O Google Workspace, geralmente conhecido como G Suite ou Google for Business, é um conjunto de produtos e serviços empresariais do Google. Esta revisão do Google Workspace lhe dará uma ideia do que esperar se o serviço valer a pena e como ter uma conta ajudará você a administrar seu negócio mais eficientemente. Mas primeiro, pergunte a si mesmo se você está pronto para levar seu trabalho freelance para o próximo nível. Ou talvez você queira melhorar o trabalho em equipe incluindo um conjunto de aplicativos de produtividade. Em qualquer cenário ou especialmente no início, ter o equipamento adequado é essencial. Hoje, isso envolve a localização de um poderoso kit de ferramentas de colaboração digital que facilita o compartilhamento de informações, produção de conteúdo e tarefas administrativas. Encontrar um conjunto de programas que seja abrangente e intuitivo é essencial.
Aqui, analisarei em profundidade um dos recursos mais eficazes: o Workspace do Google. Esta avaliação do Workspace do Google (também conhecido como G Suite) contém todas as informações de que você precisa.
O que é o Google Workspace
O Google Workspace é, em essência, o G Suite com uma placa de identificação mais sofisticada. Possui todas as ferramentas de produtividade padrão e você pode adequar seu Workspace às necessidades de sua empresa. Recursos opcionais como armazenamento em nuvem, medidas de segurança adicionais e atendimento ao cliente estão todos sobre a mesa. O esforço de rebranding do Google inclui um foco na comunicação bidirecional aprimorada. Os serviços integrados de bate-papo, chamadas e gerenciamento de conteúdo do Gmail são as novas necessidades de qualquer local de trabalho produtivo devido à importância da comunicação. A melhor parte é que a maioria dessas melhorias está acessível para a maioria dos usuários do Google Workspace. Como parte de seu rebranding, o Google também atualizou seu logotipo e iconografia. Todos os serviços do Google, incluindo E-mail, Drive, Agenda e Fotos, agora têm iconografia nova em quatro cores. Embora possa levar algum tempo para se ajustar a eles, eles ajudam a trazer consistência em todos os aspectos.
O Google gastou muito tempo e esforço ao longo de muitos anos criando uma ampla gama de ferramentas úteis. Gmail e Google Docs são dois que você já usou antes. O Google Workspace é uma versão empresarial atualizada do Google Docs e do Gmail que agrupa os dois serviços em um pacote conveniente. Da mesma forma, o Google Workspace é uma plataforma versátil para empresas de todos os tamanhos usarem para criação, colaboração, comunicação e produtividade geral próprias ou de seus funcionários. O Google Workspace é um conjunto de ferramentas de comunicação e colaboração desenvolvido pelo Google para uso em empresas. O uso global das principais ferramentas de comunicação do Google Workspace, como Gmail e Google Meet, e seus aplicativos de colaboração, como Google Docs, Sheets, Slides e Forms, é evidente. Sempre foi um objetivo de design de software colaborativo facilitar revisões simultâneas de documentos, planilhas e apresentações.
O que é o Google Workspace Business Starter
Embora o Google tenha sido lançado em 2006, eles mudaram recentemente para “Workspace” para refletir melhor o ambiente de trabalho atual. A licença do Google Workspace Business Starter é a escolha mais popular para pequenas empresas, embora existam outras assinaturas do Workspace disponíveis. O pacote Google Workspace Business Starter tem algumas vantagens que podem torná-lo adequado para sua empresa. Além disso, o plano Google Workplace Business Starter, em poucas palavras, é um pacote baseado na web de aplicativos de negócios. Ele incorpora o conjunto de produtos do Google, como Gmail, Hangouts, Agenda, Documentos e Drive. Com o pacote Starter, sua empresa pode ter até 300 usuários, cada um com 30 GB de armazenamento.
O que o plano de negócios inicial do Google inclui?
O plano Starter inclui acesso a todo o conjunto de aplicativos, incluindo:
Gmail: Este serviço permite enviar e receber e-mails com domínios personalizados. Por exemplo, se o nome da sua empresa for Lion's Pride, você pode registrar o domínio @Lionspride.
Conheça as chamadas de vídeo e voz: O Google Meet permite que você participe de bate-papos ao vivo para concluir tarefas e cooperar digitalmente. Cada chamada pode acomodar até 100 participantes.
Calendário: O aplicativo Calendário permite organizar e compartilhar a agenda da empresa e de cada pessoa.
Colaboração de documentos com o Documentos: Documentos, Planilhas e Apresentações Google permitem que grupos colaborem em arquivos, planilhas e apresentações. Mesmo quando trabalham em suas casas.
Armazenamento com unidade: Drive permite fazer backup e armazenar arquivos na nuvem (até 30 GB de armazenamento por usuário).
A maioria das empresas menores selecionará um dos três planos:
- Business Starter: $ 7.20 por mês ou $ 72 por ano.
- Business Standard: US$ 14.40 por mês por usuário ou US$ 144 por usuário se pago anualmente.
- O Business Plus custa US$ 21.60 por usuário por mês ou US$ 216 por usuário por ano.
O que é a conta do Google Workspace
Os administradores são aqueles que configuram e administram as contas do Google Workspace, em oposição aos usuários comuns que se inscrevem em contas gratuitas do Gmail ou do Google. Padrões, acesso a apps e configurações de segurança no Google Workspace são altamente personalizáveis pelo administrador. Cada departamento, equipe ou outra unidade organizacional pode ter seu próprio conjunto exclusivo de configurações no Workspace. As organizações que lidam com informações confidenciais também podem usar o Google Workspace com alguns pequenos ajustes nas configurações. Os administradores podem proibir os usuários de salvar informações do Workspace localmente, incluindo e-mails, eventos da agenda e arquivos do Drive. Os apps do Google Workspace estão disponíveis em navegadores de desktop para sistemas operacionais, incluindo Windows e macOS. As empresas que implantam o Workspace devem considerar tornar o Chrome seu navegador padrão. Você pode usar recursos exclusivos do Chrome, além de acessar os aplicativos do Workspace ao fazer login com sua conta do Workspace no Chrome.
Chromebooks, equipamentos do Google Meet, dispositivos Jamboard e equipamentos telefônicos do Google Voice são complementos populares para empresas que usam o Google Workspace. Você pode ter um administrador da conta do Workspace da sua empresa para definir e configurar esses gadgets e seus serviços associados. Qualquer pessoa com uma conta do Google Workspace e um Chromebook, tablet Chrome OS ou Chrome OS 2-em-1 pode fazer login e usar qualquer um dos aplicativos do Workspace. Hoje, os Chromebooks podem executar aplicativos Android, aplicativos Linux e, com a ajuda de software adicional, aplicativos Windows. Um administrador pode administrar totalmente o Chrome e os dispositivos Chrome com a ajuda dos controles do Chrome Enterprise.
As edições do Workspace variam do Google com base no número de usuários, no tipo de organização do cliente e nos recursos aos quais eles têm acesso. Para começar, apenas as empresas que exigem até 300 contas de usuário podem adquirir uma das edições Business. Se sua empresa precisa de mais de 300 contas, o Google oferece edições Enterprise que você pode consultar. O Google Workspace Individual é uma boa opção se você precisar do Workspace para um único usuário, mas qualquer uma das edições Business ou Enterprise servirá se você precisar do Workspace para uma organização maior.
O que é o e-mail do Google Workspace
O servidor de e-mail do Google Workplace é, em essência, uma versão comercial do Gmail. Existem duas versões do Gmail disponíveis: a gratuita e a paga do Google Workspace. A distinção é elementar. O Gmail comercial adiciona ferramentas de colaboração e comunicação à sua caixa de entrada, enquanto o Gmail normal se concentra em ser uma caixa de entrada de e-mail. Além das ferramentas colaborativas do Google Workspace Gmail, o serviço de e-mail agora oferece às empresas seus próprios domínios de marca. Em vez de usar um serviço gratuito como “[email protegido]”, sua empresa pode ter seu nome de domínio como endereço de e-mail. O administrador do Google Workspace deve tomar essas medidas, pois os endereços de e-mail dos usuários podem ser configurados exclusivamente por meio do painel de controle do Workspace. A configuração adequada do Google Workspace envolve mais do que apenas adicionar endereços de e-mail de usuários adicionais; é essencial se você deseja promover uma colaboração segura e produtiva com sua equipe.
#1. Configurar contas de usuário.
Cada pessoa na sua organização que usará o Gmail precisa ter uma conta do Google Workspace. Ao criar uma conta, você deve fornecer um nome de usuário, uma senha temporária e um endereço de e-mail associado ao seu domínio. Lembre-se de que cada conta conta como uma licença, portanto, fique atento ao número de usuários que seu plano atual permite. Faça login como administrador, crie uma conta de usuário, acesse o Google Admin Console e siga estas etapas. Como alternativa, se você tiver uma grande empresa, poderá adicionar usuários em massa para até mil contas.
#2. Configure os registros MX para encaminhar seu e-mail para os servidores do Google.
Se você ainda não confirmou seu domínio, pode utilizar os registros MX para fazer isso antes de configurar o Gmail como seu e-mail comercial. Se você já possui um endereço de e-mail com seu domínio, configurá-lo permitirá que você receba mensagens no Gmail em vez de seu antigo provedor de e-mail. Este processo deve ser concluído após a criação de contas de usuário para pessoas que usarão o Gmail com o domínio de sua organização.
#3. Importar contas de e-mail atuais para o Google Workspace
É possível redirecionar dados para servidores do Google se seus usuários já estiverem usando servidores de e-mail diferentes do Google Workspace. Por exemplo, se seus dados de e-mail estiverem no Microsoft Outlook, você poderá redirecioná-los para sua nova conta do Google. O suporte do Google fornece tutoriais de migração para ajudar você a mover os dados da sua organização para o Google Workspace, como e-mail, agenda, contatos, pastas, arquivos e permissões.
#4. Ajude na prevenção de falsificação, phishing e spam em sua conta.
Além dos registros SPF, você também pode implementar várias proteções contra spam forjado e falsificação. O Google tem um artigo abrangente que explica como configurar a autenticação do Gmail com SPF, DKIM e DMARC.
#5. Insira seus nomes de domínio
Algumas empresas possuem vários nomes de domínio, que você pode adicionar à sua conta do Google Workspace. Isso permite que as pessoas tenham uma conta de e-mail em apenas um ou mais de seus domínios.
#6. Configure o Gmail integrado para sua empresa.
Os usuários de e-mail do Google Workspace podem usar o Gmail para bate-papo, tarefas e videoconferências, além de acessar e gerenciar mensagens de e-mail. Em vez de depender de um aplicativo de terceiros para se comunicar com sua equipe, você pode utilizar o Google Chat no Gmail. No painel Admin, você deve habilitar o Bate-papo e selecionar Bate-papo como preferencial. Em seguida, instrua seus usuários a ativar o bate-papo no Gmail em cada uma de suas contas. O mesmo vale para o Google Meet: se você deseja que ele apareça na barra lateral do Gmail e permita criar e acessar facilmente videoconferências no Gmail, ative-o na interface do administrador. Não se esqueça de pedir às pessoas que acessem as configurações do Gmail e selecionem a opção de exibir o Meet na barra lateral do Gmail.
As assinaturas do Google One Premium agora incluem o Google Workspace Premium. Os usuários qualificados do Google One podem usar o Google Workspace Premium para ter acesso a recursos aprimorados nos chats por vídeo do Google Meet, como:
- Videochamadas mais longas com até 100 pessoas
- Cancelamento de ruído de fundo
- Gravação de uma chamada de vídeo
- Transmissão ao vivo do Google Meet para o YouTube
Qualificação para vantagens premium do Google Workspace
Os membros do Google One e seus grupos familiares podem acessar os recursos premium do Google Workspace com assinaturas premium de 2 TB ou mais. O Google Workspace, em poucas palavras, fornece mais autoridade e ferramentas para sua empresa, permitindo que você proteja melhor as informações confidenciais, promova um trabalho em equipe mais próximo e faça uso de ferramentas de ponta para aumentar a produtividade e a eficiência.
O que o Google Workspace faz?
Todas as opções do Google Workspace, semelhantes ao G Suite, incluem Gmail, Agenda, Meet, Chat, Drive, Documentos, Planilhas, Apresentações, Formulários, Sites e muito mais, além de um endereço de e-mail específico da empresa. Confira nossa página de tarifas e informações de pagamento para obter mais informações.
Qual é a diferença entre o Google Workspace e o Gmail?
Enquanto o Gmail é projetado para uso pessoal, o Google Workspace é feito sob medida para as necessidades de empresas de todos os tamanhos. Em comparação com o Gmail, o Google Workspace foi projetado pensando no trabalho em equipe e, portanto, oferece aos clientes empresariais mais personalização, integração, segurança e capacidade de armazenamento.
Por que as pessoas usam o Google Workspace?
Com o Google Workspace, os grupos podem se comunicar e colaborar facilmente em tempo real, de qualquer lugar do mundo.
O Google Workspace é gratuito ou não?
Há um período de teste gratuito de 14 dias disponível quando você entra no Google Workspace. O Google Workspace permite que até 10 usuários testem todos os seus recursos, como e-mail comercial e armazenamento em nuvem. Você pode transferir os dias restantes de uma edição para outra durante a avaliação gratuita.
Quais são as desvantagens de usar o Google Workspace?
Alguns usuários podem se sentir constrangidos pela falta de recursos e opções de personalização encontrados nos aplicativos da Microsoft. O acesso à Internet é necessário para a maioria dos recursos do Google Workspace porque eles existem apenas na nuvem.
Como faço para usar meu espaço de trabalho do Google?
Para acessar a Biblioteca de produtos, selecione Menu > Mais produtos > Google Workspace na barra de navegação do console do Google Cloud. Para ativar uma API, basta clicar em seu botão de alternância. Selecione o botão Ativar. Repita esse processo para ativar mais APIs. Além disso, há aplicativos móveis disponíveis para uso com o Google Workspace. Você pode obter o aplicativo Google Workspace na Google Play Store (Android) ou na App Store (iOS) clicando nos links correspondentes.
Qual é a melhor coisa sobre o Google Workspace?
Use-o em qualquer dispositivo, com ou sem conexão com a Internet, para criar, editar e compartilhar documentos, planilhas e apresentações. Colabore em um documento com colegas de trabalho ou até mesmo pessoas de fora da sua organização. Siga as alterações que as pessoas estão fazendo enquanto digitam, interaja com elas diretamente e publique consultas como comentários.
Resumindo
O Google Workspace simplifica a vida empresarial e profissional de seus usuários. Cada aplicativo é robusto, mas quando combinados, constituem uma poderosa plataforma de software que agiliza o trabalho em equipe e a comunicação. Se você deseja aproveitar ao máximo o Google Workspace, configurar seu Google Agenda é o primeiro passo.
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Referências
