Quando você está gerenciando várias iniciativas e não possui um mecanismo para rastrear gastos e recursos, o fracasso do projeto torna-se inevitável. O acompanhamento do projeto, por outro lado, é útil nessa situação. Basicamente, equipes de todos os tamanhos podem se beneficiar do acompanhamento de projetos, gerenciando melhor seus recursos e produzindo resultados que apoiem a expansão de seus negócios. Portanto, neste artigo, explicaremos por que é importante implementar um sistema de rastreamento de projetos em sua empresa e tudo o que você precisa saber.
O que é Acompanhamento de Projetos
Uma técnica de gerenciamento de projetos chamada rastreamento de projeto é usada para monitorar o status do trabalho dentro de um projeto. Ao acompanhar o seu projeto, você pode avaliar o progresso real em relação ao que foi previsto e identificar quaisquer problemas que possam dificultar a conclusão do projeto no prazo e dentro do orçamento.
Os métodos de gerenciamento de projetos e a utilização de ferramentas de rastreamento de projetos são essenciais para o rastreamento de projetos. Uma visão geral das atividades, carga de trabalho e marcos em qualquer estágio do ciclo de vida do projeto é fornecida por um gráfico de Gantt, por exemplo, permitindo que os gerentes monitorem o progresso do projeto. Relatórios de status e outros relatórios de projeto podem coletar informações adicionais que lançam mais luz sobre entregas, riscos e desempenho. A equipe do projeto e as partes interessadas podem receber essas informações para se manterem informados.
Por que o acompanhamento de projetos é importante
Um rastreador de projeto é uma ferramenta que os gerentes podem usar para monitorar o desempenho de sua equipe e alocar recursos. É uma ferramenta crucial para manter os orçamentos e cronogramas dos projetos.
Os templates para rastreadores de projetos podem ser utilizados como fonte única de informações para o desenvolvimento do projeto. A equipe do projeto pode preencher o modelo com informações sobre o desenvolvimento do projeto, que podem ser compartilhadas com o gerente do projeto e outras partes interessadas para mostrar a eles onde o projeto está agora.
No entanto, empregar software de gerenciamento de projetos para rastrear projetos é a escolha mais confiável. Atualizações em tempo real são feitas nas ferramentas online e o software compartilha essas informações. Depois disso, ele pode produzir relatórios com fatos atuais para auxiliar na sua tomada de decisão.
Como acompanhar o desenvolvimento do projeto
Embora acompanhar o desenvolvimento do seu projeto possa parecer uma empreitada difícil, você pode se preparar para o sucesso delineando o procedimento e planejando com antecedência. Você pode executar as seguintes ações imediatamente para voltar aos trilhos:
- Crie marcos e entregas
- Defina metas atingíveis, mensuráveis e realistas.
- Use uma ferramenta de gerenciamento de projetos para monitorar tempo, despesas e tarefas.
- Reuniões regulares de equipe e partes interessadas
- Estabeleça prazos definidos
- Incentive a transparência
Estas recomendações são estruturais e devem ser implementadas para cada projeto. Para fornecer aos gerentes de projeto as especificações necessárias para manter suas equipes dentro do cronograma e orçamento pretendidos, eles podem trabalhar com software de rastreamento de projeto ou um modelo de rastreamento de projeto.
Qual método de acompanhamento de projetos funciona melhor
Existem inúmeras técnicas de rastreamento de projetos, desde gráficos de Gantt até rascunhos de esboços de projetos, como descrevemos anteriormente. Os gerentes de projeto e os membros da equipe podem ver o status de um projeto e as relações entre suas tarefas graças aos gráficos de Gantt. Você pode fazer um gráfico de Gantt no Excel, mas uma plataforma com recursos de rastreamento de projetos fornecerá uma versão mais robusta que mostra alterações e atualizações em tempo real. Falaremos mais sobre isso na próxima seção. Enquanto isso, aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a se orientar no gerenciamento de projetos.
#1. Antes de começar, desenvolva um plano
Uma das principais causas do desafio do acompanhamento do projeto é a propensão a entrar no projeto sem realizar a preparação necessária. Ter planos e metas permite acompanhar o desenvolvimento do projeto.
#2. Procure por bandeiras vermelhas e corrija problemas
Os elementos que podem fazer ou estragar um projeto são indicadores de alerta. Seu projeto falhará se você não notar nenhuma bandeira vermelha. Existem aplicativos de gerenciamento de projetos que podem ajudar a exibir mensagens de advertência. Enquanto isso, pode ser uma boa ideia pedir ajuda se houver várias tarefas inacabadas.
#3. Observar o cronograma de trabalho
Depois que o projeto é planejado, o trabalho pode ser realizado. As entregas de alto nível podem ser divididas em tarefas menores para fornecer às pessoas uma compreensão mais clara do que se espera delas. Isso os ajudará a se conscientizarem do que é um bom trabalho antes mesmo de começarem a trabalhar. Como o projeto está progredindo pode ser verificado através da revisão das tarefas e do plano. Ser proativo com o trabalho dos projetos garante que nada possa escapar pelas lacunas e impedir que o projeto seja concluído.
#4. Marque as tarefas como concluídas apenas quando estiverem
Quando as coisas vão devagar, pode parecer sensato começar a marcar os trabalhos como concluídos, mesmo que estejam apenas parcialmente concluídos. O verdadeiro progresso do projeto se torna mais difícil de rastrear como resultado desses relatórios falsos.
O que você deve procurar em ferramentas de gerenciamento de projetos
Cada ferramenta de gerenciamento de projetos tem um recurso especial a oferecer. No entanto, quando se trata de recursos essenciais, integrações de software, aplicativos móveis e automação de fluxo de trabalho assumem a liderança.
#1. Automação do Fluxo de Trabalho
Um dos principais fatores na eficiência do projeto é a automação do fluxo de trabalho, que evita que sua equipe de projeto tenha que realizar operações repetitivas e demoradas, como mover tarefas pelo pipeline do projeto ou notificar os membros da equipe assim que uma tarefa for concluída.
A automação permite que você crie seus próprios fluxos de trabalho e, em alguns programas (como o Monday.com), você pode começar selecionando modelos prontos ou personalizando totalmente o seu próprio para atender aos requisitos da equipe.
Por exemplo, você pode programar um automatizado para alertar o chefe da equipe assim que um contrato for assinado. Nesse caso, o líder da equipe não precisa perder tempo procurando atualizações de status; em vez disso, eles apenas são notificados quando alguém assina o contrato.
#2. Aplicações Móveis
Uma plataforma que não oferece suporte ao acesso móvel é a antítese da produtividade, que é o objetivo do software de gerenciamento de projetos. Sua equipe ainda pode acessar tarefas e se comunicar dentro do contexto enquanto se desloca de qualquer dispositivo que escolher, embora o Monday.com seja mais do que simplesmente uma ferramenta de gerenciamento de projetos.
A capacidade de acompanhar o andamento do projeto e atribuir tarefas no local é crucial para os gerentes de projeto que lideram equipes distantes. As equipes podem monitorar datas de vencimento e operar projetos de A a Z no Monday.com Work OS, que também permite adaptar qualquer fluxo de trabalho para otimizar qualquer fluxo de trabalho, projeto ou tarefa.
#3. Fusões de software
Você não deve (ou não pode) abrir mão de suas atuais ferramentas favoritas só porque está procurando uma ferramenta consolidada de acompanhamento de projetos. Naturalmente, você desejará que o software de gerenciamento de projetos selecionado funcione bem com o restante de sua pilha de TI. Na verdade, você pode ter todo o trabalho de sua equipe em um só lugar com a integração perfeita do Monday.com com todas as suas ferramentas favoritas.
Software para Rastreamento de Projetos
A maneira mais fácil de acompanhar os projetos é com o software de acompanhamento de projetos, que acompanha todo o trabalho envolvido e ajuda a mantê-lo no prazo. A maioria dos softwares de rastreamento de projetos também pode ser usada para acompanhar seu orçamento e alocação de recursos, além das atividades.
Mesmo antes de um projeto iniciar sua fase de execução, um rastreador de projeto é útil. Ele pode ajudá-lo a gerenciar os recursos necessários para realizar as tarefas durante o planejamento do projeto. O programa realmente entra em jogo quando você está na fase de monitoramento e controle do seu projeto, permitindo que você verifique se o seu progresso real corresponde ao que você esperava naquele ponto.
Qualquer projeto deve ser gerenciado usando um painel de gerenciamento de projetos. Ele fornece um mecanismo para gerenciar as restrições triplas de tempo, dinheiro e escopo. Os gerentes sabem quando as atividades terminam e não consomem mais recursos e custos do que os alocados.
Ferramentas para Acompanhamento de Projetos
As plataformas de software baseadas na Web ou na nuvem, conhecidas como ferramentas de rastreamento de projetos, permitem que equipes e indivíduos agendem projetos, acompanhem seu progresso e promovam um melhor trabalho em equipe. Alguns programas que podem ajudá-lo a acompanhar suas iniciativas são:
- O Monday.com é um Sistema Operacional de Trabalho (Work OS) que auxilia equipes de todos os portes na organização e gestão de qualquer forma de trabalho.
- Microsoft Project: O MS Project foi projetado para projetos em cascata grandes e complicados; no entanto, as metodologias ágeis podem não ser tão adequadas para isso.
- Trello: o quadro do Trello e as ferramentas de criação de listas, que se concentram nos quadros Kanban, auxiliam as equipes na organização dos projetos.
- O Evernote é uma ferramenta de anotações bem conhecida que permite aos usuários salvar e organizar anotações baseadas na web e outros conteúdos.
- Jira: Muitos desenvolvedores preferem o Jira como seu software preferido. O programa é particularmente conhecido por organizar o desenvolvimento de código e monitoramento de problemas.
Quais vantagens as ferramentas de rastreamento de projetos oferecem
Ao usar a ferramenta apropriada, os gerentes de projeto podem garantir que o fluxo de trabalho de suas equipes seja aprimorado, mantendo os projetos dentro do cronograma e do orçamento.
O que mais eles fazem?
- Facilitar o planejamento do projeto. As plataformas mais completas fornecem compartilhamento de documentos na plataforma, gráficos de Gantt, visualizações Kanban e outros procedimentos ágeis.
- Para planejar projetos com eficiência, você precisará de uma ferramenta que permita dividir tarefas entre os membros da equipe e marcá-los na plataforma para que todos saibam o que deve ser feito.
- Controlar o tempo: uma ferramenta de gerenciamento de projetos também oferece uma maneira de controlar o tempo gasto em cada tarefa e o progresso realizado.
- Verifique o status das tarefas do projeto – os status são um método rápido e simples para ver onde a equipe está. Alguns dos softwares mais acessíveis usam rótulos atraentes e editáveis para que qualquer pessoa possa ver rapidamente o progresso do projeto, tarefa e subtarefa.
- Definir os cronogramas do projeto é crucial para garantir que todos estejam na mesma página, se você deseja uma representação visual dos cronogramas de todos os seus projetos ou precisa saber quanto tempo você e sua equipe têm para concluir uma tarefa ou projeto.
Rastreamento de Projeto Gratuito
Todos gerenciam tarefas de uma maneira única. Algumas pessoas preferem gerenciar suas responsabilidades usando suas caixas de entrada. Algumas pessoas até gostam da técnica ultrapassada de papel e caneta, enquanto outras preferem ver seu trabalho em um quadro Kanban ou em uma exibição de calendário.
As 8 principais ferramentas gratuitas para gerenciamento de projetos
- Trello para gerenciamento de projetos com recursos visuais
- Asana para times
- Para exibições de tarefas personalizadas, use Clique para cima
- Para funcionalidade semelhante a planilhas, use Wrike
- Jira para desenvolvedores;
- ActiveCollab para contratados independentes e equipes de pequenas agências;
- Airtable para criar uma ferramenta de gerenciamento de projetos sob medida;
- Goodday para várias técnicas de gerenciamento de projetos.
Aplicativo de acompanhamento de projetos
Abaixo estão algumas listas de aplicativos de rastreamento de projetos que podem ajudar o seu negócio:
# 1. Trello
Pequenas empresas que desejam ir além da planilha típica devem considerar o Trello. Devido à riqueza de recursos disponíveis em seu plano gratuito, também é uma ótima opção para uso pessoal. O Trello não vai decepcioná-lo se você precisar de um software de gerenciamento de projetos plug-and-play com excelente segurança e um aplicativo móvel.
#2. asana
Essa é uma boa opção se você gosta do Trello (que discutiremos abaixo), mas precisa de uma funcionalidade mais rica em recursos. Asana é uma ferramenta abrangente de gerenciamento de projetos que permite acompanhar cada membro da equipe e as tarefas nas quais eles estão trabalhando. Você pode se manter atualizado com as tarefas, notas, áreas de trabalho e tags do pipeline do projeto graças às atualizações em tempo real da plataforma.
Você pode definir permissões para cada membro da equipe na Asana, e os membros da equipe podem compartilhar papéis do projeto lá, em vez de enviar vários e-mails.
#3. segunda-feira.com
Mais de 200 modelos visuais estão disponíveis no Monday.com para ajudá-lo a começar. Para criar um fluxo de trabalho exclusivo, você pode arrastar e soltar mais de 30 tipos diferentes de colunas. E também, para minimizar o trabalho pesado e aumentar a eficiência, você pode automatizar os processos de rotina.
Para simplificar operações complicadas, você pode vincular quadros, adicionar arquivos a projetos e se comunicar com os membros da equipe. A exibição da carga de trabalho permite que os gerentes vejam no que cada membro da equipe está trabalhando sem realizar reuniões inúteis.
# 4. Campo de base
A maior plataforma para colaboração em equipe, gerenciamento de projetos e compartilhamento de arquivos é o Basecamp. A plataforma possui integrações fortes, o que pode ajudá-lo a usar menos software para administrar sua organização. A adoção do Basecamp de preços fixos (em vez de cobrança por usuário) o diferencia de seus rivais.
# 5. Folha inteligente
As ferramentas de colaboração baseadas na Web estão disponíveis no Smartsheet para ajudá-lo a simplificar suas iniciativas. Comparado ao rival Wrike, ele fornece integração mais rápida. Ferramentas para gerenciamento e automação de recursos auxiliam no balanceamento de alocações e evitam gargalos.
O que é Rastreamento e Monitoramento de Projetos?
O acompanhamento do projeto começa com o planejamento desde o início e continua até que o projeto seja concluído. Após o desenvolvimento do projeto, identifique problemas potenciais com antecedência e corrija-os.
Por que o acompanhamento de projetos é importante?
Você pode agilizar as operações com o rastreamento de projetos, acompanhando quais tarefas vêm primeiro. ajudando você a escolher um sobre o outro. Além disso, isso permite cumprir prazos, identificar obstáculos e removê-los e minimizar riscos. Levar a equipe e o projeto adiante com sucesso geral.
O que você usa para acompanhar os projetos?
Um dos métodos mais comuns para acompanhar o desenvolvimento do seu projeto é o gráfico de Gantt. Ele fornece aos membros da equipe uma imagem visual em tempo real do progresso do gerenciamento de projetos. Além disso, os gráficos de Gantt simplificam a identificação de como as tarefas estão relacionadas.
Quem é responsável pelo acompanhamento do projeto?
O planejamento do projeto estabelece as bases para o rastreamento eficiente do gerenciamento de projetos e relatórios de status. O gerente de projeto e os executivos estabelecem entregas definidas e pontos de verificação para medir o progresso neste momento. Os líderes de equipe devem supervisionar o acompanhamento do projeto para o bem de todo o grupo.
O que o software de rastreamento de projetos faz?
Um rastreador de projeto é uma ferramenta que os gerentes podem usar para monitorar o desempenho de sua equipe e alocar recursos. É uma ferramenta crucial para manter os orçamentos e cronogramas dos projetos. Os templates para rastreadores de projetos podem ser utilizados como fonte única de informações para o desenvolvimento do projeto.
Conclusão
O acompanhamento do projeto começa com o planejamento desde o início e continua até que o projeto seja concluído. Monitorar o desempenho do projeto regularmente para detectar desvios do plano de gerenciamento do projeto pode ajudá-lo a garantir que seus projetos estejam dentro do cronograma.
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Referências
