Descrição: você sabia que o mercado de data room virtual tem sido um dos setores empresariais de mais rápido crescimento nos últimos cinco anos? Em 2018, a necessidade de data rooms eletrônicos foi estimada em US$ 1.3 bilhão; em 2026, espera-se que chegue a US$ 3.63 bilhões. Como, então, ocorreu essa incrível expansão?
Como as salas de dados digitais podem ajudar com 5 casos de uso incríveis
Durante mudanças significativas em nossas práticas de trabalho e avanços tecnológicos, a forma como as empresas comunicam dados mudou ao longo do tempo. Hoje, é provável que as informações confidenciais sejam transmitidas eletronicamente, ao contrário do que acontecia no passado, quando um funcionário caminhava pelo corredor até a sala de reunião e entregava uma pasta com esses documentos ao gerente. A segurança dos dados é essencial ao compartilhar dados entre colegas dentro da empresa ou externamente com parceiros de outras empresas.
No entanto, existem algumas circunstâncias em que os dados transmitidos são tão extremamente sensíveis que qualquer violação de segurança, intencional ou não, pode ter um impacto negativo significativo no dinheiro e na reputação. Uma sala de dados virtual (VDR) pode ser útil nessa situação.
O crescimento da atividade na Internet e o aumento do cibercrime foram os dois principais fatores que impulsionaram o crescimento da utilização do data room. A digitalização, no entanto, abriu espaço para hackers e outros cibercriminosos. Como resultado, as empresas começaram a procurar por plataformas confiáveis e seguras de comunicação online e armazenamento de dados. O software de data room online foi um divisor de águas nessa situação.
Aqui estão os 5 principais casos de uso incríveis para salas de dados virtuais seguras, apesar do fato de que profissionais, organizações governamentais e empresas hoje empregam software de sala de dados virtual.
5 principais casos de uso de VDRs
Salas de dados virtuais são exigidas por organizações de Internet por vários motivos. Sua empresa pode funcionar com mais segurança e produtividade, graças aos VDRs. Eles também aumentam a confiança que seus parceiros de negócios têm em sua organização.
Considere empresas que frequentemente trabalham no setor financeiro ou advogados que lidam com transações comerciais extremamente delicadas. Se seus parceiros de negócios não levarem a segurança da Internet a sério o suficiente, isso pode fazer ou quebrar um contrato para eles. Pior ainda, um comprometimento da segurança pode levar a sérias consequências legais.
Vamos examinar alguns casos de uso típicos dos melhores provedores de data room. Independentemente do seu setor, você pode se surpreender com a forma como essas soluções de armazenamento on-line podem melhorar as comunicações com os clientes e os relacionamentos comerciais de sua empresa. No entanto, compare as salas de dados virtuais antes de escolher o provedor.
- Fusões e aquisições
A pedra angular de cada negócio business-to-business é a devida diligência. A negociação mudou mais rapidamente do presencial para o online devido à pandemia. Uma sala de negócios virtual oferece um ambiente seguro onde as partes podem examinar os portfólios financeiros e comerciais uns dos outros.
Muitos CEOs podem se ver fazendo malabarismos com várias aquisições, padrões de conformidade mais rígidos e cronogramas reduzidos devido ao recente aumento na atividade de fusões e aquisições. Moderno sala de dados virtual de due diligence Os provedores não apenas fornecem às suas equipes internas e externas um local seguro para reunir e trabalhar juntos em documentos para aprovação regulatória, mas também aumentam a produtividade, permitindo que você fique de olho nas métricas e atividades críticas em vários projetos.
- Auditorias e Conformidade
Esteja você realizando auditorias de rotina ou respondendo a uma consulta regulatória, você pode coletar informações financeiras pertinentes e relatórios da empresa usando um data room virtual. Melhor ainda, você pode conceder autorização a várias partes, incluindo auditores externos, conforme necessário.
Os provedores de data room virtual podem ajudar a manter as conversas em um local seguro enquanto você tenta reunir toda a documentação e relatórios necessários para uma auditoria ou revisão de conformidade. Além disso, você pode acompanhar o avanço em relação a datas de vencimento ou entregas específicas, graças à análise integrada.
- Imobiliária
As transações em imóveis comerciais são complicadas. Informações financeiras, projetos e detalhes sobre a própria propriedade devem ser acessíveis de forma rápida e fácil aos compradores, credores e instituições financeiras. Limitações de tamanho de arquivo podem ser aplicadas a meios tradicionais, como e-mail ou compartilhamento de arquivos online. No entanto, o data room eletrônico permite que vários usuários vejam e trabalhem nesses arquivos enormes.
Além disso, como em qualquer transação, você começará a compartilhar informações com um grupo maior de pessoas e refinará as informações à medida que avança. A capacidade de modificar e revogar direitos torna-se essencial à medida que o projeto se desenvolve.
- Legal
Informações privilegiadas devem ser frequentemente transmitidas entre o conselho geral, escritórios de advocacia externos e outras partes para concluir transações complexas e vencer casos legais. Casos legais que se movem rapidamente exigem acesso constante aos registros e documentos mais recentes. Os serviços de data room protegem essas informações em um espaço online seguro com uma porta de aço e uma única saída.
Considere uma disputa legal prolongada e intrincada como uma ação coletiva. Usando permissões granulares no nível de pasta e arquivo para garantir que cada reclamante possa apenas ler seus documentos, um VDR permitiria que você gerenciasse todo o projeto em um único local. Além disso, os indivíduos poderiam ser imediatamente adicionados ao data room, conforme fossem incluídos no processo de ação coletiva.
- Captação de recursos, ofertas públicas iniciais (IPOs)
Para captação de recursos, salas de dados virtuais são as melhores opções. Leva tempo para arrecadar dinheiro e os captadores de fundos devem proteger as informações proprietárias da empresa. Uma corporação deve ser um livro aberto para os investidores quando lança um IPO ou abre o capital.
Antes de fazer um investimento, os investidores têm o direito de solicitar acesso ou cópias das metas estratégicas da empresa, objetivos corporativos e outras informações cruciais.
O software da sala de dados é útil nessa situação. As empresas devem evitar enviar cópias de todos os documentos para potenciais investidores. Os financiadores empregam serviços de data room para armazenar todas as informações pertinentes e permitir o acesso de possíveis investidores. É crucial lembrar que os captadores de fundos sempre mantêm controle total sobre as informações.
Conclusão
Independentemente do negócio, os melhores provedores de data room virtual são a estação de trabalho mais segura para projetos suscetíveis. Essas salas seguras digitais escaláveis não apenas protegem informações privadas, mas também facilitam a colaboração com usuários externos que firewalls ou limitações de TI podem ter restringido anteriormente.
Os VDRs rapidamente se tornaram uma ferramenta essencial para qualquer empresa on-line. Eles são seguros para negociação, comunicação online e armazenamento de dados corporativos. Eles são freqüentemente empregados em fusões e aquisições, arrecadação de fundos, negócios imobiliários, testes médicos e manuseio de documentos legais.
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