Precisa de sugestões para organizar um evento? Você chegou ao local apropriado. Ao longo dos anos, participamos de vários eventos organizados por vários grupos. Também temos várias práticas recomendadas para você usar, mesmo que não possamos listar todos os detalhes que você precisa considerar (geralmente depende do tipo de evento!). Orientaremos você pelas etapas envolvidas no planejamento de eventos nesta postagem do blog.
O que é um plano de evento?
Um plano de evento serve como um roteiro para todos os elementos do seu evento.
Esses componentes são coordenados seguindo metas e objetivos SMART (específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com prazo) e um cronograma. Aconselhamos retroceder a partir da data do evento para determinar seu cronograma (um cronograma de retrocesso!).
Enquanto você se prepara para o grande dia, seu planejador de eventos pode atuar como um guia para mantê-lo no caminho certo. Não importa quão grande ou pequeno seja o seu evento, um plano de sucesso inclui os mesmos elementos cruciais, que veremos na próxima parte.
Quais são as etapas no planejamento de um evento?
A gestão de eventos é exigente. Acompanhar todos os pequenos detalhes pode ser difícil quando há tantas partes móveis. Há muito a considerar, desde a escolha do local e dos palestrantes até o envio de notas de agradecimento e a condução de um debate pós-evento.
Aqui estão algumas etapas definidas na organização de um evento.
#1. Desenvolva Metas e Objetivos do Evento
Estabelecer um objetivo e uma meta claros é o primeiro estágio. Que objetivos você tem em mente para organizar este evento?
#2. Forme uma equipe
Para gerenciar todos os preparativos para qualquer evento, é necessário um esforço conjunto de equipe. Escolha um membro importante do comitê para liderar o evento e designe presidentes de subcomitês específicos. O local, palestrantes, entretenimento, publicidade, patrocinadores, transporte, administração de voluntários e outras áreas podem ser cobertos por subcomitês.
# 3. Definir uma data
Antes de finalizar a data do seu evento, certifique-se de levar em consideração o seguinte.
Dê a si mesmo tempo suficiente para se organizar; idealmente, isso deve ocorrer entre quatro e seis meses, dependendo das especificidades do seu evento.
- Esteja atento aos feriados
- Evite grandes eventos ou férias escolares
- Verifique as datas com os participantes importantes (oradores/apresentadores principais, visitantes VIP, partes interessadas).
#4. Marque seu evento
Você deve selecionar um tópico que seja atual e distinto se quiser que seu evento se destaque. Pense em um tema amplo e envolvente para o seu evento e pense seriamente no nome. Particularmente na mídia da Internet, pode ser um grande chamariz. Considere seus objetivos para o evento ao apresentar sugestões de nomes. Crie um slogan – uma frase de branding sucinta e cativante que resuma a ocasião. Crie um logotipo para representar seu evento. Camisetas, garrafas de água, bolsas e outros itens podem ser marcados com a ajuda de um logotipo. Um logotipo pode ser feito facilmente usando a ferramenta de design gráfico on-line gratuita Canva.com.
#5. Faça um plano geral
Todos os elementos do evento, incluindo:
- Seleção de local, planejamento e alimentação (contratos, autorizações, seguros, seleção de refeições, bufê, etc.)
- Oradores/apresentadores (identificação, verificação, logística e gestão) (identificação, confirmação, logística e gestão)
- Atividades/entretenimento
- Promoção e publicidade off-line e na Internet (página da web, promoção on-line, calendários de eventos, programas impressos, relações com a mídia, sinalização, mídia social, etc.)
- Gestão de Patrocinadores e Parceiros
- Gestão de voluntários
- Lembre-se de que as pessoas se voluntariam por vários motivos (botões de acesso), como o desejo de fazer a diferença, a chance de conhecer novas pessoas socialmente ou o desejo de aprender ou experimentar algo novo. Boas experiências de voluntariado podem levar a mais voluntariado. Eles não serão voluntários novamente e contarão aos outros se tiverem uma experiência terrível. Certifique-se de que seus voluntários tenham uma sensação de cordialidade e participação. Eles devem acreditar que seus esforços valeram a pena e que foram úteis.
#6. Determinar processos administrativos
Como você controlará suas listas de palestrantes, convidados, orçamento e inscrições?
#7. Identificar e criar parcerias e patrocínios
Existe alguma empresa com a qual você possa colaborar ou abordar para obter patrocínio para ajudar com os custos e aumentar a participação? Quando você inclui outros indivíduos ou organizações em seu evento, eles têm interesse em ajudar com a publicidade e garantir o sucesso do evento.
Você pode querer pensar sobre:
procurando patrocinadores comerciais para ajudar a pagar alguns dos custos do evento. Isso pode incluir tudo, desde empresas locais que possam doar bens ou serviços, como flores para as mesas, sacolas de presentes, etc., até organizações globais que gostariam de patrocinar uma refeição, oferecer um prêmio de porta ou fornecer um item de leilão silencioso significativo.
Junte forças com grupos de bairro que podem fornecer um local ou ajudar no planejamento ou na equipe do evento.
#8. Crie um plano de publicidade
Mesmo com o mais incrível palestrante ou programação de entretenimento, você ainda precisa de relações públicas para atrair participantes. A primeira etapa na promoção do evento é um aviso ou página em seu site, seguido por um lembrete em seu boletim informativo ou e-mail para salvar a data, seguido por publicidade offline e online, relações com a mídia e comunicação contínua para promover o registro. Sem agradecimentos pós-evento, reconhecimentos do patrocinador e histórias destacando as principais mensagens do evento ou o sucesso da arrecadação de fundos, nenhuma estratégia está completa.
#9. Estabeleça um orçamento
As estimativas para todos os componentes importantes incluídos em seu plano mestre de eventos devem ser incluídas em seu orçamento. Não se esqueça de levar em consideração as despesas de viagem dos palestrantes ou apresentadores.
#10. Avalie o evento
Como você saberá se seu evento foi um sucesso? Você usa números de atendimento para avaliar o sucesso? Quanto você levantou? A mensagem? Como você envolveu o público ou os membros? Ao definir suas metas e objetivos pela primeira vez, você deve pensar em como avaliará o evento para avaliar seu sucesso.
Quais são as sete etapas do planejamento de eventos?
Reunir uma comemoração no local de trabalho, seja uma festa de fim de ano ou um almoço anual com clientes, requer muita preparação e um pouco de sorte. Essas sete sugestões podem ajudá-lo a reduzir o estresse e garantir que seu evento especial seja genuinamente especial.
#1. Comece antes do que você acha necessário.
Mesmo que a data do seu evento pareça distante, você precisará tomar várias pequenas medidas ao longo do caminho para se manter no caminho certo. Se a sua organização realiza reuniões anuais, você pode começar a planejar o essencial, como o local e a agenda, assim que a reunião anterior terminar, enquanto as lições aprendidas com o que funcionou e o que não funcionou ainda estão frescas. Se você estiver organizando uma festa de fim de ano, verificar a disponibilidade do local durante o verão pode ajudá-lo a escolher sua melhor escolha e possivelmente até qualificá-lo para um desconto por fazer uma reserva antecipada. Começar cedo reduz a probabilidade de perder detalhes cruciais e fornece tempo para fazer alterações.
#2. Estabeleça um calendário mestre.
Faça uma lista das etapas que precisam ser seguidas após obter o feedback inicial de seu empregador e de outras partes interessadas. Em larga escala, isso pode envolver a busca de locais potenciais, preparação de alimentos, envio de formulários de registro e organização de transporte. Forneça instruções e prazos mais detalhados após cada um deles. Por exemplo, você deve analisar suas possibilidades, visitar suas principais opções e saber o que será ou não oferecido antes de fazer uma reserva de local (por exemplo, equipamento AV). Ao terminar cada tarefa, risque-a da lista e, conforme necessário, adicione novas.
#3. Monte uma equipe.
Evite tentar gerenciar todo o planejamento sozinho. Em vez disso, dê tarefas especializadas com base nos pontos fortes de cada pessoa. Alguém da sua equipe já trabalhou na indústria de food service? Peça que ele veja as opções de alimentação. Um colega de trabalho do corredor toca em uma banda cover ao lado. Peça que ela se encarregue de organizar o entretenimento. Tenha expectativas e prazos explícitos e agende reuniões regulares para monitorar o progresso.
#4. Negocie com os fornecedores os preços.
Esta etapa pode ser simples se você usar consistentemente os mesmos fornecedores porque pode ser elegível para um desconto. Organizar sua função em um dia ou horário fora do pico também pode economizar custos. Veja que tipo de desconto você pode obter se precisar de mais de um quarto de hotel para hóspedes de fora da cidade; frequentemente, os hotéis oferecem um quarto se você fizer uma quantidade específica de reservas. Obtenha cotações de vários fornecedores para os serviços necessários, pois isso pode ajudá-lo a negociar: por exemplo, se o fornecedor com o melhor menu souber que você tem ofertas mais baratas, eles podem estar prontos para reduzir seus preços.
#5. Considere "e se".
Prepare-se com antecedência para possíveis obstáculos. Seria ótimo se o novo restaurante da moda na cidade pudesse hospedar sua reunião de férias. Perguntar educadamente sobre o número de outros eventos agendados para a mesma noite é importante, pois pode afetar o nível de atendimento que seu grupo recebe. Ou talvez você esteja organizando um passeio em família para um parque temático próximo. Verifique se haverá atividades para todas as crianças; você não quer que os pequenos fiquem tristes porque não podem andar nos brinquedos.
#6. Obtenha-o por escrito.
Para evitar surpresas no dia do evento, leia atentamente os contratos dos fornecedores. Não faça suposições; tudo o que você espera receber deve ser explicitamente declarado. Certifique-se de que seu contrato indique claramente que o vendedor irá montar e desmontar a barraca e as cadeiras que você está alugando, por exemplo. Seus contratos também devem cobrir contingências, como quem intervirá se o DJ que você reservou ficar doente.
#7. Divirta-se!
É hora de dar um passo para trás e ver seu trabalho árduo ser recompensado quando o grande dia chegar e tudo estiver configurado e funcionando sem problemas. Aprecie o momento, mas também esteja ciente das possíveis mudanças que você pode fazer para o futuro. E lembre-se sempre de agradecer a todos que contribuíram para o sucesso do evento.
Quais são as 6 etapas do planejamento de um evento?
Planejamento é a chave para um evento de sucesso. É simples sentir-se sobrecarregado porque há muitos fatores a serem levados em consideração. Para garantir que seu evento seja executado com sucesso e permaneça dentro do seu orçamento, siga nossas seis etapas.
#1. Identifique seus objetivos e metas.
É importante sentar e considerar seus objetivos para o evento antes de procurar locais em potencial. Você está tentando solicitar doações? ou anunciar o lançamento de um produto específico? Você quer 40 ou 400 convidados?
Ser particular sobre o seu público também é crucial. O planejamento e o orçamento serão mais fáceis para você se você estiver ciente de seus objetivos principais e tiver critérios concretos para medir o progresso.
#2. Configure um orçamento
Gastar um pouco mais aqui e ali é simples quando você quer que tudo esteja impecável. Mas antes que você perceba, isso pode acumular centenas ou até milhares de dólares acima do orçamento. Você pode controlar melhor seus gastos fazendo um orçamento realista e flexível.
Esses componentes essenciais devem ser incluídos no seu orçamento:
- Aluguel do local Inclui quaisquer outras despesas como seguro.
- Catering: Lanches e refeições nos intervalos.
- Despesas de pessoal: cobrem a configuração, coordenação e limpeza.
- Seja um DJ ou convidando convidados especiais para falar.
- Aluguel de A/V: Dependendo da localização, pode ser necessário alugar equipamentos adicionais. um projetor, por exemplo.
- Decoração: Se o evento for temático, pode ser necessário comprar ou alugar uma decoração extra.
- Marketing: Se você tiver fundos, é uma boa ideia criar um orçamento para marketing, porque promover seu evento é essencial para seu sucesso.
- Contingência: não importa o quão cuidadosamente você se prepare para o evento, custos inesperados inevitavelmente surgirão. Para fornecer uma rede de segurança, incluindo uma contingência de 10%.
#3. Cronograma do evento e planejamento
Dar a si mesmo tempo suficiente é a parte mais crucial da preparação. Quando você está pressionado pelo tempo, o tempo parece voar tão rápido. Idealmente, você deve reservar de 4 a 6 meses para preparar e realizar eventos maiores.
Verifique possíveis conflitos se a data for variável. Você não deseja reservar um local apenas para saber que seu evento está em conflito com um feriado religioso significativo ou que um palestrante convidado crucial não estará disponível naquele dia.
Aconselhamos fazer um plano mestre e um cronograma que inclua todas as datas de vencimento cruciais antes do evento para garantir que tudo corra bem. Isso também facilitará a atribuição de atribuições à sua equipe. O envio de licenças, apólices de seguro, confirmação de palestrantes convidados, datas críticas para marketing e publicidade, envio de convites, prazo de RSVP e um calendário detalhado para o dia real podem ser incluídos em sua linha do tempo.
# 4. Parcerias
Você pode colaborar com outros grupos para patrocínio, dependendo da natureza e tamanho do seu evento. Isso pode ajudá-lo a economizar dinheiro e, ao mesmo tempo, auxiliar seus esforços de marketing e promoção.
Certifique-se de enfatizar um valor claro para as empresas que você está pedindo para patrocinar seu evento. Suas chances de sucesso aumentarão se você puder fazer um forte argumento para o patrocínio.
#5. Promoção
É hora de divulgar seu evento agora que os preparativos estão em andamento. Mesmo que você tenha agendado os palestrantes mais incríveis, ninguém aparecerá se não souber do evento.
Inclua datas importantes na linha do tempo do evento e crie um plano de relações públicas e marketing. Sua estratégia de marketing deve incluir:
- Um anúncio na página da Web sobre o evento.
- boletins informativos e explosões de e-mail.
- Postagens de mídia social que foram agendadas.
- Imprensa e mídia, incluindo seu comunicado de imprensa.
#6. Tire fotos e filme para documentar a ocasião.
É importante documentar seu evento e seu sucesso após toda a sua preparação e trabalho duro. Para garantir que suas fotos sejam do mais alto calibre e resolução, contrate um fotógrafo profissional.
Essas fotos podem ser incluídas em seu acompanhamento pós-evento, que também pode incluir uma declaração à imprensa sobre o evento e notas de agradecimento a todos os patrocinadores e participantes. Além disso, essas fotos podem ajudar na divulgação de eventos futuros. Imagens e vídeos podem ser facilmente salvos e compartilhados com o Vista Suite.
Você pode adicionar membros da equipe ou participantes depois de criar a área para seu evento. Todas as suas fotos são salvas em um local, onde estão todas convenientemente acessíveis e organizadas.
Quais são os 3 componentes essenciais do planejamento de eventos?
Planejar um evento é muito diferente de organizar uma festa típica. Quer o evento seja de alto nível ou privado, muito mais preparação, desenvolvimento e organização são necessários. No final da noite, todo gerente de eventos espera um evento de sucesso, mas atingir esse objetivo nem sempre é simples. Planejar um bom evento requer três fatores a seguir:
#1. Estabeleça uma meta com metas e um orçamento.
Defina metas, objetivos e, o mais importante, um orçamento que cubra todos os aspectos do evento antes mesmo de começar a sonhar acordado com um tema. Quais são seus objetivos para a ocasião? Você está tentando levantar dinheiro? Existe algum produto que merece atenção especial? O que o cliente consideraria um sucesso do evento? Ter um objetivo em mente tornará a organização do restante do evento muito mais fácil.
Por que é vital criar um orçamento? Você precisa saber onde definir um limite de gastos, para começar. Mesmo que você ainda consiga realizar muito com um orçamento limitado, não deve organizar um evento que não satisfaça os desejos e as capacidades financeiras do cliente. Faça um orçamento de itens de linha para que cada etapa seja registrada e seus gastos permaneçam dentro dos limites aceitáveis.
#2. Escolha um local e faça contratos com fornecedores
Todo mundo sabe que não dá para fazer uma festa sem um local para acomodar todos os convidados. O mesmo vale para eventos de negócios/corporativos significativos e pequenos. Dependendo do conceito geral, orçamento e vibração que você deseja que o evento tenha, pode ser difícil encontrar o local ideal. Embora os lançamentos de produtos devam ser um pouco mais participativos e envolventes, a escolha de uma instalação estabelecida com enormes salões de baile falará sobre um tema de riqueza para um ambiente de classe mais alta. O planejamento para o projeto pode começar a sério depois de ter o local.
O uso de contratos de fornecedores é um componente significativo da preparação do evento. Depois de ter um local, você deve começar a planejar o cardápio e a aparência geral da área do evento. Para criar o evento ideal, você deve usar seus contatos em comida, iluminação, música/DJs, roupa de cama, flores e até mesmo no design do bolo. Embora muitos locais de eventos ofereçam alguns desses serviços, dependendo do produto final que o cliente precisa, você ainda pode precisar contratar seus contatos. Dar aos seus clientes opções para escolher pode ocasionalmente produzir os melhores resultados porque eles estiveram envolvidos em toda a estratégia.
#3. Marca
Os eventos de marketing são essenciais para seus clientes porque os participantes precisam estar cientes das especificidades do horário e local para participar. O branding é importante porque você deseja que seu evento seja notado e se destaque da multidão. Pense em diferentes nomes de eventos, temas e até designs de logotipo para dar aos participantes um sabor e uma experiência distintos. Crie um slogan para o evento que combine os objetivos do cliente e uma amostra do que acontecerá lá para ir além.
Envie um save-the-date se estiver organizando um evento com bastante antecedência (seis a doze meses) para que os convidados tenham tempo de marcar seus calendários. Um convite oficial pode ser enviado como acompanhamento à medida que o evento se aproxima. Se o evento for de lançamento de produto, não se esqueça de destacá-lo no convite. Um convite também é uma oportunidade fantástica para promover o tema geral do evento.
Contratar um gerente de eventos que possa lidar com todos os aspectos do planejamento, desde a concepção até a conclusão, às vezes é a melhor abordagem para garantir um evento de sucesso. Faça uma lista de tudo o que você precisa fazer e risque os itens à medida que avança, se pretende cuidar do planejamento do evento sozinho.
Quais são os cinco Cs do gerenciamento de eventos?
Aqui estão os cinco Cs do gerenciamento de eventos: Conceito, Coordenação, Controle, Culminação e Encerramento. Mas o que eles significam?
# 1. Conceito
O conceito vem primeiro. A conceituação do seu evento estabelece a base sobre a qual ele será construído. Ao fazê-lo, deve ter em conta:
Quem vai participar, quando, onde e o que vai acontecer no seu evento são questões importantes?
Não reduza os detalhes aqui. Aprofunde-se em cada um dos tópicos mencionados acima e reserve um tempo para compreender todas as facetas do seu evento. Qual é o principal objetivo do seu evento, para começar? Qual é o resultado? Seu público precisa entender e se relacionar com esse propósito. Depois disso, você pode começar a considerar seu público, como contatá-lo e como envolvê-lo.
Saber o 'Por que' e 'Quem' também permite que você faça incursões no 'Quando' e 'Onde'. O local do seu evento pode ser um acéfalo se o seu público-alvo estiver concentrado nessa área, seja por residência ou emprego. Ou, se representarem um corte transversal da população ou de uma empresa, pode haver um ano mais adequado ou menos movimentado que ajudará a aumentar a frequência.
#2. Coordenação
O planejamento pode começar depois que você tiver seu conceito. Dado que provavelmente haverá muitos itens que você precisa cobrir, essa provavelmente será uma das etapas mais longas do processo.
Você examinará o seguinte durante a fase de Coordenação:
- Escolhendo um tema
- Estabelecendo um orçamento confiável
- Fazendo um cronograma
- Procurando um local
- Organização de fornecedores e decoradores
- Organização de entretenimento, palestras ou outros eventos
- Compra de equipamentos
- Providenciar transporte e hospedagem
- Avaliações de risco e segurança
- Planos de contingência
A lista fornecida acima não é de forma alguma completa. Dependendo do tamanho e natureza do seu evento, ele pode ser mais curto ou mais longo. Mas a chave é que você deve garantir que todas as suas bases sejam cobertas durante a fase de coordenação do processo.
#3. Ao controle
O controle de eventos envolve exatamente isso. mantendo o controle. Mantenha as coisas sob controle e siga sua estratégia o mais próximo possível. É possível desperdiçar tempo, dinheiro ou ambos em recursos que não apóiam o “Por que” que você criou no estágio de conceito se você começar a desviar do curso e se desviar.
Quando você começar a planejar, seria benéfico criar um cronograma e definir metas específicas para o que precisa ser feito, quando e por quem. Fique de olho no prêmio e certifique-se de ter uma imagem clara de como será o seu evento antes de fazer qualquer outra coisa, porque, com o gerenciamento de eventos, você nunca pode ser muito controlador.
#4. Culminação
Concluímos o evento. o grande dia real. É hora de começar o show agora que seu evento foi um sucesso. Mas seu trabalho como gerente de eventos não termina quando o evento começa. Na verdade, apenas começou.
A comunicação com fornecedores, fornecedores e funcionários, atenção cuidadosa aos prazos, verificações de segurança e configuração oportuna fazem parte da fase do clímax. A fase culminante, como a fase de controle, trata de guiar o navio na direção certa e colocar medidas de backup caso ele saia do curso.
#5. Fechar
Após o término do evento, inicia-se a fase de encerramento. Certificar-se de que o local esteja limpo e organizado, comunicar-se com o pessoal e encerrar as coisas com fornecedores, entretenimento, etc.
O encerramento também se estende ao gerenciamento pós-evento, como obter feedback dos clientes, avaliar seu desempenho, agradecer a presença e o pessoal, examinar o orçamento etc. permitirá que você avalie se atingiu seus objetivos e como, bem como, pode levar adiante o impulso.
Resumo
O gerenciamento de eventos e o sucesso do planejamento exigem alguns talentos. Em vários estágios do procedimento, habilidades como atenção cuidadosa aos detalhes, engenhosidade, resistência e pensamento estratégico entram em jogo. Por causa disso, é fundamental abordar o gerenciamento de eventos com uma estratégia sólida que permitirá que você percorra a estrada (às vezes) esburacada e saia do outro lado relativamente ileso, aproveitando a glória de um evento de sucesso.
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Referências
