O gerenciamento da folha de pagamento é uma função essencial para qualquer empresa, não importa quão grande ou pequena. A remuneração precisa e oportuna dos funcionários é fundamental para manter um local de trabalho produtivo, e um sistema de folha de pagamento bem gerenciado pode ajudar as pequenas empresas a cumprir essa obrigação e evitar multas potencialmente severas do Internal Revenue Service e de estados individuais. A complexidade e a importância do processamento da folha de pagamento levam muitas empresas a contratar assistência externa. No entanto, para configurar um sistema confiável, você deve primeiro escolher quais aspectos do processamento da folha de pagamento você tratará internamente e quais serão terceirizados. Em seguida, você pode manter o controle sobre a folha de pagamento mantendo os registros atualizados e rastreando as horas dos funcionários para que o processamento da folha de pagamento seja simples e preciso. Nesta peça, explicaremos como gerenciar a folha de pagamento para pequenas empresas, além de destacar como funciona com Intuit e Quickbooks.
O que significa gerenciar folha de pagamento?
O termo "gerenciar folha de pagamento" refere-se ao processo administrativo de rastreamento e relatório de dados financeiros pertencentes aos funcionários de uma organização, incluindo suas horas de trabalho, seus salários e quaisquer impostos retidos na fonte aplicáveis.
No entanto, o gerenciamento da folha de pagamento pode ser difícil e arriscado devido à natureza confidencial dos dados dos funcionários, à complexidade dos cálculos de impostos e ao potencial de depósitos diretos nas contas bancárias dos funcionários. Portanto, a conformidade legal exige que você saiba como gerenciar adequadamente a folha de pagamento.
O que é o processo de folha de pagamento em RH?
Se você é responsável por recursos humanos ou folha de pagamento, sabe como é importante garantir que os funcionários sejam pagos no prazo e com precisão. Um deslize é o suficiente para prejudicar a credibilidade de uma organização e perder a fé de seu pessoal. Portanto, lidar com a folha de pagamento corretamente é uma responsabilidade importante.
O termo “processamento da folha de pagamento” refere-se ao processo de desembolso de dinheiro aos trabalhadores, levando em consideração sua classificação, salário e também quaisquer deduções aplicáveis. Além disso, envolve o pagamento e declaração de impostos trabalhistas ao HMRC.
No entanto, o envolvimento do RH no processamento da folha de pagamento varia de acordo com o sistema e a organização. Se uma organização usa um serviço de folha de pagamento, o RH pode não ter que se preocupar muito, ao passo que, se usar um software de folha de pagamento, o RH pode se encarregar dos contracheques de todos.
Independentemente disso, isso deve ser feito em tempo hábil, de acordo com os requisitos aplicáveis e o cronograma de pagamento da organização.
Devido a seus inúmeros fatores variáveis, incluindo escalas salariais, classificações de funcionários, promoções e rescisões, o processamento da folha de pagamento pode ser difícil de lidar.
Portanto, para evitar o erro mais eficaz, é crucial ter pontos de verificação nos estágios cruciais do processamento da folha de pagamento.
Quais são os fundamentos da folha de pagamento?
Folha de pagamento é a compensação que uma empresa deve a seus trabalhadores por um período de tempo específico e em um dia específico. O procedimento básico de folha de pagamento pode envolver;
- Acompanhar as horas trabalhadas pelos funcionários
- Calcular salários e vencimentos, e
- Desembolso de fundos via cheque ou depósito direto.
Quais são os tipos de folha de pagamento?
Existem basicamente quatro tipos de cronograma de folha de pagamento, cada um com suas próprias vantagens e desvantagens, que ajudam a identificar qual estratégia é mais adequada para uma determinada empresa.
Eles são;
- Semanal
- Quinzenal
- Semi-mensal
- Mensal
Gerenciar folha de pagamento para pequenas empresas
O processamento da folha de pagamento geralmente é uma das tarefas de negócios mais desafiadoras, cansativas e demoradas para proprietários de pequenas empresas. Por outro lado, é também um dos mais importantes. Questões de folha de pagamento podem deprimir o moral dos funcionários, desperdiçar recursos vitais da empresa e derrubar até mesmo as empresas mais prósperas.
Portanto, é essencial que as pequenas empresas gerenciem efetivamente sua folha de pagamento em tempo hábil. E um que esteja em conformidade com os requisitos aplicáveis e o cronograma de pagamento da organização.
Existem várias maneiras pelas quais as pequenas empresas podem gerenciar a folha de pagamento. Independentemente disso, todo o procedimento inclui coletar informações pessoais e inseri-las com precisão em um arquivo ou documento. Cada cheque de pagamento precisará ser preparado para cada período de pagamento, sendo obrigatórios cálculos precisos de impostos. Certificar-se de que sua equipe e as agências governamentais relevantes recebam seus pagamentos em dia e com precisão é o fim do processo. Aqui estão as três maneiras de lidar ou gerenciar a folha de pagamento.
#1. Processamento manual
Aqui, para imprimir cheques ou enviar depósitos diretos, você mesmo precisará concluir toda a matemática e processamento da folha de pagamento. Além disso, você terá que descobrir uma estratégia para acompanhar os registros e pagamentos da folha de pagamento por conta própria.
#2. Software de folha de pagamento
Com a ajuda de um dos inúmeros softwares de folha de pagamento disponíveis, você pode simplificar o processamento da folha de pagamento. Isso pode ajudá-lo a economizar dinheiro, reduzir sua carga de trabalho administrativa e pagar seus funcionários e autoridades fiscais em dia.
#3. Serviço terceirizado de folha de pagamento
Finalmente, você pode ter um serviço de folha de pagamento cuidando de tudo em seu nome. O provedor cuidará de tudo relacionado ao gerenciamento do banco de dados de funcionários do seu software e ao processamento da folha de pagamento no prazo. Os preços começam em US$ 40/mês e sobem a partir daí, com despesas adicionais por trabalhador. Devido à natureza individual de suas necessidades, muitas empresas insistem que você primeiro entre em contato com elas antes que possam fornecer uma estimativa de seus serviços.
Notificar seu serviço de folha de pagamento sobre novos funcionários e garantir que os fundos necessários estejam disponíveis em sua conta bancária é tudo o que é necessário para lidar com sua folha de pagamento dessa maneira. É o método menos trabalhoso, liberando você para se concentrar em outros aspectos da administração ou expansão de sua empresa.
Como gerenciar a folha de pagamento para pequenas empresas
Se você está procurando maneiras de gerenciar seus processos de folha de pagamento, aqui estão algumas dicas sobre como as pequenas empresas podem gerenciar sua folha de pagamento!
#1. Solicitar um Número de Identificação do Empregador
É necessário obter um EIN antes de começar a pagar funcionários (EIN). Seu EIN serve como um identificador exclusivo para sua empresa da mesma forma que seu SSN serve para você como indivíduo.
Um EIN é exigido por muitas autoridades antes que o proprietário de uma empresa possa fazer coisas como solicitar uma licença, registrar impostos sobre a folha de pagamento ou até mesmo abrir uma conta bancária. A localização da sede da sua empresa determinará se você precisa ou não de um número de identificação do empregador (EIN) estadual, além do EIN federal.
#2. Definir status de salário e frequência de pagamento
Como proprietário de uma empresa, você tem várias opções importantes, incluindo a frequência com que paga os funcionários e o tipo de salário que eles recebem. Vamos aprofundar um pouco mais nisso;
A frequência de pagamento, às vezes chamada de cronograma de pagamento, refere-se ao tempo e à regularidade dos pagamentos dos funcionários. Certifique-se de que você não está ficando aquém do salário mínimo em sua localidade, verificando as leis federais e estaduais. Semanalmente, quinzenalmente e mensalmente são geralmente os vários exemplos de períodos de pagamento. O que quer que você decida, no entanto, o que mais importa é ser consistente e fazer pagamentos em dia.
O status do salário, por outro lado, envolve a determinação do valor do salário do funcionário. Tanto as taxas horárias (para trabalhadores não isentos) quanto os acordos salariais são opções viáveis (para funcionários isentos). O status de remuneração adequado é fortemente influenciado pelo trabalho do funcionário e pelas necessidades específicas de sua pequena empresa.
#3. Aprenda e siga as leis relativas a salários
Em qualquer caso, você deve garantir que sua organização obedeça a todos os regulamentos locais e nacionais aplicáveis. Isso exige que você (ou alguém em sua empresa) esteja familiarizado com suas responsabilidades monetárias e legais como empregador.
Além disso, pague o valor apropriado de impostos federais, estaduais e locais, bem como imposto de renda para cada trabalhador. Isso inclui FICA (Segurança Social e Medicare) e outros impostos relacionados ao emprego. Você deve verificar seu sistema de folha de pagamento para garantir o pagamento pontual e adequado de todos os funcionários. Além disso, certifique-se de que seus depósitos de impostos sobre a folha de pagamento sejam feitos de forma consistente e de acordo com suas obrigações fiscais.
#4. Estabeleça um procedimento de folha de pagamento
Um sistema de folha de pagamento geralmente envolve qualquer programa que facilite o processo de cálculo e gerenciamento de pagamento de funcionários. Muitas vezes existem três possibilidades:
- manual
- Terceirizado
- Software
Independentemente do que você decidir, é crucial pensar cuidadosamente sobre uma série de questões antes de escolher um sistema de folha de pagamento para sua empresa. Portanto, tenha sempre em mente o seguinte:
- Orçamento
- Número de empregados
- Confiança. Você tem certeza de que pode gerenciar a folha de pagamento com precisão?
#5. Descrever e estabelecer seus procedimentos e políticas de folha de pagamento
Padronizar seus procedimentos de folha de pagamento é essencial antes de processar sua primeira folha de pagamento. Isso garante que todas as partes envolvidas no processo de folha de pagamento, desde a alta gerência até os recursos humanos e os funcionários, estejam na mesma página com relação ao período da folha de pagamento, valores esperados do contracheque, folga remunerada e outros benefícios.
#6. Acompanhe o tempo com um programa de software dedicado
Se você paga sua equipe por hora, um sistema de cronometragem é essencial para monitorar sua eficiência e determinar sua remuneração. É crucial projetar um sistema de monitoramento de tempo fácil de usar que também seja difícil de manipular. Existem várias opções para lidar com planilhas de ponto, incluindo plataformas integradas que podem sincronizar com seu software de folha de pagamento para obter os dados mais precisos possíveis.
#7. Monitorando seu fluxo de caixa
Ficar sem dinheiro antes de poder pagar o pessoal é o pior pesadelo de todo empresário. Revisar seu fluxo de caixa ajudará você a descobrir por que você sempre parece estar com falta de dinheiro na folha de pagamento.
Não ter dinheiro suficiente para pagar seus funcionários geralmente tem sido o pior pesadelo de todo empresário. Se você achar que está cronicamente com pouco tempo na folha de pagamento, analisar seu fluxo de caixa pode revelar a causa subjacente. Problemas de folha de pagamento, como excesso de pessoal ou pagamento em excesso, podem ser detectados pelo monitoramento cuidadoso do fluxo de caixa. Além disso, antes de recorrer a medidas drásticas, como retenção de salários ou redução de pessoal, é melhor tentar atrasar o pagamento de um fornecedor ou cobrar pagamentos pendentes de clientes durante períodos de dificuldades financeiras.
#8. Contrate um Coordenador ou Gerente de Folha de Pagamento
Não é de admirar que muitas empresas escolham a opção mais fácil e confiável. Contratar um gestor de folha de pagamento profissional, dada a complexidade da folha de pagamento, especialmente para empresas de médio a grande porte.
Por que não contratar alguém que seja mais eficiente e habilidoso no processamento da folha de pagamento para que você possa dedicar mais tempo ao crescimento do seu negócio? Se você precisar de ajuda com a folha de pagamento, mas não tiver fundos para um funcionário em tempo integral, procure trabalhadores contratados ou dê o emprego a um funcionário existente que provou ser confiável e capaz.
#9. Mantenha a folha de pagamento segura e os registros dos funcionários
Existem regulamentos em nível federal e estadual que determinam por quanto tempo os dados da folha de pagamento devem ser mantidos e onde mantê-los no caso de as autoridades exigirem acesso a eles. Deve-se manter, por exemplo, cartões de ponto por um período mínimo de dois anos. Enquanto os registros da folha de pagamento relativos ao dinheiro pago aos funcionários devem ser mantidos por um período mínimo de três anos. Também existem regulamentos em vigor sobre a disposição final dos documentos da folha de pagamento.
Quais são as 4 partes da folha de pagamento?
Salários, salários, horas extras, pagamento de férias, feriados pagos, gorjetas, bônus, reembolsos de mensalidades e comissões fazem parte da folha de pagamento. Ao processar a folha de pagamento, as empresas devem determinar e relatar os ganhos brutos e líquidos de cada funcionário (após a dedução de retenções de impostos e contribuições de benefícios)
Quais são as 5 etapas da folha de pagamento?
As etapas de processamento da folha de pagamento incluem;
- Decidir sobre um número de identificação do empregador.
- Coleta de dados fiscais pertinentes aos funcionários
- Escolhendo uma tabela de pagamento
- Estimando o salário bruto
- Determinando as deduções para cada funcionário
- Determinar seu salário líquido e, em seguida, pagar sua equipe.
O que um gerente de folha de pagamento deve fazer?
O Gerente de Folha de Pagamento é responsável por supervisionar todos os aspectos do sistema de folha de pagamento da empresa para garantir que todos os funcionários sejam pagos no prazo, corretamente e de acordo com todas as leis e regulamentos aplicáveis.
O RH gerencia a folha de pagamento?
A folha de pagamento pode estar sob a alçada de recursos humanos (RH) e finanças (Finanças) ou pode ser sua própria unidade independente, reportando-se diretamente ao diretor executivo (CEO).
Gerenciar Livros Rápidos de Folha de Pagamento
Se você é um usuário do QuickBooks Online e está procurando um software para gerenciar sua folha de pagamento, o QuickBooks Payroll é uma opção fantástica. Destina-se a empresas com até 50 trabalhadores ou contratados, mas pode conter até 150. O programa pode processar instantaneamente a folha de pagamento e fornecer depósitos diretos naquele exato dia ou no dia útil seguinte. Ele também interage perfeitamente com o QuickBooks Online. Os três planos disponíveis permitem que as organizações alternem facilmente entre os níveis à medida que suas necessidades mudam e se expandem. Além disso, oferece a opção de adicionar poupança para aposentadoria e seguro de saúde à sua assinatura.
No entanto, se você usar um programa de contabilidade diferente do QuickBooks Online ou se sua força de trabalho abranger mais de um estado, convém investigar opções alternativas. Além disso, saiba que o único software de contabilidade que funciona com o QuickBooks Payroll é o QuickBooks Online. Além disso, se você estiver gerenciando funcionários em mais do que apenas um estado, talvez precise pagar taxas mensais adicionais de declaração de impostos.
Como você gerencia a folha de pagamento com QuickBooks?
QuickBooks Payroll é uma solução de folha de pagamento baseada em nuvem que permite que empresas (pequenas ou grandes) paguem funcionários, gerenciem benefícios de funcionários e também arquivem impostos sobre folha de pagamento em um único local. Ao calcular, enviar e pagar automaticamente os impostos federais e estaduais sobre a folha de pagamento, o software economiza tempo.
Você pode automatizar o processamento da folha de pagamento para os trabalhadores depois de configurar tudo. Com o Quickbooks online, você pode gerenciar a folha de pagamento automaticamente. No entanto, se preferir, pode processá-lo manualmente, no computador ou na aplicação móvel.
Conclusão
Para garantir que seus funcionários sejam pagos com precisão e pontualidade e que sua empresa esteja em conformidade com todos os requisitos fiscais e trabalhistas, os empregadores devem gerenciar a folha de pagamento.
Qualquer empresa precisa de processamento e gerenciamento de folha de pagamento. Quando você gerencia o sistema de folha de pagamento de forma eficaz, ele pode ajudar as pequenas empresas, por exemplo, a manter um local de trabalho produtivo e evitar o IRS e multas estaduais. Muitas organizações terceirizam o processamento da folha de pagamento devido à sua complexidade. Para criar um sistema confiável, você deve primeiro decidir quais tarefas de processamento de folha de pagamento terceirizar e quais gerenciar internamente.
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Referência
