Você é um empresário ocupado que adora passar mais tempo desenvolvendo seus negócios e menos tempo em atividades mundanas, como contabilidade? Se assim for, este guia é para você! A contabilidade não precisa ser opressiva ou ocupar muito do seu precioso tempo.
Aqui, discutiremos a otimização do seu fluxo de trabalho, garantindo a precisão dos números, um ato de equilíbrio que todos os empresários ocupados devem entender e se esforçar.
Este guia foi escrito especialmente para empreendedores não contadores que estão superocupados. Ele fornece instruções simples e fáceis de seguir sobre como gerenciar seus livros, desde a configuração de um sistema eficaz de manutenção de registros até o preenchimento de relatórios financeiros precisos.
Portanto, se você deseja processos de contabilidade sem complicações e informações sobre como melhorá-los, continue lendo!
Decida qual método de contabilidade você usará
Quando se trata de manter o controle de suas finanças, existem dois métodos distintos que você pode escolher: entrada única e entrada dupla.
A entrada única envolve o registro de transações à medida que ocorrem em um único livro, enquanto a entrada dupla requer o registro de débitos e créditos em pelo menos dois livros.
Ao decidir entre as duas técnicas de manutenção de registros, considere o nível de complexidade que precisa de informações sobre suas transações financeiras.
A partidas dobradas registra mais informações sobre sua atividade econômica, sendo ideal para empresas com significativa movimentação financeira. Enquanto isso, a entrada única é um método mais direto de manutenção de registros, geralmente melhor para indivíduos que rastreiam suas finanças.
Não importa como você faça isso, escolher um método consistente para registrar dados financeiros é essencial para entender e relatar seu desempenho econômico ao longo do tempo.
Fique por dentro dos impostos criando contas comerciais separadas
Manter contas separadas é um bom hábito e torna a declaração de impostos muito mais simples. Além disso, por ter a documentação organizada de todas as informações financeiras prontamente disponíveis, as autoridades fiscais, como o Internal Revenue Service (IRS), podem revisar rapidamente os registros, se necessário.
Isso reduz significativamente o tempo entre a coleta de informações e a garantia de que tudo em seus formulários fiscais esteja correto.
A conta comercial mais comum inclui uma conta corrente para transações bancárias do dia-a-dia, uma conta poupança para armazenar fundos de forma de baixo risco e acumular juros ao longo do tempo e uma conta comercial para aceitar pagamentos de clientes.
Cada tipo de conta tem seu próprio conjunto de requisitos e também oferece diferentes níveis de segurança para proteger as finanças de sua organização.
Além disso, contas separadas oferecem tranquilidade, sabendo que você não terá que procurar documentos de última hora quando finalmente chegar a hora de registrar uma declaração.
Além de contas separadas, também é importante se familiarizar com quaisquer regulamentos locais adicionais relacionados a questões financeiras, dependendo de onde você opera, como requisitos de capital etc. -conformidade.
Mantenha seus relatórios financeiros seguros
Manter registros seguros e protegidos também é essencial para manter a precisão na contabilidade. Considere tomar as medidas necessárias para organizar os dados em sistemas de fácil acesso para que os contadores possam acessar os documentos de forma rápida e eficiente.
Com o surgimento de soluções baseadas em nuvem, a automatização desses processos pode ser feita de forma muito mais rápida e fácil do que nunca.
O software de contabilidade baseado em nuvem é uma ferramenta poderosa que permite aos usuários armazenar com segurança suas informações financeiras na nuvem e acessá-las de qualquer lugar a qualquer momento. Portanto, independentemente da sua localização, você sempre terá acesso a informações atualizadas essenciais para uma contabilidade precisa.
Além disso, como todos os dados são salvos no ambiente de nuvem, os usuários não precisam se preocupar em fazer backup ou perder informações.
Por fim, o software de contabilidade baseado em nuvem é inestimável para quem procura economizar tempo e dinheiro ao criar e atualizar seus orçamentos.
Crie um orçamento
Criar um orçamento é o primeiro passo para manter o controle de suas finanças. Um orçamento permite que você acompanhe suas receitas e despesas para saber exatamente para onde vai seu dinheiro a cada mês.
Também ajuda a criar metas que ajudarão a garantir que sua empresa continue lucrativa.
Ao criar um orçamento, certifique-se de incluir o seguinte:
- Todos os seus custos mensais fixos (pagamentos de aluguel/hipoteca, serviços públicos)
- Custos variáveis (despesas de viagem)
- Quaisquer outros custos diversos (material de escritório)
Muitos serviços de contabilidade oferecem planejamento orçamentário como parte de seu portfólio de serviços para quem deseja obter visibilidade de seu futuro financeiro. Isso pode incluir a criação de orçamentos anuais ou trimestrais e relatórios mensais de acompanhamento, fornecendo aos proprietários de negócios informações sobre onde os custos podem ser cortados e como alocar fundos para investimentos futuros.
Além disso, o planejamento orçamentário geralmente reforça as decisões estratégicas de negócios, permitindo que as empresas prevejam lucros e despesas com precisão.
Por fim, a implementação de um orçamento confiável pode ajudar as operações diárias das empresas a serem executadas com mais tranquilidade, eliminando as suposições do planejamento financeiro.
Configurar software de contabilidade
Uma das melhores maneiras de os empresários ocupados otimizarem seus processos de contabilidade é automatizando-os. Você pode economizar tempo e esforço a longo prazo automatizando tarefas específicas, como faturamento, contas a receber e a pagar, pagamentos de impostos e folha de pagamento.
Existem muitas ferramentas disponíveis que permitem automatizar esses processos de forma rápida e eficiente.
Uma ótima maneira de os empresários ocupados manterem o controle de suas finanças é configurando um software de contabilidade, como QuickBooks ou Xero.
Esses programas tornam mais fácil para os empreendedores rastrear suas receitas e despesas, criar faturas para clientes ou clientes, gerenciar impostos sobre a folha de pagamento e muito mais! Eles também fornecem relatórios fáceis de entender para que você possa ver rapidamente como sua empresa está financeiramente a qualquer momento.
Terceirize suas necessidades de contabilidade
A terceirização da contabilidade pode ser um grande benefício para o empresário ocupado.
Com o direito serviços de contabilidade, você tem acesso a aconselhamento financeiro, recomendações de contabilidade e suporte sob medida para as necessidades específicas do seu negócio. Você também pode garantir que relatórios urgentes, como impostos, sejam precisos e atualizados.
Mais importante ainda, as empresas experientes se sentirão seguras sabendo que seus contadores entendem claramente sua posição financeira atual e obtêm informações sobre futuras decisões de negócios.
Pesquisas recentes sobre serviços de contabilidade mostram que 67% dos proprietários de pequenas e médias empresas estão satisfeitos com os serviços que receberam. Portanto, optar pela terceirização está se mostrando uma decisão sábia!
Muitas empresas de contabilidade são profissionais em ajudar pequenas empresas com suas necessidades contábeis. A contratação de um contador experiente pode ajudar a garantir que seus livros sejam mantidos atualizados e precisos o tempo todo, liberando mais do seu precioso tempo para outras tarefas essenciais.
Conclusão
Ficar por dentro das finanças da sua empresa não precisa ser assustador. Com algum planejamento e utilização de ferramentas como as mencionadas acima, pode ser surpreendentemente simples!
Além de garantir a precisão na manutenção de registros, pode fornecer informações valiosas sobre onde os custos podem estar aumentando inesperadamente ou onde pode haver oportunidades de economia em potencial no futuro.
Manter sua contabilidade organizada desde o início evitará muitas dores de cabeça no futuro. Você pode fazer isso com dicas simples ou usá-las para testar seu futuro especialista em contabilidade. Independentemente da sua rota, não procrastine a sua contabilidade.
Isso só vai tornar as coisas mais difíceis a longo prazo!
