LEI DE LICENÇA POR DOENÇA DE OREGON: Tudo o que você precisa saber

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Fonte da imagem: Hunton Employment & Labor Perspectives

Todas as empresas do Oregon, mesmo aquelas com apenas uma pessoa, estão sujeitas à lei estadual de licença médica, que exige até 40 horas de licença médica por funcionário a cada ano civil. A licença médica pode não ser remunerada, dependendo do tamanho e localização da sua empresa, enquanto alguns empregadores são obrigados a fornecer licença médica remunerada. Embora a lei de licença médica do Oregon não seja tão complicada quanto a de outros estados, como a Califórnia, você ainda deve garantir que sua empresa esteja em conformidade. Aqui está tudo o que você precisa saber sobre a licença médica de Oregon e a lei PTO.

Como funciona a lei de licença médica do Oregon

A licença médica no Oregon é computada como uma hora de licença médica ganha para cada 30 horas trabalhadas, até um máximo de 40 horas. Você pode conceder mais licença médica a seu critério, mas certifique-se de que isso se aplica a todos os funcionários. Para cumprir os regulamentos de licença médica do Oregon, você deve estar ciente de questões como licenças remuneradas e não remuneradas, direito do funcionário, uso autorizado de licença médica e combinação de licença médica com folga remunerada (PTO).

Empregadores em Oregon que tenham pelo menos dez funcionários devem pagar licença médica remunerada. Se você tiver pelo menos seis funcionários e sua empresa ou qualquer funcionário estiver situado em Portland, você deve conceder licença médica remunerada. Se você tiver menos funcionários, pode decidir não remunerar o tempo de doença; no entanto, pagar o tempo de licença médica pode ser uma vantagem atraente para uma pequena empresa.

Os níveis de pessoal de algumas empresas podem mudar, especialmente negócios sazonais que não empregam funcionários em tempo integral durante todo o ano. Se isso se aplicar à sua organização, você deverá calcular sua média diária para qualquer período de 20 semanas no ano anterior. Seu tempo de doença deve ser pago se sua empresa tiver uma média diária de 10 ou mais funcionários (seis ou mais em Portland).

Elegibilidade e direitos do funcionário

Funcionários de todos os tipos - em período integral, meio período e sazonais - têm direito a até 40 horas de licença médica por ano de sua empresa. (Este regulamento exige que os funcionários de período integral trabalhem no mínimo 40 horas por ano; funcionários de meio período e sazonais podem ganhar menos.) No entanto, como na maioria das questões legais, há exceções. Quando você não for obrigado a conceder licença médica a um funcionário, considere os seguintes cenários:

  • Quando um funcionário está em licença médica de acordo com a Lei de Licença Médica e Familiar (FMLA),
  • Quando um funcionário é pai, cônjuge ou filho do proprietário da pequena empresa
  • Quando um trabalhador está inscrito em um programa de treinamento de trabalho federal ou estadual
  • Quando um funcionário está matriculado em um programa de estudo de trabalho
  • Quando o funcionário é um contratado independente

De acordo com a lei do Oregon, você não é obrigado a conceder licença médica imediatamente após a contratação de um novo funcionário. Você pode exigir que seus funcionários trabalhem para você por pelo menos 90 dias antes que eles sejam elegíveis para licença médica, assim como muitos outros benefícios.

Quando um funcionário deixa sua empresa, você não é obrigado a pagar qualquer tempo de doença acumulado e não utilizado, a menos que sua organização tenha uma política que exija que você o faça. Seja qual for a sua política corporativa, você deve aderir a ela em todos os momentos.

Usos do Tempo de Doença Permitido

Seus funcionários podem utilizar licença médica por vários motivos pré-aprovados, incluindo autocuidado e instâncias especializadas em que estão cuidando de outras pessoas.

Sua equipe pode tirar licença médica para os seguintes fins:

  • Consultas com médicos
  • Cura de uma lesão
  • Doença ou doença
  • doença da mente
  • Perda
  • Violência doméstica, assédio, agressão sexual e outros incidentes relacionados

Os funcionários também podem tirar licença médica quando não estiverem doentes ou feridos para:

  • Cuidar de um familiar doente ou ferido
  • Leve um membro da família a uma consulta médica ou a um exame de saúde mental.
  • Cuide de uma criança doente ou ferida.
  • Cuide de um jovem cuja escola ou creche está fechada devido a uma emergência de saúde pública.

Licença médica vs. Lei PTO em Oregon

Algumas empresas desejam facilitar as coisas para si mesmas combinando suas políticas de PTO e licença médica em uma única política. Você pode fazer isso desde que sua apólice de PTO atenda aos requisitos mínimos de licença médica do Oregon. Isso não isenta você da obrigação de conceder licença adicional conforme exigido pelo Oregon ou pela lei federal.

Embora a combinação de políticas de licença em uma única política ampla possa ser útil em estados sem regulamentações semelhantes às do Oregon, não sugerimos isso no Oregon. É ideal estabelecer uma política de PTO separada para que você possa ajustar imediatamente sua política de licença médica se a lei do Oregon mudar. No Oregon, a combinação dessas regras pode ser permitida, desde que você forneça PTO ilimitada aos seus funcionários.

Pré-requisitos do empregador

Além de dar licença médica aos seus funcionários, você deve manter registros precisos de seu acúmulo e uso de licença médica, fornecer-lhes informações sobre seus direitos e atualizações frequentes sobre o saldo de licença médica.

Aviso e Publicação

Colocar cartazes de conformidade em locais de destaque em seu escritório é uma maneira de garantir a conformidade com as leis trabalhistas e de RH. O estatuto de licença médica do Oregon inclui requisitos semelhantes, como afixar um cartaz de licença médica onde os funcionários possam vê-lo facilmente. O pôster deve conter informações básicas sobre seus direitos de licença médica.

No entanto, se sua organização estiver longe, você pode colocar um aviso em sua intranet ou quadro de avisos eletrônico ou até mesmo enviar uma notificação por e-mail para toda a empresa. Se você emitir um boletim informativo interno regular, forneça um link para o pôster de sua empresa, bem como quaisquer outras necessidades de conformidade, em cada mensagem.

Extratos de saldo de tempo de doença

Os empregadores no Oregon são obrigados por lei a fornecer aos funcionários declarações trimestrais detalhando o valor das licenças médicas que acumularam e gastaram. Você pode disponibilizar essas informações em qualquer lugar e, se usar um software de folha de pagamento, poderá incluí-las em todos os recibos de pagamento, atendendo aos requisitos da lei.

Solicitando Documentação

Seja cauteloso ao solicitar a documentação de que um funcionário faltou por motivo de doença ou para cuidar de um familiar doente. Embora exigir papelada quando um funcionário tira licença médica possa parecer inteligente, você só pode fazê-lo nas seguintes situações:

  • Se um funcionário estiver ausente por mais de três dias consecutivos,
  • Se o tempo de doença de um funcionário for superior a três dias úteis consecutivos (cirurgia, tratamento médico),
  • Se um funcionário deixar de fornecer um aviso adequado ou razoável de sua licença médica (10 dias, se previsível, razoável para doença ou lesão), o empregador poderá rescindir o contrato de trabalho do funcionário.
  • Se você tiver uma base válida para questionar o uso de licença médica por um funcionário (aumento de absenteísmo, abuso de PTO),

Adquirir e calcular o pagamento de licença médica

Ao desenvolver uma política de licença médica do Oregon, você deve garantir a conformidade com a lei, exigindo que os funcionários acumulem horas e paguem corretamente. Você pode acumular o tempo do funcionário de duas maneiras: acúmulo ou valor fixo.

Obtenção de licença médica

Conforme declarado anteriormente, o acúmulo de tempo de doença requer o cálculo de pelo menos uma hora de tempo de doença para cada 30 horas trabalhadas. Você pode parar de acumular tempo de doença quando um funcionário tiver 40 horas em seu banco de tempo de doença. Você pode continuar acumulando horas para seus funcionários se a política de licença médica de sua empresa for mais liberal do que os padrões estaduais.

Mesmo que você exija que os funcionários estejam no trabalho por 90 dias antes de poderem utilizar o tempo de doença, o acúmulo deles começa no dia em que começam. Eles são elegíveis para usar o tempo de doença depois de terem completado o mínimo de 90 dias.

Embora esse sistema permita que os funcionários recebam licença médica com base nas horas trabalhadas, ele requer esforço administrativo adicional. Isso também aumenta a probabilidade de erros administrativos ou erros de cálculo.

Licença médica em parcela única

A opção de montante fixo envolve apenas dar aos funcionários a licença médica completa que eles recebem todos os anos em 1º de janeiro. Esse método economizará tempo no departamento administrativo.

A desvantagem do montante fixo é quando os funcionários começam antes de 1º de janeiro. Nesse caso, você precisaria ratear o tempo de doença dependendo da data de início. Portanto, se você oferece 40 horas de licença médica todos os anos e um novo recruta começa em 1º de julho (na metade do ano), você deve ratear o tempo de doença pela metade, ou 20 horas. Mesmo com essa etapa extra, acreditamos que o montante fixo é o método superior e menos intensivo administrativamente para calcular a licença médica.

Cálculo de Pagamento

Se a sua organização for obrigada a pagar os funcionários por licença médica, você deverá pagar a eles o valor regular de pagamento. Se os funcionários horistas receberem apenas uma taxa de pagamento, você deverá fornecer a eles sua taxa horária usual para cada hora em que estiverem ausentes devido a doença. Use a média ponderada das taxas de pagamento do funcionário por hora se eles tiverem mais de uma taxa de pagamento.

Os funcionários assalariados devem receber o valor total ganho durante a licença médica. Por exemplo, se um funcionário ganha um salário semanal de $ 2,500 e tira um dia de licença médica, você deve pagar a ele $ 2,000 em ganhos regulares mais $ 500 por um dia de licença médica.

Se você comissionou funcionários que não ganham um salário-base, você deve pagar a eles pelo menos o salário mínimo por cada hora de licença médica que eles tirarem. Se você der um salário base aos funcionários comissionados, deverá pagar a eles a taxa igual à sua taxa horária ou ao salário mínimo, o que for maior.

Embora horas extras, bônus, gorjetas e outros pagamentos acima da taxa básica de um funcionário não sejam contabilizados nos cálculos de pagamento de licença médica, o pagamento diferencial por turno sim, portanto, certifique-se de calcular adequadamente se tiver funcionários que se enquadram nessa categoria.

Retenção de funcionários

O estado de Oregon permite que os funcionários acumulem até 40 horas de licença médica por ano. Os empregadores também podem limitar o acúmulo de licença médica a 40 horas por ano e limitar o saldo total de licença médica por funcionário a 80 horas. Você tem a opção de aumentar essas restrições a seu critério.

Portanto, se um funcionário não tirou nenhuma licença médica no ano anterior, ele pode transferir todas as 40 horas. Você pode interromper o acúmulo assim que eles concluírem as 40 horas do ano. Se eles utilizarem licença médica e seu saldo cair abaixo de 80 horas, você deve reiniciar sua acumulação. Mesmo que eles tenham mais de 40 horas de licença médica no final do ano, você pode limitar a prorrogação para 40 horas.

A regra de tempo de doença do Oregon é bastante simples, mas ainda requer atenção aos detalhes para evitar o descumprimento. Se você calcular o pagamento erroneamente ou violar os direitos legais de um funcionário, poderá enfrentar multas e penalidades estaduais, bem como processos trabalhistas.

Penalidades e multas

Salários de penalidade são legais em Oregon. Deixar de pagar adequadamente o tempo de doença de um funcionário pode resultar em um salário de penalidade de até oito vezes o valor normal de pagamento do funcionário. Mesmo pequenos erros na folha de pagamento podem resultar nessa pesada consequência.

O Oregon também permite uma multa de $ 1,000 por infração. Portanto, se você tiver três funcionários que tiraram licença médica, mas sua equipe de folha de pagamento não calculou corretamente o pagamento da licença médica, sua empresa não apenas deve a esses funcionários oito vezes o valor normal de pagamento para cada hora de licença médica, mas também deve ao estado $ 3,000 em multas.

Reivindicações de funcionários

Os empregadores que violarem as regras de licença médica, intencionalmente ou inconscientemente, enfrentam pesadas penalidades no Oregon. Processos trabalhistas podem ser extremamente caros para as empresas, tanto financeiramente quanto em termos de reputação.

Quando um funcionário solicitar licença médica, não retalie, assedie, discipline ou demita. Realizar qualquer uma dessas atividades pode resultar em um caso de assédio ou demissão sem justa causa de um funcionário.

Você pode ter uma base razoável para questionar o uso de licença médica por parte de um funcionário se ele tiver tirado folga excessiva ou feito uso indevido de outras políticas. No entanto, tenha o cuidado de documentar essas preocupações para ter a prova de um problema real.

Manter a consistência e manter registros

Mantenha registros meticulosos de todos os problemas relacionados a RH. Mantenha a conformidade legal mantendo um registro do tempo de doença acumulado e gasto de cada funcionário pelo menos trimestralmente. Mantenha também todos os registros relativos à licença médica de um funcionário. Como são registros médicos, você deve mantê-los separados do arquivo pessoal regular do funcionário e colocá-los em um arquivo confidencial com acesso limitado.

Seja justo e consistente com sua política de licença médica, tanto em termos de quantidade de tempo que você concede quanto como você responde aos funcionários que faltam. Lembre-se, o que você faz para um funcionário deve ser feito para todos.

O Oregon tem uma lei de licença médica remunerada?

Todos os funcionários no Oregon têm direito a licença médica de acordo com a lei estadual. Se o seu empregador tiver 10 ou mais funcionários (6 ou mais se eles tiverem um site em Portland), você tem direito a licença médica remunerada. Caso contrário, o tempo de doença é protegido, mas não compensado.

Qual é a nova lei de licença médica do Oregon?

Empresas privadas com um ou mais funcionários no estado de Oregon serão obrigadas a fornecer até 12 semanas de licença remunerada em um período de 12 meses a partir de 1º de janeiro de 2023. 

Os dias de doença passam em Oregon?

Sim, as empresas são obrigadas por lei a permitir que os funcionários transitem até 40 horas de licença médica não utilizada para o próximo ano.

Seu empregador pode perguntar por que você está ligando para dizer que está doente?

Quando um trabalhador adoece, é permitido ao empregador indagar sobre a causa de sua ausência.

Eles podem dizer não se você ligar dizendo que está doente?

Quer gostem ou não, os chefes não devem negar seu pedido de licença médica.

Em conclusão,

A maioria das empresas consegue evitar a violação do estatuto de licença médica do Oregon. Para garantir que você faz parte desse grupo, saiba e entenda o que deve fornecer a cada funcionário e como evitar problemas.

  1. COMO LIGAR DO TRABALHO: Solicitando Licença
  2. SUBSÍDIOS PARA PEQUENAS EMPRESAS OREGON: TOP 2023 listagens (Guia de como se inscrever)
  3. IMPOSTO DE RENDA DE OREGON: Tudo o que você deve saber
  4. Contrato do funcionário: exemplos, guia e modelo

Referências

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