A pandemia do COVID-19 mudou a forma como os locais de trabalho funcionam. Com o aumento da tendência de trabalho remoto e mais trabalhadores optando por trabalhar em casa do que nunca, algumas das principais empresas estão mudando para o modelo de trabalho remoto permanente.
No entanto, nem todas as empresas podem pagar por isso, e houve conversas sobre locais de trabalho híbridos.
De acordo com um relatório da Harvard Business Review, mais de 90% dos empregadores planejam mudar para um modelo de trabalho híbrido para seus funcionários. No entanto, o mesmo relatório também afirma que, se as coisas não forem favoráveis, as empresas podem mudar de rumo e pedir aos funcionários que voltem ao escritório em tempo integral.
O que isso significa é que o escritório convencional não vai desaparecer tão cedo, e ainda estamos muito longe de um ecossistema de trabalho totalmente digital.
Um dos perigos de estar de volta ao escritório é a papelada física com a qual toda empresa precisa lidar. Esses arquivos e documentos físicos do escritório são cruciais para o fluxo eficaz de trabalho.
No entanto, classificar documentos físicos não é tão fácil quanto digitar “CTRL+F” ou usar a opção de pesquisa em seu computador. Portanto, é vital classificar esses documentos de forma eficiente para uma melhor produtividade no trabalho.
Aqui estão algumas dicas e truques simples que ajudarão você a manter um ótimo sistema de gerenciamento de arquivos no trabalho. Com essas dicas, você poderá encontrar o arquivo que precisa e quando precisar. Vamos dar uma olhada.
Use um sistema de classificação conveniente
Existem vários sistemas de classificação que são projetados para facilitar o gerenciamento de arquivos para as empresas. A maneira mais simples de classificar seus arquivos e documentos é garantir que eles estejam no lugar certo e na ordem certa assim que você terminar com eles.
Normalmente, as empresas tendem a classificar seus documentos e arquivos em ordem alfabética, que é a coisa mais fácil de fazer. É o mesmo sistema seguido por bibliotecas de todo o mundo para classificar seus livros. Nesse método de classificação, cada tipo de arquivo ou pasta ganha seu próprio espaço, seja na mesa ou no armário.
A classificação não é sobre como você é bom em colocar as coisas em ordem, mas em colocar as coisas de volta onde elas pertencem. Basta rotular seus arquivos em ordem alfabética e colocá-los onde eles pertencem quando terminar com eles.
Use código de cores para classificação eficaz
Foi estabelecido que as dicas visuais são as mais eficazes, e o mesmo funciona para a classificação também. Um dos melhores métodos de classificação usados pela maioria das empresas é a codificação por cores de seus arquivos e documentos. Rotule seus arquivos com cores para representá-los com base na categoria e importância. Você será capaz de identificar muito mais rápido desta forma.
Faça uso de pastas ou fichários coloridos para classificar seus documentos. As notas adesivas coloridas são as melhores para codificar por cores páginas ou seções individuais de um arquivo. Você pode escolher qualquer cor para marcar um documento ou categoria de arquivo. Use cores distintas e fortes em vez de diferentes tons da mesma cor para destacar seus documentos ou arquivos.
Marcar Documentos Apropriadamente
Caso você não esteja confortável com a codificação de cores ou classificação por algum motivo, você pode usar outras dicas visuais para classificá-los. Uma das formas de fazer isso é ter carimbos para várias categorias, como um selo aprovado, carimbo pendente, carimbo concluído e assim por diante
Você pode simplesmente carimbar cada arquivo no canto para classificá-lo e ter um espaço separado para cada classificação.
Existem empresas no mercado que fazem carimbos personalizados para empresas com qualquer design e material. Existem até carimbos autotintados e modulares, que possuem texto ou alfabeto substituíveis. Basta alterar o texto, carimbar os documentos e deslizá-los em sua respectiva pasta ou arquivo.
Segregar diferentes documentos
É sempre uma boa ideia ter uma prateleira ou espaço separado para diferentes tipos de documentos e arquivos. Com espaços segregados como esse, você não precisa codificá-los por cores ou classificá-los de qualquer maneira. Apenas certifique-se de colocar o arquivo ou pasta na prateleira correta após o uso.
É uma técnica que tem sido empregada por grandes escritórios corporativos, bancos e instituições educacionais há muito tempo. Sem restrição de espaço, esta é a melhor maneira de classificar e gerenciar grandes quantidades de arquivos e documentos de forma eficaz. Com espaço designado para arquivos específicos, fica mais fácil saber onde procurar.
Por fim, certifique-se de não manter documentos antigos e descartados no mesmo armário ou prateleira dos atuais. Tenha um espaço dedicado para arquivos e coloque documentos antigos neste espaço.
Estas são algumas das melhores técnicas de gerenciamento de arquivos que ajudarão você a obter eficiência no local de trabalho.
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