Quer você seja um indivíduo ou um empresário que dirige uma empresa, nem sempre pode estar disponível para atender o telefone quando ele toca. E soará, seja de clientes existentes ou de clientes em potencial que buscam um negócio. É por isso que você precisa configurar saudações de correio de voz em sua linha de negócios, para atuar como um proxy que interage com os clientes quando eles ligam.
As saudações do correio de voz são vitais para sua estratégia de comunicação. Eles podem aumentar o envolvimento com seus clientes, criar relacionamento e deixar uma boa primeira impressão quando você não estiver disponível para atender o telefone. Com eles, você pode transformar a frustração que seus clientes sentem quando sentem sua falta em alegria com uma saudação de correio de voz interessante e de alto valor. Você pode explicar brevemente por que não pode atender a ligação e o que eles devem fazer a seguir.
No entanto, há uma diferença marcante entre saber a importância das saudações do correio de voz e saber a mensagem certa a deixar. Se errar ou descartar totalmente, você corre o risco de prejudicar seus relacionamentos comerciais na sua ausência.
Porém, com as palavras certas, você pode fidelizar seus clientes mesmo sem estar presente.
Principais takeaways
- Uma boa saudação de correio de voz é curta e profissional.
- Ele permite que as pessoas saibam que você entrará em contato com elas e convida os chamadores a continuarem interagindo com uma frase de chamariz.
- Uma saudação de correio de voz profissional pode não apenas fazer com que os clientes deixem uma mensagem, mas também abrir caminho para uma melhor experiência de atendimento ao cliente.
O que é uma saudação de correio de voz profissional?
Uma saudação de correio de voz profissional é uma gravação que informa clientes, colegas e parceiros de negócios que você não está disponível para receber chamadas. É uma parte essencial de qualquer estratégia de comunicação empresarial eficaz, especialmente se você atua em vendas. Ele ajuda você a fechar negócios com clientes potenciais e potenciais, mesmo quando você não pode falar com eles imediatamente.
Dizer aos clientes que você ficará feliz em ligar de volta se eles fornecerem nome, número e mensagem os incentiva a confiar em você e em seu profissionalismo e competência.
Uma saudação profissional no correio de voz deve deixar uma impressão positiva desde o início. Uma saudação bem elaborada pode ajudá-lo a construir relacionamento com os clientes, proporcionando-lhes um atendimento elevado. Ao mesmo tempo, estabelece um sentido de profissionalismo e confiança na sua empresa.
Mesmo que você não consiga falar com quem está ligando naquele momento, seu correio de voz pode fazer uma grande diferença.
O que dizer em uma saudação de correio de voz
Aqui está o que você deve dizer em uma saudação profissional de correio de voz:
- Uma saudação
- Seu nome
- Sua empresa
- Uma explicação simples para perder a chamada (por exemplo, você está ausente do telefone ou de férias)
- Uma estimativa aproximada de quando você retornará para a pessoa
- Uma pessoa alternativa para entrar em contato (se você estiver fora do escritório)
- Um modo alternativo de comunicação (se você preferir e-mail ou texto)
- Uma frase de chamariz como “Deixe uma mensagem” ou “Envie-me um e-mail para [email protegido]"
Essa é a estrutura simples de uma saudação de correio de voz. No geral, sua saudação deve ser profissional, mas o texto pode variar dependendo da situação.
Dicas para criar uma saudação profissional para correio de voz
Uma saudação de correio de voz profissional é como sua janela para compensar sua ausência para atender às dúvidas do cliente. Ele mostra o espírito certo de vendas e atendimento ao cliente. É por isso que a saudação do correio de voz profissional deve ser enquadrada de forma adequada.
Para ajudá-lo, listei algumas dicas de saudação para correio de voz comercial:
- É importante validar o interesse do seu cliente em entrar em contato com você primeiro. Isso pode ser feito começando com um 'Obrigado por nos contatar' e expressando ainda mais arrependimento por causar transtornos a eles.
- Mantê-lo curto e simples funciona melhor ao fornecer suporte ao cliente. No caso de atendimento já atrasado, uma longa saudação profissional no correio de voz não ajudará em nada. Idealmente, no atendimento ao cliente, uma saudação profissional de correio de voz que os usuários ouvirão e responderão deve durar cerca de 10 a 30 segundos.
- Caso o cliente queira mais informações, você sempre pode oferecer opções de saudações de correio de voz profissional, como a próxima disponibilidade do seu representante.
- Para atender à preocupação do cliente, você deve garantir que a saudação do correio de voz profissional solicite o máximo de detalhes possível ao gravar o correio de voz. Os detalhes também devem incluir um horário adequado para entrar em contato com o cliente.
Dicas adicionais para saudações de correio de voz
Você também deve considerar estas dicas para ajudá-lo a criar uma boa saudação para o correio de voz:
- Seja específico. Inclua detalhes precisos em sua mensagem de correio de voz para criar uma impressão positiva e ajudar quem liga a entender o que esperar de você. Por exemplo, você pode incluir seu fuso horário, horário de trabalho ou os melhores horários para falar ao telefone.
- Crie saudações temporárias. Grave novas saudações para usar temporariamente, como se você estivesse de férias ou licença parental. Inclua quando você pretende retornar ao trabalho e quem eles podem contatar nesse meio tempo. Isso ajuda a criar uma boa experiência de comunicação para os clientes e evita lacunas.
- Lidere com suas informações. Comece sua mensagem com seu nome para confirmar ao chamador que ele ligou para a pessoa certa. Em seguida, solicite as informações necessárias para retornar a ligação, como telefone e horário de funcionamento.
- Seja profissional. Evite usar humor ou ser muito casual em sua saudação. Embora seja importante criar uma mensagem educada, contar piadas em sua saudação pode criar uma impressão errada, parecer pouco profissional ou ofender quem liga.
- Pratique sua mensagem. Experimente deixar sua saudação em horários diferentes, e grave e ouça as versões. Isso pode ajudá-lo a se sentir confortável com um tom mais natural e a identificar maneiras de melhorar sua mensagem para criar uma ótima saudação para o correio de voz.
- Lembre-se de quem está ouvindo. Pense em quem é o seu público ao gravar sua mensagem de correio de voz e use isso para influenciar o que você diz em sua mensagem e como você a diz. Embora dependa do seu trabalho, é provável que colegas, gestores, potenciais clientes e muito mais possam ouvir a sua saudação, por isso é essencial que seja apropriada para todas as pessoas.
- Use um roteiro. Prepare um roteiro ou esboço de todas as informações necessárias que deseja incluir em sua mensagem. Use-o como um guia para registrar sua saudação, ajudando a garantir que você não perca nenhum ponto essencial.
Modelos de saudação de correio de voz
Anexado abaixo está um modelo de 20 prompts que o ajudarão a deixar uma mensagem de voz ou saudação de vendas útil, curta e acionável. Embora as palavras em cada área devam servir ao seu propósito, recomendo que você modifique a cópia para melhor corresponder à sua entrega e ao seu negócio.
Certas palavras em cada modelo estão entre colchetes; preencha esses espaços reservados com as informações suas e da sua organização para deixar a melhor mensagem.
Lembre-se de manter o documento aberto durante suas ligações de vendas se precisar deixar uma mensagem de voz.
Modelos de correio de voz BusinessYield
Exemplos de saudação de correio de voz
Compilei algumas das melhores saudações de correio de voz que você pode usar para praticamente qualquer situação que encontrar. Aqui estão alguns exemplos para revisar:
Saudações do correio de voz
- Exemplo de saudação curta para correio de voz: Olá, aqui é [seu nome]. Estou em uma ligação ou fora da minha mesa. Por favor, deixe seu nome, número e uma breve mensagem e entrarei em contato com você. Obrigado.
- Exemplo de saudação de correio de voz profissional: Olá, você ligou para [seu nome] em [sua empresa]. Não estou disponível no momento - provavelmente ajudando [tipo de empresa] a obter [resultados X, por exemplo, 'dobrar seus leads em 60 dias', 'contratar os melhores e mais brilhantes engenheiros', 'converter 40% mais clientes'].
- Exemplo de saudação de correio de voz comercial: Olá, você ligou para a [empresa X]. Não podemos atender sua ligação no momento, mas deixe seu nome, informações de contato e o motivo do contato, e um dos membros de nossa equipe entrará em contato em até 24 horas.
- Exemplo de saudação engraçada de correio de voz: Este é o Bob Esponja Calça Quadrada. Ok, é realmente [seu nome]. Entrarei em contato com você assim que terminar de fazer os hambúrgueres de siri, o que provavelmente será amanhã, no máximo. Tenha um bom dia.
- Exemplo de saudação de correio de voz de feriado: Olá, você ligou para [seu nome, escritório da empresa X]. A equipe está fora do escritório no momento, mas voltaremos em [data] recheados de boa comida e ansiosos para falar com vocês.
- Exemplo de saudação de correio de voz de férias: Olá, você ligou para [seu nome]. Estou ausente de [data] a [data]. Se precisar de ajuda com [X] antes disso, entre em contato com [nome] em [número de telefone].
Saudações profissionais do correio de voz do celular
Se você usar um número de telefone celular separado para fins comerciais, configurar um correio de voz de saudação profissional é vital, especialmente quando você estiver fora de serviço. Dê uma olhada em alguns exemplos de saudação de correio de voz profissional para cumprimentar clientes em seu celular comercial:
- “Olá, você ligou para (seu nome) de (departamento) de (nome da empresa). Eu sinto muito. Não posso atender sua ligação agora. Por favor, deixe seu nome, número de contato e o objetivo da ligação para que eu possa entrar em contato com você. Se for muito urgente, envie-me uma mensagem neste número para uma resposta mais rápida”
- “Olá, você ligou para (seu nome) de (nome da empresa). Estou atendendo um cliente no momento. Se você puder deixar seu nome, detalhes de contato e mensagem, retornarei sua ligação.”
- “Olá, você chegou ao correio de voz de (seu nome) de (nome da empresa). Estou em outra ligação ou em uma reunião agora. Por favor, compartilhe seus dados e o motivo da ligação. Retornarei sua ligação o mais rápido possível. Obrigado!"
Saudações engraçadas do correio de voz
Uma palavra de cautela antes de usar um correio de voz engraçado para uma saudação de correio de voz profissional - use-o apenas desde que não ofenda sua personalidade-alvo e corresponda à voz de sua marca. Saudações engraçadas do correio de voz têm como objetivo ser alegres e divertidas e costumam ser usadas para injetar um pouco de personalidade em sua saudação do correio de voz.
Aqui estão alguns exemplos de saudação de correio de voz profissional espirituosos e engraçados que você pode considerar usar:
- "Houston, nós temos um problema! Não posso atender sua ligação agora. Deixe seu nome, contato e o motivo da ligação. Entrarei em contato com você em breve!
- “Olá, você ligou para (seu nome). Estou tendo um dia muito ocupado. Mas não se preocupe. Eu vou te encontrar e matar! OOPS, desculpe, eu quis dizer ligar para você. Por favor, deixe seus dados e mensagem!”
- “Olá, você ligou para (seu nome). Não estou na minha mesa agora. Por favor deixe seu nome e mensagem. Vá em frente, faça o meu dia. Diga-me o que você quer dizer. E não se esqueça de ter um bom dia!”
- Ei! É (seu nome). Quer ouvir uma piada? TOC Toc! Quem está aí? Eu não, então deixe uma mensagem e entrarei em contato com você o mais rápido possível!”
Saudações de correio de voz para suporte ao cliente
O departamento de suporte ao cliente é geralmente o primeiro e único ponto de contato para muitas empresas. Isso torna necessário ter uma saudação VM profissional adequada gravada, aproveitando exemplos de mensagens de texto profissionais para o seu departamento de suporte ao cliente.
Saudações profissionais de correio de voz para suporte ao cliente são uma oportunidade de fornecer uma experiência profissional e útil ao chamador, mesmo que você não consiga atender a chamada.
Aqui estão alguns exemplos de saudação de correio de voz profissional para cumprimentar os clientes que trazem suas dúvidas:
- “Olá, você ligou para o departamento de Atendimento ao Cliente em (nome da empresa). Não podemos atender sua ligação neste momento. Enquanto isso, deixe seu nome, número de contato e os horários preferenciais durante os quais podemos entrar em contato com você.”
- “Olá, aqui é o departamento de Suporte ao Cliente da (nome da empresa). Temos o prazer de ajudá-lo com sua dúvida, mas não posso atender sua ligação agora. Por favor, deixe seu nome, número de contato e o objetivo da ligação. Faremos questão de ligar de volta o mais breve possível.”
Saudações do correio de voz fora do escritório
Quando você estiver temporariamente indisponível no seu ponto de conexão por um tempo predefinido, é uma boa prática gravar uma saudação de VM profissional de ausência temporária.
Na saudação do correio de voz fora do escritório, é importante ser claro e conciso e fornecer ao chamador uma maneira de entrar em contato com outra pessoa em caso de emergência ou assunto urgente. Isto é para quem entra em contato com você, incluindo colegas e clientes.
Para ajudá-lo, aqui estão alguns exemplos de saudações profissionais de correio de voz para quando você estiver OOO:
- “Olá, você ligou para (seu nome). Estarei fora do escritório até (data e hora). Por favor, deixe-me uma mensagem e retornarei sua ligação assim que retornar. Obrigado pela sua chamada."
- “Olá, você ligou para a caixa postal de (seu nome). Observe que você pode ignorar esta mensagem a qualquer momento pressionando 0. Estarei fora do escritório de férias até (data). Se precisar de assistência imediata, pressione 1 para que sua chamada seja redirecionada pela recepcionista.”
Saudações de correio de voz de férias/feriados de negócios
Se você estiver fora do escritório durante as férias, avise seus clientes. Além disso, você pode aproveitar isso como uma oportunidade para desejar boas festas aos clientes.
Uma saudação de correio de voz de férias/feriados de negócios é uma forma de informar ao chamador que você não está disponível e fornecer todas as informações ou instruções necessárias para ele.
Aqui estão alguns exemplos de saudação de correio de voz profissional para felicitações de feriado:
- “Olá, obrigado por ligar para (nome da empresa). Nosso escritório está fechado para (festival/feriado) até (data). Deixe seu nome e mensagem e entraremos em contato assim que estivermos disponíveis. Tenha um bom feriado)!"
- ” Olá, você ligou para (nome da empresa). Estamos fechados de (data) a (data) para comemorações de (feriados). Deixe seu nome e mensagem para que possamos retornar o mais breve possível. Se for muito urgente, você pode enviar uma mensagem de texto para (nome do membro da equipe) para (número). Obrigado e tenham uma ótima semana!"
- “Obrigado por ligar para (nome da empresa). Não estamos disponíveis para atender sua ligação no momento. Mas queremos falar com você. Por favor, deixe seu nome, número de contato, endereço de e-mail e mensagem. Entraremos em contato com você assim que reabrirmos.”
Mensagem alternativa de correio de voz para contato
“Ei, aqui é [seu nome]. Se você estiver ligando por [X motivo], por favor [entre em contato com fulano de tal] ou [acesse nosso site, envie-me um e-mail]. Para todas as outras dúvidas, deixe seu nome e uma breve mensagem e ligarei de volta dentro de [um, dois, três] dias úteis.”
Receber ligações constantes em nome de outra pessoa ou para consultas de rotina pode ser uma grande perda de tempo. Com esse script de correio de voz, você pode fornecer alternativas ao chamador, especialmente se receber chamadas por um motivo comum pelo qual não é responsável.
Exemplo de correio de voz com opção de e-mail
“Olá, você ligou para [nome] na [empresa]. Se precisar de uma resposta rápida, envie-me um e-mail para [inserir endereço de e-mail] e entrarei em contato amanhã por EOD. Se não for urgente, deixe-me uma mensagem com seu nome e número. Tenha um ótimo dia."
Prefere ser contatado por e-mail? Deixe isso claro em seu memorando de voz para que os ouvintes entrem em contato com você por e-mail. Este script de correio de voz específico torna o e-mail ainda mais desejável, implicando que é um modo de comunicação mais rápido.
Exemplo de correio de voz de resultados de vendas
“Olá, você ligou para [seu nome] em [sua empresa]. Não estou disponível no momento - provavelmente ajudando [tipo de empresa] a obter [resultados X, por exemplo, 'dobrar seus leads em 60 dias', 'contratar os melhores e mais brilhantes engenheiros', 'converter 40% mais clientes'.] Deixe seu nome e número, e discutiremos como sua empresa pode obter resultados semelhantes.”
Se você é um vendedor, pode continuar o processo de nutrição de leads por meio do correio de voz. Neste script de correio de voz, você tem a opção de incluir uma breve descrição do que você ajuda os clientes a fazer, para que os chamadores não se esqueçam de sua proposta de valor. E mesmo que não seja um cliente potencial de vendas, pode ajudar quem ligou errado a entender se entrou em contato com a pessoa certa.
Palavra final sobre saudações do correio de voz
As saudações do correio de voz profissional desempenham o papel de atendente automático, especialmente quando não há ninguém para atender o grande volume de chamadas. Dependendo da situação, da voz da sua marca e do ICP, você deseja enquadrar as saudações do correio de voz que envolvam os clientes.
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Referências
