Você é um membro do conselho e está se perguntando quais são as atas das reuniões do conselho? Você não tem ideia do que envolve a tomada de minutos? Ou talvez você seja um novato no mundo da governança corporativa e queira se atualizar sobre como funcionam as atas corporativas.
As atas são o registro oficial de uma reunião e são uma parte importante do processo de tomada de decisão. Se você é um membro do conselho que deseja saber o que acontece em suas reuniões, mas não pode comparecer a todas, ou se precisa de ajuda para preparar suas próprias atas, este artigo é para você!
O que são atas de reunião do conselho?
As atas das reuniões do conselho são um registro detalhado dos procedimentos do conselho de administração de uma empresa. Eles incluem todas as ações tomadas pelo conselho e são usados como uma ferramenta de referência pela administração, investidores e órgãos reguladores.
As atas são normalmente escritas antes, durante e depois de cada reunião e são assinadas por todos os membros presentes na reunião. A ata deve refletir o que foi discutido na reunião e quaisquer decisões tomadas. Minutos também podem ser referidos como “atas do processo” ou simplesmente "minutos."
As atas das reuniões do conselho são uma parte importante da administração de um negócio bem-sucedido. Eles são um registro escrito do que ocorre durante a reunião e incluem a data, hora e local da reunião, bem como uma lista de participantes e seus cargos.
Enquanto tomar atas em uma reunião do conselho pode parecer uma tarefa desnecessária, eles podem ser extremamente úteis de várias maneiras. Por exemplo:
- Eles fornecem um registro escrito do que ocorreu na reunião. Isso torna mais fácil para qualquer um que não pôde comparecer — incluindo os membros que estavam de férias ou tinham outros compromissos — ver exatamente o que aconteceu durante sua ausência.
- Eles ajudam a garantir que todos estejam na mesma página sobre as principais decisões tomadas pelo conselho. Sem esse registro, pode ser difícil para todos os envolvidos lembrar exatamente como algo foi decidido ou resolvido.
- Eles ajudam a aumentar a transparência dentro de sua organização, documentando cada decisão tomada pelo conselho para que todas as partes interessadas saibam exatamente onde as coisas estão em um determinado momento.
- Eles podem ser usados para acompanhar as decisões tomadas pela diretoria da sua organização ao longo do tempo. Eles também podem ser usados como evidência na hora de apresentar as realizações de sua organização em relatórios ou solicitações de subsídios.
O que você deve incluir em suas atas?
A elaboração de atas é um dos trabalhos mais importantes de qualquer membro do conselho. É sua responsabilidade registrar todas as decisões, ações e discussões que ocorrerem durante uma reunião do conselho. As informações coletadas serão usadas para informar e educar outros membros, bem como fornecer um registro oficial do que aconteceu na reunião.
As atas geralmente são registradas com base no que foi dito ou feito durante a reunião. Inclua todas as informações que você precisa saber sobre cada decisão tomada durante a reunião, incluindo quem tomou essas decisões e por que elas foram tomadas.
Para criar as melhores atas de reunião possíveis, você deve fazer anotações detalhadas durante a própria reunião. Isso permitirá que você capture o que foi dito e feito em tempo real, para que suas anotações possam ser usadas posteriormente como referência ao redigir as atas. Aqui está o que deve ser incluído em suas notas:
#1. Uma Introdução à Reunião
Isso deve incluir o motivo da reunião e seus objetivos. Também é uma boa ideia destacar quaisquer circunstâncias especiais, como se estiver sendo realizada em um horário ou local incomum. Faça um breve resumo de quem estava lá e o que eles discutiram.
#2. Lista de Convidados e Desculpas por Ausências
Inclua uma lista de participantes, incluindo seus cargos e as organizações que representam. Também é útil observar se alguém já enviou um pedido de desculpas pela ausência com antecedência ou se há outras pessoas que pediram para comparecer, mas não podem fazê-lo nesta ocasião.
#3. Data, hora e local corretos da assembleia
Verifique seu relógio antes de começar a contar os minutos para que você possa anotar exatamente quando começa e termina. Certifique-se de ter todos os detalhes corretos antes de começar a escrever o que aconteceu durante uma reunião. Isso ajudará a evitar confusão mais tarde, quando você estiver tentando descobrir algo de alguém que estava lá.
#4. Título dos Itens da Ordem do Dia
Descreva sobre o que é cada item da agenda antes de explicar quaisquer discussões sobre eles - você pode fazer isso lendo uma agenda ou anotações de reuniões anteriores sobre tópicos semelhantes. Isso ajudará os leitores a identificar rapidamente do que se trata cada item em sua agenda, dando-lhes uma breve descrição ou título antes de mergulhar nele em mais detalhes.
#5. Uma lista precisa de quem falou durante as reuniões
Fazer atas não é apenas acompanhar o que aconteceu na reunião; trata-se também de registrar quem disse o quê. Se você estiver fazendo anotações em uma reunião e não souber quem falou, não poderá registrar suas contribuições corretamente. Isso também pode tornar mais fácil encontrá-los novamente se você precisar entrar em contato com eles mais tarde.
#6. Principais discussões sobre os itens da agenda
Se você deseja garantir que suas atas de reunião sejam precisas e úteis, é importante registrar as principais discussões sobre cada item da agenda nas atas. Dessa forma, caso algum colaborador queira ler a ata posteriormente, poderá facilmente saber o que foi discutido e acordado a respeito de cada item da pauta.
#7. Ações e Prazos Acordados
É importante registrar ações e prazos acordados para que todos possam ver o que precisa ser feito e quando precisa ser feito. Essas informações são vitais para gerenciar as expectativas em relação às tarefas em seu departamento ou equipe, além de garantir que todos saibam pelo que são responsáveis em termos de tarefas de trabalho e projetos futuros.
#8. Data e Título da Próxima Reunião
Também é útil para os mineiros anotarem a data e o título da próxima reunião. Isso tornará mais fácil para os participantes saberem sobre futuras reuniões, bem como fornecer um ponto de referência para as atas de reuniões anteriores, para que possam ser comparadas e contrastadas com as novas.
Conclusão
A elaboração de atas é uma parte fundamental do processo de reunião do conselho. Em uma reunião, as atas são feitas por uma ou mais pessoas que fazem anotações sobre o que aconteceu durante a reunião. O objetivo da ata é registrar as decisões, ações e discussões que ocorrem em uma reunião. A ata deve ser um registro preciso do que foi dito.
Isso ajuda a manter a conversa no caminho certo e garante que todos tenham uma compreensão clara do que foi discutido. A pessoa que faz a ata deve ser imparcial e objetiva. Eles não devem tentar influenciar o resultado de qualquer decisão ou discussão. Lembre-se: um bom redator de atas é alguém minucioso, preciso e organizado, mas também criativo o suficiente para fazer anotações de uma forma que fará sentido mais tarde, quando as atas forem lidas novamente.
