Como as cartas oficiais são consideradas registros oficiais, as cartas formais precisam ser escritas com cuidado. O conceito de uma carta formal difere em muitos aspectos e é fornecido neste post, juntamente com as diretrizes para redigi-la. Portanto, aprendendo mais sobre as coisas a seguir, você pode melhorar o quão bem escreve cartas formais. Neste post, você aprenderá os diferentes tipos de carta oficial, formato para escrever para o governo dos EUA e para fins de solicitação
Formato de Carta Oficial
Uma carta formal é escrita em um tom formal e bem organizado e segue certas regras de como formatá-la. Escrever para um gerente, gerente de RH, funcionário, diretor de faculdade ou escola, professor etc. é uma maneira profissional de usar essas cartas. Mas, por motivos particulares, não enviamos cartas formais a nossos amigos, familiares ou outros parentes próximos.
Ao redigir uma carta formal, certas regras devem ser seguidas. Além disso, as cartas devem ser escritas em um estilo muito formal. O conteúdo da carta será comunicado de forma formal devido ao formato utilizado. Para transmitir a ideia que você deseja transmitir ao leitor, cada frase deve ser cuidadosamente escrita.
Tipos de cartas formais
Existem vários tipos de cartas formais, como já foi dito, e elas são normalmente divididas nas seguintes categorias:
- Cartas de Negócios
- Solicitar Cartas
- Cartas aos Jornais
#1. Cartas Comerciais
A redação comercial deve ser breve, precisa e direta. A história não tem lugar em uma carta comercial. Antes de começar a escrever uma carta comercial, há algumas coisas que você deve ter em mente.
- Use uma linguagem normal e cotidiana para expressar seu argumento com clareza, em vez de jargões vistosos ou muito agressivos.
- Nunca use linguagem específica do setor em uma carta comercial.
- As abreviações devem ser usadas o mínimo possível.
- Vários formatos de endereço são usados, dependendo do destinatário e da finalidade da carta.
- Ao fazer um pedido por escrito, você deve ter o máximo cuidado para especificar de forma clara e sucinta os itens necessários, bem como a qualidade e quantidade desejada.
- Ao responder a uma carta comercial, nunca se esqueça de incluir a data e as referências (se houver).
Cartas formais/comerciais incluem cartas de empregadores para funcionários, bem como o contrário, cartas para encomendar e substituir itens, cartas de preocupação séria para um funcionário em uma posição superior, cartas de reclamação, etc.
#2. Solicitar cartas
Cartas de candidatura típicas incluem cartas solicitando emprego. Antes e depois de escrever uma carta de inscrição, verifique se os seguintes detalhes estão corretos:
- Sempre comece com uma breve introdução que indique se o candidato está respondendo a um anúncio de emprego online ou impresso.
- Inclua a idade, a educação e o histórico profissional do candidato.
- Você mostrará ao empregador que deseja genuinamente trabalhar para essa organização específica, dizendo isso a eles.
- Forneça referências também para que a empresa possa determinar o calibre do funcionário que você seria.
As cartas de emprego devem seguir a estrutura formal ou comercial adequada.
#3. Cartas aos Jornais
Essas cartas devem sempre ser endereçadas ao “Editor” e devem ser assinadas “Atenciosamente”. As cartas ao editor levantam questões que precisam ser levadas ao conhecimento de autoridades superiores. Essas cartas devem ser sinceras e profissionais. Certifique-se de que seu nome e endereço estejam corretos e que você esteja escrevendo a carta por uma causa respeitável. Nenhum jornal imprimiria cartas anônimas.
Formato de carta oficial do governo
Para expressar com eficácia suas opiniões sobre assuntos que afetam sua comunidade, estado ou nação, escreva uma carta a um membro do governo. O endereço de correspondência oficial do líder desejado pode ser encontrado online. Como a etiqueta de endereçamento apropriada varia de funcionário para funcionário, faça sua pesquisa sobre o protocolo do funcionário específico para quem você está enviando a carta. Abaixo está o formato para escrever uma carta oficial do governo:
#1. Endereçando a Carta
No formato para escrever uma carta oficial do governo, deve-se mencionar a quem você está endereçando a carta. Aqui, inclua o nome, cargo e endereço de correspondência do representante. Digite a carta de forma organizada e legível no meio de um envelope. Em seguida, feche o envelope. Coloque um selo no canto superior direito do envelope. Se você espera uma resposta desse funcionário do governo, coloque seu nome completo e endereço de retorno no canto superior esquerdo do envelope.
#2. Observando a Conduta Apropriada
Sua carta deve começar adequadamente com uma saudação e terminar adequadamente também. Dependendo do nível de governo, essa pessoa pode contratar uma equipe de secretárias para pesquisar correspondências importantes em sua caixa de correio. Use o sobrenome e o cargo do representante ao se dirigir a ele. No entanto, se houver apenas uma pessoa nessa posição, você só poderá tratá-la por seus títulos (por exemplo, o Presidente da Câmara, o Prefeito ou o Presidente). Você deve usar o sobrenome para deixar claro com quem está falando, caso mais de uma pessoa ocupe um cargo ao mesmo tempo (como senador, ministro ou deputado).
Faça alguma pesquisa e descubra como outras pessoas endereçaram cartas a esse funcionário do governo em particular. Alguns grupos de ativistas e sites de petições realmente fornecem orientações completas sobre como entrar em contato com os principais tomadores de decisão para uma causa específica. Além disso, você pode enviar um e-mail ao representante.
#3. Escrevendo uma carta persuasiva
Antes de enviar sua carta, certifique-se de que esse funcionário do governo tenha autoridade para agir sobre ela. Não faça exigências excessivas. Nunca peça a um funcionário do governo que conclua uma tarefa que não tenha nada a ver com sua área de trabalho. Depois de dar um passo para trás, pense se existe uma maneira melhor de resolver seu problema.
Dependendo de sua antiguidade, os funcionários do governo podem receber de dezenas a centenas de cartas por dia. O funcionário pode até mesmo contratar classificadores de cartas especializados para determinar qual das poucas mensagens selecionadas realmente chega até eles. Em sua carta, seja atencioso, sucinto e atualizado. Na linha de assunto ou na primeira frase, faça referência a um tópico que esteja na agenda do funcionário.
Certifique-se de que sua carta é apropriada. Você realmente precisa desabafar ou está apenas sendo dramático? Seja o mais educado e breve possível em sua solicitação. Não seja ofensivo ou vulgar. O respeito se espalha rapidamente.
Formato de carta oficial para solicitação
Como uma carta de solicitação oficial é uma comunicação comercial formal, ela deve ser organizada em seu formato. Comece a carta apresentando-se e usando a saudação apropriada para o destinatário. Para exercitar a memória do destinatário, mencione seu nome, seu departamento e quaisquer interações anteriores que você possa ter tido com eles. Você pode continuar a discutir o assunto e o objetivo da carta. Use linguagem direta e vocabulário na introdução.
Sempre use papel timbrado profissional ao escrever uma solicitação comercial. Se você não o tiver por perto, escreva o nome da empresa, endereço e número de telefone na parte superior central da página. Siga este formato para escrever uma carta oficial de solicitação:
#1. A data e o endereço devem ser adicionados.
Em cartas comerciais, os cabeçalhos são normalmente a data e o endereço. Inclua primeiro o nome do destinatário, o cargo e o endereço. Ambos os bits de informação devem ser posicionados à esquerda. A data pode ser escrita após o endereço do destinatário ou no canto superior esquerdo da carta. Você pode ter que seguir o formato se for padrão no trabalho.
#2. Inclua a Citação e o Assunto.
Uma linha abaixo dela, adicione o número de referência e o assunto. A linha de assunto de uma carta comercial é crucial para atrair a atenção do leitor e conduzi-lo ao conteúdo do corpo da carta. Seja breve - não mais do que seis a oito palavras.
# 3. Saudação
Insira uma saudação neste campo. A maioria das pessoas concorda que toda correspondência comercial deve começar com “Caro”. Se o destinatário for um executivo sênior, você também pode usar o respeitado. Sempre use Dr., Mr., Mrs. ou Ms. ao se dirigir ao destinatário de maneira profissional. Após a saudação, use o segundo nome da pessoa.
#4. Escreva a introdução
No parágrafo de abertura, você pode identificar a si mesmo e a sua empresa. Na linha a seguir, informe ao destinatário se você já falou com ele. Coloque seu pedido no espaço depois disso. Três ou quatro frases podem compor o parágrafo de abertura.
#5. Adicionar mais parágrafos.
Essas frases também podem conter os detalhes da solicitação. Se forem necessárias informações adicionais para apoiar sua solicitação, você pode incluí-las em parágrafos separados ou em uma única linha. Por exemplo, gostaria de pedir uma licença de três dias de [data] a [data].
#6. Incluir um resumo
Após uma justificativa completa da solicitação, você pode adicionar informações mais pertinentes. Você pode declarar algo como Queremos ouvir você o mais rápido possível, porque isso é uma prioridade para nós. Dizer: “Avise-me se quiser mais informações” é igualmente aceitável. Evite usar as palavras “agora” e “considere isso urgente”.
#7. Adicionar uma assinatura
Devido ao fato de manter o tom formal da carta, este é um componente crucial de uma carta comercial. Coloque frases como “obrigado”, “com sincero respeito” e “seu” em suas frases. Evite dizer algo como “tchau por enquanto” ou “até logo” no início da conversa.
#8. Coloque sua assinatura
Assine seu nome de forma legível e completa. Em cartas comerciais, especialmente na primeira página, evite o uso de iniciais. Seu nome completo deve ser exibido em negrito após a assinatura.
#9. Referência aos Anexos
Se você estiver incluindo qualquer documentação de suporte, adicione Encl: à esquerda. Os materiais que estão anexados podem ser numerados. Certifique-se de que os anexos estejam na ordem correta, conforme especificado na carta.
Formato de carta oficial EUA
Se você nunca escreveu uma carta comercial antes ou apenas o faz periodicamente, pode ser intimidante escrevê-la corretamente. Ao se candidatar ao seu primeiro emprego, por exemplo, pode ser necessário escrever uma carta de apresentação. Nos EUA, o formato de bloco completo e o formato de bloco modificado são os dois estilos mais comumente empregados para correspondência de carta oficial.
- Formato de bloco completo: Cada componente de uma carta escrita inteiramente em blocos é alinhado à esquerda e a margem esquerda marca o início de cada linha. Use este estilo se você não tiver certeza porque é mais formal.
- Formato de bloco modificado: usa um formato de bloco modificado com alguns dos componentes da letra movidos para a direita. Hoje em dia, a maioria das situações exige esse método.
Vamos detalhar o formato para escrever uma carta oficial aos funcionários dos EUA, tanto para o formato de bloco completo quanto para o modificado:
#1. Escolha entre “Formato de bloco completo” e “Formato de bloco modificado”.
Nenhum deles deve ser combinado. O bloco completo, onde tudo está alinhado à esquerda, é o mais formal dos dois formatos. No entanto, nos tempos modernos, um bloco modificado, onde algumas partes são movidas para a direita, funciona bem na maioria das situações.
#2. Deve incluir seu endereço.
Para formato de bloco completo e formato de bloco modificado, seu endereço deve estar à esquerda. Tabule o texto em vez de justificá-lo à direita.
#3. Inclui a Data.
Independentemente do formato escolhido, a data deve ser justificada à esquerda e posicionada logo abaixo do seu endereço. Indique “15 de maio de 2008” por escrito.
Nº 4: você pode querer adicionar uma linha de referência
Digite “Re:” antes da linha de referência se estiver escrevendo para uma grande empresa ou se tiver sido instruído a fazê-lo. Deixe de lado a linha de assunto se estiver usando uma linha de referência.
#5. Deve conter o nome e o endereço do destinatário.
Em todos os formatos, isso deve ser justificado à esquerda. Caso a carta se separe do envelope, é imprescindível mencionar seu nome completo e endereço (o que costuma acontecer em um escritório grande). Certifique-se de que o nome e o endereço do destinatário sejam colocados de forma que possam ser vistos na janela se você estiver usando um envelope com janela.
#6. Inclua a saudação.
Os dois pontos devem vir após a saudação, também conhecida como saudação. (Por exemplo: “Caro Sr. Jones: Sempre defenda a esquerda.”
#7. Considere incluir uma linha de assunto
O uso de linhas de assunto está aumentando, embora não seja obrigatório. Sua linha de assunto deve deixar claro para o leitor sobre o que é a carta apenas olhando para ela. No formato de bloco modificado, pode ser justificado à esquerda ou centralizado.
#8. Escreva a própria carta.
O texto da sua carta precisa ser justificado à esquerda, com espaçamento simples e em itálico (em todos os formatos). Em vez de recuar parágrafos, use uma linha em branco entre eles. Use um tom formal ao escrever correspondência comercial.
#9. Deve ter um fechamento adequado.
Use um encerramento formal bem conhecido como “Atenciosamente” ou “Atenciosamente” para encerrar suas cartas (uma boa opção para alguém que você já conhece). Isto é seguido por uma vírgula.
#10. “Adicione seu nome
No parágrafo final, digite seu nome após deixar espaço para sua assinatura. Você pode adicionar seu cargo e o nome do empregador na linha abaixo do seu nome, se apropriado.
Qual é o formato de uma carta oficial?
O endereço do remetente, a data, o endereço do destinatário, o assunto, a saudação, o conteúdo da carta, um final elogioso e, finalmente, a assinatura com nome (em letras maiúsculas) e designação devem ser incluídos em uma carta profissional.
Qual é o melhor formato para uma carta formal?
Formato para cartas formais:
- Endereço do remetente.
- Dados.
- Nome/designação do destinatário
- O endereço do Destinatário.
- Saudações.
- Sujeito.
- Corpo [Conteúdo, Introdução e Conclusão]
Como você inicia uma carta oficial formal?
“Prezada Sra. ou Sr. Sobrenome”, uma saudação típica usada em correspondência comercial. Você pode usar isso na saudação se souber o nome e o sobrenome.
Quais são os 4 tipos de cartas formais?
Formatos formais de carta:
- carta consulta
- Carta de Ordem.
- Carta de reclamação
- Uma carta de resposta à reclamação.
- Carta de Marketing.
- Carta de venda.
- Carta de Recuperação
Quais são as 7 partes de uma carta formal?
A maioria dos especialistas concorda que uma carta comercial consiste nos seguintes sete componentes:
- Endereço para correspondência.
- Dados.
- Localização do destinatário.
- Saudação
- Corpo
- Assinatura e encerramento.
- Compartimentos.
Artigos Relacionados
- A QUEM PODE INTERESSAR: Tudo o que você deve saber!!!
- CARTA DE OFERTA DE EMPREGO: Como escrevê-la, modelo e o que não fazer
- CARTA DE APOIO: Como escrever uma carta de apoio
- Por que escrever cartas comerciais é tão importante no mundo de hoje?
- CATEGORIAS DE DESPESAS DE NEGÓCIOS: Melhores categorias de despesas de negócios de 2023 a serem consideradas
Referências
