Mesmo no mundo digital, ainda é importante manter uma cópia impressa de determinados documentos comerciais. Queremos poder confiar no mundo digital e, na maioria das vezes, podemos, mas as coisas dão errado de vez em quando. Com as seguintes 7 cópias impressas disponíveis para você, você pode relaxar sabendo que os documentos mais importantes têm um backup físico caso algo aconteça com seus arquivos digitais.
#1. Declarações fiscais
Ter cópias físicas de declarações fiscais é superimportante. Mesmo que os registros de declarações fiscais possam ser destruídos após sete anos, você deve certificar-se de ter cópias de declarações fiscais nas quais possa confiar a partir do momento em que são criadas.
#2. Faturas e recibos
Se você tem o que é considerado um negócio 'físico', é vital que você mantenha os recibos e faturas por pelo menos vários meses. Geralmente, os clientes têm até quatro meses a partir da data da compra para contestar uma transação ou registrar uma reclamação, por isso é extremamente importante ter cópias impressas dessas faturas para maior tranquilidade.
#3. Quaisquer documentos com assinaturas originais
Com tantos negócios sendo estritamente digitais atualmente, as cópias impressas normalmente não se preocupam ou se concentram tanto quanto costumavam ser. No entanto, autorizações ou outra documentação com assinaturas ou selos originais são coisas que você deseja manter. Claro, você pode confiar em cópias ou imitações digitais, mas nada supera o negócio real.
#4. Documentação exigida para ser exibida por lei
Quando você possui um negócio, você sempre estará sujeito a leis e regulamentos relativos à sua papelada. Licenças comerciais são uma coisa da qual você pode querer ter uma cópia impressa. É muito mais fácil obter uma cópia em papel da documentação necessária se você tiver um visitante do que vasculhar seu banco de dados online. Além disso, permite acesso rápido para qualquer pessoa que esteja realizando uma auditoria.
#5. Quaisquer Contratos Operacionais
Os acordos operacionais resumem essencialmente quem está no comando. Se algo desfavorável acontecer, uma cópia física de um contrato operacional pode ajudá-lo a receber a ajuda necessária em pouco ou nenhum momento e deixar claro quem toma as grandes decisões de negócios dentro da empresa.
#6. Extratos Bancários e Informações da Folha de Pagamento
Ao olhar para uma empresa do ponto de vista financeiro, esses tipos de documentos são os mais importantes. Caso ocorra alguma discrepância, você tem a tranquilidade de saber que existem cópias físicas disponíveis para você confiar, bem como cópias on-line. Isso também não precisa ocupar muito espaço - use um mesa de corte digital e armazene suas cópias em uma pasta grande.
#7. Documentos Internacionais
Embora os sistemas de arquivamento digital sejam a norma na maioria dos países ocidentais, pode não ser o mesmo para outros países, por isso é importante manter cópias físicas de qualquer correspondência financeira com países estrangeiros. Pode valer a pena ter cópias digitais e cópias físicas apenas para facilitar ainda mais as comunicações internacionais.
Como você pode ver, mesmo no mundo digital, ainda existem alguns documentos comerciais dos quais é essencial manter uma cópia impressa – seja exigido por lei ou apenas como uma boa prática.
