Sistemas de contabilidade: definições e guia para os melhores softwares de contabilidade

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O sistema de contabilidade ajuda as empresas a rastrear suas atividades financeiras e gerenciá-las. Vendas, aquisições, ativos e passivos estão incluídos. No entanto, neste artigo, você entenderá o que são sistemas contábeis incluindo sistemas informatizados e online, por fim são os procedimentos de controles internos a serem adotados para resultados efetivos.

Sistemas Contábeis 

Um sistema de contabilidade é, no entanto, uma coleção de processos contábeis relacionados com regulamentos e controles. Assim, o objetivo de um sistema de contabilidade é registrar as transações da empresa, resumi-las em formulários agregados e fornecer relatórios para que os tomadores de decisão monitorem, avaliem e melhorem as operações.

Embora um sistema de contabilidade possa ser totalmente baseado em papel, isso geralmente ocorre apenas em empresas extremamente pequenas. As soluções de contabilidade prontas para uso geralmente são baseadas em quaisquer procedimentos necessários para a entrada de dados no software.

Conteúdo do Sistema de Contabilidade 

Um sistema de compliance geralmente abrange as principais áreas funcionais de uma organização, como a compra de bens e serviços, vendas de bens e serviços, pagamentos a funcionários por salários ganhos e atividades de financiamento, como cobrança de dívidas, venda de ações e pagamento de juros aos credores. Assim, todos os componentes de um sistema de contabilidade incluem contabilidade, faturamento e contas a receber, ativos fixos, estoque e folha de pagamento. Ainda em função do número de transacções realizadas, poderá ser atribuído pessoal especializado em contabilidade a cada um dos módulos anteriores.

Tipos de sistemas contábeis

#1. Contabilidade Gerencial

Esse tipo de contabilidade, no entanto, oferece aos gerentes as informações necessárias para o planejamento e controle das operações. Exemplos de contabilidade gerencial são a contabilidade de custos e contabilidade enxuta. Assim, a contabilidade de custos é o procedimento para rastrear os custos incorridos por uma empresa para diferentes transações e transações. A contabilidade enxuta investiga procedimentos para determinar como os custos podem ser reduzidos e o desperdício removido enquanto a avaliação aumenta.

#2. Contabilidade de estoque

Você também pode acompanhar e planejar os níveis de estoque e outras operações relevantes. Rastreamento de código de barras e RFID também são algumas das tecnologias de contabilidade de estoque mais usadas.

#3. Contabilidade Específica do Setor

Esta palavra, portanto, refere-se a um sistema especializado em um determinado setor. Por exemplo, um sistema para uma empresa de vendas é muito diferente de um sistema de contabilidade legal. No entanto, cada um tem seu próprio conjunto de necessidades adaptadas aos diferentes setores.

#4. Contabilidade sem fins lucrativos

Este tipo de contabilidade tem seu próprio conjunto de necessidades. Envolve principalmente garantir que o dinheiro seja distribuído da maneira correta; e também o sistema deve ser capaz de produzir relatórios de despesas.

Um sistema de contabilidade é, portanto, um sistema usado para organizar informações financeiras em uma corporação. Ainda pode ser manual ou informatizado. A principal razão pela qual você ainda deve usar um sistema de contabilidade é rastrear custos, receitas e outras atividades. Basicamente, fique atento a todos os fatos que afetam as finanças de uma empresa.

Sistemas de contabilidade informatizados 

Já se foram os dias em que os contadores registravam as transações contábeis por meio de livros-razão e lápis. No entanto, as empresas reconheceram recentemente a utilidade do planejamento econômico e da previsão dos computadores modernos. As empresas de contabilidade estão agora adotando-os. Como resultado, muitas empresas, da Fortune 100 a lojas individuais, agora usam contabilidade computadorizada.

No entanto, um sistema de contabilidade informatizado é um sistema de informação contábil que processa transações e eventos de sistemas financeiros de acordo com o Princípios contábeis geralmente aceitos (GAAP) para relatórios por usuário.

Recursos do sistema de contabilidade computadorizado 

1. Trabalho muito bom e preciso  

2. Necessidade de menos trabalho braçal

3. Custo e tempo eficientes

4. Menor potencial de erro e omissão

5. Geração de relatórios MIS completos em tempo real

Vantagens dos sistemas de contabilidade informatizados

  • Ao contrário do trabalho manual, a contabilidade gerada por computador geralmente é organizada, precisa e legível.
  • Os computadores melhoram a eficiência dos funcionários, acelerando a manutenção de registros e relatórios. Assim, o tempo é economizado.
  • Os computadores de contabilidade ainda podem fornecer maior controle e informações.
  • A contabilidade informatizada também reduz as tarefas contábeis repetitivas e demoradas
  • O software de contabilidade também facilita muito o acesso seguro aos dados contábeis fora do escritório. Isso é especialmente verdadeiro ao usar a contabilidade online.
  • Demonstrações financeiras geradas por computador também são altamente precisas.
  • O software de contabilidade também agiliza o processo de criação de contas.
  • Os registros de dados deste sistema são, portanto, seguros.

Desvantagens dos sistemas de contabilidade informatizados

  • Falhas do sistema, como ataques de malware e dificuldades no circuito do computador.
  • A formação de sistemas de contabilidade informatizada é, no entanto, frequentemente bastante dispendiosa.
  • Os atrasos são igualmente inevitáveis.
  • A maioria dos sistemas de contabilidade também não têm a capacidade de detectar erros inesperados.

Tipos de software de contabilidade 

O software de contabilidade é usado por profissionais em todo o mundo. Eles são assim classificados em três tipos que são:

1. Software Pronto

Este software, no entanto, foi projetado para todos os usuários e não possui recursos ou alterações que beneficiem um grupo demográfico específico. Soluções de software prontas também são adequadas para empresas com volumes contábeis mínimos.

O software de preparação é mais barato e consome menos recursos do sistema. Esses programas também têm uma curva de aprendizado dinâmica e fácil.

2. Software Personalizado

O software de contabilidade personalizado é, portanto, um software pré-fabricado que foi alterado para atender às necessidades específicas do cliente. Essas iniciativas são comuns em grandes e médias empresas. O software de contabilidade personalizado tem despesas de instalação e manutenção mais altas do que os sistemas de contabilidade tradicionais. Na maioria dos casos, os usuários devem pagar uma taxa de personalização para obter os serviços do fornecedor.

O uso de tal ferramenta de contabilidade aumenta a segurança dos dados e facilita a manutenção. Antes de usar este programa de emprego profissional, os usuários devem passar por treinamento adequado.

3. Software Personalizado

O software de contabilidade personalizado é criado para empresas específicas. O MIS inclui esses programas. Esses aplicativos geralmente são criados apenas para grandes corporações e exigem treinamento especializado antes que os usuários possam utilizá-los com sucesso.

Sistemas de contabilidade on-line 

A contabilidade online é, portanto, a aplicação da tecnologia online e da Internet à função de contabilidade empresarial. Também não tem um significado claro e refere-se apenas aos avanços contábeis possibilitados pela tecnologia de computadores e redes.

#1. Wave (O Melhor Software Livre)

O Wave é uma ótima plataforma de software de contabilidade para uma pequena empresa baseada em serviços que só precisa enviar faturas básicas e não precisa armazenar estoque ou realizar folha de pagamento. Portanto, os recursos gratuitos do Wave cobrirão todas as necessidades contábeis de muitos freelancers e empresas baseadas em serviços, tornando-o o melhor software gratuito em nossa análise.

vantagens wave sistemas de contabilidade online

  • Contabilidade, faturamento e digitalização de recibos estão disponíveis gratuitamente.
  • Não há limites para transações ou faturamento.
  • Com uma única conta, você também pode gerenciar muitas empresas.
  • Não há limitações quanto ao número de pessoas que podem utilizar o serviço.
  • Aplicativo para smartphones e tablets

#2. QuickBooks Online (melhor geral)

QuickBooks Online é o melhor software de contabilidade para pequenas empresas. Não apenas a maioria dos profissionais de contabilidade para pequenas empresas utiliza o QuickBooks Online, mas também há recursos e fóruns de treinamento on-line ilimitados para receber suporte, se necessário. Todos os recursos contábeis também podem ser acessados ​​convenientemente em um único painel para garantir uma contabilidade mais suave e eficaz.

Vantagens dos sistemas de contabilidade online QuickBooks

  • Escalável
  • Comumente usado por contadores profissionais
  • Integração com aplicativos de terceiros
  • Baseado em nuvem
  • Aplicativo móvel

# 3. FreshBooks

Para a maioria das empresas baseadas em serviços, o faturamento é fundamental. Ao contrário de outros softwares de contabilidade, o FreshBooks permite mais personalização de faturas. Ele não apenas envia e recebe faturas, mas também pode lidar com a contabilidade básica de uma empresa. Esse software de contabilidade ajuda as empresas baseadas em serviços a enviar propostas, faturas, coletar depósitos, acompanhar o tempo dos projetos e receber pagamentos.

Vantagens dos sistemas de contabilidade online FreshBooks

  • Baseado na nuvem 
  • Integração de aplicativos de terceiros
  • Acessível
  • Uma interface simples de usar

Existem conectores de aplicativos de terceiros para Shopify, Gusto, Stripe, G Suite e outras plataformas. As faturas do FreshBooks também podem ser totalmente personalizadas e alteradas para uma aparência profissional. O FreshBooks ainda é ótimo para orçamentos de projetos, envio de estimativas e cobrança de pagamentos.

# 4. Xero 

Tendo contadores especializados Xero para empresas para guiá-lo durante todo o processo também pode elevar a experiência e o desempenho da contabilidade na nuvem para seus negócios. Xero é a melhor solução para microempresas que procuram software de contabilidade relativamente fácil em nossa análise. O software, portanto, possui uma interface de usuário simples e se conecta facilmente a um serviço de folha de pagamento de terceiros. Assim, com a integração Stripe e GoCardless da Xero, os clientes podem pagar negócios online.

Vantagens dos sistemas de contabilidade online Xero

  • Baseado em nuvem
  • Aplicativo móvel
  • Integração de folha de pagamento com Gusto
  • Mercado de aplicativos de terceiros
  • Gerenciamento de estoque simples

Controles Internos e Sistemas Contábeis 

Os controles internos são políticas e procedimentos em vigor para assegurar a confiabilidade contínua dos sistemas contábeis. Precisão e confiabilidade são cruciais no setor de contabilidade. Ainda assim, sem registros contábeis precisos, os gerentes não podem tomar decisões financeiras totalmente informadas e os relatórios financeiros podem conter erros. Os métodos de controle interno em contabilidade são agrupados em sete categorias, cada uma delas projetada para prevenir fraudes e identificar erros antes que eles se tornem problemas.

Abaixo estão os controles internos e procedimentos de sistemas contábeis no sistema contábil, vamos analisá-los respectivamente. 

#1. Separação de deveres

A separação de funções inclui a divisão de responsabilidades para escrituração, depósitos, relatórios e auditoria. Quanto mais tarefas divididas, menos provável é que um único indivíduo cometa fraude. Compartilhar responsabilidades entre dois ou mais indivíduos ou exigir que colegas de trabalho revisem ações críticas podem servir ao mesmo propósito em pequenas empresas com poucos funcionários de contabilidade.

#2. Acessar controles internos para sistemas contábeis

Senhas, bloqueios e logs de acesso eletrônico podem ajudar a manter usuários não autorizados fora de um sistema de contabilidade e, ao mesmo tempo, fornecer um meio de auditar a atividade do sistema para determinar a origem de erros ou discrepâncias. Além disso, o rastreamento de acesso robusto pode ajudar na prevenção de tentativas de acesso fraudulentas.

#3. Auditorias de Ativos Físicos 

Isso inclui a contagem manual de dinheiro e outros ativos físicos mantidos no sistema de contabilidade, como estoque, materiais e ferramentas. A contagem física, evitando totalmente os registros computadorizados, pode revelar discrepâncias não descobertas nos saldos das contas. A contagem de dinheiro em estabelecimentos de varejo pode ser feita regularmente ou talvez várias vezes por dia. Projetos maiores, como contagem manual de estoque, devem ser concluídos com menos frequência, talvez uma vez por ano ou periodicamente.

#4. Padronização da Documentação Financeira

Documentos de transações financeiras, incluindo faturas, solicitações de materiais internos, recibos de estoque e relatórios de despesas de viagem, podem ser padronizados para ajudar a manter a consistência na manutenção de registros ao longo do tempo. Ao determinar a origem de uma discrepância do sistema, o uso de formatos de documento padrão pode facilitar a verificação de registros anteriores. A falta de consistência durante tal revisão pode resultar em itens sendo negligenciados ou mal compreendidos.

#5. Balancetes de avaliação diários ou semanais

Ao garantir que os livros sejam consistentemente equilibrados, um sistema de contabilidade de dupla entrada promove a confiabilidade. Mesmo assim, os erros têm o potencial de desestabilizar um sistema de dupla entrada a qualquer momento. O cálculo dos balancetes diários ou semanais pode fornecer informações regulares sobre a condição do sistema, permitindo a detecção e o exame rápidos de anormalidades.

#6. Conciliações do sistema de contabilidade em uma base regular

As reconciliações contábeis realizadas com base na necessidade de saber podem garantir que os saldos em seu sistema contábil correspondam aos saldos nas contas de outras entidades, como bancos, fornecedores e clientes de crédito. Uma reconciliação bancária, por exemplo, requer a comparação dos saldos de caixa do seu sistema contábil e registros de depósitos e recebimentos com seus extratos bancários. As diferenças entre vários tipos de contas complementares podem revelar problemas ou discrepâncias em suas próprias contas, ou podem ser o resultado de erros cometidos por outras empresas.

#7. Requisitos da Autoridade de Aprovação

Ao exigir que gerentes específicos aprovem tipos específicos de transações, os registros contábeis podem ser responsabilizados, demonstrando que as transações foram visualizadas, examinadas e aprovadas pelas autoridades competentes. Por exemplo, exigir a aprovação de grandes pagamentos e despesas pode impedir que funcionários antiéticos se envolvam em ações fraudulentas em grande escala usando dinheiro comercial.

Quais são os 4 tipos de contabilidade?

  1. Contabilidade Gerencial
  2. Contabilidade de estoques
  3. Contabilidade específica do setor
  4. Contabilidade sem fins lucrativos

O que é o Sistema de Contabilidade Básica?

O processo de registro das transações financeiras de uma empresa é conhecido como contabilidade básica. Implica avaliar, resumir e relatar essas transações aos reguladores, organizações de supervisão e autoridades fiscais. A contabilidade é uma das funções mais importantes em praticamente qualquer forma de negócio.

Quais sistemas são usados ​​para contabilidade?

  • Wave (o melhor software gratuito)
  • Quickbooks Online (Melhor Geral)
  • FreshBooks
  • Xero 

O que é um exemplo de um sistema de contabilidade?

O software de contabilidade on-line, também chamado de software de contabilidade “baseado em nuvem”, é o tipo mais comum de sistema de contabilidade automatizado. O software de contabilidade online é um sistema que ajuda a automatizar partes do ciclo contábil, como o registro de lançamentos contábeis.

Excel é um sistema de contabilidade?

QuickBooks e Microsoft Excel são dois dos sistemas de contabilidade mais populares, mas operam de maneira diferente, custam de maneira diferente e se ajustam à sua estrutura de negócios de maneira diferente.

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