RECIBO DE DESPESAS: O que é, como fazer e melhores aplicativos

RECIBO DE DESPESAS
Fonte da imagem: GrowthForce

Pode levar muito tempo e esforço para entender completamente os regulamentos que regem os pedidos de reembolso. Os relatórios de despesas são um dos aspectos mais irritantes do emprego devido ao incômodo de ter que pagar as despesas do próprio bolso, preencher a papelada e acompanhar os recibos relevantes. No entanto, o processo de apresentação de um relatório de despesas é irritante não apenas para os trabalhadores, mas também para a administração. Os empregadores devem ter em conta os comprovativos de pagamento que devem guardar, bem como a forma de os conservar, torná-los acessíveis no pagamento de impostos e onde os guardar. Essa ideia é geralmente direta. Um funcionário incorre em uma despesa comercial enquanto atua no curso de seu emprego, e o empregador os paga de volta. Mas exatamente como se deve fazer recibos de despesas e qual é o melhor aplicativo de recibos de despesas? Como você insere recibos de despesas online no Express e no Quickbooks?

Descubra mais….

O que é um recibo de despesas?

Um recibo de despesas para negócios é um recibo de uma compra feita por um funcionário ou contratado durante a prestação de serviços para uma empresa. Quando um funcionário ou contratado envia um relatório de despesas para reembolso, ele deve incluir todos os recibos relevantes como prova de compra.

Para capturar ou recuperar o custo de qualquer compra feita no trabalho, como viagens de negócios, suprimentos para o escritório ou equipamentos para uso em uma reunião com o cliente, você basicamente precisará de um recibo de despesas. Normalmente, espera-se que os funcionários enviem esses recibos de despesas com um relatório de despesas que é processado regularmente para que os empregadores reembolsem quaisquer custos incorridos.

Com a ajuda de aplicativos que permitem tirar um instantâneo do recibo usando um telefone com câmera, os programas de viagens e custos mais recentes permitem o processamento de recibos de despesas consideravelmente mais simples. A tecnologia OCR (reconhecimento óptico de caracteres) pode ser utilizada pelo aplicativo para extrair informações importantes da imagem. Eles incluirão a hora, o valor, a % de IVA e o nome, bem como o endereço do comerciante. O funcionário pode carregar a foto como prova em soluções menos sofisticadas, mas ainda pode ter que preencher o formulário digital à mão.

Os empregadores verificam se as despesas declaradas são para custos autorizados, observando os recibos de despesas. As organizações frequentemente têm políticas de custos que especificam o que os funcionários podem reivindicar, quanto podem gastar e quais fornecedores podem usar. Esses recibos serão examinados pelo departamento de despesas de uma grande empresa para garantir o cumprimento.

Como funcionam os recibos de despesas

A equipe financeira ou de RH pode ser responsável por revisar os recebimentos de despesas em empresas menores. Várias empresas importantes empregam soluções digitais de gerenciamento de custos para acelerar o tedioso processo, incluindo aprovações automáticas para alguns produtos e a capacidade dos gerentes de avaliar e autorizar reclamações on-line ou por meio de aplicativos móveis.

Os recibos de despesas comerciais servem como mais do que apenas uma prova de que o empregador reembolsará a despesa. Eles também são obrigados pelas autoridades fiscais (HMRC, IRS, etc.) a confirmar que a empresa cumpriu todas as leis tributárias que regem as despesas comerciais.

Os empregadores podem melhorar a precisão dos relatórios de despesas de seus funcionários simplificando o envio direto dos recibos. Por exemplo, há menos possibilidade de um funcionário perder o recibo, deixar de reivindicá-lo ou talvez solicitá-lo meses depois, se puder enviar uma imagem de celular do pagamento de bebidas em uma reunião com um cliente em um café do resort enquanto eles 're esperando para as bebidas. Os principais softwares de gerenciamento de gastos e reservas de turismo incluem a funcionalidade de reserva de viagens, permitindo que os usuários planejem, reservem e criem passagens para viagens e hospedagem. 

Os empregadores podem se beneficiar de várias maneiras com o processamento de recibos de despesas com mais rapidez e precisão. Quando o OCR é utilizado para registrar automaticamente os números, em vez de ter que redigitar os dados do funcionário, isso leva ao envio preciso de mais reivindicações. O funcionário ganha mais comodidade ao permitir o envio de despesas linha a linha, o que permite o upload de recibos assim que a cobrança é incorrida. Em vez de ficar um pouco chocado no final do ano, quando a equipe finalmente começa a registrar uma carteira de recibos de despesas, as empresas podem acompanhar as despesas em tempo real.

Preciso de recibos de despesas?

Todas as empresas devem documentar todos os custos acima de $ 75 por escrito para envio ao Internal Revenue Service. A falta de um recibo para tais custos é geralmente desaprovada. Mesmo que não seja necessário um recibo, é sempre uma boa ideia documentar todos os pagamentos que você fizer. Qualquer tipo de documentação escrita, como um diário, planilha ou registro de computador, será suficiente.

Quais recibos são necessários para relatórios de despesas?

Em contraste com as compras, as despesas são o dinheiro gasto na administração do seu negócio. Forneça uma descrição do item que você compra ou dos serviços que recebe, a data em que faz as despesas e o valor que paga para provar que gasta o dinheiro em necessidades comerciais legítimas.

Quais são os 4 tipos de despesas?

Embora todas as despesas tenham impacto em seus registros financeiros, elas têm o maior impacto em sua demonstração de resultados. As despesas são divididas em cinco categorias na demonstração de receitas, incluindo;

  • Despesas financeiras
  • Custo de bens vendidos
  • Despesas operacionais
  • Despesas Não Operacionais
  • Despesas Extraordinárias

Quais são os três tipos de recibos?

Um recibo é um documento que atesta uma transação; serve como prova de compra que os comerciantes fornecem aos clientes quando eles pagam por um bem ou serviço, entre outros. Dependendo do seu tipo de compra, você pode receber uma variedade de recibos. Os recibos eletrônicos já estão disponíveis e são tão legítimos quanto os de papel, como resultado da expansão mundial do comércio eletrônico.

A taxonomia de recibos inclui os seguintes tipos de recibos:

  • Óptimo estado. Original
  • Boleto do cartão de crédito
  •  Fatura

Que tipo de recibos devo guardar?

A seguir está uma lista de documentação de compra ou recibos que você deve manter:

  • Cheques cancelados ou outros registros que forneçam evidências de pagamentos ou 
  • Transferências eletrônicas de fundos
  • Recibos de fita do registro
  • Extratos e recibos de cartões de crédito.

Aplicativo de recibos de despesas

Geralmente, você deve manter registros financeiros precisos como contratado independente, proprietário de empresa ou empresário. No entanto, você não precisa necessariamente começar a guardar ou guardar recibos apenas para fazer isso.

Hoje em dia, você pode se organizar, obter suas baixas e fazer tudo com apenas alguns toques no telefone usando aplicativos de recibos de despesas.

Com esses aplicativos de recibos à sua disposição, você deixará de atrasar o desagradável processo de relatório de despesas e começará a finalizá-lo imediatamente. Existem aplicativos com funções que tornam o processo, digamos, até um pouco agradável, esteja você acompanhando os gastos toda semana ou apenas ocasionalmente fazendo viagens de negócios.

Vale a pena conferir os principais aplicativos de rastreamento de recebimentos móveis que permitem monitorar uma despesa em movimento. Eles o ajudarão a fazer isso com mais profundidade do que a maioria dos aplicativos de gerenciamento financeiro pessoal. Independentemente disso, reserve um tempo para descobrir quais fornecem extração de dados, exportação de relatórios, digitalização de recibos e outros serviços. Portanto, você pode selecionar aquele que possui o que procura em aplicativos de rastreamento de recibos de despesas.

Leia também: RELATÓRIO DE DESPESAS: Significado, Software e Como Preencher

Melhor aplicativo para recibos de despesas

Existem muitos aplicativos eficazes para recibos de despesas e gerenciamento de gastos. Aqui estão os principais aplicativos para recibos de despesas, que variam de uma potente solução fiscal completa a um aplicativo que converte moedas estrangeiras.

# 1. QuickBooks

O QuickBooks oferece às pequenas empresas que estão prestes a crescer a chance de fazer sua própria contabilidade. O software permite vincular seu PayPal, Square, contas bancárias, cartões de crédito e muito mais. Ele integra todas as compras em cada uma dessas contas e também as categoriza.

Você pode tirar fotos de seus recibos e fazer com que o aplicativo móvel QuickBooks os preserve para você. Todas as informações são instantaneamente combinadas com transações anteriores em sua conta. Além disso, se você for para o trabalho, o aplicativo monitorará sua quilometragem usando o GPS do seu smartphone.

Para contratantes independentes ou novas pequenas empresas, o QuickBooks pode ser muito complexo. No entanto, esta ferramenta pode ser para você se você supervisiona uma força de trabalho crescente e se sente sobrecarregado com seus requisitos de contabilidade. 

#2. Despesar

O Expensify, um favorito entre os viajantes regulares, permite que você simplifique seu monitoramento de gastos enquanto estiver em trânsito. Basta tirar uma foto de qualquer recibo vinculado à empresa e carregá-lo. É bastante simples, independentemente de você estar em um jantar de negócios, na fila do aeroporto ou até mesmo em um passeio pela Disneylândia.

Você pode conectar imediatamente esses aplicativos ao Expensify para importar suas compras se usar soluções de compartilhamento de viagens e se hospedar em hotéis durante viagens de negócios. Os serviços suportados incluem Uber, Lyft, Airbnb e HotelTonight.

Você prefere dirigir quando vai a negócios? Expensify também não tem problemas com isso. O aplicativo permite que você acompanhe sua distância.

O Expensify pode ser usado por meio de um navegador da Web, além de ser compatível com dispositivos Android e iOS. Não há dúvida de que este aplicativo realmente fez seu nome no setor de viagens corporativas, mesmo que funcione como um rastreador de recibos para todos os fins. Se você não viaja com frequência a trabalho, talvez queira procurar alternativas ao Expensify.

# 3. FreshBooks

Este aplicativo de recibo móvel faz parte do software de contabilidade baseado em nuvem. Basta usar seu telefone para tirar uma foto de qualquer recibo e inserir as informações necessárias para preencher seus impostos, como o local e o motivo da compra, o imposto sobre vendas que você pagou e se o item é cobrável .

Cada recibo que você digitar, juntamente com todas as informações associadas, será adicionado à sua conta FreshBooks. Isso implica que a sincronização de muitos dispositivos é simples. Se você ajustar algo em seu laptop, por exemplo, a atualização ficará visível quando você fizer check-in em seu smartphone na próxima vez.

Embora enviar e processar faturas não seja a função principal do FreshBooks, organizar recibos é. Por isso, é uma escolha fantástica para empreiteiros que gerenciam vários clientes.

#4. Recibos do Evernote

A anotação é a reivindicação da fama do Evernote. No entanto, também está estabelecendo discretamente um nome para si mesma no campo de relatórios de despesas. Você pode salvar imagens de seus recibos no aplicativo Evernote Receipts e usá-los para criar relatórios de despesas para seus impostos. Use o aplicativo de anotações tradicional para visualizá-los.

Você pode procurar recibos específicos com a ajuda do reconhecimento de imagem no Evernote Receipts. Ele pode realmente rastrear sua milhagem, bem como organizar suas despesas pessoais e comerciais.

#5. Abukai

Abukai é o rastreador de recibos para você, se a maioria de suas viagens de negócios o levar para o exterior. Este software é perfeito para viajantes e pode facilmente ler recibos de outros países. A melhor parte é que ele fornece conversão de moeda em tempo real para que você possa calcular seus gastos em dólares com precisão.

Basta tirar uma foto de seu recibo com seu iPhone, Blackberry ou telefone Android para utilizar o Abukai. Junto com a categoria de sua compra, o comerciante, a data e outras informações, Abukai salvará a fotografia.

O plano gratuito da Abukai permite que você produza até 12 relatórios de custos por ano. Relatórios ilimitados estão incluídos em programas premium, que começam em $ 99 por usuário por ano. Porém, pode custar mais para permitir que colegas e membros da equipe tenham acesso à sua conta.

#7. Destreza

O Dext, anteriormente Receipt Bank, oferece três métodos para digitalizar recibos: um aplicativo móvel, integração de e-mail ou uma interface online.

Este aplicativo também permite que você carregue uma única foto com vários recibos. Além disso, você pode conectar suas contas PayPal ou Dropbox com seu cartão de crédito para que novas transações sejam importadas automaticamente. O Dext também funciona com outros programas de contabilidade, como Sage, Quickbooks e Gusto.

A Dext está na posição ideal para ajudar auditores e contadores. Além disso, pode ajudar os empresários que produzem toneladas de recibos a se organizarem e se manterem organizados.

As assinaturas começam em $ 20 por mês para 300 documentos. Embora o plano Premium Enterprise custe $ 60 por mês, ele permite que você insira 4,000 documentos.

# 7. Aceno

O Wave oferece uma maneira fácil de gerenciar seus fundos se você for freelancer, fundador de negócios ou empresário com necessidades básicas de contabilidade.

Todas as suas receitas e despesas são exibidas em uma única tela com esta ferramenta amigável. Você pode acessá-lo de qualquer lugar a qualquer momento, desde que haja uma conexão com a Internet, pois está salvo na nuvem.

Mesmo quando estiver offline, você pode tirar uma foto usando o aplicativo de digitalização de recibos da Wave. Da próxima vez que você tiver acesso à Internet, o recibo será carregado automaticamente depois que você tiver visto e aprovado os detalhes da transação.

Você pode acompanhar suas contas usando o aplicativo Wave para se manter atualizado sobre pagamentos, faturas e informações bancárias. O aplicativo é totalmente gratuito, o que é melhor para freelancers e proprietários de empresas que estão apenas começando.

Como inserir recibos de despesas em Quickbooks Online

Usando o aplicativo móvel QuickBooks, você pode tirar e armazenar fotos de recibos, e combinaremos instantaneamente todos os dados do recibo com uma transação existente. Portanto, você concordará que rastrear despesas nunca foi tão simples.

Para manter as coisas organizadas, o QuickBooks agrupa automaticamente os gastos em categorias. Além disso, seu rastreamento simples de gastos garantirá que você nunca perca uma dedução fiscal.

O QuickBooks acompanha seus custos durante todo o ano, permitindo que você preveja e gerencie facilmente seu fluxo de caixa. Verifique seus fundos disponíveis usando o extrato de fluxo de caixa integrado para garantir que você tenha o suficiente para pagar suas obrigações.

Simplesmente tire um instantâneo dos recibos e inclua as despesas faturáveis ​​em seus cadernos se cobrar de seus clientes os custos incorridos. A despesa faturável deve então ser adicionada à fatura junto com o recibo.

Seus recibos são usados ​​pelo QuickBooks para extrair dados de despesas, como data, fornecedor, valor e tipo de pagamento. Posteriormente, o QuickBooks cria novas despesas com sua permissão ou talvez corresponda seus recibos a cobranças já existentes.

Como faço para rastrear recibos de despesas no aplicativo Quickbooks?

O aplicativo QuickBooks possui uma ferramenta com o nome “Projetos”. Esse recurso ajuda a simplificar o rastreamento e a contabilização de despesas cobráveis. Ele organiza todos os seus dados relacionados ao projeto, incluindo faturas, despesas, tempo trabalhado e outros detalhes, em um único local. Independentemente da tarefa, com o Projects, você pode rastrear e contabilizar com precisão as despesas cobráveis.

Recibos Expressos de Despesas

O ExpressExpense é um criador de recibos que permite produzir recibos para qualquer finalidade. Reimprima um recibo que desapareceu há muito tempo, gere um recibo para surpreender seus colegas ou gere um recibo para mercadoria que você oferece.

Com base nos dados que você envia, o criador de recibos on-line gratuito do Express Expense gera recibos de qualidade profissional. Basta selecionar um modelo de recibo, alterar o recibo gerado e depois fazer o download ou imprimi-lo. Você não pode usar o serviço ExpressExpense para produzir documentos fictícios ou fraudulentos. Toda a responsabilidade de uso dos recibos ExpressExpense.com é assumida pelo usuário.

Com qualquer impressora a jato de tinta ou laser, você pode produzir recibos de despesas no Express. Eles fornecem um aplicativo complementar, “Instant Thermal Print”, para imprimir recibos em papel de recibo térmico real.

O Express geralmente fornece um design de recibo gratuito para uso de todos os clientes. E você também pode decidir se inscrever como membro se quiser ter acesso a mais opções de modelo de recibo. existem opções de associação anual e mensal, enquanto os planos PRO e Enterprise incluem TODOS os modelos de recibo.

Com a tecnologia Express Expense, você pode criar recibos que podem ser impressos em qualquer impressora a jato de tinta ou laser. Você também pode usar uma impressora térmica Bluetooth e o software móvel GRATUITO Quick Thermal Print para imprimir seus próprios recibos autênticos.

Como você mantém um registro de despesas?

Basicamente, você pode manter os recibos e a papelada que deseja salvar para cada categoria em pastas de arquivo ou envelopes de tamanho considerável. Além disso, quando chegar a hora de declarar o imposto de renda, você pode manter seus resumos de custos mensais em uma pasta separada para facilitar sua localização.

Por que os contadores precisam de recibos?

É importante acompanhar os recebimentos ao administrar um negócio. Os recibos servem a vários propósitos para as empresas, inclusive como prova de pagamento, justificativa de deduções fiscais, registro de despesas na demonstração de resultados, bem como verificação da propriedade de ativos no balanço.

Conclusão

Sem dúvida, o processo de apresentação de um relatório de despesas é irritante não apenas para os trabalhadores, mas também para a administração. Independentemente disso, os empregadores devem ter em conta os comprovativos de pagamento que devem guardar, bem como a forma de os conservar, torná-los acessíveis no pagamento de impostos e onde os guardar. 

Quando um funcionário ou contratado envia um relatório de despesas para reembolso, ele deve incluir todos os recibos relevantes como prova de compra. Para capturar ou recuperar o custo de qualquer compra feita no trabalho, como viagens de negócios, suprimentos para o escritório ou equipamentos para uso em uma reunião com o cliente, você basicamente precisará de um recibo de despesas. 

Embora tudo pareça assustador, com a ajuda de aplicativos que permitem tirar uma foto do recibo usando um telefone com câmera, os programas de viagens e custos mais recentes permitem o processamento de recibos de despesas consideravelmente mais simples.

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