COMO PREENCHER UM W9: DEFINIÇÃO E COMO PREENCHER

Quando você começa a trabalhar como freelancer ou como contratado independente de uma empresa, sempre há muita papelada para preencher. A maioria de seus clientes individuais ou empresas que pagarão a você exigirão que você preencha um Formulário W9, bem como um Número de Identificação de Contribuinte (TIN) e Certificação. Como você preenche um formulário W9 para uma empresa ou uma LLC, seja como indivíduo ou freelancer?

Este artigo que você está prestes a ler fornecerá respostas para todas as possíveis perguntas.

O que é o formulário W9?

Formulário W9 é um formulário comum que o IRS normalmente utiliza. É um formulário fiscal de uma página que fornece o número de identificação fiscal correto para outras pessoas, clientes ou empresas, bancos e instituições financeiras. Um cliente pode solicitar que você preencha e envie um W9 para que ele possa preparar adequadamente seu formulário 1099-NEC. Isso também tornará mais fácil para eles relatar quaisquer pagamentos que fizerem a você no final do ano e saber se você está suscetível à retenção de backup ou não.

Como contratado independente, você provavelmente precisará enviar este formulário para alguém que enviará de volta um Formulário 1099. Este formulário 1099 é o que você precisa enviar ao IRS se você recebeu um pagamento total de pelo menos $ 600 de alguém este ano.

Ao assinar o formulário, você também concorda em reter impostos de seus ganhos como contratado ou freelancer. Os empregadores às vezes retêm uma parte de seus salários para impostos federais e estaduais (impostos FICA), especialmente quando você trabalha em período integral.

É assim que funciona: a empresa, cliente ou indivíduo para quem você trabalhou usará as informações fornecidas no W9 que você enviou para preencher um 1099-MISC. Este 1099-MISC é o que você enviará ao IRS no final do ano fiscal. O formulário mostrará uma lista de todos os pagamentos que você recebeu do seu empregador durante o ano.

Na maioria dos casos, você será solicitado a preencher um formulário W9 antes que as empresas ou instituições bancárias comecem a fazer negócios com você. Independentemente disso, se você precisar produzir um formulário W9 que possa usar, sempre poderá encontrar um no site do IRS.

Quem precisa preencher um formulário W9?

Geralmente, é costume apresentar ou preencher um formulário W9 para sua empresa ao trabalhar com um indivíduo ou empresa que possa exigir o envio de informações ao IRS. Essas informações podem incluir o recebimento de pagamento por serviços que você fornece como contratado independente ou freelancer, fazer pagamentos mensais de hipotecas ou assinar seu conta IRA.

Ao usar o formulário W9, um indivíduo ou organização com a qual você opera obtém legalmente algumas de suas informações de identificação pessoal, incluindo seu número de identificação de contribuinte (TIN).

Você também pode precisar preencher um formulário W9 em ocasiões como:

• Alguns tipos de negócios imobiliários
• Compra ou venda de um imóvel garantido.
• Cancelamento de dívidas
• Contribuições para um plano de aposentadoria para um indivíduo (IRA)

Como preencher um formulário W9

Mesmo que os formulários W9 possam parecer fáceis de entender para a maioria das pessoas, abaixo está o processo ou as diretrizes sobre como ele funciona.

#1. Obtenha o formulário W9 no site do IRS

Enquanto você pode receber uma cópia do formulário de um cliente, você também pode baixar o formulário do site do IRS e imprimi-lo você mesmo. No entanto, se você tiver dúvidas sobre as letras miúdas, lembre-se de verificar com o IRS, seu CPA, agente registrado ou outros profissionais de impostos.

#2. Digite seu nome completo

Forneça seu nome completo na linha 1 do formulário. No entanto, se você estiver registrando como indivíduo, proprietário único ou LLC de membro único, é melhor usar o nome que aparece em suas declarações de imposto individuais e escrevê-lo da mesma maneira.

#3. Digite o nome da sua empresa

Você precisará preencher a linha 2 do formulário W9 se tiver um nome comercial diferente. Aqui, você deve inserir o nome da sua empresa ou “entidade desconsiderada”, se houver. Por exemplo, se você é uma empresa individual, mas deseja se comercializar com um nome diferente, como tal, está administrando seu negócio com outro nome. Esse é o nome exato que você colocaria neste campo. Caso contrário, se sua empresa for uma parceria, uma LLC com vários membros, uma corporação C ou uma corporação S, você deve usar o nome legal de sua empresa.

#4. Descreva a estrutura organizacional de sua empresa

Depois de fornecer o nome da sua empresa, selecione a estrutura de negócios apropriada na linha 3. Para fins de tributação, o IRS precisa ter uma compreensão clara de como você está classificado. Enquanto isso, uma correlação clara entre isso e o formulário de imposto federal anual da sua empresa deve ser possível.

Empresário individual, parceria, corporação C, corporação S, fundo/espólio, sociedade de responsabilidade limitada ou “outro” são exemplos de classificações fiscais federais. Selecione a opção adequada que melhor se adapte ao seu negócio.

# 5. Isenções

Na linha 4, essas caixas provavelmente serão deixadas em branco. É um campo não essencial para a grande maioria das pessoas e empresas. No entanto, se sua empresa for uma corporação, talvez seja necessário, portanto, verifique com seu contador antes de decidir.

#6. Insira seu endereço de correspondência

Você deve preencher adequadamente as linhas 5 e 6 com seu endereço de correspondência. Este endereço deve ser aquele que você pode usar se quiser receber informações fiscais vitais. Informe seu endereço, cidade, estado e CEP. Além de usar esse endereço para sua declaração de imposto, se você estiver trabalhando como freelancer ou contratado individual, seu cliente também utilizará o endereço como aparece no W9 para garantir que seu formulário 1099-NEC esteja preparado corretamente. Se você estiver preenchendo um W-9 para algum outro propósito, ainda poderá esperar obter um 1099-MISC neste endereço.

# 7. Forneça seu número de seguro social/número de identificação do empregador

Em seguida, vá para a primeira seção, chamada Parte 1. Isso envolve inserir seu Número de Identificação Fiscal (TIN), que é a parte mais importante deste formulário. Geralmente, SSN ou EIN são os dois métodos mais comuns de identificação ao se candidatar a um emprego. Tudo depende da estrutura da sua empresa.

Como o Internal Revenue Service se refere a esta seção como Parte 1, pode tornar as coisas ainda mais confusas, mas é tão simples quanto parece. Como empresa, você deve fornecer um número de identificação do empregador (EIN) ou um número de seguro social (SSN) como prova de identificação fiscal da sua empresa. O IRS, no entanto, prefere usar um SSN no formulário W-9.

#8. Descubra se você precisa assinar e datar o formulário

A parte 2 do formulário W-9 é a seção de certificação. Isso geralmente envolve solicitar que você verifique se você é um cidadão dos Estados Unidos ou um estrangeiro residente. Da mesma forma, antes de assinar o formulário W9, você deve atestar a exatidão de todas as suas informações na Seção II. O IRS tem uma política de tolerância zero quando se trata de enviar desonestamente um formulário de imposto e, como tal, você pode estar sujeito a uma penalidade ou prisão se omitir informações ou mentir conscientemente em um formulário de imposto.

Como preencher um formulário W9 para uma LLC

Normalmente, para arquivar seus impostos LLC adequadamente, você precisará preencher um formulário W9. Juros hipotecários, renda de não funcionários e cancelamento de dívidas estão todos incluídos neste formulário. Embora o formulário W9 seja bastante básico, pode parecer complicado preencher se você estiver solicitando uma LLC. Mas, se você fizer isso de forma adequada, você e sua empresa podem evitar todos os tipos de dificuldades ou problemas fiscais.

Devido ao fato de que o IRS não reconhece as LLCs como entidades comerciais independentes, as LLCs podem optar por ser tributadas como uma empresa individual (uma entidade desconsiderada), parceria ou corporação. Isso significa que, se você for o único proprietário (membro) de sua LLC, ela será tributada como uma entidade não qualificada.

Escolher tributar uma LLC de membro único como uma entidade desconsiderada significa relatar lucros e perdas comerciais em sua declaração de imposto individual (conhecida como tributação de repasse). Se você receber 1099 pela receita da LLC diretamente, talvez ainda seja necessário preencher um formulário W9.

Se você for uma empresa C ou S, marque a caixa W9 abaixo do nome da empresa e também indique um C ou S ao lado dessa caixa, dependendo do tipo de empresa. Você também pode usar o Formulário 2553 para formar uma corporação S, o que evita a dupla tributação.

Esteja você administrando sua LLC como um membro individual, uma corporação ou uma parceria, com as etapas a seguir, você pode preencher ou preencher facilmente o formulário W9 para sua empresa;

Membro Único LLC

O Internal Revenue Service vê uma sociedade unipessoal de responsabilidade limitada como uma entidade desconsiderada para fins de imposto de renda federal. Portanto, o único proprietário de uma LLC deve declarar impostos da mesma maneira que um único proprietário.

• Nas duas primeiras linhas do formulário W9, preencha seu nome e o nome legal de sua sociedade de responsabilidade limitada (LLC). Digite o nome legal da LLC na segunda linha após o nome sob o qual você arquiva suas declarações fiscais.
• Insira a localização da empresa, incluindo a cidade, estado e CEP do estabelecimento.
• Você deve verificar como um indivíduo/proprietário único/s único membro LLC e não uma “sociedade de responsabilidade limitada”, porque é assim que você é classificado para fins fiscais.
• Em seguida, digite o seu número de Seguro Social. É necessário utilizar o seu Social Security Number (SSN). O Internal Revenue Service (IRS) também permite que você insira um EIN que você ganhou como único proprietário.
• Assine a certificação e envie-a ao solicitante junto com o formulário W9.

Cooperação ou Joint Venture

Para preencher o formulário W9 para corporações e parcerias (LLC), as etapas a seguir podem incluir

• Digite o nome legal da LLC. Isso deve ser como aparece em suas declarações fiscais. No entanto, se houver um, você deve listar o nome secundário da LLC na segunda linha, “Nome da empresa”.
• Selecione "Empresa de Responsabilidade Limitada" no menu suspenso.
• Para uma parceria, insira “P” na linha de classificação fiscal e para empresas S, você pode escrever “S”.
• Insira o local da empresa, como cidade, estado e CEP.
• Digite o número de identificação do empregador da LLC (EIN).
• Faça uma cópia do formulário W-9 e envie-o para a pessoa que o solicitar.

Cada cliente para quem um freelancer ou contratado trabalhou deve ter um formulário W-9 preenchido. Portanto, mantenha uma cópia do formulário W-9 para seus próprios registros, apenas para garantir. Se um cliente não receber seu 1099-MISC no final do ano, você também pode usar este formulário para contatá-lo.

Como preencher um formulário W9 para uma empresa

Em vez de enviá-lo ao IRS, o W9 é um formulário de imposto que você envia para outras empresas. Suponha que sua empresa conclua o trabalho para uma empresa local; para enviar a você um formulário fiscal 1099 ou para confirmar que você ou sua empresa não precisam de um, o formulário W9 que você preenche fornece as informações de que eles necessariamente precisam. A boa notícia é que as instruções do W9 são simples o suficiente para que o preenchimento das caixas não demore muito.

No formulário W9, você fornecerá informações como seu nome, nome da empresa, número de identificação fiscal (TIN) e a estrutura de sua organização. Você também precisará indicar quaisquer isenções que possa ter de determinados mandatos de relatórios. Depois de preencher o formulário W9 intencionalmente para sua empresa, basta assiná-lo.

Instruções básicas para preencher o formulário W9 para sua empresa

Vamos supor que sua corporação possa ter fornecido a uma empresa local $ 2,800 em serviços no ano passado. Para arquivar 1099 para o IRS, essa empresa exigirá um formulário W9 de sua empresa. Você pode simplesmente baixar o formulário W9 do site do IRS e preenchê-lo para sua empresa de acordo com as instruções. A informação requer:

Assine o documento depois de completá-lo. No entanto, como uma declaração juramentada de que as informações do W9 para sua empresa são precisas, você deve verificar novamente sua assinatura. Não fazer isso praticamente significa que você cometeu perjúrio, o que passa a ser um crime.

Além disso, a retenção na fonte retira 24%, da mesma forma que ocorre a retenção de cheques de pagamento de um funcionário para impostos. Eles podem afetar a renda, dividendos, aluguéis e royalties, bem como a remuneração de não funcionários, mas não têm efeito sobre os negócios imobiliários. Nesse caso, a empresa que solicita seus serviços deduziria uma certa quantia de seu serviço de US$ 2,800. Como tal, a empresa não retirará seus salários se você fornecer seu TIN e certificar que não está sujeito a retenção de backup.

Como preencher um formulário W9 como freelancer

Um formulário W9 é um documento que trabalhadores autônomos, como um freelancer, que prestam serviços a corporações, precisam preencher para acompanhar suas informações fiscais e financeiras. Usando este formulário, uma empresa patrocinadora pode fornecer ao Internal Revenue Service informações precisas sobre o freelancer, bem como um número de identificação fiscal.

Como contratado independente ou freelancer, o formulário W9 do IRS é mais comumente usado com todos os empregadores. Funcionários em tempo integral não precisam de um W9. Você precisa preencher um formulário W9, pois os empregadores não retêm impostos de um contratado independente ou freelancer.

Se você é um freelancer, o procedimento abaixo pode ajudá-lo a aprender como preencher corretamente o formulário W9

#1. Digite seu nome

Usando o nome legal em sua declaração de imposto de renda, escreva ou digite seu nome completo.

#2. Digite o nome da sua empresa

Digite ou escreva o nome da sua empresa ou desconsidere o nome da entidade.

#3. Decida sobre sua classificação do IRS

Aqui, selecione o apropriado opção de classificação fiscal federal. Como entidade comercial, você provavelmente é um único proprietário, corporação C, corporação S, parceria, trust ou propriedade, sociedade de responsabilidade limitada ou outro tipo de negócio.

#4. Selecione suas isenções

Se você tiver quaisquer isenções de retenção na fonte ou relatórios de acordo com a Lei de Conformidade Fiscal de Contas Estrangeiras (FATCA), você deve inserir o beneficiário ou código de relatório correto nesta parte. Algumas empresas estão excluídas da retenção na fonte quando se trata de pagamentos de juros e dividendos. No entanto, você deve consultar as instruções do formulário para ter certeza.

#5. Forneça seu endereço

Aqui, você deve escrever o endereço completo que você usa em sua declaração de imposto, junto com o número, nome da rua e número do apartamento ou apartamento. Este pode ser o seu local de residência ou o seu local de trabalho.

#6. Insira o resto do seu endereço

Normalmente, isso inclui sua cidade, estado e códigos postais. Para que o IRS conecte seus documentos 1099 como freelancer ao seu formulário 1040, você deve incluir um endereço correspondente no formulário W9 que preencher.

#7. Insira os detalhes do solicitante

Nesta seção, você também precisará incluir o nome completo e o endereço da pessoa ou empresa que solicitou o preenchimento deste formulário. Mesmo que não seja um requisito, é uma boa ideia anotar essas informações para seus próprios registros.

#8. Forneça seu número de identificação fiscal (TIN) e complete a parte 1

Para um freelancer, a Parte 1 do formulário W9, que trata do seu número de identificação fiscal, é a próxima seção a ser preenchida. Você pode fazer isso digitando o número TIN da sua empresa no campo apropriado. Como freelancer, é provável que seu TIN seja seu número de seguro social (SSN). Enquanto isso, se for um tipo diferente de empresa, seu TIN provavelmente será seu número de identificação do empregador (EIN).

Uma opção alternativa é consultar as instruções do formulário para obter mais informações sobre como preencher o formulário como imigrante ou pessoa jurídica não qualificada.

#9. Preencha a Parte II para certificar ou autenticar seu formulário W9

A parte final do seu formulário W9 para preencher como freelancer exige que você afirme, sob pena de perjúrio, que as informações fornecidas são precisas. Isso significa que você está certificando que as informações fornecidas são precisas e que você foi verdadeiro durante todo o processo. Para salvaguardar os seus direitos legais, esta parte do formulário é sempre fundamental. Ao assinar seu nome e a data no documento, você certifica que as seguintes afirmações são verdadeiras:

• Você escreveu ou está esperando para obter o TIN correto para si mesmo.
• Você não precisa se preocupar com backup retenção desde que você esteja isento ou tenha uma razão válida para não fazê-lo; talvez o IRS não o tenha informado de qualquer retenção adicional.
• Não importa se você é americano ou não; você é um cidadão americano, um residente dos Estados Unidos ou um estrangeiro.
• Talvez você seja uma parceria, corporação, firma ou outra entidade americana que foi formada ou incorporada nos Estados Unidos sob o leis dos Estados Unidos.
• Você forneceu no formulário o código ou códigos FATCA corretos?

Conclusão

Você precisa se familiarizar com o formulário W9 do IRS e como preenchê-lo se você trabalha como indivíduo, freelancer ou pessoa jurídica desconsiderada. Ele permite que um cliente ou empresa para a qual você trabalha como indivíduo obtenha facilmente seu nome, endereço e número de identificação do contribuinte. Também ajuda a informar os indivíduos se eles precisam de retenção de backup ou precisam deduzir impostos de seus ganhos.

Este formulário não é para envio ao Internal Revenue Service. Você só precisa encaminhá-lo para os empregadores que o solicitarem. Embora o formulário W9 seja razoavelmente simples de preencher, verifique novamente se suas informações estão corretas. No entanto, se você estiver com problemas para preencher este formulário, considere contratar um contador para orientá-lo no processo.

Como preencher um FAQ do W9

Como é a forma W9?

O IRS W-9 é um documento de uma página com cinco páginas de instruções.

Onde posso encontrar o formulário W9?

Para preencher um formulário W9 como proprietário único, LLC de membro único ou indivíduo, obtenha um do seu cliente, banco ou outra instituição financeira. Uma versão em PDF também está disponível no site da Receita Federal.

O que é retenção de backup?

A retenção de backup é o dinheiro deduzido do seu salário e remetido ao IRS dos pagamentos de renda. Os pagadores podem ser obrigados a reter impostos para que o IRS receba quaisquer impostos de renda não pagos.

Um indivíduo precisa preencher o W9?

Os empregadores que contratam um indivíduo como contratado independente devem fornecer um formulário W9 para que ele preencha antes de começar a trabalhar. No entanto, um indivíduo ou “contratado independente” que deve preencher um formulário W9 deve ter atendido a alguns critérios específicos.

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