os e-mails chegam à sua caixa de entrada, eles são classificados automaticamente por sua sofisticada IA, que aprendeu seus hábitos exclusivos de e-mail.
Preço: a partir de $ 7 / mês.
#3. Sendinblue
Sistema de gerenciamento de e-mail mais eficaz para comunicação um-para-muitos. Há ocasiões em que você precisa se dirigir a um grande grupo de pessoas ao mesmo tempo, talvez para anunciar um novo serviço ou fornecer uma atualização sobre sua empresa ou produto. Você precisará de um programa especializado porque só pode enviar Cco para tantas pessoas da sua conta do Gmail - aproximadamente 500, caso esteja curioso.
Sendinblue está entre os maiores. Sua solução permite que você crie e-mails impressionantes usando seu editor simples e também vem com excelente automação para garantir que as mensagens sejam enviadas no momento exato que você escolher. Além disso, você pode fazer testes A/B e monitorar análises de seus e-mails, como taxa de abertura, taxa de cliques e até mesmo um mapa de calor.
Preço: Um plano gratuito é oferecido. Planos com taxas mensais começam em $ 25.
#4. Frente
O melhor programa de gerenciamento de e-mail para combinar gerenciamento de e-mail individual e de equipe.
O gerenciamento de um endereço de e-mail de grupo, como [email protegido], é frequentemente feito usando um software de gerenciamento de e-mail. No entanto, o Front pode ser uma ótima escolha se sua equipe quiser se envolver com seu público usando endereços de e-mail pessoais e compartilhados.
Os comentários internos são um dos elementos colaborativos que o Front oferece. Seus planos mais caros também incluem recursos mais sofisticados, como análise e automação.
Preço: As taxas mensais começam em $ 19 por pessoa.
#5. Colmeia
Melhor sistema de gerenciamento de e-mail do Gmail
O Hiver é um pouco único em comparação com as outras ferramentas desta lista, que são principalmente produtos independentes. Em essência, serve como um complemento à sua conta atual do Gmail. Ao contrário de uma conta convencional do Gmail, você pode fazer anotações e alocar e-mails para destinatários específicos.
Os serviços de automação e análise de tarefas também estão disponíveis, mas deve-se notar que muitas das funções mais sofisticadas estão disponíveis apenas em suas assinaturas mais caras.
Preço: $ 12 por usuário, por mês.
# 6. Moosend
Programa de gerenciamento de e-mail gratuito.
Outra ferramenta projetada para comunicação um-para-muitos é o Moosend. Eles incluem ferramentas como um editor sem código que simplifica a criação de modelos de e-mail encantadores. Além disso, você pode testar A/B, segmentar visualizadores e monitorar determinados KPIs.
A melhor parte é que você pode fazer tudo acima com o plano gratuito. Existem várias restrições, como a conta ser acessível apenas por um indivíduo. Mas para nada, há muito valor. Eles também têm planos de assinatura a partir de US$ 9 por mês para indivíduos que desejam acesso a maiores recursos.
preço: A partir de $ 9 por mês.
# 7. Zendesk
O gerenciamento de e-mail do cliente é possível com o Zendesk, uma ferramenta de suporte ao cliente. Sua equipe pode responder a e-mails de clientes mais rapidamente usando macros do Zendesk ou respostas predeterminadas. Usando recursos como recursos de gerenciamento de tickets, ferramentas de colaboração e informações do cliente, você também pode otimizar os e-mails do cliente com mais eficiência. O Zendesk é perfeito para organizações em crescimento porque também permite centralizar a comunicação entre os canais. Pequenas empresas que fornecem atendimento ao cliente apenas por e-mail, no entanto, podem achar a tecnologia excessivamente robusta e complexa.
#8. Mailbird
Um sistema de gerenciamento de e-mail de atendimento ao cliente com um layout personalizável é chamado Mailbird. Você pode personalizar sua conta com vários temas de cores gratuitos e transformá-la em uma obra de arte. A capacidade de alternar para o modo escuro também é fornecida. Um recurso de leitura rápida integrado no Mailbird ajuda você a aumentar sua produtividade exibindo palavras rapidamente para que você possa compreender frases e sentenças mais rapidamente. Com a ajuda da ferramenta LinkedIn Lookup do Mailbird, você também pode encontrar seu remetente no LinkedIn e iniciar contato com ele diretamente da sua caixa de entrada com apenas um clique.
Por que preciso de gerenciamento de e-mail?
Você precisa de um sistema de gerenciamento de e-mail porque ele usa ferramentas para gerenciar o grande número de e-mails de uma organização. Também facilita o acompanhamento de documentos e mensagens importantes.
Como faço para gerenciar o e-mail da minha empresa?
- Use uma caixa de entrada compartilhada para lidar com e-mails de um grupo.
- Os e-mails devem ser enviados em determinados momentos.
- Configure regras sobre como escrever e-mails curtos.
- Anote tarefas, expectativas e datas de vencimento.
- Não use “responder a todos” se não for necessário.
- Cancele a inscrição assim que puder.
- Use pastas, rótulos e tags.
- Salvar modelos para mensagens e e-mails
- Regras e automações
- Aplicativos e complementos para e-mail
Outlook do sistema de gerenciamento de e-mail
Sistema de gerenciamento de e-mail O Outlook é uma ferramenta que ajuda você a gerenciar seu e-mail, calendário, contatos e tarefas. Como resultado, ele serve como base para o gerenciamento do tempo e as comunicações. Os usuários monitoram e-mails, coordenam calendários e lidam com informações de interação entre os dois sistemas com facilidade usando o sistema de gerenciamento de e-mail Outlook. Sistema de gerenciamento de e-mail O Outlook é um programa de e-mail e calendário popular que se conecta a alguns dos melhores aplicativos de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM).
Estratégias de gerenciamento de e-mail
Gerenciar e-mails pode ser uma tarefa difícil. Vários programas, aplicativos e jogos afirmam poder ajudar sua equipe no gerenciamento de e-mail.
As melhores estratégias de sistema de gerenciamento de e-mail incluem tratar o e-mail como trabalho legítimo, saber a diferença entre revisar e processar e-mail e usar um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho para configurar e-mail e outras formas de comunicação comercial. As equipes que foram ensinadas a abordar o e-mail metodicamente se tornam mais produtivas.
O método de comunicação corporativa mais bem-sucedido é o e-mail e, usando essas estratégias eficazes de gerenciamento de e-mail, você pode começar a gostar de usá-lo.
17 Estratégias de gerenciamento de e-mail
Siga estas dicas fáceis de gerenciamento de e-mail para começar a usar estratégias eficazes de gerenciamento de e-mail.
#1. Considere o e-mail como um trabalho real
Você não deve encaixar e-mail em sua agenda em torno de seu trabalho real. O e-mail requer tempo real e comprometido e esforço real. Todos em sua equipe terão mais tempo para se concentrar
completando seus objetivos mais críticos quando você lida com e-mail da maneira correta.
#2.Reconheça a diferença entre revisar e processar e-mails
Trabalhar aleatoriamente e sem um sistema de gerenciamento de e-mail estabelecido pode fazer com que os membros da equipe percam mensagens importantes ou respondam muito rapidamente. Um sistema inteligente alocará um tempo distinto para revisar e-mails em vez de processá-los.
#3. Verifique sua caixa de entrada apenas quando for realmente necessário
Peça aos membros de sua equipe para considerar com que frequência eles realmente precisam verificar suas caixas de entrada todos os dias para procurar mensagens que exigem ação rápida (ou envie suas próprias sugestões). Dependendo de suas profissões, a resposta pode variar, mas provavelmente é menos frequente do que eles agora revisam e-mails.
#4. Evite multitarefa ao ler e-mails
Revise e-mails entre tarefas, não no meio delas.
É um desperdício significativo do nosso “momento de poder cerebral” – a concentração mais profunda necessária para nos dedicarmos totalmente ao nosso trabalho – interromper tarefas cruciais para verificar o e-mail mais recente. Revise seus e-mails se tiver dez minutos de sobra entre as reuniões. No entanto, evite olhar seus e-mails durante a reunião.
#5. Examinar e-mail em um dispositivo móvel
Revisar e-mails apenas em um dispositivo portátil é uma abordagem eficaz de gerenciamento de e-mail. É menos tentador se distrair porque usar um pequeno dispositivo portátil para navegar entre caixas de correio e pastas é difícil, e o tamanho do gadget o torna realmente adequado para revisão.
#6. Estime o tempo necessário para responder a mensagens “reais”
Os membros de sua equipe podem pensar que seria absurdo agendar um horário apenas para o e-mail. No entanto, se o e-mail exigir trabalho real e em tempo real, você deve considerar quando esse momento chegará. Aqui está uma técnica útil de gerenciamento de e-mail: adivinhe o número de mensagens “genuínas” que você recebe diariamente
#7. Quando você estiver ausente, envie uma mensagem de ausência temporária
Os e-mails continuam fluindo mesmo quando você não tem tempo de verificar sua caixa de entrada! Você deve, portanto, se preparar para isso. Quando você estiver ausente por mais de um dia, você deve postar uma mensagem de ausência temporária em seu e-mail para que as pessoas saibam quando podem antecipar uma resposta sua.
#8. Processar e-mail onde você pode se concentrar no número oito
Incentive sua equipe a lidar com o processamento de e-mail em um ambiente que permita concentração e atenção plena. O objetivo é terminar as comunicações, e se elas forem constantemente interrompidas e desviadas, não conseguirão fazer isso. Se eles têm uma porta de escritório, eles devem fechá-la. Se isso for insuficiente, um aviso deve ser adicionado. Aqui você pode baixar placas divertidas e gratuitas de “Não perturbe”.
#9. Processe e-mails enquanto trabalha offline
Nada é mais irritante do que tentar esvaziar uma caixa de entrada enquanto novas mensagens continuam chegando. É como tentar cavar um buraco enquanto alguém à sua frente está jogando sujeira de volta nele! Em vez disso, eles devem interromper as mensagens recebidas trabalhando no modo offline durante o período que reservam para processar o email.
#10. Encomendar e-mails usando assuntos
Qual é a técnica mais eficaz para processar e-mails o mais rápido possível? classificação é essencial. Vários e-mails podem ser excluídos com alguns cliques curtos. Se você ainda não fez isso, comece classificando por assunto antes de usar “organizar por discussão”.
#11. Reordenar e-mails por remetente
Reordene seu e-mail desta vez por "De", se necessário. Você pode arquivar ou remover rapidamente anúncios, descontos, boletins informativos e qualquer outra coisa que não seja “correio genuíno” dessa maneira.
#12. Inverter a ordem dos dados antigos e novos
Aconselho começar com os primeiros e-mails e ir descendo.
Mesmo que você esteja ansioso para ler seus e-mails mais recentes, você pode ter algo crítico do início do dia (ou da semana) que precisa de sua atenção, e eles estão esperando há mais tempo pela sua resposta. De qualquer forma, você não terá que esperar muito para ver os e-mails mais recentes, porque provavelmente reduziu pela metade o número de e-mails em sua caixa de entrada.
#13. Evite a armadilha “Skim and Skip”
Você pode ficar tentado a adiar a resposta imediatamente se receber um e-mail intimidador.
No entanto, você deve evitar usar a estratégia “skim and skip” ao processar e-mails. De que adianta bloquear deliberadamente o tempo para processar e-mails se você vai adiar para mais tarde?
#14. Adicionar itens da lista de tarefas à sua lista de tarefas
Algumas tarefas terei que adiar para mais tarde, seja porque preciso de mais detalhes, me levarão vários minutos ou horas para fazer, ou precisarei da ajuda de outra pessoa. Tudo o que tem de ser feito nesta situação é adicionado à minha lista de tarefas para que eu possa fazê-lo quando tiver as informações, o tempo e os recursos necessários.
#15. Alcance o zero na caixa de entrada algumas vezes por semana
Você pode perder tarefas importantes, comentários ou convites que o ajudarão a alcançar suas conquistas mais importantes se você não limpar sua caixa de entrada de forma consistente e metódica.
#16. Mantenha o e-mail fora do expediente no mínimo para reduzir o esgotamento
Muitas pessoas enviam e recebem e-mails comerciais 24 horas por dia hoje. No entanto, isso representa um sério risco para a produtividade: os funcionários são consideravelmente mais propensos a se desconectar do trabalho e, eventualmente, esgotar-se quando não há uma separação clara entre sua vida pessoal e profissional. Manter fora do expediente para reduzir o burnout é uma das estratégias que você deve adotar em seu sistema de gerenciamento de e-mail.
#17. Use um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho
Usar um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho para gerenciar e-mails é uma das estratégias que você deve adotar. Um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho completo inclui manuseio de e-mail. Os membros da equipe podem salvar, organizar, priorizar, controlar e realizar todos os seus compromissos, comunicações e informações com a ajuda de um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho.
Software de classificação de e-mail
Quando falamos de software de classificação de e-mail, nos referimos ao processo usado pelos serviços postais para escolher a rota de entrega do correio. O software de classificação de e-mail, antes feito à mão, agora é principalmente automatizado com o uso de equipamentos especializados. O Transorma, que foi originalmente colocado em uso em Roterdã em 1930, foi o primeiro dispositivo de classificação de e-mail amplamente utilizado.
Empresas e outros remetentes agora estão usando software de classificação de e-mail para pré-classificar e-mails antes da entrega, a fim de economizar dinheiro com postagem. Os descontos Presort, por exemplo, podem reduzir o preço do correio de primeira classe nos Estados Unidos de US$ 0.42 para US$ 0.324[1]. Para gerenciar a entrada Muitas empresas também empregam software de classificação de e-mail para correspondência recebida, incluindo cheques, pedidos e comunicação. O carregamento está sob o controle de um software de classificação de e-mail ou gerenciador de e-mail.
O trabalho do software de classificação de e-mail é agrupar inteligentemente seus e-mails em diferentes categorias com base em coisas como importância, tópico, remetente ou idade. Ao ler apenas os e-mails que são realmente importantes para serem lidos logo pela manhã, você pode liberar tempo para outras coisas que precisam ser feitas.
Você pode classificar sua lista de e-mail usando o software de classificação de e-mail de acordo com o MX exchanger. Não podemos compreender o provedor de e-mail de muitos e-mails corporativos porque eles têm domínios exclusivos. Você pode obter rapidamente uma lista ordenada de todos os seus e-mails do Yahoo, Gmail, Hotmail, Outlook e Office 365 usando o software de classificação de e-mail.
Como faço para gerenciar muitos e-mails?
- Mantenha apenas e-mails em sua caixa de entrada que precisam ser tratados imediatamente.
- Crie uma “Pasta de Espera” para e-mails que precisam de ação.
- Faça dos rótulos ou subpastas seu novo melhor amigo.
- Defina regras ou filtros para sua caixa de entrada.
- Use seu calendário para acompanhar os e-mails que precisam ser respondidos novamente.
- Não deixe o lixo eletrônico na sua caixa de entrada por muito tempo.
- Crie modelos para as respostas que você usa com mais frequência.
- Reserve um tempo para verificar o e-mail e faça isso nesses momentos.
- Pare de receber alertas por e-mail
- Faça tarefas de e-mail sem sentido quando tiver tempo livre.
Conclusão
Criar estratégias e instalar um sistema de gerenciamento de e-mail ajudará todas as empresas a classificar e gerenciar seus e-mails com uma perspectiva melhor.
Perguntas frequentes sobre o sistema de gerenciamento de e-mail
O gerenciamento de e-mail é uma habilidade?
É sim. Na verdade, gerenciar a caixa de entrada é geralmente considerado uma “habilidade difícil” ensinável. O gerenciamento de e-mail é um subconjunto de gerenciamento de tempo, habilidades organizacionais e habilidades de comunicação, todos cruciais para um local de trabalho produtivo.
Qual é a sua abordagem para gerenciar um grande volume de e-mails recebidos?
- Cuide dos e-mails recebidos o mais rápido possível.
- Organize os e-mails imediatamente, em vez de passar por eles e deixá-los na caixa de entrada.
- Livre-se de e-mails indesejados.
- Você pode manter sua caixa de entrada principal organizada arquivando mensagens que não precisam de resposta nas pastas apropriadas de projeto ou assunto.
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Referência
