As empresas podem acompanhar os salários dos funcionários usando uma entrada de diário de folha de pagamento. Você pode certificar-se de que sua folha de pagamento seja a mais precisa possível se souber como criar um lançamento contábil da folha de pagamento corretamente. Neste artigo, não falaremos apenas sobre o lançamento contábil da folha de pagamento no Quickbooks, o que é e seus exemplos, mas também do que se trata o lançamento contábil da folha de pagamento acumulada.
Lançamento de folha de pagamento
O salário ou outra remuneração que os empregadores dão aos seus funcionários é documentado em um lançamento contábil da folha de pagamento. Os lançamentos da folha de pagamento são usados por um contador para registrar essas transações no razão geral da empresa e para rastrear os custos da folha de pagamento. Uma empresa pode tomar esta ação para garantir que suas demonstrações financeiras estejam livres de erros. Débitos e créditos são incluídos em cada lançamento contábil manual e devem equilibrar-se entre si.
Como preparar uma entrada de diário de folha de pagamento
As cinco etapas para preparar os lançamentos da folha de pagamento são as seguintes:
#1. Estabeleça contas de folha de pagamento
Crie suas contas de folha de pagamento primeiro. Estes podem ser incluídos em seu plano de contas, uma lista de todas as suas contas financeiras organizadas. Suas contas de folha de pagamento contêm listas de passivos e despesas para rastrear e gerenciar seus pagamentos e transferências.
Ter uma conta separada para folha de pagamento é vantajoso. Dependendo do seu empregador, você pode ter mais contas de folha de pagamento. As contas de folha de pagamento típicas que você pode ter incluem:
- Salários a pagar
- Despesa de férias
- Imposto de renda federal a pagar
- Imposto de renda estadual a pagar
- Custo total do trabalho
#2. Determinar os valores de impostos e deduções
Agora você pode calcular seus impostos e deduções para determinar quanto deve ser deduzido dos salários dos funcionários. Todos os funcionários devem preencher documentos fiscais como W-4 e I-9 para fazer isso. Esses documentos detalham o valor que deve ser retido de cada período de pagamento.
#3. Exiba seus custos de folha de pagamento
O próximo passo é reunir e inserir quaisquer despesas de folha de pagamento que sua empresa tenha em seus registros contábeis. As despesas com folha de pagamento podem incluir qualquer pagamento feito por sua empresa durante um período contábil, como salários, vencimentos ou benefícios. Você deve aumentar sua conta de despesas porque os custos da folha de pagamento são pagos. Seus débitos devem aumentar em conjunto com suas despesas. o que indica que você também pode debitar suas contas da folha de pagamento.
#4. Publique suas obrigações
Você pode publicar suas contas a pagar depois de registrar suas despesas de folha de pagamento. Passivos são algo que você deve, mas ainda não pagou, como dívidas. Seu crédito deve aumentar de acordo com seus passivos crescentes.
#5. Revise e atualize seus registros
Depois de inserir todas as suas despesas e contas a pagar, verifique novamente seus registros para garantir que nada esteja faltando e que tudo esteja correto. Ao comparar suas entradas com os valores em seus relatórios de folha de pagamento, você pode identificar quaisquer erros e corrigi-los. Verifique se seus débitos e créditos são equivalentes ao longo desta fase. Percorra seus registros contábeis para localizar e corrigir quaisquer erros se estiverem desequilibrados.
Tipos de uma entrada de diário de folha de pagamento
As três principais categorias de lançamentos contábeis são as seguintes:
- Gravações iniciais – Os principais lançamentos na contabilidade da folha de pagamento são registros iniciais. Eles são as primeiras entradas em um livro-razão que mostram uma transação e incluem os salários brutos de um funcionário, bem como quaisquer deduções feitas desses salários.
- Salários acumulados – que ainda não tenham sido pagos pelo empregador ao empregado. Quando a empresa paga os salários, um contador os registra na conclusão do período contábil e atualiza os lançamentos contábeis para refletir o pagamento.
- Pagamentos manuais – pagamentos feitos manualmente pelo empregador, como cheques ou dinheiro. Isso normalmente acontece quando uma empresa precisa alterar o salário de um trabalhador ou quando um trabalhador é demitido.
Dicas para a entrada no diário da folha de pagamento
Aqui estão algumas dicas para inserir lançamentos de folha de pagamento:
- Software de contabilidade aplicável: Embora você possa publicar manualmente suas entradas de folha de pagamento, o software de contabilidade pode ser vantajoso para comprar. Devido à natureza digital da contabilidade da folha de pagamento, o software de contabilidade pode ajudar a simplificá-la armazenando, organizando e rastreando seus dados, além de realizar cálculos para você.
- Crie uma planilha: Mesmo que você gerencie seus lançamentos de folha de pagamento usando um software de computador, pense em manter uma planilha separada para eles. Você pode usar isso para manter todas as suas entradas em um só lugar e para consultar se detectar um erro em sua contabilidade.
- Publique seus formulários fiscais: Para os formulários fiscais de seus funcionários, você pode considerar um método de organização. Como seus formulários de imposto são necessários para criar lançamentos de folha de pagamento, é vantajoso organizá-los para que você possa localizar rapidamente um formulário de imposto específico quando precisar determinar as deduções da folha de pagamento de um empregado.
Exemplos de Lançamentos Diários de Folha de Pagamento
Nesta parte do guia de folha de pagamento de contabilidade para pequenas empresas, usaremos uma corporação hipotética para ilustrar exemplos de lançamentos contábeis de folha de pagamento para registrar salários brutos, retenção de folha de pagamento e custos de folha de pagamento associados.
As transações de folha de pagamento podem ser usadas em um sistema de contabilidade manual e em um software de contabilidade como o QuickBooks, pois são lançadas no razão geral. (Para enviar uma entrada de folha de pagamento no QuickBooks, basta clicar em "Empresa" e selecionar "Fazer entradas de diário gerais").
#1 - Salário, folha de pagamento e lançamento no diário de seguros
Data
Nomes de conta
Débito
crédito
3/1
Despesa salarial
720.00
Impostos FICA a Pagar (7.65% x 720)
55.08
Imposto de Renda Federal a Pagar
58.00
Imposto de Renda Estadual a Pagar
21.00
Seguro de saúde a pagar
50.00
Salários a pagar
535.92
A entrada a seguir seria feita após a ABC Company emitir o cheque da folha de pagamento de Mary para o período contábil mais recente, a fim de diminuir (debitar) o saldo da conta Salário a pagar e da conta de imposto da folha de pagamento e diminuir (crédito) o dinheiro. (Em programas de contabilidade como o QuickBooks, você creditará a conta bancária que serve como fonte de pagamento do seu funcionário.)
#2. Salário a pagar para lançamento de folha de pagamento
3/1
Salário a pagar
535.92
dinheiro
535.92
As despesas de responsabilidade da folha de pagamento incorridas pela ABC Company devem ser relatadas além do pagamento bruto e da retenção nos lançamentos anteriores da folha de pagamento.
O total desses custos inclui a participação da Empresa ABC no FICA de Mary, bem como os custos esperados do seguro de compensação do trabalhador, imposto de desemprego e a participação da Empresa ABC no seguro de saúde de Mary.
#3. Lançamento de folha de pagamento Impostos sobre a folha de pagamento
3/1
Despesa ABC CO FICA
55.08
Despesas com Imposto de Desemprego
3.00
Despesa de seguro de acidentes de trabalho
20.00
Despesa de seguro de saúde
50.00
ABC Co FICA a pagar
55.08
Imposto de desemprego a pagar
3.00
Seguro Comp de Trabalhadores a Pagar
20.00
Seguro de saúde a pagar
50.00
Você simplesmente debitaria as contas a pagar que está pagando e creditaria em dinheiro quando chegar a hora de pagar a folha de pagamento devida, como FICA e Imposto de Renda Federal a Pagar.
Espero que os exemplos anteriores de entrada no diário da folha de pagamento tenham sido claros.
Lançamento no Diário da Folha de Pagamento Acumulada
Todas as formas de remuneração acumulada devidas a empregados que ainda não foram pagas a eles são incluídas no lançamento contábil da folha de pagamento acumulada. O regime de competência da contabilidade utiliza a ideia de folha de pagamento, que é responsabilidade do empregador, pois contém os compromissos financeiros que uma organização tem com seus funcionários, tais como:
- Salários
- Salário
- Comissões
- Bônus
- Impostos sobre os salários
- Folga não remunerada
- Contribuições
- Deduções
Independentemente de as empresas terem feito algum pagamento em dinheiro sobre quaisquer salários e vencimentos devidos, os lançamentos contábeis da folha de pagamento acumulados são registrados como despesas operacionais na demonstração de resultados no período em que são incorridos.
Entrada de diário de folha de pagamento em Quickbooks
Um exemplo de como registrar corretamente salários, despesas fiscais do empregador, cheques líquidos e outras transações conectadas a folhas de pagamento que são geradas fora do programa de folha de pagamento QuickBooks, carregando sua entrada de diário de folha de pagamento no QuickBooks
- Uma entrada de diário geral é a técnica mais comum para observar entradas de diário de folha de pagamento no QuickBooks. Para tornar esse processo mais eficiente, crie uma “Transação Memorizada” primeiro no QuickBooks. Este artigo irá orientá-lo no processo de fazer uma transação simples memorizada na folha de pagamento.
Em seguida, use a transação memorizada que você acabou de fazer seguindo este guia passo a passo para inserir uma folha de pagamento.
- Documento de importação personalizado
Receber um Relatório Contábil personalizado é uma opção disponível para todos os clientes de folha de pagamento.
O arquivo IIF é diretamente espelhado ou combinado com seu plano de contas. A importação direta deste arquivo exclusivo para o QuickBooks é possível. Por favor, envie ao seu gerente de conta uma amostra de lançamento no diário e/ou uma cópia de seu plano de contas para que as coisas funcionem.
Que tipo de diário é um diário de folha de pagamento?
O diário geral é um tipo de diário que inclui um diário de folha de pagamento, categorizado na conta de folha de pagamento.
Como faço para registrar as deduções da folha de pagamento dos funcionários?
Quaisquer deduções da folha de pagamento do funcionário serão registradas no lançamento contábil:
- Débito “Despesa com Salários”. Para a soma total que a empresa deve pagar pelo período de pagamento.
- Crédito “Folha Líquida a Pagar” bem como quaisquer deduções necessárias. O número total de créditos é adicionado após a inclusão da lista completa de débitos.
Leia também: Empregador registrado: significado, serviços, benefícios e diferenças
O que está incluído no Diário da Folha de Pagamento?
Coisas incluídas em um diário de folha de pagamento:
- Remuneração do empregado.
- Benefícios do empregador.
- Empregue impostos.
- Impostos sobre os salários.
- Deduções de funcionários.
- Quaisquer outras deduções.
Que tipo de despesa é a folha de pagamento?
Despesa de folha de pagamento é o custo de pagar os salários dos funcionários em troca dos serviços que prestam a uma empresa,
Conclusão
Embora aprender a escrever lançamentos de folha de pagamento valha a pena, se você tiver mais de cinco funcionários, a análise de custo-benefício começa a mudar. Um bom software de folha de pagamento permitirá que você se concentre em outras tarefas enquanto lida com o trabalho pesado de escrever uma entrada no diário da folha de pagamento.
Um aspecto crucial da contabilidade empresarial é a parte de entrada de diário de folha de pagamento. A utilização de um software de folha de pagamento de alto nível facilitará muito o procedimento. O sistema calculará seu salário bruto e obrigações fiscais automaticamente. Em seu nome, ele criará uma entrada de diário de folha de pagamento que você pode enviar no momento do imposto.
Para entender melhor como funciona o lançamento contábil da folha de pagamento, você pode revisar os exemplos novamente.
Perguntas frequentes sobre lançamentos no diário de folha de pagamento
O que é o Diário da Folha de Pagamento?
Um diário de folha de pagamento é um tipo específico de diário contábil que inclui dados sobre a parte de recursos humanos da empresa.
Folha de pagamento é débito ou crédito?
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