Tenho uma amiga próxima chamada Brenda, uma diligente freelancer que é apaixonada por seu trabalho e meticulosa com suas finanças. Ela chorou em uma manhã de verão porque se viu enterrada sob uma montanha de recibos sem saber o que fazer. Brenda é muito organizada por natureza e fica frustrada porque esse aspecto da vida parece incontrolável. Suas despesas ficaram fora de controle, desde almoços de negócios até materiais de escritório, ameaçando atrapalhar seu plano meticulosamente planejado. orçamento. Sabendo que sua produtividade seria afetada se ela não conseguisse ajuda logo, tive que buscar uma solução, e foi aí que aprendi sobre a utilidade de um scanner de recibos e de aplicativos organizadores.
Se você está procurando uma ferramenta poderosa que organize seus recibos com apenas alguns toques e cliques e os converta facilmente em registros digitais, então isso é exatamente o que você precisa. Sabendo como meu bom amigo escapa dos pesadelos de lutar com scanners desajeitados ou de se afogar em planilhas, recomendo fortemente o uso desses aplicativos simples que salvam vidas. Com eles, você recuperará o controle sobre suas finanças com facilidade.
Infelizmente, existem muitos scanners de recibos e aplicativos organizadores por aí, e escolher o certo pode ser um problema. Eu sugiro que você relaxe, relaxe e prepare seu favorito café se você precisar. Por que? Porque eu te protejo. Sim, assim como minha querida amiga Brenda, você pode recuperar o controle com este guia simples para escolher e usar os melhores aplicativos de scanner e organizador de recibos.
Pontos chave
- Aplicativos de scanner e organizador de recibos que aproveitam a tecnologia OCR para converter imagens em dados.
- Esses aplicativos são integrados à inteligência artificial (IA) para analisar o texto extraído, compreender o contexto dos recibos e identificar componentes como valor total, nome do comerciante, percentual de IVA e itens de linha individuais.
- Existem diversos tipos de scanners de recibos e aplicativos organizadores. Isso inclui aplicativos de rastreamento de despesas, aplicativos independentes de scanner de recibos, aplicativos de scanner de recibos com recursos adicionais, aplicativos de scanner de recibos específicos para negócios e integração.
- A maioria dos scanners e organizadores de recibos funciona neste formato simples: capture o recibo, extraia dados da imagem, coloque-o na categoria certa e armazene-o ou organize-o adequadamente.
- Os aplicativos de scanner e organizador de recibos podem ser usados para uso comercial ou pessoal, há uma solução para cada necessidade.
Noções básicas sobre aplicativos de scanner de recibos e organizadores
Aplicativos de scanner de recibos e organizadores aproveitam o OCR tecnologia para converter imagens em dados. Esses aplicativos são integrados com inteligência artificial (AI) para analisar o texto extraído, compreender o contexto dos recibos e identificar componentes como valor total, nome do comerciante, percentual de IVA e itens de linha individuais. Esta fusão de OCR e IA permite a rápida transformação de recibos físicos em dados categorizados e acionáveis, otimizando a extração e classificação para as empresas.
Como funciona um scanner e organizador de recibos
A maioria dos scanners e organizadores de recibos funciona neste formato simples: capture o recibo, extraia dados da imagem, coloque-o na categoria certa e armazene-o ou organize-o adequadamente. Com um simples clique da câmera do seu smartphone, você capturaria a essência de cada recibo em papel enquanto o aplicativo fazia sua mágica.
Primeiro, ele decifra os rabiscos enigmáticos dos nomes dos comerciantes e os detalhes da compra, como data e valor do cheque. Depois, você atribui uma categoria ao pagamento do recibo, organizando-os em pequenos pacotes bem organizados. Por último, armazene as informações na pasta apropriada e pronto!
Tipos de aplicativos de scanner de recibos
Os desenvolvedores criam cada scanner de recibos e aplicativo organizador com uma imagem em mente. As imagens determinam a funcionalidade e utilidade do aplicativo. Isso significa que existem vários aplicativos de scanner de recibos com diversos recursos e capacidades. A seguir estão alguns dos tipos de aplicativos de scanner de recibos disponíveis:
#1. Aplicativos de rastreamento de despesas
Os aplicativos de rastreamento de despesas priorizam o gerenciamento de despesas e podem oferecer digitalização de recibos junto com recursos como orçamento, pagamento de contas e integração com software de contabilidade.
#2. Aplicativos independentes de scanner de recibos
Os aplicativos independentes de leitura de recibos digitalizam e organizam recibos com eficiência. Eles geralmente incorporam tecnologia OCR para reconhecimento preciso de texto, permitem categorização de recibos e integram-se perfeitamente a várias ferramentas de gerenciamento financeiro.
#3. Aplicativos de scanner de recibos com recursos adicionais
Geralmente, são scanners de recibos e aplicativos organizadores que incluem recursos adicionais. Eles não são suas ferramentas regulares de digitalização de recibos, mas incluem ótimos recursos como armazenamento de documentos, ferramentas de colaboração ou recursos de gerenciamento de projetos, aprimorando sua utilidade além da digitalização de recibos e controle de despesas.
#4. Aplicativos de digitalização de recibos específicos para empresas
São aplicativos de scanner de recibos e organizadores que oferecem políticas de despesas personalizáveis, fluxos de trabalho de aprovação e integração com sistemas de folha de pagamento para atender às necessidades organizacionais específicas. Geralmente, eles são para vários tipos de negócios, como freelancers, pequenas empresas ou corporações.
#5. Integrações
Os aplicativos de scanner de recibos de integração simplificam a conectividade com ferramentas de gerenciamento financeiro, como software de contabilidade, contas bancárias e sistemas de folha de pagamento. Essa automação minimiza a entrada manual de dados, economizando tempo e esforço no gerenciamento de dados financeiros.
Principais recursos de um aplicativo de scanner e organizador de bons recibos
Embora seja verdade que os desenvolvedores de produtos criam cada aplicativo de scanner com uma imagem em mente, a maioria deles possui alguns dos seguintes recursos:
- Tecnologia de OCR
- Extração precisa de dados
- Melhoria de imagem
- Categorização de despesas
- Integração com ferramentas financeiras
- Personalização
- Recursos de segurança
- Relatório e análise
- Opções de exportação
- Acessibilidade móvel
- cloud Storage
- Interface amigável
- Suporte ao cliente
- Recursos offline
- Acompanhamento automático de despesas
Guia passo a passo para escolher e usar os melhores aplicativos de scanner e organizador de recibos
Assim como minha querida amiga Brenda, você também pode escolher os melhores aplicativos de scanner e organizador de recibos se seguir as etapas abaixo:
#1. Verifique a precisão da digitalização
A primeira coisa a verificar é o OCR do aplicativo. Se você deseja um aplicativo que seja mais do que apenas um scanner, ele deve estar equipado com o OCR (reconhecimento óptico de caracteres) mais recente. Com esses recursos de primeira linha, o aplicativo será capaz de transformar essas informações confusas em dados organizados. Ele também capturará datas, nomes de comerciantes e valores com precisão. Esta foi a primeira coisa que verifiquei antes de entrar em contato com minha querida amiga Brenda.
Alguns aplicativos vão além para aprimorar e cortar automaticamente as imagens para garantir os melhores resultados de OCR. Portanto, quando você estiver procurando o aplicativo de scanner de recibos perfeito, lembre-se de procurar um que possua tecnologia avançada de OCR. Não se trata apenas de digitalizar recibos; trata-se de simplificar sua vida e minimizar erros ao fazê-lo.
#2. Categorização de despesas
Ao lado da verificação de OCR está a capacidade do aplicativo de categorizar adequadamente suas despesas. De que servem os aplicativos de scanner de recibos e organizadores se eles não categorizam suas despesas? Imagine se minha amiga Brenda ainda tivesse que lutar para categorizar suas despesas sozinha. Acredite em mim, ela já teria desistido de seu trabalho. Brenda conseguiu usar o scanner de recibos e aplicativo organizador ideal para categorizar suas despesas com facilidade. Portanto, quando você pretende escolher um aplicativo que ajude na digitalização de suas receitas, certifique-se de que ele pode classificar e analisar seus gastos. Dessa forma, você poderá fazer um orçamento e ficar de olho nas suas metas financeiras.
#3. Proteção e Segurança de Dados
Seus dados financeiros são preciosos, por isso merecem proteção de alto nível. Procure um aplicativo que ofereça armazenamento seguro e opções de criptografia, protegendo suas informações confidenciais de olhares indiscretos e acesso não autorizado.
#4. Integração
Procure um aplicativo que funcione bem com outros – um que se integre perfeitamente às suas ferramentas favoritas de gerenciamento financeiro, como software de contabilidade. Isso garante um fluxo tranquilo de dados, agilizando o rastreamento e o relatório de despesas.
#5. Relatórios de despesas e opções de exportação
Esse recurso garante que seu aplicativo de scanner de recibos não seja apenas um arquivo digital, mas seu analista financeiro. Isso significa que ele não apenas rastreia suas despesas, mas também as compila em relatórios e resumos lindamente elaborados. Além disso, procure aplicativos que revelem os segredos de seus hábitos de consumo e tendências financeiras.
Caso queira exportar seu relatório financeiro, você deve garantir que seu aplicativo permita exportar seus dados de despesas em vários formatos – PDF, CSV, etc.
#6. Interface Amigável
Imagine seu aplicativo de scanner de recibos como um guia turístico amigável pelo mundo do rastreamento de despesas. Isso significa que seu aplicativo não deve ser apenas funcional; deve ter uma interface amigável que permita aos usuários deslizar sem esforço por sua interface. Portanto, procure um aplicativo que pareça um amigo familiar, com opções claras para digitalizar, categorizar e revisar recibos.
#7. Suporte ao cliente e atualizações
O suporte ao cliente e as atualizações do aplicativo são outra coisa a considerar antes de escolher um scanner e organizador de recibos. Em termos de suporte, todos querem um aplicativo que esteja sempre disponível quando necessário, pronto para ajudar. Então, antes de se comprometer, dê uma olhada por trás da cortina.
Qual é o burburinho sobre o suporte ao cliente? É como ter uma equipe de assistentes à sua disposição, prontos para resolver qualquer problema? E as atualizações? Eles estão prometendo novos recursos e melhorias? Você pode verificar se o aplicativo oferece um tesouro de recursos online e uma base de conhecimento para guiá-lo em qualquer obstáculo no caminho. Além disso, verifique se eles oferecem uma opção de suporte ao vivo.
#8. Avaliações e recomendações de usuários
Antes de tomar sua decisão final, não se esqueça de aproveitar a sabedoria da multidão. Quero dizer, leia comentários. Repetidas vezes, as avaliações me salvaram de desperdiçar dinheiro com os prêmios de alguns aplicativos. Portanto, reserve um momento para navegar pelas avaliações dos usuários e buscar recomendações de amigos ou colegas que tenham experiência com aplicativos de scanner de recibos. Esses insights do mundo real oferecem um tesouro de informações valiosas sobre o desempenho, a confiabilidade e a satisfação geral do usuário do aplicativo. Afinal, não há substituto para ouvir aqueles que trilharam o caminho antes de você.
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Melhores aplicativos de scanner e organizador de recibos
Se você deseja o aplicativo de recibos e organizador para uso comercial ou pessoal, há uma solução para cada necessidade. A seguir estão alguns dos melhores aplicativos para gerenciar suas despesas com facilidade, mas não estão em uma ordem específica:
#1. Despesa Zoho
O Zoho Expense, parte do pacote Zoho, simplifica o gerenciamento de despesas, permitindo que os usuários digitalizem recibos com seus dispositivos móveis. Ele extrai dados importantes como data, valor e fornecedor, reduzindo a entrada manual. Os usuários então categorizam essas despesas em categorias predefinidas ou personalizadas para um rastreamento preciso. Com sua interface intuitiva, automação e integração, o Zoho Expense é inestimável para empresas que buscam um gerenciamento de despesas eficiente e compatível. Adoro o fato de ter uma versão gratuita para usuários que não desejam assinar a versão paga. Em segundo lugar, adoro o facto de as funcionalidades avançadas estarem disponíveis na versão premium porque é perfeita para empresas.
Recursos do Zoho Expense
A seguir estão alguns dos principais recursos do Zoho Expense:
- Captura de recibo
- Rastreamento de despesas
- Categorização de despesas
- Suporte para várias moedas
- Capacidades de Integração
- Automação
- Interface amigável
- Plano Gratuito
- Recursos Premium
Onde está faltando o Zoho Expense
O scanner de recibos de despesas Zoho é excelente com seus recursos robustos. Embora seja ideal para uso individual e pessoal, falta nas seguintes áreas:
- Acessibilidade de recursos avançados: Zoho Expense tem um pacote gratuito, mas alguns de seus recursos avançados, como integração com ERP, estão disponíveis apenas em planos de nível superior. Acredito que isto limita o acesso a funcionalidades abrangentes de gestão de despesas para usuários de planos de nível inferior.
- Problemas de otimização: de acordo com alguns comentários disponíveis on-line, há casos em que o upload da galeria e os recursos de digitalização não funcionam de maneira ideal. Como resultado, pode haver ineficiência na gestão de recebimentos.
- Banco de dados de comerciantes: Foram relatados desafios com a precisão ou abrangência dos bancos de dados de comerciantes, especialmente nos Estados Unidos. Isso pode resultar em identificação incorreta ou extração incompleta de informações dos recibos.
#2. Despesar
Expensify não é apenas uma ferramenta média de gerenciamento de despesas - é uma solução poderosa desenvolvida para lidar com necessidades pessoais e comerciais com facilidade. Desde o rastreamento de despesas sem esforço até o gerenciamento contínuo de pagamentos de contas, o Expensify automatiza todo o processo. Além disso, vai além do comum ao oferecer o cartão Expensify, um cartão de crédito empresarial especializado projetado para simplificar o gerenciamento de despesas como nunca antes.
Principais recursos do Expensify
A seguir estão alguns dos principais recursos do Expensify:
- Captura de recibo
- Tecnologia de OCR
- Categorização Automática
- Os usuários podem configurar regras personalizadas para categorizar automaticamente as despesas de acordo com suas preferências ou políticas da empresa.
- Expensify permite aos usuários criar e enviar relatórios de despesas em tempo real.
- O Expensify integra-se com plataformas populares de software de contabilidade, como QuickBooks, Xero e NetSuite, permitindo a sincronização perfeita de dados de despesas entre o Expensify e os sistemas de contabilidade.
- Expensify suporta múltiplas moedas
- Disponível como aplicativo móvel para dispositivos iOS e Android, bem como aplicativo baseado na web.
Onde o Expensify está faltando
Expensify tem recursos robustos e surpreendentes, mas fica aquém nas seguintes áreas:
- Complexidade da interface do usuário: alguns usuários consideram a interface excessivamente complexa. Você sabe o que vem com a complexidade, certo? A navegação e o uso serão desafiadores.
- Suporte ao Cliente: Tem havido reclamações ocasionais sobre a capacidade de resposta e eficácia do suporte ao cliente do Expensify, especialmente para usuários que enfrentam problemas técnicos ou que necessitam de assistência.
- Limitações de Integração: Embora o Expensify se integre a softwares de contabilidade populares, existem limitações em termos de profundidade e amplitude da integração com determinadas plataformas, que podem não atender totalmente às necessidades de todos os usuários.
- Personalização de regras de despesas: O Expensify oferece algum grau de personalização de regras de despesas, mas há restrições quanto à flexibilidade e granularidade dessas regras, limitando a capacidade de adaptar os processos de gerenciamento de despesas a requisitos organizacionais específicos.
- Custo para recursos avançados: o acesso a determinados recursos avançados, como aplicação de políticas e modelos de relatórios personalizados, pode exigir a opção por planos de assinatura de nível superior, o que pode ter um custo proibitivo para alguns usuários ou empresas.
#3. Livros Rápidos Online
QuickBooks Online (QBO) é uma solução de contabilidade que oferece recursos integrados de digitalização de recibos, além de recursos para rastreamento de receitas, despesas, faturamento e relatórios financeiros. Além do nome, que considero fascinante, esta não é apenas uma solução contábil comum. É uma plataforma abrangente para sua ferramenta completa para gerenciar suas finanças sem esforço.
Principais recursos do scanner de recibos QuickBooks
A seguir estão alguns dos recursos do scanner de recibos QuickBooks:
- Captura de recibo: O scanner de recibos QuickBooks permite aos usuários capturar imagens de recibos usando seus dispositivos móveis ou fazer upload de recibos digitais diretamente na plataforma QuickBooks.
- Tecnologia de OCR: Utilizando a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR), o scanner extrai detalhes importantes dos recibos, como nome do fornecedor, data, valor e forma de pagamento, minimizando a entrada manual de dados.
- Categorização de despesas: QuickBooks categoriza automaticamente as despesas com base nas informações extraídas dos recibos, agilizando o processo de organização e acompanhamento de despesas.
- Integração com Contabilidade: Como parte do ecossistema QuickBooks, o scanner de recibos integra-se perfeitamente ao software de contabilidade, garantindo que todas as despesas capturadas sejam registradas com precisão e refletidas em relatórios financeiros.
- Acompanhamento de despesas em tempo real: os usuários podem monitorar despesas em tempo real, gerando relatórios detalhados e obtendo insights sobre padrões de gastos para tomar decisões financeiras informadas.
- Acessibilidade: O recurso de scanner de recibos pode ser acessado por meio do aplicativo móvel QuickBooks, permitindo aos usuários capturar recibos em qualquer lugar e acessar seus dados de despesas de qualquer lugar, a qualquer hora.
- Automação: Com recursos de automação, os usuários podem configurar regras e preferências para categorização de despesas, economizando tempo e reduzindo o esforço manual no gerenciamento de despesas.
Onde está faltando QuickBooks
As diversas áreas onde falta o scanner de recibos QuickBooks incluem:
- Funcionalidade Limitada: alguns usuários acham que o scanner de recibos carece de recursos avançados em comparação com soluções independentes de gerenciamento de recibos, limitando potencialmente sua utilidade para empresas com necessidades complexas de gerenciamento de despesas.
- Precisão de OCR: Embora a tecnologia OCR seja usada para extrair informações de recibos, podem ocorrer imprecisões ou erros ocasionais na extração de dados, levando a correções manuais e possíveis discrepâncias nos relatórios de despesas.
- Desafios de Integração: Embora o QuickBooks se integre perfeitamente ao seu software de contabilidade, os usuários podem ter dificuldades na integração com outras ferramentas ou plataformas de terceiros, limitando a flexibilidade na personalização do fluxo de trabalho.
- Suporte ao cliente: os usuários relataram experiências mistas com o suporte ao cliente QuickBooks, citando problemas de capacidade de resposta e resolução de problemas técnicos relacionados ao recurso de scanner de recibos.
- Considerações de custo: Embora o recurso de scanner de recibos esteja incluído como parte da assinatura do QuickBooks Online, o acesso a certas funcionalidades avançadas ou armazenamento adicional para recibos digitalizados pode exigir a atualização para planos de nível superior, aumentando potencialmente os custos gerais para os usuários.
#4. Evernote digitalizável
Evernote Scannable é um aplicativo útil que se integra perfeitamente ao Evernote, destinado a transformar documentos físicos, como recibos, em cópias digitais usando a câmera do seu smartphone. Ele complementa os renomados recursos organizacionais do Evernote, facilitando o gerenciamento de documentos dentro do ecossistema Evernote.
Principais recursos do Evernote escaneável
A seguir estão alguns dos principais recursos que podem ser escaneados pelo Evernote:
- Digitalização de Documentos
- Captura Automática
- Qualidade de imagem aprimorada
- Corte e rotação automáticos
- Tecnologia de OCR
- Integração com Evernote
- Integração com e-mail e serviços em nuvem
- Digitalização de cartão de visita
- Digitalização em lote
- Interface amigável
#5. Organizado
O Neat apresenta-se como uma solução de software de digitalização de recibos voltada para facilitar o gerenciamento de despesas e melhorar a organização de documentos para empresas. Além da capacidade de extrair dados de recibos carregados, o Neat integra-se perfeitamente com scanners de documentos para transformar cópias físicas em formatos digitais.
Outros incluem:
- Shoeboxed
- Recibos de onda
- Receitas por Wave
- Banco de recebimento
- Klippa SpendControl
- CamScanner
- Despesas ABUKAI
Como organizo meus recibos?
Para mim, organizamos recibos para efetivamente agilizar nossas finanças e controlar nossas despesas. A seguir estão algumas das etapas que você pode seguir para organizar seus recibos:
- Classificar por data
- Categorizar despesas
- Use ferramentas digitais
- Recibos de etiqueta ou etiqueta
- Mantenha pastas ou envelopes separados
- Armazenar em local seguro
- Revise e atualize regularmente
- Backup de cópias digitais
- Consulte um consultor financeiro se houver necessidade
Como as pequenas empresas armazenam recibos em papel?
A maioria das pequenas empresas armazena seus recibos em papel em arquivos e pastas, enquanto outras usam armários de armazenamento.
Qual é o aplicativo de recibo mais fácil?
Dependendo da sua definição da palavra fácil, os aplicativos mais adequados nesta categoria serão Zoho Expense e Evernote Scannable.
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Referências
