É normal ficar nervoso antes de uma entrevista, mas é útil ter uma ideia do que esperar. Ao se preparar para uma entrevista, é importante preparar-se com algumas perguntas comuns da entrevista. Essas perguntas ajudam a aprender mais sobre seus requisitos e habilidades. Há algum tempo, lembro-me de um entrevistador me pedindo para falar sobre um projeto difícil que gerenciei durante um trabalho de marketing entrevista.
Sem gaguejar, provei ser diplomático e solucionador de problemas ao falar sobre uma campanha difícil que administrei. Consegui alcançar o sucesso porque me preparei com antecedência. Portanto, é importante causar boas impressões em potenciais empregadores, preparando-se para perguntas comuns em entrevistas e dando respostas detalhadas.
Aqui, fornecerei algumas perguntas e respostas sobre perguntas de entrevista comportamentais, situacionais e baseadas em competências para um assistente executivo.
Pontos chave
- Cada empresa tem suas perguntas de entrevista exclusivas, mas é importante enfatizar seus resultados e exemplos específicos anteriores ao responder às perguntas da entrevista para assistentes executivos.
- As perguntas da entrevista comportamental concentram-se no comportamento anterior de alguém que se candidata ao cargo de assistente executivo.
- Os empregadores fazem intencionalmente perguntas situacionais na entrevista para avaliar como o candidato à função gerencia cenários da vida real no local de trabalho ou como ele administrou situações semelhantes em seu emprego anterior
- As perguntas da entrevista com base em competências para assistentes executivos são usadas para examinar como você lidou com uma tarefa difícil e outros aspectos de seu trabalho anterior.
- O método STAR é uma ótima maneira de preparar respostas para perguntas de entrevistas situacionais e baseadas em competências para assistentes executivos.
Perguntas da entrevista para assistente executivo
Um assistente executivo normalmente auxilia os principais executivos da empresa na supervisão de tarefas administrativas e também pode treinar funcionários de escritório. A função de um assistente executivo inclui atender ligações e e-mails, receber mensagens, direcionar ligações para as partes apropriadas e qualquer outra tarefa administrativa que auxilie o executivo no desempenho eficaz de seu trabalho.
Cada empresa pode ter perguntas exclusivas na entrevista sobre qualificações, requisitos e o executivo para quem você trabalhará. No entanto, sugiro que é importante responder às perguntas da entrevista enfatizando resultados e exemplos específicos.
Tive uma experiência particular quando trabalhei com a equipe de RH da Chloetech. Estávamos recrutando para o cargo de assistente executivo. Durante a entrevista, fiz algumas perguntas comportamentais a um candidato, o Sr. Thomas. Perguntei-lhe como ele administraria uma carga de trabalho difícil e lidaria com prioridades conflitantes. Ele respondeu à pergunta com um exemplo perspicaz de como foi capaz de lidar com vários projetos com prazos concorrentes. A sua resposta mostra que ele compreende a importância de enfatizar resultados específicos.
Ele abordou a situação discutindo a sua abordagem à priorização, que envolve a utilização do calendário digital e medidas eficazes ferramentas de gerenciamento de tarefas para se manter organizado e cumprir seus prazos. Esta resposta comprovou as habilidades do candidato na resolução de problemas, qualidades vitais que um assistente executivo precisa.
Exemplos de perguntas de entrevista para assistente executivo
A seguir estão várias perguntas frequentes que você pode encontrar durante uma entrevista com um assistente executivo que o ajudarão a impressionar seu empregador, juntamente com algumas sugestões sobre como respondê-las.
- Por que você quer ser um assistente executivo?
- Como você prioriza tarefas em seu dia de trabalho típico como assistente executivo?
- Como você avaliaria suas habilidades de computação?
- Como você lida com pessoas desafiadoras no trabalho?
- Você já supervisionou outros membros da equipe do escritório?
- Como você lida com o estresse e a pressão?
- Dê-me um exemplo de quando você teve que trabalhar com uma equipe para resolver um problema de um executivo.
- Como você antecipa as necessidades de um executivo?
#1. Por que você quer ser assistente executivo?
Essa é uma pergunta comum que ajudará o empregador a conhecer suas verdadeiras motivações para se candidatar ao cargo de assistente executivo durante as entrevistas. Eles também tentarão descobrir se você está se candidatando a um emprego temporário ou se deseja torná-lo seu emprego permanente. No entanto, tendo testemunhado várias entrevistas com assistentes executivos durante a minha pesquisa, aconselho-o a apresentar informações factuais e detalhadas sobre os seus objetivos profissionais e os fatores que influenciaram a sua decisão de se tornar assistente executivo.
Exemplo 1
Decidi candidatar-me a esta função porque estou convencido de que sou altamente qualificado na organização de eventos, ajudando pessoas necessitadas e trabalhando com outras pessoas. Além disso, estou ciente da tarefa desafiadora de trabalhar como assistente executivo todos os dias. Estou ansioso para usar minhas habilidades de forma eficaz enquanto ajudo um de seus executivos.
#2. Como você prioriza suas tarefas do dia de trabalho?
Ser assistente executivo exige que você seja excepcionalmente organizado e planeje seus dias. Seu possível empregador está interessado em observar o processo para determinar se ele é ou não perfeito para suas necessidades. Ao se preparar para uma entrevista para um cargo de assistente executivo, sugiro que você determine e priorize algumas práticas que utilizou de forma eficaz no passado ou no presente e que ajudarão na organização e definição de prioridades para o cargo ao qual está se candidatando.
Exemplo 2
Posso me adaptar rapidamente a novas tarefas ou iniciativas quando elas surgem. Atambém, Consegui usar um calendário digital e uma lista de tarefas para organizar meu trabalho e definir prioridades diversas vezes. Também avaliei meus prazos e priorizei a conclusão das tarefas mais importantes ou difíceis do passado.
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Pergunta da entrevista comportamental para assistente executivo
As perguntas da entrevista comportamental concentram-se no comportamento anterior de alguém que se candidata ao cargo de assistente executivo. Essas perguntas dão ao entrevistador uma prévia do potencial de um candidato e qual será seu desempenho quando for contratado. Mais uma vez, forneci algumas perguntas típicas de entrevistas comportamentais para um assistente executivo.
#1. Você pode dar um exemplo de como você administrou prioridades conflitantes?
É uma responsabilidade comum dos assistentes executivos gerenciar muitas tarefas ao mesmo tempo. O entrevistador deseja saber sobre suas habilidades de gerenciamento de tempo e priorização quando você recebe vários prazos no trabalho. Aconselho que você dê um exemplo de como conseguiu concluir uma tarefa tediosa no prazo, apesar de sua agenda lotada.
#2. Como você lida com informações confidenciais?
Em um ambiente de trabalho de assistente executivo, discussões e documentos confidenciais são coisas muito comuns que você vivencia enquanto trabalha nesta função. O entrevistador gostaria de saber como você lidará com essas informações confidenciais como assistente executivo. Eu sugiro que você dê um exemplo de onde você foi encarregado de lidar informação sensível e documentos e como você conseguiu mantê-los seguros.
Falando em ambiente de trabalho, confira nosso artigo sobre O ambiente de trabalho ideal
#3. Como você lida com personalidades desafiadoras?
Os assistentes executivos lidam com executivos de alto escalão, clientes, fornecedores e dignitários e provavelmente enfrentarão pessoas difíceis no trabalho. Quando você é entrevistado com esta pergunta, o entrevistador exige que você responda a situações desafiadoras e mantenha uma atitude positiva e calma. Aqui está minha sugestão: dê um exemplo de um cliente difícil que você atendeu e as etapas que você seguiu para alcançá-lo.
#4. Você pode dar um exemplo de um projeto que você gerenciou do início ao fim?
É muito comum que um assistente executivo seja responsável por um projeto do início ao fim. Quando você se depara com essas perguntas, o interesse do entrevistador é aprender sobre suas habilidades em gerenciamento de projetos, resolução de problemas, comunicação e outras habilidades. Aconselho que você fale sobre um projeto que realizou no passado e os passos que tomou para garantir seu sucesso.
#5. Como você se mantém organizado e gerencia sua carga de trabalho?
Como assistente executivo, você tem a responsabilidade de organizar e agendar reuniões, entre outras funções administrativas. O entrevistador estará interessado na sua capacidade de organizar e gerenciar tarefas com eficiência. Você deve dar um exemplo de como foi responsável por muitas tarefas e das técnicas que usou para resolvê-las.
Lista de verificação do BusinessYield sobre como responder às perguntas da entrevista comportamental para assistentes executivos
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Perguntas situacionais para entrevista com assistente executivo
As perguntas da entrevista situacional para um cargo de assistente executivo são feitas intencionalmente para avaliar como você gerenciará cenários da vida real no local de trabalho ou como você administrou situações semelhantes em seu emprego anterior. Candidatar-se a uma função de assistente executivo exige que você se prepare para responder a muitas perguntas que podem ser situacionais.
Para poder responder a essas perguntas com pontos bem pensados, recomendo usar a abordagem STAR (situação, tarefa, ação, resultado). Essa estratégia ajuda você a responder logicamente às perguntas da entrevista, declarando um problema e explicando como você o superou. Aqui está um exemplo que inclui minha experiência para ajudá-lo a aplicar o método estrela ao responder perguntas situacionais de entrevistas para um cargo de assistente executivo.
Exemplo
Lembro-me de ter ficado atento em uma entrevista para assistentes executivos de uma empresa em que trabalhei. Prestei atenção a uma candidata, Susan, que mais tarde foi contratada. Perguntaram-lhe como ela administraria prioridades concorrentes. Ela narrou uma situação em que apoiou vários executivos com prazos conflitantes. Susan descreveu sua tarefa como organizar sua carga de trabalho e priorizar. Para sua ação, ela afirmou como usa ferramentas de gerenciamento de tempo, como listas de tarefas do calendário, para se comunicar proativamente com os executivos para esclarecer suas expectativas e negociar prazos. Ao final, o resultado retrata como ela administrou com sucesso sua carga de trabalho, cumprindo prazos e mantendo uma comunicação eficaz com os executivos.
Perguntas situacionais comuns em entrevistas
- Descreva como você conseguiu lidar com um cliente difícil.
- O que você fez quando assumiu um papel de liderança para o qual não foi treinado?
- O que você fez quando se deparou com uma decisão desafiadora sem ter muitas informações?
- Compartilhe um momento em que você teve que controlar o estresse para cumprir um prazo difícil.
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Perguntas baseadas em competências para entrevista com assistente executivo
As perguntas da entrevista com base em competências para assistentes executivos são usadas para examinar como você lidou com uma tarefa difícil e outros aspectos de seu trabalho anterior. Os empregadores usarão essas perguntas para descobrir informações em algumas áreas onde você aplicou suas habilidades e ações em seu local de trabalho anterior. Ao pesquisar este tópico, testemunhei uma entrevista onde observei um candidato a assistente executivo responder a uma das perguntas baseadas em competências.
O entrevistador solicita que ele compartilhe sua experiência no manejo de uma tarefa difícil. Sua resposta sobre o quanto ele conseguiu manter o foco e trabalhar por longas horas, apesar do curto prazo, mas ainda assim conseguiu cumprir seus prazos, ajudou o entrevistador a identificar suas habilidades em organização e gerenciamento de tempo.
As perguntas mais comuns baseadas em competências para assistentes executivos
Sempre se prepare para perguntas baseadas em competências quando estiver se preparando para uma entrevista com um assistente executivo. Você precisa se familiarizar com as perguntas e praticar suas respostas. Praticar suas respostas o deixará mais confiante quando essas perguntas chegarem até você. Além disso, as respostas adequadas ajudam o candidato a se destacar nas entrevistas. Abaixo estão algumas perguntas de entrevista baseadas em competências para assistentes executivos.
- Quando você concluiu uma tarefa desafiadora como parte de uma equipe e como?
- Dê um exemplo de quando você contribuiu positivamente para sua equipe
- Você já lidou com relatórios negativos de um empregador ou colega de trabalho? como você lidou com isto?
- Você já lidou com uma grande crise antes? como você lidou com isto?
- Você já esteve em posição de tomar grandes decisões para sua equipe? Qual foi o resultado?
- Dê um exemplo de quando você teve que mudar os planos no último minuto. E qual foi o resultado?
- Você já lidou com um conflito com sucesso em seu trabalho anterior?
- Qual foi o seu maior fracasso?
- Qual você diria que é sua maior conquista no local de trabalho?
Como responder a perguntas baseadas em competências para assistente executivo
Ao se candidatar ao cargo de assistente executivo, é provável que você experimente o uso de perguntas baseadas em competências durante a entrevista. É importante saber como responder a essas questões porque é fácil perder o foco ao fornecer muitos detalhes. Recomendo o método STAR como uma ótima maneira de preparar respostas para perguntas baseadas em competências. Este método permite que você descreva exemplos claros e eficazes que mostram suas habilidades e aptidões.
Apliquei o método STAR quando fui entrevistado no passado para o cargo de assistente executivo na Glitech Inc. Mostrei minhas habilidades e habilidades ao descrever como lidei com situações difíceis em meu local de trabalho anterior. Para melhor compreensão, aproveitarei este evento na Glitech para explicar como usar o método STAR para responder perguntas de entrevistas baseadas em competências para assistentes executivos.
#1. Situação
É aqui que você descreve o contexto da situação que você vivenciou. Sugiro que você mantenha a resposta aqui breve porque alguns entrevistadores querem apenas conhecer seu processo e resultados. Usarei a pergunta abaixo para compartilhar minha experiência pessoal durante uma entrevista na Glitech para ajudá-lo a entender questões baseadas em competências usando o STAR (situação, tarefa, ação, resultado).
Pergunta: Quando você concluiu uma tarefa desafiadora como parte de uma equipe e como?
Há algum tempo, tive uma experiência difícil que exigiu planejamento estratégico e sólidas habilidades de comunicação quando trabalhava como assistente executivo na Top Premier Inc. . Para dar conta de tudo, mantive a eficácia operacional em minha função e realizei tarefas importantes antes do prazo.
#2. Tarefa
Aqui você discutirá sua tarefa na situação, o que inclui os objetivos que você tinha para a situação. Além disso, aconselho você a dar respostas concisas e contextualizar as demais.
Reorganizei o fluxo de trabalho da equipe executiva, que era minha tarefa principal, e priorizei as tarefas de acordo com sua importância e como elas afetam os objetivos da empresa. Meu objetivo era melhorar a colaboração, agilizar as operações e evitar interrupções durante a fase de reestruturação. Além disso, tenho a responsabilidade de manter canais de comunicação abertos com os membros da equipe para que possam resolver quaisquer problemas ou desafios que enfrentaram durante esse período de transição.
#3. Açao
Diga ao entrevistador como você lidou com a situação. Explique o que você fez e como fez em detalhes. Além disso, dê exemplos das ações que você realizou e indique os motivos que a tornaram a melhor escolha.
Lidei com a situação realizando uma avaliação aprofundada do fluxo de trabalho existente para descobrir as áreas que precisavam de atenção imediata. Posteriormente, colaborei com os membros da equipe para criar um fluxo de trabalho revisado que priorizasse as tarefas de acordo com sua importância e prazo. Garantir que todos concordem com o novo fluxo de trabalho exige a realocação de recursos, a delegação eficiente de tarefas e a implementação de novos protocolos de comunicação. Tomei uma ação específica para apresentar um aplicativo de gerenciamento de projetos que permitisse aos membros da equipe monitorar suas tarefas, prazos e progresso em tempo real.
Certamente, isto promoveu mais trabalho em equipe e melhorou a transparência e a responsabilização entre os membros da equipe.
#4. Resultado
Este é o resultado ou resultado das escolhas que você fez. Seja específico ao apresentar exemplos de como você impactou suas iniciativas como assistente executivo. Por fim, você pode compartilhar o que aprendeu ao realizar a tarefa e como ela desenvolveu sua função como assistente executivo.
O fluxo de trabalho executivo melhorou com base nos resultados das ações utilizadas. Posteriormente, isto levou a um aumento de 20% na produtividade e a uma redução de 15% no tempo de recuperação para projetos importantes. Consequentemente, a fase de reestruturação foi concluída antes do prazo e a equipe migrou facilmente para o novo fluxo de trabalho. Na verdade, isso fez com que o moral da equipe aumentasse e eles se sentissem mais envolvidos e capacitados para contribuir para o sucesso da empresa.
Aprendi com essa experiência de entrevista como é importante ser proativo em seu planejamento, como se comunicar com clareza e como ser flexível ao lidar com situações difíceis em sua função como assistente executivo. Além disso, enfatizou a importância da cooperação e do trabalho em equipe para alcançar objetivos comuns.
Conclusão
Por fim, as perguntas feitas durante a entrevista para o cargo de assistente executivo podem ser diferentes. Além disso, estas questões ajudam a avaliar diversos aspectos das competências do candidato. Cada empresa tem seu próprio conjunto de perguntas, mas a maioria se concentrará em resultados anteriores e em exemplos importantes da história de sucesso do candidato em seu emprego anterior.
Assim, as perguntas comportamentais da entrevista tendem a focar no comportamento do candidato, o que prevê seu desempenho futuro, enquanto as questões situacionais também avaliam como ele lida com os desafios da vida real. Além disso, o método estrela (situação, tarefa, ação, resultado) é uma abordagem eficaz que ajuda os candidatos a estruturar suas respostas ao responder perguntas de entrevistas baseadas em competências para assistentes executivos. Ajuda a mostrar as qualificações e adequação do candidato para a função de assistente executivo.
Quais são os três principais pontos fortes do assistente executivo?
A seguir estão os três principais pontos fortes de um assistente executivo:
- Organização
- Comunicação
- A gestão do tempo
Qual é o método Star para entrevista com assistente executivo?
O método estrela ajuda você a entender como lidar com uma situação específica que normalmente ocorre quando se trabalha como assistente executivo. O método estrela, em resumo, significa
- Situação
- Tarefa
- Açao Social
- Resultado
Qual é o seu ponto fraco como assistente executivo?
O ponto fraco de um assistente executivo é que ele pode ter dificuldade em delegar tarefas.
O que um CEO procura em um assistente executivo?
- O CEO busca habilidades inovadoras em um assistente executivo.
- Desenvoltura
- Um pensador independente
- Um bom tomador de decisões
- Capacidade de pensar e trabalhar sob pressão e obter bons resultados no final.
Referências
- LIDERANÇA SITUACIONAL: Modelos e Qualidades
- Perguntas da entrevista por telefone: dicas sobre como conseguir o melhor candidato a emprego apenas com uma entrevista por telefone
- TEORIAS DE LIDERANÇA: O que todo líder precisa saber
- BOM GERENTE: Como ser um bom gerente
- O QUE É UM EXECUTIVO DE CONTA? Deveres, Salário e Mais
