Se você tem uma pilha de faturas e extratos se acumulando em casa, pode não ter certeza do que deve ser guardado e do que pode ser destruído. Normalmente, você precisa ter acesso a extratos bancários por no mínimo três anos. Em certas circunstâncias, você pode precisar deles por até sete anos. Leia este artigo para obter mais informações sobre quanto tempo você deve manter extratos bancários e cheques cancelados, após a morte e para fins fiscais.
Por quanto tempo você deve manter extratos bancários
Guarde seus extratos bancários mensais por pelo menos um ano se você não tiver optado por parar de recebê-los pelo correio. Se você só tem acesso à sua conta online, verifique os depósitos e saques mensais para ter certeza de que estão corretos. Você também pode inserir suas receitas e despesas em uma planilha ou ferramenta de contabilidade se for bom em entrada de dados.
Tudo o que documenta uma dedução fiscal deve ser retido por pelo menos três anos após o ano inicial, após o qual é seguro rasgar e descartar o papel. Embora retenha o potencial para fazê-lo, o IRS afirma que raramente vai além das auditorias.
Se você tiver uma conta online, poderá arquivar os documentos nela ou obter uma cópia diretamente do banco ou instituição financeira.
Quando você deve manter extratos bancários por mais tempo?
Devido à quantidade de tempo que a agência tem para auditar você, o IRS pode aconselhá-lo a preservar registros por mais de três anos em circunstâncias específicas.
- Se você pagar o imposto sobre o emprego, deverá manter os registros por quatro anos após o dia em que o imposto é devido ou quando você o paga, o que ocorrer primeiro.
- O IRS pode auditá-lo a qualquer momento por um período de seis anos se a renda não for divulgada e representar mais de 25% de sua renda bruta, ou se o IRS tiver motivos para suspeitar que esse seja o caso.
- Você deve preservar seus registros por sete anos se declarar uma perda de capital resultante de empréstimos ruins ou títulos sem valor.
Você provavelmente não precisará se preocupar em preservar extratos bancários por mais de três anos se seus impostos forem diretos e você os tiver preenchido corretamente. No entanto, é uma boa ideia garantir que você possa acessar suas contas sete se tiver finanças mais complicadas, incluindo investimentos.
Quanto tempo para manter extratos bancários após a morte
É muito importante saber por quanto tempo manter extratos bancários após a morte. Há muitas coisas para fazer depois que um ente querido morre. Como você acompanha tudo, desde o planejamento de um funeral até o luto pela perda? pode haver especialistas que podem aconselhá-lo e apoiá-lo enquanto você planeja, se escolher um serviço virtual.
Como lidar com a papelada financeira é uma atividade que as pessoas tendem a esquecer com frequência. Você deve entender como lidar com esses documentos com segurança na era moderna de roubo de identidade. Você não precisa manter seus extratos de conta corrente e poupança por tanto tempo quanto possa imaginar. Na verdade, manter essas informações em mãos por mais tempo do que o necessário pode torná-lo alvo de roubo de identidade.
O Internal Revenue Service (IRS) afirma que uma auditoria tem um estatuto de limitações de três anos. Como resultado, você deve manter os extratos bancários de seu ente querido falecido por no mínimo três anos.
A norma geral é mantê-los por não mais de sete anos. Além dos registros fiscais, não há muito mais que você deva manter por um tempo. É hora de destruir esses registros se você liquidar dívidas e fechar contas.
Você deve manter todos os outros registros por pelo menos três anos após o falecimento de uma pessoa ou três anos após o preenchimento de qualquer declaração de imposto sobre herança, o que vier depois, com exceção de certidões de nascimento, óbito, casamento e divórcio, que você deve manter para sempre .
Por quanto tempo você deve manter extratos bancários para fins fiscais
É fundamental entender por quanto tempo você deve manter bank declarações para fins fiscais. Se você registrar uma solicitação de crédito ou reembolso após preencher sua declaração, mantenha os registros por 3 anos a partir da data da declaração inicial ou 2 anos a partir do dia em que pagou o imposto, o que ocorrer primeiro.
Por quanto tempo você deve manter extratos bancários e cheques cancelados
É fundamental entender por quanto tempo você deve manter extratos bancários e cheques cancelados. Na maioria dos casos, um banco é obrigado a manter cheques cancelados ou uma cópia ou reprodução deles por cinco anos se não os devolver a seus clientes. Existem algumas exclusões, como para determinados tipos de cheques no valor de US$ 100 ou menos.
Quaisquer cheques cancelados devem ser enviados a você pelo banco dentro de um período de tempo razoável após sua solicitação. Por este serviço, o banco pode cobrar uma taxa.
Por que você deve manter extratos bancários?
O Internal Revenue Service pode exigir a documentação de um item de renda, dedução ou crédito, que é uma das principais razões pelas quais você precisa de extratos bancários.
Escolha declaração de imposto de renda, o IRS tem um estatuto de limitações que estabelece um prazo para apresentar uma alteração, solicitar um reembolso ou reivindicar um crédito. Além disso, o tempo que o IRS tem para cobrar mais impostos é limitado pelo estatuto de limitações.
O prazo de três anos do IRS freqüentemente se sobrepõe ao estatuto de limitações do seu estado, embora possa haver exceções locais. Para verificar se suas declarações estão disponíveis durante o período de auditoria, verifique a legislação do seu estado.
Você pode não conseguir demonstrar que tem direito a um crédito ou reembolso se precisar alterar sua declaração de imposto para fazer essa reivindicação, mas não conseguir acessar seus extratos bancários. Além disso, se o IRS impor um imposto adicional que você sabe que não deve, pode ser necessário fornecer seus extratos bancários como prova.
Outros motivos para manter os extratos bancários
Guarde extratos bancários de possíveis credores, proprietários e outras pessoas com quem você deseja fazer negócios no futuro. Eles podem pedir para ver seus extratos bancários para confirmar sua renda enquanto decidem se você pode pagar os pagamentos de um empréstimo, um imóvel alugado ou qualquer outra coisa.
No caso de alguém alegar que você deve dinheiro, você pode usar extratos bancários para demonstrar as transações usando um cartão de débito, cheque ou transferência bancária. Além disso, se você precisar usar a garantia do produto ou fazer uma reclamação de seguro, poderá usar um extrato bancário para mostrar que comprou as coisas em questão.
Por que pode ser uma boa ideia manter os extratos bancários?
Quando você está pagando seus impostos, extratos bancários, de cartão de crédito e contas de investimento são uma mina de ouro de informações. Use suas afirmações para realizar o seguinte:
- Acompanhe os depósitos da folha de pagamento para poder compará-los com a renda mostrada em seu W-2
- Se você ocasionalmente trabalha como contratado independente ou possui seu próprio negócio, confirme sua renda 1099.
- Acompanhe seus pagamentos de hipoteca, suas mensalidades e dívidas de empréstimos estudantis e suas contribuições filantrópicas.
- Inclua informações sobre ganhos e perdas de investimentos, bem como contribuições e retiradas de contas de aposentadoria.
- Acompanhe os gastos da empresa.
- Você deve analisar suas declarações regularmente ao longo do ano, além de uma vez por ano na época dos impostos.
- Seu extrato mensal oferece uma contabilidade completa de suas atividades e pode revelar transações que você havia perdido anteriormente, mesmo que você possa verificar rotineiramente suas transações on-line ou por meio de um aplicativo móvel.
- Verifique se há erros: verifique se todos os seus depósitos antecipados foram creditados e se não há transações estranhas ou imprecisas que possam indicar fraude.
Entre em contato com seu banco ou operadora de cartão de crédito imediatamente e registre um relatório se descobrir alguma discrepância ou prova de possível fraude. Guarde quaisquer comentários pertinentes até que resolvam o problema.
Destruindo Documentos
Se você não reservar um tempo para organizar seus registros, pode parecer mais fácil mantê-los para sempre. Mas não é uma boa ideia, principalmente porque podem cair nas mãos de ladrões de identidade.
Você precisa destruir os seguintes documentos:
- Os extratos de cartões de crédito devem ser guardados por 60 dias, a menos que mostrem despesas relacionadas a impostos. Mantenha-os por um período mínimo de três anos em determinadas situações.
- Paystubs: Uma vez por ano, compare-os com o seu W-2 e depois destrua-os.
- Contas de serviços públicos: guarde-as por não mais de um ano.
- Declarações e recibos de impostos devem ser mantidos arquivados por pelo menos três anos, assim como as faturas de cartão de crédito relacionadas aos impostos.
- Ao adquirir novas apólices de seguro residencial e automotivo, destrua as antigas.
- Quando você vender a casa, destrua todas as declarações de hipoteca e documentos de reforma da casa.
Como Destruir Seus Documentos
Tome cuidado para realmente destruir seus extratos bancários quando chegar a hora de se livrar deles. Simplesmente cortá-los ao meio não impedirá que ladrões de identidade juntem suas informações pessoais. Os trituradores modernos são compactos, portáteis e acessíveis.
Você pode obter serviços de trituração se o volume de papel for muito grande. A pedido, vários bancos oferecem trituração gratuita de extratos.
Organização de Extratos Bancários e Outros Documentos
Pode ser simples obter informações se e quando você precisar delas se tiver um sistema instalado para armazenar e acompanhar seus extratos.
Declarações de papel
Você precisará de algum espaço se quiser manter anos de declarações físicas em arquivo. Para registros impressos, considere os seguintes conselhos de manutenção de registros:
- Obtenha um arquivo especial para seus registros financeiros.
- Classifique os documentos de acordo com o ano.
- Classifique os documentos em diferentes categorias (extratos bancários pessoais, extratos bancários comerciais, extratos de investimento, extratos de cartão de crédito, etc.).
- Classifique-os cronologicamente para que você possa encontrar rapidamente o que precisa.
- Mantenha os documentos mais importantes em um cofre à prova de fogo.
Extratos Eletrônicos
Você pode optar por preservar os registros virtuais porque os extratos eletrônicos estão se tornando mais comuns. Mas se você optar por fazer isso e preservá-los em um único dispositivo, corre o risco de perder dados caso o dispositivo funcione mal, seja extraviado ou seja levado. Pense em fazer backup de seus dados em um dispositivo de armazenamento secundário seguro ou em uma configuração de nuvem segura.
Para saber por quanto tempo seu banco mantém extratos, você também pode usar extratos digitais. Dessa forma, você pode obter extratos sempre que precisar. A capacidade de ler, baixar e imprimir extratos de alguns anos é frequentemente fornecida pelos bancos por meio de serviços bancários on-line. Normalmente, você pode obter um extrato se precisar de um que não esteja online, mas ainda esteja dentro do prazo em que seu banco mantém os registros. Antes de seguir esse caminho, certifique-se de examinar os prazos e custos, pois eles podem diferir por instituição e tipo de conta.
Por quanto tempo você deve manter extratos de cartão de crédito?
Se você usar um cartão de crédito para fins comerciais, verifique se pode acessar os registros por pelo menos três anos para poder usá-los como documentação para suas declarações fiscais, se necessário.
Para confirmar cobranças feitas a você, serviços pagos, despesas da empresa, doações de caridade ou se você contestar o pagamento de um empréstimo em dia, é aconselhável manter extratos de cartão de crédito pessoal por um ano inteiro.
Vale a pena manter extratos bancários antigos?
Se você for auditado pelo IRS e precisar revisar dados de uma declaração de imposto anterior, vale a pena salvar extratos bancários antigos. Em relação aos retornos apresentados nos últimos três a seis anos, o IRS pode indagar.
Posso obter um extrato bancário de 10 anos atrás?
Você pode obter cópias de suas declarações além do que está online e remontando a sete anos. Você receberá uma cópia on-line gratuita de sua declaração. Se você já possui Internet Banking, pode fazer login e escolher Extratos e Documentos na guia Contas.
Por que eles precisam de 3 meses de extratos bancários?
Eles podem pedir três meses consecutivos de extratos bancários para garantir que você possa pagar quaisquer pagamentos de empréstimos em potencial enquanto expande sua empresa. Essas declarações devem ser recentes - nos últimos três meses - e devem conter informações sobre transações do ano anterior.
Por quanto tempo você deve manter as declarações de visto?
O IRS alega que normalmente audita declarações enviadas nos últimos três anos. No entanto, normalmente cobre apenas os últimos seis anos. Em ambos os casos, pode ser uma boa ideia economizar em quaisquer extratos de cartão de crédito que incluam documentação de deduções por seis anos após o preenchimento de sua declaração de imposto de renda.
É necessário manter suas demonstrações financeiras?
Mesmo que você não guarde cópias de suas próprias declarações, você ainda pode obter cópias de declarações feitas no passado. Sua instituição financeira pode fornecer cópias de extratos anteriores mediante solicitação, porque eles mantêm as informações em seu sistema por vários anos. Ao entrar em contato com seu banco ou emissor de cartão de crédito, você também pode solicitar versões mais antigas dos extratos que normalmente recebe por correio, às vezes por um custo.
É uma boa ideia realizar alguma pesquisa sobre as políticas do seu banco porque o período de tempo que sua instituição financeira manterá esses registros – e os disponibilizará para você – varia. Por exemplo, alguns provedores de cartão de crédito oferecem apenas extratos online dos últimos 12 meses; para adquirir registros mais antigos, pode ser necessário fazer um esforço extra, pagar por qualquer um que esteja faltando ou esperar alguns dias ou semanas.
Algumas instituições financeiras guardam extratos de contas para cheques, depósitos, hipotecas e fundos, e contas de investimento gerenciadas por até sete anos. Cinco anos é o prazo típico para outras instituições financeiras.
Você pode querer preservar seu próprio papel ou cópias digitais de suas demonstrações financeiras, em vez de depender do banco para fazê-lo, se você as usou para fornecer informações sobre suas declarações fiscais. Ao fazer isso, você pode garantir que terá esses registros em mãos por sete anos completos. Terá sempre acesso a este conhecimento e poderá consultá-lo sem ter de o consultar online.
Quando terminar com eles, certifique-se de destruir as cópias em papel e excluir totalmente as versões eletrônicas (incluindo quaisquer backups). O software gratuito para Mac e Windows pode ajudar a garantir que ninguém consiga recuperar esses arquivos.
Quais documentos precisam ser retidos por sete anos?
Se você apresentar um pedido de dedução por dívidas incobráveis ou perda de títulos sem valor, mantenha os registros por sete anos. Quando você deixar de apresentar uma renda que deveria ter declarado e ela representar mais de 25% da renda bruta listada em sua declaração, mantenha os registros por seis anos. Se você não enviar uma declaração, mantenha os registros pelo tempo necessário.
Quais documentos devo guardar e quais devo descartar?
Declarações de impostos e documentos relacionados (mantenha por pelo menos três anos, mas idealmente até sete) Recibos de pagamento (mantenha por pelo menos seis meses, mas idealmente até um ano) Registros da Previdência Social (mantenha cópias atuais) Declarações de fim de ano para fundos de aposentadoria (mantenha cópias atuais)
Considerações Finais
Você pode encontrar informações sucintas e detalhadas sobre o que está acontecendo com suas contas nos extratos bancários e de cartão de crédito que você recebe. Também pode ser crucial ter documentação de apoio para fazer backup de suas reivindicações se questionarem sua situação financeira. Você pode identificar fraudes e outras anormalidades, como uma conta inesperadamente alta, revisando os extratos. Guarde-os pelo tempo necessário para auxiliar na preparação de impostos ou na resolução de fraudes ou disputas. Se você usou suas declarações para fundamentar fatos em sua declaração de imposto de renda, mantenha seus arquivos seguros por pelo menos sete anos.
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Referências
