MELHORES SOFTWARE E FERRAMENTAS DE REPOSITÓRIO DE DOCUMENTOS EM 2023

MELHORES SOFTWARE E FERRAMENTAS DE REPOSITÓRIO DE DOCUMENTOS EM 2022
Crédito da foto: Nanoneta

Um repositório de documentos é um sistema de armazenamento de arquivos onde os usuários podem armazenar e recuperar documentos. Ele permite o fácil acesso às informações de negócios por todos os funcionários, independentemente da localização ou departamento. Os repositórios de documentos permitem que as organizações capturem, gerenciem e compartilhem qualquer tipo de dados de maneira facilmente acessível. Agora, vamos dar uma olhada no documento do aluno e no software de repositório de documentos da casa.

O que são repositórios de documentos?

Um repositório de documentos é um sistema para armazenar e gerenciar documentos. É um local onde os documentos são armazenados, gerenciados e acessados ​​por usuários autorizados.

Um exemplo típico de um repositório de documentos seria qualquer sistema que armazena arquivos em um ou mais locais, como sua unidade local ou serviço de armazenamento alto como o Dropbox. Esse tipo de aplicativo pode ser usado por grandes organizações porque permite que eles gerenciem seu fluxo de trabalho com mais facilidade do que se tivessem que confiar apenas no envio de arquivos individuais por e-mail de pessoa para pessoa

Existem dois tipos principais de repositórios de documentos: centralizado (local único) e distribuído (vários locais). Sistemas centralizados tendem a ser mais fáceis para empresas maiores; no entanto, os sistemas distribuídos permitem tempos de acesso mais rápidos devido à disponibilidade de vários locais simultaneamente - e isso tem o custo de aumentar a complexidade ao configurar novos departamentos dentro de uma organização, pois cada departamento exigirá sua interface de painel (UI) personalizada.

O Sharepoint é um repositório de documentos?

O SharePoint é um repositório de documentos, o que significa que é usado para armazenar, gerenciar e compartilhar documentos. O SharePoint foi originalmente construído como um DMS (sistema de gerenciamento de documentos). No entanto, evoluiu para muito mais do que isso.

Aqui está uma das principais maneiras de usar o SharePoint:

  • Um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM) refere-se a todas as diferentes ferramentas e aplicativos usados ​​por uma organização para armazenar, gerenciar e compartilhar seus dados em várias plataformas, como Microsoft Office 365 ou Google Drive. Isso inclui coisas como sistemas de e-mail como Gmail ou Outlook; soluções de armazenamento de arquivos como Box; aplicativos de comunicação como o Slack; ferramentas de videoconferência como o Skype for Business; plataformas de mídia social como o Facebook Messenger etc.

Software de Repositório de Documentos

Para fins de empresas e outras organizações, “software de repositório de documentos” refere-se a um conjunto de ferramentas para gerenciar e compartilhar documentos.

As empresas usam repositórios de documentos para armazenar documentos em um local central para que várias pessoas possam acessá-los ao mesmo tempo. A vantagem de usar um repositório de documentos é que você não precisa se preocupar em acompanhar quem tem qual pedaço de papel ou arquivo em sua mesa - o sistema fará isso por você!

Repositório de Documentos do Aluno

Student Document Repository é um software que é usado para armazenar e gerenciar os documentos dos alunos. Você pode utilizar isso para gerenciar os documentos dos alunos, como suas tarefas, projetos e testes. O Repositório de Documentos do Aluno também tem uma opção que permite colocar suas anotações nele para que você possa consultá-las sempre que precisar.

Você deve experimentar este programa em seu computador antes de comprá-lo, pois pode haver algumas falhas no processo de instalação se não for feito corretamente.

Por que precisamos de um repositório de documentos?

Um repositório de documentos é um sistema que permite armazenar, organizar e gerenciar documentos. Você pode usá-lo para diferentes finalidades, como armazenar e gerenciar seus fluxos de trabalho ou até mesmo criar um portfólio online. Há muitos benefícios de usar o software de repositório de documentos, como:

  • Fácil de usar
  • Opções flexíveis
  • Escalável

O que é um repositório de documentos centralizado?

Um repositório de documentos centralizado é um banco de dados que armazena documentos. É o equivalente a um arquivo central, o local onde você pode guardar todos os seus arquivos importantes.

A ideia por trás desse tipo de sistema é que você pode acessar seus documentos de qualquer lugar em qualquer dispositivo - e não importa se eles estão armazenados localmente em seu computador ou em algum sistema de armazenamento baseado em nuvem como Dropbox ou Google Drive (que é propriedade da Alphabet).

Repositório de documentos internos

O House Document Repository (HDR) é uma plataforma online que permite aos usuários armazenar, organizar e compartilhar seus documentos. Qualquer pessoa que precise manter um registro de seu trabalho pode usar o software.

A melhor parte do House Document Repository é que ele possui seu próprio mecanismo de pesquisa, para que você não precise examinar manualmente todos os seus arquivos antes de encontrar o que está procurando. Basta digitar a palavra ou frase e pressionar enter - o sistema encontrará todas as instâncias dela em qualquer documento em seu computador!

O que é uma biblioteca de documentos?

Uma biblioteca de documentos é uma coleção de documentos armazenados em um local central. Para armazenar qualquer tipo de arquivo, incluindo documentos do Word, PDFs ou imagens, você pode usar bibliotecas de documentos.

Uma biblioteca de documentos é semelhante a um gabinete de arquivos online onde você armazena seus arquivos para que possam ser acessados ​​de vários dispositivos e locais.

O que é Dms em um computador?

Se você é novo no mundo do gerenciamento de documentos, é importante entender o que é um DMS. Um software de sistema de gerenciamento de documentos (DMS) armazena, recupera e distribui documentos com eficiência.

Ele pode ser usado por qualquer tipo de empresa para armazenar documentos como agendas, atas de reuniões, etc, que não sejam perdidos quando houver uma mudança na alta administração ou qualquer outra coisa relacionada às operações da sua empresa.

7 melhores ferramentas de repositório de documentos

Estamos no meio de uma transformação digital. E à medida que as empresas procuram novas maneiras de gerenciar e proteger seus dados, elas estão cada vez mais recorrendo a uma ampla gama de ferramentas que as ajudam a entender como suas informações estão sendo armazenadas e compartilhadas. Uma opção popular é o software de repositório documentado (DR). Aqui está o que você precisa saber sobre as 7 melhores ferramentas de DR no mercado hoje:

#1. Ao ar livre

Alfresco é uma plataforma de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) de código aberto que fornece uma plataforma única e unificada para todas as informações e documentos de sua organização.

Com o Alfresco, você pode armazenar e gerenciar grandes quantidades de dados com segurança e facilidade. Também facilita o compartilhamento de conteúdo entre equipes da mesma empresa ou organizações em diferentes setores.

#2. SharePoint

O SharePoint é um sistema de gerenciamento de documentos, plataforma de colaboração, sistema de gerenciamento de conteúdo e mecanismo de pesquisa empresarial que pode ser usado para o armazenamento de documentos. É uma ferramenta eficaz para armazenar os dados da sua empresa em um só lugar.

A melhor coisa sobre o SharePoint é que você não precisa se preocupar em manter vários sistemas, pois ele cria um único repositório para todos os seus arquivos importantes. A segunda melhor coisa é sua capacidade de compartilhar informações com outros usuários ou colegas por meio de serviços como extranet ou portais de intranet, o que torna o compartilhamento mais fácil do que nunca!

#3. Nuxeo

Nuxeo é um software de gerenciamento de documentos que permite criar soluções personalizadas. Qualquer outra pessoa que queira usá-lo pode porque é uma solução de código aberto.

Nuxeo é um aplicativo baseado na web e, portanto, não requer instalação em seu computador ou servidor. Você só precisará de acesso à internet para que a plataforma funcione corretamente.

#4. WebXtender

O WebXtender é um software de gerenciamento de documentos baseado em nuvem que permite criar, gerenciar e armazenar documentos em um repositório central. Você pode usá-lo para armazenar todos os tipos de arquivos — de documentos a imagens e vídeos — e acessá-los de qualquer dispositivo ou local usando o aplicativo móvel WebXtender. Isso o torna ideal para organizações com funcionários remotos que viajam com frequência ou desejam manter seus dados sempre à mão sem precisar se preocupar com despesas de armazenamento de backup.

O aplicativo oferece recursos avançados para gerenciamento e colaboração de documentos, incluindo controle de versão (um recurso que permite que os usuários vejam as alterações feitas por outros), metadados (dados sobre partes individuais do conteúdo), segurança (para que os usuários possam publicar apenas itens privados), bem como fluxo de trabalho automação para que as tarefas sejam concluídas automaticamente quando determinados critérios forem atendidos (como a criação de um processo de aprovação).

#5. OCR

OCR (Optical Character Recognition) é uma tecnologia que converte imagens de texto em texto editável. Com o OCR, imagens de documentos, fotos e outras coisas podem ser transformadas em texto que pode ser usado.

O software OCR é muito útil para arquivar, pesquisar e compartilhar documentos. Ele usa o reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para transformar palavras em uma imagem ou documento em texto editável.

#6. CustomShow – Software de apresentação de negócios

CustomShow é uma ferramenta de apresentação de negócios que permite criar e editar apresentações, apresentações de slides e outros conteúdos.

Está disponível nas versões gratuita e paga A versão gratuita vem com recursos limitados, mas oferece o suficiente para começar a usar o programa. o tem sido visto por muitos clientes como a melhor opção para iniciantes que estão apenas começando a criar suas apresentações na internet ou localmente em seus computadores/laptops/tablets, etc. . Para aqueles que desejam mais funcionalidades do que o disponível na versão gratuita, vários pacotes diferentes podem ser adquiridos a preços diferentes, dependendo de quanto tempo (até 2 anos) você deseja que seu plano de assinatura dure antes de ter acesso a todos os seus recursos novamente quando expirar (você ainda terá acesso até então).

#7. Clearslide (anteriormente SlideRocket)

ferramenta de apresentação para criar e compartilhar apresentações online. Foi adquirida pela Clearslide em 2018, que oferece uma solução de software de apresentação chamada ClearSlide.

Clearslide é uma solução de software de apresentação baseada em nuvem que permite aos usuários criar pesquisas, questionários, enquetes, formulários e painéis diretamente na janela do navegador. Isso facilita para as empresas que desejam obter mais de seus visitantes criando conteúdo envolvente em páginas da Web ou páginas de destino sem precisar instalar plug-ins ou complementos adicionais no servidor host do site.

Resumo

O melhor software de repositório de conteúdo de documentos da casa e do aluno ajudará você a organizar seus processos e facilitará a colaboração de sua equipe. Ele também oferece a capacidade de criar novos documentos a partir do aplicativo, o que pode ser muito útil ao criar algo novo que precisa de atualização constante. Além disso, há muitos recursos diferentes disponíveis com cada software que analisamos hoje, como recursos de colaboração ou sistemas de versão, para que todos em sua equipe saibam exatamente o que está acontecendo o tempo todo!

Perguntas frequentes sobre o melhor software de repositório de documentos

Por que precisamos de um repositório de documentos?

O uso de um repositório de documentos ajuda a proteger suas informações e arquivos criptografando seus dados.

O que é o ERM de gerenciamento de registros eletrônicos?

Está usando técnicas automatizadas para gerenciar registros independentemente do formato.

Qual DMS é melhor?

Abaixo estão os 5 melhores softwares de gerenciamento de documentos:

  • Arquivos M
  • Modelo
  • efilecabinet
  • assine agora.
  • Hightail

Referências

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