GESTÃO E SISTEMA DE CONTROLE DE INVENTÁRIO: Melhores Práticas

CONTROLE DE INVENTÁRIO

Manter o controle de estoque como varejista multicanal, atacadista ou empresa de comércio eletrônico pode ser uma tarefa difícil. No entanto, sistemas, métodos e tecnologia já estão disponíveis para ajudar as empresas a simplificar sua cadeia de suprimentos. Você pode rastrear sua mercadoria de forma eficiente e correta com a ajuda de sistemas de controle de estoque.
Este artigo irá ajudá-lo explicando o que é controle de estoque, fornecendo exemplos claros de significado de controle de estoque, diferentes formas de controle de estoque e sua utilidade, bem como os benefícios e problemas do sistema de controle de estoque. Ele também oferecerá sugestões de controle de estoque e explorará certos sistemas e práticas de gerenciamento de controle de estoque.

O que é Controle de Estoque?

O controle de estoque, geralmente conhecido como controle de estoque, refere-se aos sistemas e procedimentos usados ​​para gerenciar mercadorias de estoque no depósito de uma empresa. Ele rastreia a movimentação e o armazenamento de itens em um depósito para auxiliar as empresas a manter um suprimento suficiente e em boas condições. A implementação de um sistema de controle de estoque permite atender às solicitações dos consumidores e, ao mesmo tempo, aumentar os ganhos.

O controle de estoque é um componente importante de um sistema de gerenciamento de estoque. Os gerentes de depósito e planejadores de produção devem seguir as seguintes atividades e procedimentos de controle de estoque:

  • Receber, armazenar e mover itens
  • Colocar objetos em lugares estratégicos
  • Rastreamento de itens de estoque e localização do depósito
  • Acompanhamento de dados e históricos de produtos
  • Verificando a condição dos produtos em estoque
  • Concluindo ordens de compra com estoque disponível
  • Incluindo leitores de código de barras
  • Criando relatórios de reorganização

O que torna o controle de estoque importante?

Aqui estão alguns exemplos de porque o controle de estoque é importante para o seu negócio para que você possa obter um conhecimento fundamental de sua função.

#1. Controle de qualidade

Com um sistema de gerenciamento de estoque, você pode aplicar um controle de qualidade mais rigoroso. Você pode controlar melhor a qualidade se puder rastrear e gerenciar todos os aspectos de seu suprimento. Quanto mais tempo você mantiver o estoque, maior a probabilidade de ele ser danificado. Você pode evitar isso garantindo que o estoque do depósito seja rotacionado.

Você pode monitorar a qualidade do estoque obtido dos fornecedores usando estratégias de controle de estoque. Com que frequência você recebe certas coisas devolvidas? Com que frequência são devolvidos por quebra ou outros defeitos? Ver como os produtos passam pelo seu estoque pode ajudá-lo a identificar problemas e eliminar perdas.

#2. Controle Organizacional

Você tem controle organizacional sobre o seu negócio se tiver controle de estoque. Um almoxarifado bem organizado permite que você gerencie suas mercadorias e aproveite ao máximo seu investimento em estoque físico. Essa parte do controle de estoque é fundamental para saber onde está sua mercadoria e com que rapidez você pode recuperá-la.

Para o bom funcionamento do seu negócio, o controle de estoque em termos de organização de estoque é fundamental. Ele garante que você tenha unidades suficientes para atender aos pedidos e manter como reserva. Boas táticas de gerenciamento de estoque também o ajudarão a evitar estoque morto e excesso de estoque. O estoque de segurança serve como um buffer, diminuindo a probabilidade de um item ficar sem estoque. O estoque que não vende é conhecido como estoque morto. Em poucas palavras, é por isso que o controle de estoque é essencial.

#3. precisão contábil

Manter um registro de inventário preciso é fundamental para o gerenciamento de ativos. Também irá ajudá-lo se você for auditado. Entender quais ativos você possui ajuda a compreender sua deterioração geral e o valor de sua organização.

Sua organização pode ser obrigada por leis de contabilidade financeira e legislação tributária a manter uma conta de inventário físico. Em seus sistemas de inventário e software de contabilidade, todo estoque deve ter os números e preços corretos. Isso garante que a integridade contábil da sua empresa não seja questionada durante as auditorias.

Como você mantém os custos de estoque sob controle?

O software de controle de estoque facilita o registro das informações de estoque, embalagem e remessa em um único local, otimizando o processo de aquisição da sua empresa. As atualizações de movimentação de estoque em tempo real podem ajudá-lo a automatizar o controle do nível de estoque para um desempenho de vendas preciso e análise de estoque. Tudo isso contribui para o controle dos custos de estoque.

Sistemas de Controle de Inventário

As empresas podem usar uma variedade de sistemas de controle de estoque e métodos relacionados. Então, quais tipos de controle de estoque você precisa para sua empresa?
Dependendo da quantidade de seu estoque e das operações do seu negócio, cada um tem vantagens e desvantagens. As necessidades dos varejistas podem ser diferentes das de um atacadista, por exemplo. Comece definindo suas metas e métricas de negócios para determinar suas demandas presentes e futuras e selecione o melhor sistema de controle de estoque.
Em seguida, decida se sua empresa deve:

#1. Use uma planilha.

Uma planilha como estratégia de controle de estoque manual funciona bem para pequenas organizações que não retêm muito estoque ou possuem uma grande variedade de estoque. Embora manter uma planilha seja mais barato do que as outras duas opções, pode ser mais difícil gerenciar o estoque. Os membros da sua equipe, por outro lado, não precisarão gastar tempo aprendendo a usar um sistema automatizado para controle de estoque.

Embora você possa acreditar que isso lhe dá mais controle, o controle de estoque manual por meio de planilha é significativamente mais propenso a erros humanos e trabalhoso. O gerenciamento da cadeia de suprimentos também pode ser mais difícil de manter porque um funcionário deve acompanhar vários elementos móveis. O reabastecimento de estoque também será mais difícil de rastrear em um sistema manual.

#2. Sistema de Inventário Periódico

As contagens de inventário físico são normalmente usadas em um sistema de inventário periódico. Quando uma contagem física é realizada, as informações de inventário são atualizadas regularmente. Para empresas que lidam com grandes volumes de estoque ou frequentes movimentações de estoque, essa forma de sistema de controle de estoque é extremamente demorada. No entanto, estratégias de controle de estoque como essas podem ser eficazes para pequenas empresas com poucos pedidos.
A fórmula a seguir é comumente usada no inventário periódico:

CPV = (Estoque Inicial + Compras) – Estoque Final.

Este sistema de controle de estoque é simples de configurar e requer pouco conhecimento. No entanto, seus níveis de estoque raramente estão atualizados, resultando em atrasos e baixas significativas. Ele também depende de auditorias de estoque em vez de um sistema automatizado em tempo real.

#3. Sistema de inventário perpétuo

À medida que uma transação ocorre ou um novo estoque é obtido por meio de soluções de tecnologia, os sistemas de inventário permanente atualizam seu estoque em tempo real. Quase 72% de todos os varejistas pretendem implementar visibilidade em tempo real em sua cadeia de suprimentos usando automação, sensores e análises. Ele simplifica a implementação de estratégias de gerenciamento de estoque, como a quantidade de pedidos econômicos (EOQ). O EOQ garante que o estoque atenda à demanda enquanto reduz as despesas de manutenção e armazenamento.

Os sistemas perpétuos fornecem maior visibilidade de estoque do que os sistemas periódicos. Essas funcionalidades do sistema de controle de estoque economizam o custo e o tempo necessários para as contagens de estoque físico.

Quais são alguns exemplos do mundo real de controle de estoque?

Um forte controle de estoque pode beneficiar sua empresa das seguintes maneiras:

  • Durante uma auditoria, o sistema de computador indica que deveria haver 1000 pares de óculos de sol na prateleira, mas há apenas 980. O que aconteceu com os outros? Eles foram roubados ou o fornecedor enviou a quantidade incorreta? Conforme você investiga, pode alterar o sistema para refletir que apenas 980 pares estão disponíveis para compra em seu site, garantindo que os compradores não estejam tentando comprar algo que não existe.
  • Ao avaliar os níveis de estoque, seu gerente de controle de estoque vê que um tipo específico de barra de chocolate está parado na prateleira há algum tempo e a data de validade está se aproximando. Depois que isso for identificado, a corporação pode decidir vender os itens com desconto ou agrupá-los com outra confeitaria popular para movimentar o estoque.
  • Outro exemplo é o controle de estoque da loja, que consiste em monitorar o nível de estoque, a qualidade dos produtos e a disponibilidade em suas lojas físicas e e-commerce. É importante que seu software de gerenciamento de inventário sincronize os dados entre os canais para que você possa detectar imediatamente se algum item está acabando ou se aproximando do vencimento. Um sistema POS em uma loja física informará instantaneamente ao pessoal se um item pode ou não ser acessado de outro local.

Técnicas de controle de estoque a serem consideradas

Um negócio complexo é o controle de estoque. Não existe um método para fazer isso corretamente, e diferentes técnicas de controle de estoque funcionarão para diferentes empresas e cenários. Estas são algumas abordagens e considerações populares de controle de estoque a serem consideradas:

#1. JIT (just in time)

Esse método, iniciado pela Toyota na década de 1970, envolve as corporações mantendo o mínimo de estoque possível. Em vez de comprar o estoque com antecedência e mantê-lo nas prateleiras, você só compra quando é necessário — e a remessa chega “na hora certa” para atender à demanda.

Isso permite que você administre armazéns menores (reduzindo custos e salários dos funcionários), gaste menos com estoque e evite os aborrecimentos que acompanham o excesso de estoque. Mas, se houver algum atraso, você corre o risco de faltar porque não terá estoque de segurança como reserva.

#2. Remessas a granel

Esteja você fazendo um pedido de um fornecedor ou enviando-o para sua rede de armazéns, centros de distribuição ou vitrines, comprar e entregar produtos a granel é quase sempre mais barato. Ao comprar coisas a granel, você deve ter certeza de que elas serão vendidas ou você acabará com estoque extra.

Essa estratégia é mais adequada para commodities com demanda consistente e longa vida útil. Requer mais dinheiro adiantado, portanto, certifique-se de que isso seja compensado por preços mais baixos. As remessas a granel também podem ser mais caras em termos de espaço no contêiner, mas haverá menos remessas para enviar.

# 3. Dropshipping

Dropshipping é um método de economizar dinheiro eliminando o intermediário. Em vez de coletar itens de fornecedores ou fabricantes e mantê-los em seu depósito, você colabora com um parceiro (o remetente direto) que entrega os pedidos diretamente aos seus clientes.
Sua empresa é responsável por processar os pedidos dos clientes e passar as informações para o remetente, mas você nunca vê ou manuseia as coisas que vende. Isso diminui sua sobrecarga, mas implica que você não tem controle sobre a qualidade ou a velocidade de entrega. E se houver um problema, os clientes ainda reclamarão com você!

#4. consignação

Quando você faz um pedido a um fornecedor, ele entrega os itens a você, mas você não paga até que os produtos sejam vendidos. O fornecedor é chamado de “consignador” e sua empresa é chamada de “destinatário” nessa técnica.

Se você não vender os produtos, poderá devolvê-los ao expedidor sem penalidade. É uma excelente abordagem para testar novas linhas de produtos quando você não tem certeza de como eles vão vender sem investir uma grande soma de dinheiro antecipadamente. O expedidor assume a maior parte do risco.

#5. Crossdocking

Este é outro método para reduzir a quantidade de estoque que você mantém ou eliminar totalmente a necessidade de armazenamento. As mercadorias chegam de um fornecedor e são examinadas, classificadas e preparadas para transporte em uma instalação dedicada de cross-docking. Eles são então colocados em carros de entrega e enviados rapidamente.

Se você administra sua empresa totalmente em uma estratégia de cross-docking, precisará de um espaço mínimo para receber e recarregar. Você pode até limitar essa estratégia a produtos específicos. Itens como aqueles anunciados para entrega no mesmo dia ou com prazo de validade extremamente limitado são exemplos.

#6. Contagem de ciclos

A maioria dos varejistas despreza estoques cheios. Eles consomem tempo, são tediosos e afastam o pessoal de outras responsabilidades. Sua loja real pode até ter que fechar durante o dia. A contagem cíclica, na qual você conta pequenas quantidades de estoque regularmente, é muito mais conveniente.

Você pode verificar se o estoque real corresponde às quantidades registradas em seu software de gerenciamento de estoque inspecionando apenas um tipo de produto por vez. Caso contrário, você saberá que há um problema e poderá fazer uma auditoria mais completa. A contagem cíclica não elimina a necessidade de um inventário abrangente; simplesmente reduz a frequência com que é executado.

Métodos de Controle de Estoque e Melhores Práticas

O controle de estoque tem impacto em seus procedimentos logísticos de entrada e saída, bem como em suas vendas, operações, satisfação do cliente e resultados financeiros. Ter um sistema de controle de estoque permite que você ajuste suas operações e determine a cadência ideal de pedidos de compra. Para um controle de estoque eficaz, use estas práticas recomendadas.

#1. Implemente o rastreamento de estoque em tempo real

O rastreamento de estoque é a prática de ficar de olho nos níveis de estoque e localizar produtos específicos em um depósito. O rastreamento de estoque deve ser feito em tempo real para que você saiba quanto produto pode ser despachado se um cliente solicitar um item hoje, possa tomar decisões rápidas se as unidades precisarem ser enviadas para outro lugar e possa comunicar qualquer atraso se as coisas estiverem fora do prazo. estoque. Toda semana, isso me economiza horas em planilhas do Excel e posso abrir um pedido de compra em minutos, em vez de horas.

#2. Determinar os pontos de pedido

Os pontos de reabastecimento definem o nível de estoque no qual você deve solicitar estoque adicional para evitar falta de estoque. Isso é feito para cada SKU individual, pois alguns produtos venderão bem, enquanto outros não. Menos monitoramento manual e mais tempo para pedidos resultam de novos pedidos automatizados.

#3. Implemente o controle de qualidade

O controle de qualidade do pedido ajuda você a ficar por dentro dos fornecedores, monitorando cada lote de estoque, tomando decisões mais inteligentes sobre futuros pedidos de vendas, mantendo os clientes satisfeitos e atendendo a todos os requisitos regulamentares. O controle de qualidade é bastante simplificado pelo controle de estoque. Você pode responder a um recall de produto se souber exatamente quantas unidades possui e onde cada unidade de estoque está armazenada. Você também pode usar referência cruzada para garantir que seus dados correspondam aos dados reais.

#4. Identificar produtos estocados e não estocados.

A otimização de estoque é importante se você administra um negócio sazonal ou uma marca de alto crescimento, porque suas demandas de estoque mudam ao longo do ano. Por exemplo, é improvável que um fabricante de vestuário carregue casacos de inverno no início do verão porque seria ineficiente. Certos itens de vestuário, como jeans e camisetas, podem, no entanto, exigir uma meia durante todo o ano. Itens não estocados, ou que serão vendidos de forma irregular, exigirão um procedimento de controle de estoque diferente.

Nem todos os SKUs são iguais e não exigirão as mesmas quantidades ou reabastecimento que os outros. Você pode até descobrir que SKUs específicos estão custando muito dinheiro em toda a cadeia de suprimentos, gerando muito pouca receita.

#5. Implementar zoneamento

Se você mantiver o atendimento de pedidos internamente (em vez de terceirizar), precisará investir em infraestrutura para dimensionar seu armazém para melhorar a eficiência. Quando você tem um grande número de SKUs e um amplo catálogo de produtos, o zoneamento pode ser importante para manter seus produtos organizados e fáceis de encontrar.

A maneira como os produtos são armazenados, a estrutura do depósito e a proximidade de determinados itens têm impacto nas operações, nas listas de separação e na produtividade. O zoneamento permite a designação de regiões específicas, como aquelas que requerem refrigeração, armazenamento de produtos químicos perigosos ou itens perigosos, divisão do mesmo produto por número de lote ou data de validade ou simplesmente manter SKUs frequentemente agrupados ou comprados próximos uns dos outros.

#6. Faça auditorias regulares

O controle de estoque permite que você audite o estoque de maneira simplificada, permitindo que você descubra quaisquer problemas mais cedo ou antes que eles surjam. Com um ambiente bem organizado, registro meticuloso e software de gerenciamento de estoque, você pode auditar e automatizar os níveis de estoque regularmente para melhorar o controle de estoque.

Desafios Típicos de Controle de Inventário

O caos pode ocorrer em qualquer situação em que haja falta de controle. Os problemas mais comuns de controle de estoque a serem observados estão listados abaixo.

#1. Ausência de visibilidade

Sem saber onde seu estoque está localizado fisicamente, quantas unidades você tem em mãos e o que você vendeu em cada canal online e offline pode causar gargalos substanciais em sua cadeia de suprimentos.

Muitas marcas lidam com o estoque cegamente na ausência de contagens de unidades em tempo real, sistemas integrados e um sistema de gerenciamento estruturado, resultando em vendas excessivas e falta de estoque. Isso também pode impedi-lo de reordenar o estoque de seu fabricante ou fornecedor dentro do prazo, ou até mesmo de saber quando ele chegará.

#2. Rastreabilidade inadequada

O controle de estoque deficiente não apenas reduz a transparência do estoque, mas também pode representar ameaças mais sérias à saúde e à segurança do produto. Os produtos que podem prejudicar as pessoas (especialmente aqueles que podem ser comidos ou ingeridos) podem ser difíceis de rastrear no caso de um recall de produto ou problema de contaminação se os procedimentos de controle, como números de lote, não forem usados.

Isso pode ter grandes consequências para os consumidores, bem como questões legais para sua empresa. O controle de estoque por meio do monitoramento de lotes também ajuda você a se manter organizado, reconhecendo quais produtos deseja enviar primeiro, como aqueles com data de validade mais próxima ou marca mais antiga.

#3. Quanto mais você tem, mais difícil é controlar.

As pequenas empresas que podem acomodar o estoque em suas próprias casas frequentemente carecem dos sistemas de controle de estoque adequados, mas quando uma empresa cresce e compra mais estoque, pode se tornar mais difícil de gerenciar.
Quanto mais rápido você gira o estoque e mais unidades precisa, mais frequentemente você o reabastece.
Quanto mais você estende sua linha de produtos e quanto mais SKUs você tem, mais difícil é acompanhar tudo.

É claro que ter mais estoque nem sempre resulta em aumento de vendas, lucro ou maior retorno sobre o investimento. Cada SKU precisa de seu próprio armazenamento, mas nem todos giram na mesma taxa. Ser capaz de rastrear KPIs de inventário simples pode ajudá-lo a obter melhor controle sobre seu inventário, levando a descobertas inesperadas.

Conclusão

O controle de estoque eficiente é fundamental para qualquer organização, desde a Amazon até uma marca recém-criada. Ele permite que você melhore seu fluxo de caixa e economize dinheiro no controle de estoque. Você pode estabelecer um plano de controle de estoque que rastreie seus ativos em tempo real usando sistemas automatizados de software de controle de estoque e estratégias de controle de estoque. Proporcionando a você visibilidade e controle sobre seu estoque.

Mesmo que sua empresa seja pequena, você tem a opção de usar um sistema de estoque periódico ou permanente. Um sistema de estoque permanente, por outro lado, é sem dúvida uma alternativa melhor se você tiver um volume significativo de estoque ou operações mais sofisticadas. Por fim, para reunir sua pilha de tecnologia de varejo, procure o melhor sistema de estoque que possa ser facilmente integrado ao restante das atividades de sua empresa.

Referências

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