Os conselhos corporativos tomam decisões coletivas para o melhoramento da empresa e para proteger os interesses dos empresários. Nas configurações tradicionais do conselho, os membros do conselho se reuniam em reuniões de emergência, ou AGMs. Isso mudou significativamente no mundo corporativo moderno, e a administração se comunica com mais regularidade.
É difícil para as empresas organizar mais reuniões físicas para diretores e outros membros do conselho. É por isso que há um aumento maciço na demanda por plataformas de comunicação online, como salas de dados virtuais.
Como os conselhos usam o software de data room virtual ou on-line para comunicações do conselho? Aqui está um guia detalhado sobre software de data room para gerenciamento de comunicação da placa.
O que é um software de sala de dados virtual?
Um data room virtual (VDR) ou data room eletrônico é um repositório de documentos digitais com gerenciamento avançado de projetos e ferramentas de comunicação online. Em outras palavras, salas de dados virtuais são plataformas de gerenciamento de dados virtuais onde você pode armazenar, compartilhar e distribuir dados e se comunicar de forma diferente.
Ao contrário das soluções de gerenciamento de reuniões, as salas de dados são ferramentas de negócios multifuncionais que automatizam reuniões e armazenam com segurança informações que podem ser compartilhadas ou acessadas sempre que necessário.
É por isso que as salas de dados virtuais são usadas no gerenciamento de investimentos, fusões, aquisições, ensaios clínicos, arrecadação de fundos, imóveis e gerenciamento de documentos do conselho.
| Entre muitos outros casos de uso, as comunicações de placa são um dos usos mais populares das salas de dados. Você pode descobrir como as salas de dados virtuais facilitam o gerenciamento do conselho aqui: https://www.idealsvdr.com/board-communications/. |
Por que as salas de dados virtuais são importantes para os conselhos corporativos?
#1. Reuniões de diretoria melhores e mais rápidas
A gestão eficaz das reuniões do conselho continua a ser um desafio para a administração. Eles precisam usar vários softwares para conferência de áudio e vídeo, armazenamento de dados, gerenciamento de tarefas e preparação do livro do conselho.
As salas de dados digitais oferecem ao gerenciamento o luxo de gerenciar tudo em um só lugar. Veja como o software de data room ajuda a gerenciar as reuniões do conselho:
- VDRs têm modelos personalizáveis para preparar as agendas das reuniões e enviá-las a todos os participantes esperados.
- Os participantes da reunião podem acessar qualquer documento imediatamente do repositório VDR.
- Os usuários podem usar o modo apresentador para entregar suas apresentações através de suporte visual.
- A gestão pode gravar a reunião para uso futuro.
- Os VDRs permitem que você automatize o tomando notas processo.
- Os participantes podem votos expressos e assinar documentos eletronicamente em VDRs
- A ferramenta de perguntas e respostas nos VDRs é útil para sessões de perguntas e respostas em tempo real.
- Gerenciador de tarefas ajuda a atribuir, gerenciar e acompanhar o desempenho dos usuários.
- Criador de atas de reunião automatiza a preparação e distribuição de atas.
#2. Gerenciamento de dados centralizado
Como o software de data room online é uma tecnologia baseada em nuvem, os conselhos o utilizam como um repositório central de documentos. Gerenciamento de dados centralizado garante que todos os documentos necessários para a governança estejam em um só lugar. Livros do conselho, manuais de políticas, atas e agendas de reuniões, demonstrações financeiras, propostas de fusões e aquisições, etc., podem ser armazenados em um só lugar para os membros do conselho.
Além disso, a administração pode categorizar dados da maneira que preferir, e os usuários do VDR podem acessá-lo de qualquer lugar, a qualquer hora. Os melhores provedores de data room virtuais do mercado têm aplicativos móveis dedicados para acesso 24/7. Muitos provedores de data room até fornecem acesso off-line para documentos VDR.
#3. Controle de documento
100% de controle sobre os documentos é outro fator que diferencia as salas de dados virtuais de outras plataformas de gerenciamento de reuniões. A gestão VDR pode definir permissões de acesso a arquivos para membros do conselho, investidores ou membros do comitê de acordo.
Por exemplo, material ultrassecreto ou altamente sensível pode ser impedido de uso não autorizado por meio do visão da cerca característica. Limita a visualização do documento pelos usuários; eles não podem digitalizar, editar, controlar, salvar, excluir, imprimir ou fotografar esse arquivo. Os recursos de proteção de documentos incluem marcas d'água digitais, fragmentação de documentos, criptografia de dados e revogação de acesso a documentos.
#4. Compartilhamento e comunicação de dados em tempo real
Além das reuniões do conselho, o compartilhamento de dados é muito mais rápido e seguro em salas de dados virtuais. Os membros do conselho podem até colaborar com seus subordinados nas salas de dados. Eles podem compartilhar, editar, anotar e distribuir arquivos em tempo real.
VDRs também permitem upload e compartilhamento de documentos em massa; os usuários também podem agendar documentos a serem compartilhados em uma data futura.
As salas de dados têm mensageiros de bate-papo que os usuários podem usar para conversas individuais e bate-papos em grupo. Outras ferramentas de comunicação incluem enquetes ao vivo e e-mail dedicado.
#5. Segurança e transparência da plataforma
Além do controle de documentos, a segurança da plataforma de data room virtual é simplesmente incomparável. Recursos como autorização de dois fatores erradicar as chances de entradas não autorizadas no VDR. A administração do data room pode imediatamente exclua qualquer dispositivo do VDR e qualquer arquivo salvo ou baixado da plataforma.
Os serviços modernos de data room mantêm tudo transparente por meio de registros de auditoria. Estes são relatórios de auditoria detalhados que fornecem detalhes completos sobre as atividades do data room.
Palavras finais
As salas de dados virtuais criam uma plataforma centralizada para os conselhos onde eles podem gerenciar suas reuniões, compartilhar e armazenar documentos de forma integrada e segura, comunicar-se em tempo real e proteger seus dados importantes contra vazamentos ou roubos de dados.
