Você ficaria surpreso com suas próprias capacidades e realizações se revisasse o número de tarefas e metas concluídas em um dia, semana, mês e ano. No entanto, isso não fornece uma imagem precisa de quão produtivo e eficiente você foi durante esse período. Você pode ter ocasionalmente perdido prazos ou demorado muito para realizar alguns trabalhos. Esses foram os principais obstáculos à produtividade. O assunto de como priorizar tarefas no trabalho torna-se crítico, quando você tem um grande número de atividades de trabalho para realizar todos os dias, pode ser necessário criar uma estratégia eficiente para lidar com elas. Priorizar é um método de determinar o que você deve fazer primeiro com base na importância. Compreender as melhores maneiras de priorizar as tarefas que você tem pode ajudá-lo a economizar tempo no trabalho. Nesta postagem, definimos a priorização e fornecemos um guia fácil de seguir sobre como priorizar tarefas.
Como priorizar tarefas
Priorizar implica determinar a ordem em que as tarefas devem ser realizadas, dependendo de seu valor. Este método pode ajudá-lo a organizar melhor o seu tempo. Isso ensina como priorizar o trabalho, cumprir prazos e ter mais tempo para fazer trabalhos maiores. As habilidades de priorização podem ajudá-lo a concluir mais trabalhos em menos tempo. Construir uma lista de tarefas. Você não pode decidir como priorizar as tarefas, a menos que primeiro tenha uma imagem clara de tudo o que precisa ser feito. Isso pode parecer rudimentar, mas às vezes é esquecido na pressa de começar os projetos. Em vez disso, faça uma lista de tudo o que você precisa para trabalhar em todos os seus projetos. Para evitar se sentir sobrecarregado, divida trabalhos maiores em subtarefas. Depois que suas tarefas forem compiladas e listadas, inclua informações adicionais, como:
- O tempo que levará para concluir cada um.
- O grau de importância ou urgência
- O prazo
Com todas as suas tarefas em um único local, você terá uma visão clara do que precisa ser feito. Se você é como a maioria das pessoas, começa seu dia de trabalho com o objetivo de ser o mais produtivo possível. No entanto, à medida que o dia avança, você se vê atendendo a várias solicitações urgentes e sua lista de tarefas crescendo. O que você se propôs a fazer inicialmente parece ser deixado de lado. Você não está sozinho se isso soa familiar. Geralmente sentimos que estamos tentando recuperar o atraso no trabalho sem uma estrutura para priorizar as atribuições.
Como priorizar tarefas no trabalho
Na maioria das vezes, a baixa produtividade e o não cumprimento de prazos são resultados da priorização incorreta do trabalho. Para cumprir prazos e aumentar a produtividade, é fundamental priorizar o trabalho. As etapas envolvidas na melhor priorização de tarefas no trabalho são as seguintes.
#1. Construa uma Lista de Tarefas.
Você não pode decidir como priorizar as tarefas, a menos que primeiro tenha uma imagem clara de tudo o que precisa ser feito. Isso pode parecer rudimentar, mas às vezes é esquecido na pressa de começar os projetos. Em vez disso, faça uma lista de tudo o que você precisa para trabalhar em todos os seus projetos. Para evitar se sentir sobrecarregado, divida trabalhos maiores em subtarefas.
Depois que suas tarefas forem compiladas e listadas, inclua informações adicionais, como:
- O tempo que levará para concluir cada um.
- O grau de importância ou urgência
- O prazo
- Com todas as suas tarefas em um único local, você terá uma visão clara do que precisa ser feito.
#2. Crie um calendário para acompanhar suas tarefas.
Depois de determinar quais tarefas são mais importantes, coloque-as em seu calendário. Quando você visualiza sua lista de trabalho todos os dias, pode ser mais fácil priorizar seu tempo. Você pode descobrir que ter um lembrete visual de cada item que precisa realizar o ajuda a se concentrar melhor neles. Completá-los também pode lhe dar uma sensação de realização. Se você receber uma tarefa sem datas claras de início ou término, peça-as para agendar um horário para trabalhar nela e definir expectativas. Depois de determinar essas datas, convém definir sua data de término pessoal ainda mais cedo para compensar problemas inesperados ou entregar o trabalho no prazo.
#3. Classifique sua lista de acordo com a importância
A próxima etapa é confirmar a importância ou urgência de cada atividade. Se uma obra importante não for concluída a tempo, ela terá efeitos de longo alcance, pois é fundamental para o seu projeto. Os trabalhos urgentes, por outro lado, devem ser concluídos no mesmo dia porque o prazo é o mesmo dia. Pesar seus projetos uns contra os outros é a melhor abordagem para organizá-los em ordem de urgência ou prioridade. Usando a lista da primeira etapa, priorize cada tarefa em uma escala de 0 a 10 e faça o mesmo para tarefas urgentes. Quando as duas pontuações são somadas, a tarefa com a pontuação mais alta é classificada em primeiro lugar.
#4. Comunique o status de suas tarefas aos seus colegas de equipe.
Finalmente, não se esqueça de incluir colegas de equipe que podem estar esperando você terminar uma tarefa ou competindo pelo seu tempo. Reduza o número de solicitações recebidas fornecendo atualizações de status proativas aos colegas de equipe na conclusão da tarefa, quando você pretende terminar um trabalho e quaisquer atrasos ou obstáculos que surgirem. Em vez de responder continuamente às perguntas, você pode continuar realizando seu trabalho de maneira produtiva e eficiente.
Como Priorizar Tarefas Gerenciamento de Projetos
Quer você seja totalmente novo em gerenciamento de projetos ou tenha anos de experiência, gerenciar e concluir um projeto no prazo e dentro do orçamento é uma tarefa difícil. Cada projeto é único e apresenta seu próprio conjunto de questões de gerenciamento de projetos. Qualquer que seja o tipo de projeto em que esteja trabalhando, você provavelmente está lidando com prazos apertados e grandes expectativas. Tudo no gerenciamento de projetos é feito à mão. Ao contrário de outras indústrias, cometer erros não levará ao sucesso; em vez disso, levará à sua morte.
#1. Examine a Matriz de Eisenhower.
Uma maneira famosa de priorizar tarefas é a Matriz de Eisenhower, também conhecida como Matriz Urgente-Importante. Ele ensina como priorizar tarefas urgentes e importantes com base em sua urgência e importância. As tarefas são classificadas em quatro tipos:
- Urgente e importante – essas são tarefas prioritárias que devem ser concluídas imediatamente.
- Não são críticas, mas urgentes - são tarefas que devem ser concluídas rapidamente, mas podem ser feitas tão bem ou melhor por outra pessoa. Você os atribui.
- Não urgentes e sem importância - essas são tarefas que você provavelmente não faria. Não use o tempo da equipe nessas tarefas.
Você pode criar um gráfico de gerenciamento de projeto ou simplesmente visualizar os quadrantes ao considerar cada item em sua lista de tarefas.
#2. Classificar tarefas com base em seus resultados esperados
Mesmo com a Matriz de Urgência-Importância, pode ser difícil decidir qual atividade realizar primeiro. E se várias tarefas parecerem realmente urgentes e críticas? Tente organizar seus projetos com base no esforço projetado necessário para concluí-los. O número total de horas previstas para um projeto é chamado de esforço estimado. As vantagens de priorizar e abordar as tarefas mais difíceis (que consomem mais tempo) no início do dia, deixando os trabalhos mais curtos para o final do dia, quando você tiver mais energia.
#3. Seja razoável
Não há nada de errado em ter metas ambiciosas, mas nunca deixe que o 'perfeito' se torne inimigo do 'bom'. Metas de projeto irrealistas podem desmoralizar sua equipe e fazer com que seu projeto falhe. Certifique-se de definir expectativas realistas e que suas metas sejam alcançáveis em um período de tempo razoável e verifique com suas métricas e sua equipe com frequência para determinar se você precisa revisar.
Como priorizar tarefas Perguntas de entrevista
A maioria das ocupações exige que você administre muitas coisas ao mesmo tempo, e você encontrará prioridades conflitantes. Como resultado, as empresas usam perguntas de entrevistas como “Como você prioriza seu trabalho?” “Conte-me sobre uma ocasião em que você teve prioridades conflitantes no trabalho.” E se você não puder demonstrar à empresa que possui uma estratégia comprovada para gerenciamento de tempo e gerenciamento de tarefas, eles ficarão preocupados. Algumas perguntas comuns e respostas de revisão
#1. Como você define prioridades de trabalho?
Gosto de priorizar meu trabalho mantendo uma planilha Excel dos meus projetos e seus prazos para que eu possa ver tudo de relance. Em seguida, classifico e ajusto a planilha para priorizar meu trabalho com base na importância de um projeto, quanto tempo levará, quão urgente é e se precisarei de informações de outros membros da equipe para concluir o trabalho. Todas as manhãs, repasso esta folha novamente. No meu cargo atual, geralmente recebo de seis a oito projetos.
#2. Como você administra uma situação em que é evidente que o prazo final de um projeto não será cumprido?
Se ficar claro que o prazo estimado não será cumprido, avaliarei as tarefas e consultarei meu gerente para fazer sugestões ou recomendações.
Quais são os 4 níveis de priorização de tarefas?
A Matriz de Decisão de Eisenhower, também conhecida como Matriz Urgente-Importante, divide as tarefas em quatro quadrantes com base em se elas são:
- Importante.
- Urgente.
- Importante e sensível ao tempo.
- Nem.
Como você prioriza tarefas de forma eficaz?
- Faça uma lista de todas as suas tarefas.
- Determine quais trabalhos são realmente críticos (e quais podem ser adiados).
- Mantenha uma programação que represente suas principais prioridades.
- Priorize seus projetos mais intensos e de alto esforço.
- Concentre-se em uma tarefa de cada vez.
Quais são as 3 maneiras de priorizar?
Primeiro Quadrante: Importante + Urgente.
Segundo Quadrante: Importância + Não Urgente
Terceiro Quadrante: Sem importância + Urgente.
Quarto Quadrante: Não Importante + Não Urgente.
Como você prioriza suas tarefas Pergunta da entrevista?
Respondendo à pergunta “Como você prioriza seu trabalho?”
- Descreva como você planeja seu dia.
- Descreva como você alterna entre as prioridades.
- Fale sobre como você estabelece prazos.
- Descreva como você mantém um equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
- Vincule sua resposta aos requisitos do trabalho.
Como você lida com várias tarefas ao mesmo tempo Pergunta da entrevista?
As melhores respostas destacam algumas habilidades técnicas e pessoais tangíveis. Por exemplo, você poderia afirmar que bons multitarefas tornam o agendamento consistente um hábito. Você também pode enfatizar que um multitarefa competente constantemente prioriza as tarefas. Existem inúmeras opções disponíveis para você.
Como você gerencia uma pergunta de entrevista de carga de trabalho pesada?
Ao lidar com uma enorme carga de trabalho, você precisará de uma estratégia para lidar com ela. Você pode dizer algo como: “Todo mundo já teve que lidar com uma carga de trabalho pesada em algum momento de sua carreira”. Dar um passo para trás e observar o problema me permite obter maior percepção e imparcialidade. Anote as atividades que precisam ser concluídas e priorize-as da prioridade mais alta para a mais baixa no início de cada dia de trabalho. “Isso não apenas melhora seu fluxo de trabalho, mas também garante que você conclua as atividades mais críticas do dia.”
Como você prioriza seu trabalho como enfermeira?
O princípio do ABC deve ser aplicado pelos enfermeiros à condição de cada paciente. A priorização começa com a avaliação de riscos imediatos à vida como parte da avaliação inicial e é baseada no pneumônico ABC, com precedência para a via aérea, seguida pela respiração e circulação (Ignatavicius et al., 2018).
Conclusão
Embora possa ser tentador realizar várias tarefas ao mesmo tempo para realizar mais, muitas vezes é preferível se concentrar em uma tarefa de cada vez. Esse método garante que toda a sua atenção esteja focada nessa tarefa, permitindo que você a cumpra com eficiência antes de passar para o próximo item da sua lista. Quando você não está distraído com outras tarefas, pode ter mais chances de produzir um trabalho de alta qualidade. Os empregadores querem saber que você pode priorizar o trabalho dependendo do que é urgente e estabelecer um fluxo de trabalho para manter o foco no que é necessário para qualquer tipo de emprego. Eles querem saber que você interage com seus equipe e gestão como parte de seu processo de priorização. Se você der uma resposta de entrevista semelhante às respostas de exemplo acima, demonstrará aos empregadores que é capaz de ser produtivo em seu local de trabalho e identificar o que é urgente e vital.
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Referências
