Você já esteve em uma situação em que precisava lembrar alguém sobre algo importante, mas não queria parecer agressivo ou impaciente? Claro, você tem. Descobrir como e quando enviar um e-mail de lembrete amigável é um dilema social que a maioria das pessoas conhece muito bem. O equilíbrio entre a necessidade de fazer as coisas e a necessidade de respeitar a autonomia de outra pessoa pode ser muito difícil de encontrar.
Sobre 319 bilhões de e-mails são enviados diariamente, enquanto a taxa média de abertura é 16.97% em todos os setores. Isso significa que bilhões de e-mails passam despercebidos nas caixas de entrada de todos os lugares. Então, o que você pode fazer para que sua mensagem seja aberta sem ser agressivo ou com spam?
O dilema da etiqueta é facilmente resolvido com um lembrete bem escrito. Estas são mensagens que transmitem o que quero dizer sem criar ressentimentos. Eles são profissionais e eficazes, mas amigáveis e gentis.
Saber como escrever um e-mail de lembrete amigável é uma das melhores ferramentas para alertar as pessoas sobre reuniões futuras, pagamentos perdidos, pedidos de emprego, eventos importantes e muito mais. E quando bem feito, um bom texto pode ser um alívio para os destinatários se você acertar o tom e o momento certos.
Principais lições
- E-mails de lembrete amigáveis são uma ótima maneira de envolver seus assinantes e incentivá-los a agir. Ao planejar a configuração de e-mails de lembrete, lembre-se sempre das seguintes dicas e práticas recomendadas:
- Mantenha suas mensagens de lembrete e e-mails curtos e nítidos;
- Crie linhas de assunto de e-mail com lembretes que interrompem a rolagem e chamam a atenção instantaneamente;
- Sempre tenha em mente a perspectiva do seu público ao escrever um e-mail de lembrete;
- Nunca seja agressivo ou ameaçador em seus e-mails de lembrete
O que é um e-mail de lembrete?
E-mails de lembrete são enviados para lembrar alguém de reuniões futuras, compromissos, agendas esquecidas ou para acompanhar conversas anteriores. Eles são de dois tipos, geralmente:
- Emails que servem como recapitulação da ligação ou reunião que acabou de acontecer com acompanhamento de ações futuras;
- Mensagens de lembrete são enviadas para acompanhar algo que não aconteceu. Por exemplo, um acompanhamento de um prazo perdido ou nenhuma resposta após o e-mail/ligação inicial.
Neste artigo, mostrarei como criar e-mails como este, juntamente com exemplos e modelos. Mas primeiro, vamos aprender quando é apropriado enviar um e-mail de lembrete amigável e como encontrar o momento perfeito.
Quando você deve enviar um e-mail de lembrete?
E-mails de lembrete são úteis quando algo importante está acontecendo ou quando algo deveria ter acontecido, mas não aconteceu. Aqui estão algumas situações que podem se beneficiar com o envio de um lembrete:
- Prazos de trabalho perdidos. Nenhum trabalhador é uma ilha no mundo empresarial de hoje. Se uma pessoa promete concluir uma tarefa até um determinado dia e isso não acontece, projetos inteiros ficam para trás. É melhor enviar um lembrete por e-mail antes que passe muito tempo.
- Próximos eventos importantes. Alguns eventos e prazos são importantes demais para correr o risco de serem perdidos. Para estes, você pode enviar um lembrete gentil com antecedência para que todos permaneçam no caminho certo.
- Comunicação caduca. A maioria das pessoas já passou por uma situação em que alguém prometeu fazer algo e entrar em contato novamente, mas essa mensagem simplesmente não chega. Um lembrete pode ajudar a restabelecer o contato e descobrir se a tarefa simplesmente passou despercebida à pessoa ou se há algo mais que você possa fazer para ajudar.
- Pagamentos atrasados. O pagamento dentro ou antes do prazo é a etiqueta comercial padrão. As coisas acontecem, mas você ainda tem direito ao seu dinheiro. Não se sinta culpado por enviar um lembrete de pagamento se o prazo tiver passado e você não tiver recebido esses fundos.
- Candidaturas de emprego ou entrevistas pendentes. Se você está concorrendo a um emprego, um e-mail de acompanhamento pode aumentar suas chances de sucesso. É importante não inundar o gerente de contratação com mensagens, mas uma mensagem cuidadosamente cronometrada pode ajudá-lo a se destacar.
- Problemas do fornecedor. Às vezes é você quem precisa pagar, mas um fornecedor não lhe enviou uma fatura. Alternativamente, talvez você tenha pedido algo e ele ainda não chegou. Seu negócio depende desse produto ou fatura, então não há problema em entrar em contato e fazer o check-in.
Como enviar um e-mail de lembrete amigável
Todos os e-mails de lembrete amigáveis devem ser claros, gentis e concisos. Você quer ser educado o suficiente para encorajar as pessoas a agirem, mas não tão passivo a ponto de ignorarem sua mensagem.
Os melhores lembretes por e-mail têm cinco elementos principais.
1. Assunto
Uma boa linha de assunto o levará longe ao enviar e-mails de lembrete. O destinatário deve saber por que você está enviando um lembrete e sentir-se obrigado a agir. A ideia principal é manter o assunto breve e adicionar urgência para que o destinatário saiba que é urgente.
2. Saudação
Uma saudação dá o tom ao corpo do seu e-mail, portanto, não a ignore.
- Saudação casual: Use uma saudação mais informal como “Olá, Danielle” or “Ei, Jônatas.”
- Cumprimento formal: Se sua empresa usa uma linguagem mais formal, comece com “Olá, Kate.”
- Saudação de exceção especial: Começando com "Querido" geralmente é muito formal para um lembrete amigável por e-mail, mas continue com ele se essa for a saudação padrão da sua empresa.
3. Contexto
O corpo do seu e-mail é onde você informa ao destinatário por que está enviando o e-mail. É aqui que você fornece contexto sobre o projeto, prazo, pagamento, reunião ou qualquer situação que precise de um empurrãozinho. Inclua nomes e datas específicos se isso ajudar a esclarecer sua mensagem e mencione uma informação recente sobre a pessoa ou empresa.
Aqui estão alguns exemplos de como esta seção pode ser:
- Com o final do mês (e do trimestre) se aproximando rapidamente, gostaríamos de receber todas as faturas o mais rápido possível.
- Ainda estou trabalhando no artigo Principais dicas de empreendedorismo para novos fundadores e adoraria incluir sua opinião nele. Com a recente rodada de financiamento e crescimento da empresa ABC, você navegou muito bem no ano passado.
- Estou entrando para lembrá-los da próxima reunião de planejamento de conteúdo do quarto trimestre agendada para esta terça-feira, 4 de junho, às 2h EST. Estou ansioso para começar com seu relatório analítico.
- Ao se preparar para a apresentação, lembre-se de enviar os slides que deseja incluir até o final do dia de segunda-feira, 30 de julho. Isso ainda funciona para você?
4. Solicitar
Depois de definir o cenário fornecendo o contexto, é hora de inserir seu lembrete ou solicitação. Não seja muito prolixo aqui ou você pode perder a atenção do destinatário. Se você deseja uma resposta imediata, é útil encerrar sua solicitação com uma pergunta para incentivar as pessoas a agirem imediatamente.
- Por favor, envie sua fatura de todos os trabalhos do nosso contrato mais recente para [email protegido] e me CC. Se você tiver alguma dúvida, pode entrar em contato comigo pelo telefone (333) 333-3333.
- Se desejar enviar uma cotação do artigo, compartilhe sua resposta à pergunta a seguir e explique seu raciocínio por trás disso. Que dica você daria aos novos empreendedores para ajudá-los a administrar seus negócios com sucesso este ano?
5. Aprovação
Você fez seu ponto principal e seu pedido, então é hora de encerrar com um fechamento amigável.
- Obrigado por dedicar um tempo para trabalhar com isso.
- Obrigado por priorizar este projeto.
- Agradeço seu esforço enquanto finalizamos esta proposta.
- Estou ansioso para ouvir de você.
Lembre-se de incluir uma assinatura de encerramento que siga o mesmo tom do restante do seu e-mail.
- Muito bem sucedida
- Sinceramente
- obrigado novamente
- Saudações
- obrigado
Encerre o e-mail com seu primeiro nome para um tom amigável ou seu nome completo para um tom mais formal. Se precisar fornecer contexto adicional, inclua o cargo, o nome da empresa ou informações de contato após o nome.
Anexado abaixo está um modelo contendo vários exemplos de e-mails de lembrete amigáveis. Você pode usá-los para acompanhar qualquer pessoa em vendas, networking, recrutamento ou qualquer outra situação.
Modelos de e-mail de lembrete amigável
Quanto tempo você deve esperar antes de enviar um e-mail de lembrete?
- Próximo prazo. Varia de acordo com o projeto. Dê às pessoas mais tempo para um projeto complexo e menos tempo para uma tarefa simples.
- Próximos eventos. Três a 14 dias antes do evento. Você pode enviar vários lembretes antes do evento para criar entusiasmo e garantir que todos tenham clareza sobre o horário e a programação.
- Próxima reunião. Um a dois dias antes. Dê às pessoas envolvidas na reunião alguns dias de antecedência, pois elas podem ter itens para preparar com antecedência.
- Pagamento ou prazo vencido. Um dia após a data de vencimento. Você deseja lembrar as pessoas quando isso é importante e mostrar que está esperando que elas ajam.
- Candidatura de Trabalho. O Muse recomenda esperar de cinco a 10 dias úteis antes de fazer o acompanhamento. Se alguém o recomendou para o cargo, verifique com ele antes de entrar em contato com a equipe de RH ou com o gerente de contratação. Isso pode parecer muito tempo, mas o Even descobriu que 44% recebem uma resposta dos empregadores algumas semanas após a inscrição e apenas 37% recebem uma resposta dentro de uma semana.
- Entrevista de emprego. Se uma entrevista estiver agendada para algumas semanas antes, é melhor fazer o check-in no dia anterior para garantir que o horário ainda funcione para todos os envolvidos. Se alguém deveria entrar em contato com você após uma entrevista de emprego, os gerentes de contratação sugerem esperar até o prazo acordado para enviar um e-mail de lembrete. Ainda não há nenhuma palavra? Espere de cinco a sete dias antes de clicar em “enviar”.
Dicas e truques para criar e-mails de lembrete amigáveis
Escrever um bom e-mail de lembrete significa promover continuamente a mensagem correta, em vez de apenas lembrar o destinatário sobre sua existência. Seus e-mails devem fornecer valor e contexto, provar e fornecer mais evidências sobre seu produto/serviço e explicar por que isso seria benéfico.
Aqui estão algumas dicas e truques gerais que você precisa saber para ir mais longe em seu jogo de e-mail de acompanhamento:
- Não pareça arrependido. Certifique-se de que seu e-mail não contenha palavreado passivo como 'Espero que este seja um bom momento' or 'Só estou verificando se você teve a chance de ler meu e-mail anterior.' Ao enviar um e-mail de lembrete, certifique-se de ter uma mensagem valiosa para compartilhar;
- Apelo à ação claro. Deixe o destinatário saber o que você deseja que ele faça. Seja qual for o seu objetivo, ele deve estar claramente definido para que a pessoa saiba o próximo passo. Se você deseja agendar um compromisso, é vantajoso fornecer um link onde ele possa ser agendado – um e-mail automático de confirmação da reunião poderá ser enviado assim que a reserva for bem-sucedida;
- Seja educado. Pode haver alguns motivos pelos quais as pessoas não respondem a você. Eles podem estar muito ocupados, esquecer ou perder na primeira vez. Também pode ser que eles não estejam interessados e tenham fantasiado você. Não importa o motivo, você ainda precisa abordar seus destinatários com um tom educado e prestativo, tentando entender os motivos da não resposta. Pode levar algum tempo, então seja paciente.
Exemplos de e-mail de lembrete amigável
Exemplo de e-mail de lembrete geral
| Para: Seu destinatário De você Assunto: Acompanhamento da minha solicitação de cronograma |
| Oi Stanley, Espero que você esteja tendo um bom dia! Queria acompanhar rapidamente o cronograma das projeções deste trimestre. Da última vez que conversamos, acredito que você disse que teria o plano de ação para os próximos meses até o final da semana. Dito isso, você poderia enviar para que eu possa compartilhar com minha equipe? Deixe-me saber se você tiver alguma dúvida para mim aqui. Obrigado, Jimmy |
Exemplo de e-mail de lembrete de rede
| Para: Seu destinatário De você Assunto: Café enquanto estou na cidade? |
| Oi Stanley, Enquanto estou aqui em Los Angeles, adoraria continuar a conversa que tivemos na conferência do fim de semana passado! Sei que você deve estar ocupado, mas gostei de nossas conversas e adoraria nos encontrar novamente. Se você estiver por perto, sou flexível o suficiente para trabalhar de acordo com sua agenda enquanto estiver na cidade. Que dias e horários podem funcionar para você esta semana? Jimmy |
| Para: Seu destinatário De você Assunto: Obrigado por se conectar no LinkedIn! |
| Oi Stanley, Foi ótimo entrar em contato com você no LinkedIn na semana passada. Estou entrando em contato novamente com alguns recursos que considero que seriam úteis à medida que sua empresa tenta expandir seu programa de marketing. Modelo de plano de marketing: use-o para delinear sua estratégia de marketing este ano. E-book de marketing digital: um guia introdutório para pequenas empresas. Kit de planejamento de publicidade: modelos e um guia para publicidade mais inteligente Se este não for um bom momento para nos conectarmos, adoraria que mantivéssemos contato. Envie este formulário para que você possa ser o primeiro a saber sobre nosso marketing e atualizações de produtos diretamente por mim. Estarei atento ao seu envio. Obrigado! Jimmy |
E-mails de lembrete amigáveis: práticas recomendadas
Aqui está uma lista de práticas recomendadas a serem seguidas ao escrever um e-mail de lembrete amigável:
Escolha uma linha de assunto clara
Uma linha de assunto de e-mail que esclareça o propósito de sua mensagem aumentará as chances de as pessoas abrirem seu e-mail. Se estiver lembrando um cliente sobre um evento, por exemplo, você pode incluir o nome do evento na linha de assunto.
Além disso, você pode incorporar palavras e frases poderosas como “importante” ou “resposta necessária” para chamar a atenção do leitor e se destacar em uma caixa de entrada lotada.
Seja breve
Brevidade é algo a ser praticado em todas as suas campanhas de email marketing, mas especialmente ao escrever lembretes. Poucas pessoas lerão seu lembrete se você o enterrar em uma parede de texto.
Seu contato não se importará com a importância da informação se levar mais do que alguns minutos para lê-la, então vá direto ao ponto rapidamente.
Seja amigável, mas direto
Como você está insinuando que seu cliente pode ter esquecido de fazer alguma coisa, é importante agir com cautela e adotar um tom amigável. Caso contrário, você corre o risco de ofendê-los ou irritá-los.
No entanto, você não quer exagerar e parecer falso. Ao escrever, lembre-se de que se trata de uma relação empresa-comprador e que seu objetivo não é se tornar amigo do leitor.
Encontre o horário de envio certo
O tempo pode ser o elemento mais importante para o sucesso do e-mail. O tempo que você espera para enviar um e-mail de lembrete gentil dependerá muito da situação.
Por exemplo, um dia após a data de vencimento geralmente é aceitável ao enviar e-mails de lembrete de pagamento. Esperar muito antes de enviar o lembrete também pode prejudicar suas chances de obter uma resposta. Quanto mais o tempo passa, menos seus clientes se lembrarão de que tinham algo para concluir.
Uma ótima solução para encontrar o momento perfeito é fazer um teste A/B da data e hora de entrega. É quando você envia duas versões de um lembrete para diferentes segmentos de público, variando um elemento por vez, e depois analisa as métricas de desempenho, como taxa de abertura, para ver qual versão repercute melhor.
O momento perfeito para enviar um e-mail eficaz varia de caso para caso, como no início ou no final do dia útil.
Incluir uma frase de chamariz
Mesmo que seu objetivo principal seja lembrar as pessoas de algo, sempre há espaço para feedback ou envolvimento adicional.
Adicionar um botão CTA em seu e-mail ou quando você terminar ajudará o leitor a chegar ao fundo do problema facilmente.
Acompanhe mais de uma vez, se necessário
Não importa se o seu lembrete é sobre a falta de um pagamento ou o lançamento de um produto, não tenha medo de fazer o acompanhamento se achar que sua mensagem é importante, útil e vale a pena ser lida.
Combinado com um bom momento, um segundo e-mail de acompanhamento pode fazer com que seus clientes tomem medidas e concluam a tarefa em questão, mesmo que isso diga que eles não estão mais interessados em comprar ou que não podem mais participar de um evento.
Use-o como uma oportunidade de marketing
Quando possível e dentro do contexto, adicione imagens ou links dos produtos em destaque. Você também pode promover ofertas futuras ou dar um incentivo para ingressar em seus canais de mídia social.
Ao adicionar imagens, lembre-se de garantir que tenham o tamanho correto para todos os provedores de serviços de e-mail, como Gmail, Outlook e iCloud. Uma experiência de visualização ruim pode afastar os leitores de sua marca e afastá-los da marca de um concorrente.
Referências
