Os funcionários de qualquer empresa podem incorrer em despesas comerciais que devem pagar de seus próprios bolsos. Isso inclui tudo, desde taxas de viagem e almoços com clientes até material de escritório e equipamentos tecnológicos. Os funcionários apresentarão um relatório de despesas para solicitar o reembolso de qualquer valor pago porque essas despesas são incorridas em nome da empresa. Este artigo ensinará tudo o que você precisa saber sobre relatórios de resumo de despesas, incluindo o que eles contêm, por que são necessários e, o mais importante, como preencher esse relatório usando um software e um modelo.
Um relatório de despesas é uma lista categorizada e detalhada de despesas incorridas em nome da organização. Este relatório ajuda o empregador ou a equipe financeira a determinar quanto dinheiro foi gasto, o que foi comprado e quanto do custo é reembolsado. Os benefícios dos relatórios de despesas, no entanto, não se limitam aos pedidos de reembolso. Eles também tornam mais simples para as empresas arquivar declarações fiscais, reivindicar deduções fiscais e concluir auditorias.
O que é um Relatório de Despesas?
Quando um funcionário solicita o reembolso de despesas da empresa pagas com seu próprio dinheiro, essas despesas são descritas em um documento impresso ou digital chamado relatório de despesas. Essas despesas geralmente são organizadas por categorias, como material de escritório, almoços ou quilometragem. Eles são adicionalmente discriminados para que várias entidades e seus encargos sejam listados. Isso permite auditorias mais granulares durante o processo de aprovação, em vez de simplesmente declarar o valor total das despesas incorridas. Os recibos associados para cada transação detalhada são normalmente incluídos no relatório de despesas.
O que está incluído em um relatório de resumo de despesas?
Os relatórios de despesas vêm em vários formatos. Muitos são cumulativos, exibindo o gasto total de uma empresa ou departamento durante um período especificado (um mês, trimestre ou ano, por exemplo). Os relatórios de despesas também podem ser mais detalhados, descrevendo as despesas individuais de um funcionário ou projeto específico. Esses relatórios consistem em:
- A data em que a despesa foi paga
- Se a despesa pode ser atribuída a um determinado cliente ou projeto.
O beneficiário ou fornecedor para o qual o dinheiro foi - O valor total pago, incluindo impostos, comissões e taxas
- A categoria ou tipo de despesa
Os relatórios podem incluir notas sobre o valor total pago ou itens específicos, como por que o custo foi incorrido ou quaisquer custos projetados subsequentes vinculados ao mesmo cliente ou projeto, além desses detalhes superficiais.
Por que os relatórios de despesas são necessários
Os relatórios de despesas são importantes porque permitem que os gerentes rastreiem as despesas da empresa ou de um departamento ou equipe específica – principalmente os custos associados a um cliente ou projeto específico.
Além de auxiliar o gerenciamento, os relatórios de despesas permitem que os funcionários sejam compensados por despesas comerciais desembolsadas, como viagens ou entretenimento de clientes ou clientes em potencial.
Os relatórios de despesas são freqüentemente usados para os seguintes propósitos:
- Monitorar os gastos do departamento e da empresa, bem como um fluxo de caixa geral
- Dedução das despesas da receita bruta para calcular os lucros
- Pagar funcionários por despesas comerciais legítimas
- Acompanhar as despesas associadas a uma linha de produtos, um projeto específico ou um cliente
Os relatórios de despesas são usados para uma variedade de objetivos por diferentes empresas. Consultores e advogados, por exemplo, frequentemente utilizam esses relatórios para rastrear gastos vinculados a um determinado cliente, enquanto organizações de manufatura gerenciam despesas relacionadas a linhas de produtos específicas. Eles são usados por representantes de vendas para relatar e serem reembolsados por despesas de viagem e entretenimento.
O que é um relatório mensal de despesas?
Os relatórios de despesas são normalmente emitidos mensalmente, trimestralmente ou anualmente. Um relatório de despesas mensais lista todas as compras necessárias feitas por uma empresa durante o mês.
Para deduzir despesas dos impostos de uma empresa, um relatório anual de despesas é freqüentemente empregado. Um relatório de despesas mensais seria, portanto, utilizado para fins adicionais, como determinar se os gastos de uma empresa estão dentro de seu orçamento. Um relatório de despesas mensais pode ser usado para determinar como os custos podem ser reduzidos ou eliminados para aumentar o lucro em tempos de dificuldades financeiras.
O que é considerado uma despesa?
Sempre que um representante comercial gasta dinheiro com um objetivo comercial, isso é considerado uma despesa. Pode ser para obter um equipamento, um serviço ou outra coisa. No entanto, a despesa deve ser uma despesa legítima da empresa, especialmente no caso de funcionários que buscam reembolso. Várias empresas têm leis rígidas sobre isso, portanto, os funcionários devem estar cientes dessas políticas antes de enviar despesas.
Software de Relatório de Despesas
As empresas podem gerenciar e rastrear “T&E” ou “viagens e despesas de negócios” mais facilmente com o uso do software de relatório de despesas. O software de gerenciamento de despesas pode melhorar a adesão aos padrões de gastos corporativos e auxiliar as empresas no orçamento e na previsão de despesas futuras, aumentando a visibilidade dos gastos dos funcionários.
A seguir está uma lista dos principais softwares de relatório de resumo de despesas:
# 1. FreshBooks
FreshBooks é uma ferramenta de contabilidade baseada na web projetada para pequenas empresas. Além disso, FreshBooks atende a uma ampla gama de negócios, incluindo marketing, consultoria jurídica e de negócios, comércio e serviços domésticos e tecnologia da informação (TI).
Faturamento, rastreamento de despesas, rastreamento de tempo, relatórios e gerenciamento de pagamentos são algumas das funções mais importantes do FreshBooks. Os usuários podem personalizar suas faturas, receber pagamentos online e configurar lembretes de pagamento automático. As despesas podem ser rastreadas conectando recibos a faturas, definindo despesas recorrentes e fotografando recibos.
#2. SAP Concordo
O Concur é um aplicativo de software de gerenciamento de despesas e viagens baseado em nuvem que ajuda os executivos a gerenciar seus custos de viagem. Os executivos financeiros podem acompanhar os gastos e fluxos de caixa relacionados a viagens.
A ferramenta de viagens e custos da Concur auxilia na reserva, aprovação e pagamento de viagens. Além disso, o software automatiza a coleta de dados de fotos de recibos e carrega relatórios de despesas para aprovação.
# 3. Xero
O Xero é um sistema de contabilidade baseado em nuvem para empresas pequenas e em desenvolvimento. Além disso, o Xero conecta pequenas empresas com consultores confiáveis e oferece aos proprietários acesso rápido ao seu status financeiro. O Xero pode ser acessado de qualquer dispositivo com uma conexão de internet ativa porque é uma solução baseada na web.
As pequenas empresas podem examinar seus fluxos de caixa, transações e detalhes de contas de qualquer lugar, graças aos sofisticados recursos de contabilidade do Xero. As transações bancárias são todas importadas e codificadas automaticamente. O pagamento de contas on-line ajuda a acompanhar os gastos e a manter-se informado sobre as contas a vencer, ao mesmo tempo em que aumenta as conexões com fornecedores que fornecem produtos comerciais vitais. Com o Xero, os gastos pessoais também podem ser controlados com visualização móvel e aprovação de cada recibo.
#4. Livros rápidos on-line
Os usuários do QuickBooks Online podem baixar e reconciliar transações de cartão de crédito, permitindo que as empresas gerenciem quadros de horários semanais e rastreiem depósitos bancários.
Além disso, o Quickbooks Online é um software de contabilidade baseado na Web que gerencia todos os aspectos das finanças de uma empresa. Escrituração contábil, folha de pagamento, gerenciamento de faturas, reconciliação bancária, rastreamento de despesas, relatórios financeiros, gerenciamento de impostos e outras tarefas podem ser realizadas com a ajuda do software.
Como preencher um relatório de despesas
O objetivo básico do preenchimento de um relatório de despesas é identificar a(s) despesa(s) a ser(em) incluída(s). Isso pode ser baseado no beneficiário, na categoria de gasto (tipo de gasto) ou no projeto ou cliente ao qual a despesa foi vinculada. Ou pode ser baseado no funcionário que incorreu na despesa.
Um relatório de despesas pode ser criado de algumas maneiras diferentes.
- Identifique as despesas que deseja incluir em seu relatório.
- Inclua as informações acima em sua lista de despesas que satisfaçam seus critérios.
- Some todas as despesas do seu relatório.
- Adicione notas sobre despesas incorridas ou totais pagos.
- A data, o número e o título do relatório são baseados em seu conteúdo.
Como criar um relatório de despesas
Se você usa software de contabilidade para pequenas empresas, como QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks, provavelmente está ciente de que não pode criar ou preencher um relatório de despesas nesses sistemas e em sistemas semelhantes.
Em vez disso, a maioria dos pacotes de software de contabilidade para pequenas empresas se uniu a aplicativos de relatório de despesas de terceiros projetados expressamente para monitorar gastos e produzir relatórios de despesas. Você também pode usar um modelo do Microsoft Excel ou um dos modelos gratuitos disponíveis na Internet.
Dependendo do seu negócio, do software de contabilidade que você usa e de quão automatizado você deseja que o processo seja, há várias maneiras de preparar ou preencher um relatório de despesas. Independentemente das ferramentas que você usa, o mais importante é que você crie uma.
#1. Faça uso de um modelo online.
Um modelo de relatório de despesas padrão, como o fornecido pelo Excel, é usado por muitas empresas menores. Os modelos do Excel são facilmente baixados e permitem que você insira os dados do item de linha nas colunas apropriadas, onde serão calculados automaticamente.
Esta planilha do Excel é muito útil para pequenas empresas que desejam controlar despesas sem gastar dinheiro em software adicional.
As categorias de despesas comerciais padrão no modelo são úteis e podem ser prontamente modificadas, se necessário. Se tiver despesas extra que não se enquadrem nestas categorias, pode sempre adicionar outra coluna.
Obviamente, as informações da planilha devem ser inseridas em seu software de contabilidade para lidar com qualquer reembolso de funcionários e garantir que suas despesas comerciais sejam precisas e atualizadas.
#2. Faça uso de software de contabilidade.
Embora o software de contabilidade seja importante no processo de gerenciamento de despesas, a maioria dos produtos de software de contabilidade para pequenas empresas no mercado hoje não inclui um recurso que permita aos usuários fazer relatórios de despesas. Em vez disso, você pode utilizar um dos vários aplicativos de gerenciamento de despesas de terceiros criados especificamente para essa finalidade.
#3. Faça uso de software de gerenciamento de despesas.
O Certify se integra diretamente ao QuickBooks Online, enquanto o Abacus interage com QuickBooks Online, Sage e Xero.
O ReceiptBank é mais um programa de software de gerenciamento de despesas de baixo custo que automatiza todo o processo de geração de relatórios. Até o Zoho tem um aplicativo de gerenciamento de despesas que funciona em conjunto com o Zoho Books.
A vantagem de empregar este software de terceiros é a automação que eles fornecem ao processo de preparação de um relatório de despesas.
Esses programas destinam-se a realizar as seguintes tarefas:
- Recibos fotográficos
- Conciliar custos com instituições financeiras
- Produza automaticamente relatórios de despesas
- Encaminhar para o(s) indivíduo(s) apropriado(s) para aprovação
Modelo de Relatório de Despesas
Uma maneira fácil de controlar os gastos é com um modelo de relatório de despesas. Mas, quando a quantidade de despesas em sua organização aumentar, você desejará atualizar para um software de rastreamento de despesas que economiza tempo.
- Um modelo de relatório de despesas em Excel gratuito está disponível no Microsoft Office.
- Este registro de milhagem para Excel ajuda você a rastrear e reembolsar sua milhagem.
- Suas despesas de viagem são rastreadas e somadas usando este modelo de relatório de despesas simples e imprimível.
- Um modelo de relatório de despesas em Word e PDF fácil de usar
Como você escreve um relatório básico de despesas?
Como você cria uma planilha de despesas?
- Escolha um modelo ou software de rastreamento de despesas.
- Conforme necessário, edite as colunas e categorias (como aluguel ou quilometragem).
- Incluir despesas e encargos discriminados.
- Totalize tudo.
- Anexe ou salve seus recibos relevantes.
- Envie o relatório por e-mail ou imprima-o.
Qual é o processo para relatórios de despesas?
Como preparar relatórios de despesas para sua pequena empresa
- Estabeleça uma política.
- Crie um modelo de rastreamento de despesas.
- Guarde os recibos em local separado.
- Verifique seus gastos duas vezes.
- Resuma suas despesas e receitas.
- Aprove relatórios rapidamente e lide com reembolsos.
- 5 melhores práticas para relatórios de despesas em sua empresa.
O que é um relatório de despesas diárias?
Os funcionários podem acompanhar seus gastos no final do dia usando um formulário de relatório de despesas diárias. Quer você gerencie uma equipe pequena ou um escritório grande, um Formulário de Relatório de Despesas Diárias em seu site o ajudará a economizar tempo e dinheiro.
O que você chama de relatório de despesas?
O formulário conhecido como relatório de despesas detalha os custos associados à administração de uma empresa. Uma pequena empresa pode solicitar relatórios de despesas de seus funcionários para compensá-los por despesas relacionadas aos negócios, como combustível ou alimentação.
Qual é a finalidade dos relatórios de despesas?
Este relatório ajuda o empregador ou a equipe financeira a determinar quanto dinheiro foi gasto, o que foi comprado e quanto do custo é reembolsado.
Qual a importância de um relatório de despesas?
Os relatórios de despesas são essenciais para entender a situação financeira da sua empresa. Os relatórios de despesas revelam quanto dinheiro é gasto em toda a empresa, um departamento ou em um projeto. Os funcionários também podem utilizá-los para serem reembolsados por despesas relacionadas aos negócios.
Conclusão
Para entender completamente as finanças da sua empresa, você deve primeiro entender como seu dinheiro é gasto. Os relatórios de despesas ajudam no rastreamento de todos os fundos recebidos. Esses relatórios podem fornecer uma visão precisa de quanto dinheiro está sendo gasto em sua empresa. Para garantir que seus registros estejam corretos, você deve primeiro entender o que são relatórios de despesas, como são usados, o que está incluído neles e por que são cruciais.
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Referências
