Aprimorando seus negócios com documentação especializada de processos: dicas, exemplos e tipos para máxima eficiência”

Documentação do processo
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Durante a época da pandemia COVID-19, tudo virou de cabeça para baixo. A pandemia afetou algumas empresas, forçando as pessoas a começarem a trabalhar remotamente. Tal situação mostra como é importante que as empresas consigam se adaptar e mudar rapidamente. Durante esse período, tive que me adaptar a um novo método de trabalho noturno, porque outros funcionários e eu recebemos documentação do processo que indicava como me adaptar a situações como essa.

A empresa para a qual trabalhava tinha um documento de processo que me ajudou a permanecer no caminho certo durante aqueles tempos difíceis. Lembro-me de que os outros funcionários e eu trabalhávamos em casa e as reuniões eram realizadas online. Aprendi a importância de me adaptar a novos métodos de trabalho, mesmo os mais difíceis. Além disso, a documentação do processo é uma parte fundamental do gerenciamento de projetos. É um guia que explica como as coisas são feitas no seu negócio. Além disso, orientarei você no significado da documentação do processo, seus tipos e exemplos.

Pontos chave

  • A documentação do processo é um documento vivo com detalhes de tarefas e etapas necessárias para lançar um novo processo. Ele agiliza e melhora seus procedimentos operacionais.
  • A documentação do processo serve como um tutorial passo a passo para erradicar a confusão e como uma referência para os membros da equipe concluírem suas tarefas com eficácia.
  • As etapas a serem seguidas ao criar a documentação do processo incluem definir o escopo do processo inicial, definir os limites do processo, determinar a entrada e a saída do processo, identificar as etapas do processo e conectar-se com as partes interessadas do projeto.
  • Listas de verificação, análises de desempenho, processos de prestação de serviços, estudos de caso, tutoriais e formulários são exemplos de documentação de processos.
  • Os tipos de documentação de processo incluem fluxogramas, diagramas espaguete, mapas de processos e diagramas de raias.

Documentação do processo 

Este é um documento dinâmico com detalhes das tarefas e etapas necessárias para lançar um novo processo. O desenvolvimento da documentação do processo é necessário para algo tão simples como recrutar novos contratados para objetivos maiores, como mudar a estrutura da equipe. É fundamental acompanhar o progresso desses novos processos. A documentação do processo agiliza e melhora seus procedimentos operacionais. Além de manter as equipes organizadas, a documentação do processo funciona como um roteiro para os colaboradores, auxiliando no aprendizado das etapas necessárias para construir o procedimento correto.

Como redator e consultor de negócios, testemunhei diferentes tipos de clientes que enfrentaram contratempos que desejavam superar para alcançar crescimento e sucesso. Lembro-me de trabalhar com uma família que possuía um restaurante que desejava expandir. Apliquei a documentação do processo em colaboração com os proprietários para desenvolver um sistema abrangente de gerenciamento de estoque. Além de desenvolver um processo claro de pedido e rastreamento, também reduz o desperdício e otimiza a eficiência. Isso me ensinou o poder da documentação de processos nas operações de negócios. Além disso, a documentação do processo serve como um tutorial passo a passo para erradicar confusões e como referência para os membros da equipe concluírem suas tarefas com eficiência. Os documentos comprovativos que podem ser incluídos nesta documentação do processo são:

  • Estudos e Casos
  • Checklist
  • Formulários
  • Políticas internas
  • Mapa de processo
  • Screenshots
  • Tutoriais

Leia também: Como fazer a transição do offline para o online quando se trata de sua empresa e seus processos

Como criar uma documentação de processo 

A seguir estão as etapas a seguir ao criar um documento de processo: Cada fase visa identificar áreas de melhoria e aumento de produtividade. Vou esclarecê-lo sobre essas etapas.

#1. Escopo do processo inicial

Primeiro, o gerente do projeto avalia as informações iniciais. O gerente cria uma breve descrição de informações com base em metas, cronogramas e prioridades. Você consegue isso examinando e documentando os objetivos em um caso de negócios. A seguir estão o escopo do processo que deve ser incluído:

  • Objetivos principais: Pense nos principais indicadores de desempenho ou objetivos de negócios que seu processo deseja alcançar.
  • Stakeholders: Considere as equipes que trabalharão juntas, mesmo que você ainda não conheça os indivíduos específicos
  • Linha do tempo: Você pode estimar a duração do processo e o tempo esperado de conclusão.
  • Prioridade: Decida a importância de implementar esse processo e compare-o com outros projetos e objetivos nos quais sua equipe está trabalhando. Esses fatores dão às partes interessadas e à equipe de liderança uma imagem clara do processo.

#2. Definir limites do processo 

Agora você pode estabelecer os limites descrevendo a função do processo em diversas equipes e as atividades específicas executadas por cada equipe com base nas informações iniciais do processo que você possui. Considere o início e o fim do processo, bem como as pessoas que serão impactadas por ele. Lembro-me de um cenário significativo em que trabalhei com um cliente que precisava agilizar seu processo de criação de conteúdo. Esta empresa ainda está crescendo e possui várias equipes envolvidas no desenvolvimento de conteúdo, incluindo redatores, editores, designers e especialistas em marketing. Eu e a equipe primeiro mapeamos toda a jornada de criação de conteúdo, desde a idealização até a publicação, enquanto definimos os limites do processo. Minha equipe também descreveu as tarefas de cada equipe envolvida. No final das contas, testemunhei como essa abordagem melhorou a qualidade do conteúdo e reduziu o tempo de produção.

#3. Determinar a entrada e a saída do processo

Esta etapa trata da identificação das entradas e saídas. Outra diferença entre entrada e saída do processo é que a primeira se refere aos recursos necessários para realizar o processo e a segunda ao resultado desejado na sua conclusão. Lembro-me de que, há algum tempo, comecei um projeto para melhorar a estratégia de mídia social de um cliente. Comecei definindo a entrada e a saída do processo. Esses insumos, como pesquisa de mercado, análise da concorrência e acesso às diretrizes da marca do cliente, foram essenciais para concluir o processo de forma eficaz. Quanto aos resultados, esclarecemos nosso objetivo de obter uma presença mais envolvente nas redes sociais. Esta tarefa me mostrou a importância de definir claramente suas saídas e entradas ao criar um documento de processo.

#4. Identifique as etapas do processo

Depois de coletar informações por meio de entradas e saídas do processo, você agora divide seu processo em pequenas etapas, que podem ser realizadas de forma independente ou em uma sessão de brainstorming. Há um mês, recebi a tarefa de desenvolver um processo de criação de conteúdo para a campanha de marketing do meu cliente. Identifiquei as etapas do processo dividindo a jornada de criação de conteúdo em etapas menores e mais gerenciáveis ​​que podem ser concluídas de forma independente. Primeiro, descrevi as principais etapas do processo, por exemplo, idealização, pesquisa, redação, edição e finalização. Depois, dividi cada etapa em tarefas como conduzir pesquisa de palavras-chave, delinear o conteúdo, escrever o primeiro rascunho e fazer alterações com base no feedback. Essa experiência me ajudou a organizar e compreender a importância da flexibilidade e colaboração entre os membros da equipe.

#5. Conecte-se com as partes interessadas do projeto

É aqui que você divide cada tarefa e a atribui à pessoa responsável por ela. Você pode incluir informações detalhadas para tarefas fáceis no documento, como resultados e cronogramas. Recomendo que você conheça a equipe se precisar fornecer informações adicionais sobre tarefas ou contexto para projetos complexos. 

Além disso, outras etapas incluem construir um chat de fluxo de processo, observar as exceções de fluxo de processo e testar o processo.

Leia também: ETAPAS NO PROCESSO DE CONTRATAÇÃO: Um guia para gerentes de RH

Exemplos de documentação de processo

A documentação dos processos é importante para integrar os membros da equipe à cultura da empresa e fornecer-lhes as ferramentas necessárias. Uma lista de verificação é um documento simples que lista as etapas necessárias para concluir uma tarefa. Ao criar uma lista de verificação sobre procedimentos operacionais padrão, ajudarei a entender os exemplos de documentação de processos. Porém, antes de criar um checklist sobre POPs, vamos entender o que é.

Os procedimentos operacionais padrão são documentos detalhados o suficiente para descrever as etapas necessárias para executar uma tarefa ou processo específico. Além disso, eles são usados ​​para garantir consistência na forma como você conclui tarefas, o que é frequentemente usado em setores como saúde, manufatura e TI. Aqui está uma lista de verificação de procedimentos operacionais padrão para aprimorar sua compreensão de exemplos de documentação de processos.

 

Lista de verificação de procedimentos operacionais padrão

Tipos de documentação de processo 

A documentação do processo descreve como executar um processo, mas escolher o formato correto é importante para manter seus guias eficazes e fáceis de entender. A seguir estão os tipos de apresentação da documentação do processo:

Fluxogramas

documentação do processo
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Os fluxogramas são apresentados como diagramas conhecidos para documentação de processos porque são versáteis e fáceis de usar. Além disso, você pode utilizar este formato para qualquer processo, desde a concepção do produto até processos administrativos. Assim, consistem em formas conectadas por linhas ou setas para mostrar o fluxo do processo. Este é um dos tipos de documentação de processo que ajuda os funcionários a compreender as instruções corretas para a execução de cada tarefa. Além disso, como consultor de marca, tenho utilizado frequentemente fluxogramas como documentação de processos. Usei-o para ajudar uma startup de comércio eletrônico a melhorar seu processo de suporte ao cliente. Além disso, criei um fluxograma simples e descrevi as etapas desde o recebimento da consulta até sua resolução. Consequentemente, o guia visual é crucial para treinar novos funcionários e garantir consistência no tratamento das dúvidas dos clientes.

Diagrama de espaguete 

Documentação do processo
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Este é um dos tipos de documentação de processo conhecido como modelo espaguete porque é feito de diferentes macarrão que vinculam uma série de etapas. Este formato é útil para mostrar como as tarefas de um processo interagem. Há algum tempo, quando estava trabalhando em um projeto de marketing de conteúdo, usei o diagrama espaguete para visualizar o processo de criação de conteúdo, onde cada etapa era representada por um macarrão, e a linha entre os macarrão mostrava o fluxo de tarefas e informações. Usar esse formato ajudou a equipe e a mim a redesenhar o fluxo de trabalho, eliminando demissões e melhorando a colaboração entre os membros da equipe.

Mapas de Processo

Pré-processar documentação
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Este é um dos tipos de documentação de processo que traz clareza ao dividir os processos em seções menores. Ele divide um projeto em diferentes etapas e permite ver como diferentes fatores em cada página podem afetar seu trabalho. Como redator e consultor de negócios, costumo usar mapas de processos para ajudar meus clientes a otimizar suas operações e melhorar a eficiência. Lembro-me de trabalhar com uma empresa de manufatura chamada “KolStian Groups”, onde criei um mapa de processo para visualizar o fluxo de loção de seu produto. Para conseguir isso, dividi o processo de fabricação em etapas menores, e o mapa revelou ineficiências e áreas da empresa que precisavam de melhorias. Também ajudou meu cliente a compreender os fatores que afetam a produção geral em cada estágio. Esse insight ajudou sinceramente os grupos KolStian a tomar decisões informadas sobre alocação de recursos e otimização de processos.

Diagramas de raias

Imagem de JESHOOTS.com

Certa vez, fui encarregado de melhorar a eficácia do processo da cadeia de suprimentos de um cliente. Isso envolve documentar as interações complexas entre as equipes de compras, gerenciamento de estoque e logística. Embora eu tenha optado pelo diagrama da raia, ele representava visualmente as funções de diferentes equipes e como suas ações afetavam outras partes da cadeia de abastecimento. Este formato substitui longos processos escritos e fornece uma visão clara de todo o fluxo de trabalho da cadeia. Esse processo é bom para organizações com muitas funções e equipes multifuncionais porque mostra o que precisa ser feito, como deve acontecer e quem o faz.

Leia também: ANÁLISE DE TRABALHO: Métodos eficazes para análise de trabalho (+Processo e Propósito)

Qual é a diferença entre documentação do produto e documentação do processo?

A diferença é que a documentação do processo registra a documentação do processo para desenvolvimento, enquanto a documentação do produto descreve o produto desenvolvido.

Como você escreve um bom documento de processo?

  • Escopo do processo inicial 
  • Definir limites do processo 
  • Determinar entradas e saídas do processo 
  • Identifique as etapas do processo
  • Conecte-se com as partes interessadas do projeto
  • Restringir um fluxograma de processo
  • Observe exceções de fluxo de processo
  • Teste o processo 

Qual é o formato padrão para documentação de processo?

  • Defina uma base e um escopo.
  • Defina o parâmetro do processo.
  • Identifique recursos e objetivos do processo.
  • Divida o processo em etapas acionáveis.
  • Atribua funções e responsabilidades.
  • Desenvolva indicadores-chave de desempenho (KPIs)…
  • Teste e refine o processo. …
  • Implementar e treinar funcionários.

Por que precisamos de documentação de processo?

Precisamos de documentação de processo para:

  • Clareza e consistência
  • Treinamento e integração
  • Eficiência e produtividade
  • Gestão de riscos
  • Gestão de serviços e Melhoria contínua
  • Gestão do conhecimento
  • Comunicação e Colaboração

Referências

  1. Como os gerentes de patrimônio supervisionam os fundos dos clientes?
  2. FLUXO DE TRABALHO: Definição, Gestão, Software & Gestor
  3. Títulos de garantia e startups: 7 coisas que todo empresário precisa saber
  4. PROCESSO DE HIPOTECA: Guia passo a passo
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