Muitas vezes parece que não há tempo suficiente no dia para fazer tudo. Mas há o mesmo número de horas no dia para todos. No entanto, algumas pessoas são mais eficientes em usar seu tempo do que outras, enquanto outras geralmente não conseguem cumprir seus compromissos no prazo. O segredo é a gestão do tempo. Com isso, você provavelmente quer concentrar sua energia em atividades que enriquecem sua vida. Mas como você pode se encaixar nas coisas que realmente importam para você quando você tem uma carreira, filhos e outras obrigações? Existem inúmeras técnicas de gerenciamento de tempo disponíveis, cada uma adaptada a um conjunto único de traços de personalidade, desafios de produtividade ou objetivos organizacionais. Este guia abrange tudo sobre gerenciamento de tempo no trabalho ou para estudantes, bem como as técnicas e ferramentas para fazê-lo funcionar.
O que é gerenciamento de tempo?
O gerenciamento do tempo tem tudo a ver com tomar decisões: o que fazer, quando fazer e o que fazer depende de você. Você pode afirmar com confiança que administrou seu tempo de forma eficaz se priorizar atividades de alto valor e orientadas para objetivos, concluí-las dentro do cronograma e ainda encontrar tempo para cuidar de si mesmo fisicamente. No entanto, se alguém lhe perguntar como você consegue fazer isso? Isso é muito simples, apenas fazendo uso das várias técnicas de gerenciamento de tempo.
As técnicas de gerenciamento de tempo, que são um conjunto de regras e conceitos, permitem que você faça mais em menos tempo e com menos esforço. Também ajuda a melhorar a qualidade de suas decisões e a rapidez com que você as toma.
Além disso, você deve pensar nos aspectos específicos de sua gestão do tempo que exigem trabalho e como você prefere organizar seu tempo. Você também pode adaptar suas estratégias de gerenciamento de tempo ao local de trabalho para aumentar sua produtividade.
O que é o Núcleo da Gestão do Tempo?
Compreender a diferença entre o que é realmente importante e o que deve ser feito imediatamente é a pedra angular da gestão eficiente do tempo.
É vital ter em mente que as atividades mais importantes não são necessariamente aquelas que precisam ser concluídas imediatamente. O problema é que a maioria de nós deixa que as coisas que precisam ser feitas agora governem nossos horários.
Quais são os fundamentos da gestão do tempo?
A maioria das pessoas reconhece o gerenciamento do tempo como uma habilidade crucial e gostaria de ser melhor nisso. Eles continuam tentando encontrar maneiras de organizar melhor seu tempo, mas parecem sempre acabar mais confusos do que antes. Pode haver muitos métodos para lidar com o tempo, mas apenas alguns deles são aplicáveis a qualquer cenário.
No entanto, abaixo estão os fundamentos básicos da gestão do tempo que o ajudarão a viver uma vida frutífera e equilibrada.
- Planeamento
- Faça uma coisa de cada vez.
- Organize e priorize.
- Aprenda a dizer NÃO
- A regra 80/20
- Faça horários realistas.
- Mantenha-se saudável e livre de estresse.
- Delegar
- Evite distração
Qual é o objetivo da gestão do tempo?
O gerenciamento do tempo é o processo de organizar, planejar e aproveitar ao máximo o tempo entre várias atividades para alcançar a máxima eficácia, eficiência e produção. Para realizar tarefas, projetos e objetivos sensíveis ao tempo, é possível realizar o gerenciamento do tempo combinando várias habilidades, ferramentas, técnicas e abordagens.
Técnicas e ferramentas de gerenciamento de tempo
Se você deseja ter sucesso em sua vida pessoal ou profissional, basicamente precisará aprender a gerenciar efetivamente seu tempo.
Você pode se tornar um mestre em gerenciamento de tempo em pouco tempo se usar a combinação correta de ferramentas e técnicas para colocar sua vida em ordem, aumentar sua produtividade no trabalho e nunca mais perder outro prazo.
Aqui estão técnicas e ferramentas testadas e comprovadas para gerenciamento de tempo que podem ajudá-lo a aproveitar ao máximo seu dia de trabalho.
Melhores técnicas de gerenciamento de tempo
Escolher quais técnicas e ferramentas de gerenciamento seriam mais eficazes para ajudá-lo a gerenciar melhor seu tempo e vida profissional depende principalmente de sua necessidade.
Se você precisa agendar seu dia de trabalho, suas horas de estudo ou seu progresso em relação a determinados objetivos, você está na melhor posição para julgar o que funcionará melhor para você.
Aqui estão técnicas, ferramentas e habilidades úteis para lidar com seu processo de gerenciamento de tempo no trabalho com mais eficiência. O primeiro passo na gestão do tempo é tomar a decisão de alterar os hábitos atuais. Contanto que você esteja disposto a agir, o gerenciamento do tempo é muito fácil.
#1. A Técnica Pomodoro
Nunca ignore a necessidade de descanso ao fazer um esforço sério. Os tomates são úteis como lembretes de pausa.
No final da década de 1980, o desenvolvedor de software e autor Francesco Cirillo desenvolveu a Técnica Pomodoro (Tomate), que desde então ganhou popularidade como uma estratégia para o gerenciamento eficaz do tempo. Pomodoro é amplamente considerado como um dos métodos mais eficazes de gerenciamento de tempo em uso hoje.
Pomodoro é baseado em um conceito enganosamente simples. Seu trabalho do dia deve ser dividido em partes menores, cada uma das quais você deve realizar antes de fazer uma pequena pausa. Um Pomodoro é um período de trabalho focado com duração de 25 minutos e é seguido por uma breve pausa de três a cinco minutos. Depois de consumir 4 Pomodori, um intervalo mais longo de 15 a 30 minutos é necessário para reabastecer.
Seguir a Técnica Pomodoro requer o uso de um cronômetro básico. Se você seguir o método, terá bastante tempo para se concentrar e recarregar as baterias, permitindo que você aproveite ao máximo seu dia de trabalho.
#2. Metas SMART
O gerenciamento do tempo é mais eficaz quando se tem um senso claro de propósito e direção na vida. A estrutura de metas SMART é amplamente utilizada como um método eficaz de definição de metas.
Há uma maneira inteligente de escrever as metas e objetivos da administração” de George T. Doran foi lançado em 1981, apresentando o método.
A grande maioria das pessoas nunca tem tempo para planejar nada. Dez por cento ou menos da população realmente escreve seus objetivos. Isso implica que você precisa dedicar algum tempo e pensamento para estabelecer metas importantes da maneira apropriada.
Se você decidir colocar a caneta no papel, certifique-se de ser específico para que você tenha algo para trabalhar, em vez de uma lista de generalidades que o deixarão sem inspiração e perdido. Isso é uma perda de tempo inútil. Você deve usar um método estratégico para registrar seus objetivos.
Explicações detalhadas, exemplos e modelos para criar alvos SMART podem ser encontrados online.
#3. O Eisenhower Matix” ou A Caixa Eisenhower
Depois de ter suas metas SMART escritas, é hora de transformá-las em blocos de trabalho gerenciáveis. Feito isso, os trabalhos podem ser priorizados. Quando se trata de definir prioridades, a Matriz de Eisenhower é frequentemente citada como uma ferramenta obrigatória.
Dwight D. Eisenhower foi o 34º presidente dos Estados Unidos, ocupando o cargo de 1953 a 1961. Conforme sugerido por sua matriz, o trabalho deve ser dividido nas quatro categorias a seguir:
- Oportuna e crucial (Faça primeiro)
- Não Urgente + Crítico (Cronograma)
- Urgente + Não Importante (Delegado)
- Não é importante e não é urgente (Eliminar)
Existem dois tipos de tarefas: aquelas que requerem atenção imediata (como responder a e-mails, telefonemas ou solicitações de reunião) e aquelas que podem esperar até mais tarde.
Por outro lado, tarefas cruciais são aquelas que o aproximam de suas aspirações e objetivos de carreira. Suas responsabilidades mais cruciais são aquelas que contribuem diretamente para a realização de seus objetivos pessoais e profissionais.
Escusado será dizer que você deve priorizar as atividades mais urgentes e cruciais primeiro. Gaste a maior parte de sua atenção nesta área (urgente + vital).
Tempo para esportes, aprender, produzir e socializar são exemplos de atividades vitais, mas não urgentes, que devem ser planejadas com antecedência (e certifique-se de fazê-las regularmente). Você deve terceirizar, ou melhor ainda, eliminar quaisquer outras obrigações.
#4. Quadro Kanban
Em japonês, um kanban é uma placa ou outdoor. O objetivo de um quadro Kanban é fornecer uma representação visual do seu progresso em direção a objetivos específicos.
Os fãs do Kanban geralmente utilizam um quadro branco ou software de limpeza a seco maciço que permite a visualização do Kanban para esboçar seus planos. Descobrimos que usar um quadro Kanban físico era muito mais eficaz.
Várias colunas que descrevem o progresso de tarefas individuais devem ser desenhadas no quadro branco. Em um quadro-negro típico, você encontrará as seguintes colunas:
Então você deve usar post-its. Cada item a fazer é representado com um post-it. Basta colocar o nome do item de ação que deve ser feito. Diferentes notas adesivas coloridas podem ser usadas para vários fins.
Uma vez que o quadro grande e as notas adesivas associadas estejam no lugar, os trabalhos podem ser facilmente atribuídos às colunas apropriadas.
Se você fez tudo certo, você terá uma representação visual clara de suas tarefas e onde elas estão. Você avançará notas adesivas nessas colunas à medida que avança.
#5. Faça um trabalho profundo; Evite esforços superficiais ou superficiais.
Depois de usar os métodos mencionados acima, você deve ter um conjunto bem definido de metas, uma lista de etapas específicas e gerenciáveis para chegar lá e uma representação visual do seu progresso usando um quadro Kanban.
Neste ponto, você deve ser capaz de escolher o assunto mais urgente a ser abordado. O trabalho profundo é o processo de se concentrar intensamente em uma única tarefa para terminá-la da maneira mais eficiente possível.
Cal Newport cunhou o termo “trabalho profundo” para descrever o estado de atenção sem distrações necessário para utilizar plenamente os talentos cognitivos de alguém.
Ao se envolver em um trabalho profundo, você pode agregar valor, desenvolver suas habilidades e realizar tarefas difíceis de duplicar. O termo “fluxo” veio para descrever o estado mental que permite a concentração sustentada.
O meio-esforço ou esforço superficial é a antítese do trabalho de parto profundo. Multitarefa, trabalhar em vários projetos ao mesmo tempo e uma abundância de distrações ambientais são condições comuns para esse tipo de emprego de baixo valor (e-mail, telefone, bate-papo e outras interrupções).
A estratégia mais eficaz para combater o “meio trabalho” é dedicar um período considerável de tempo a uma única tarefa, durante o qual todas as outras atividades e interrupções devem ser suspensas.
#6. Acompanhe como você gasta seu tempo
Como criadores do rastreador de tempo mais fácil e poderoso do mundo, MyHours, nós da Spica podemos ser parciais no assunto de rastreamento de tempo, mas não podemos negar os efeitos positivos que ele teve na eficiência de nossos próprios funcionários e das equipes que eles têm trabalhou em.
Para completar, você pode automatizar tarefas como relatórios e faturamento com a ajuda de um bom rastreador de tempo, que fornece estímulos suaves para fazer mais e obter informações sobre como você gasta seu tempo.
Você só pode gerenciar o que acompanha, como diz o velho ditado. Manter o controle de quanto tempo você gasta em várias tarefas e quanto dinheiro você ganha fica mais fácil com um sistema de rastreamento de tempo.
Estatísticas precisas permitem um gerenciamento de tempo mais eficiente. Se você usa um rastreador de tempo, também é mais provável que aplique outras estratégias de gerenciamento de tempo regularmente.
#7. Fazendo as coisas (GTD)
Um dos métodos mais conhecidos e amplamente utilizados para controlar efetivamente o tempo é chamado de “fazer as coisas”. O processo de cinco etapas foi desenvolvido para ajudá-lo a dividir grandes tarefas em partes mais gerenciáveis, que você pode resolver uma de cada vez e concluir imediatamente.
“A arte da produtividade sem estresse” é o slogan do sistema. O uso da técnica deve permitir que você se sinta menos estressado enquanto ainda faz mais, apresenta novas ideias e acompanha tudo o que precisa de sua atenção no trabalho.
#8. OKR- Objetivos e Principais Resultados
Empresas de todos os tamanhos usam OKR, tornando-o um dos frameworks mais conhecidos do mundo (o pai do OKR é Andy Groove, o famoso CEO da Intel). Essa estrutura é bastante básica.
Os principais resultados mostram como você planeja atingir seus objetivos. Os OKRs podem ser definidos com a seguinte diretriz: “Eu devo (objetivo) conforme medido por (este conjunto de resultados-chave).
Metas são resumos dos resultados desejados. Eles precisam ser edificantes e interessantes, mas breves. Não deve haver mais de cinco objetivos gerais para uma empresa.
Seu sucesso em alcançar seus objetivos pode ser medido observando alguns resultados importantes. Três a cinco resultados principais devem ser especificados para cada objetivo. Quando você revisar as descobertas mais importantes na conclusão, saberá se seus esforços foram bem-sucedidos ou não.
Uma vez que os OKRs tenham sido estabelecidos, eles devem ser compartilhados com todos da equipe durante o processo de planejamento trimestral. Definir, monitorar e revisar os OKRs regularmente é crucial. Exemplos e modelos de OKR são abundantes online.
#9. ESCROLO.
No que diz respeito ao desenvolvimento de software, o SCRUM provou ser a metodologia de produtividade ágil mais amplamente adotada. Embora não seja estritamente uma técnica de gerenciamento de tempo, pode ajudar com dificuldades de produtividade e concentração.
O princípio central da estrutura é que você deve estar constantemente aberto a mudanças e ajustar sua abordagem de acordo. O próximo passo mais importante é revisar constantemente seus planos com base nas informações recebidas durante o estágio de implementação.
O SCRUM valoriza o trabalho em equipe, produzindo algo de valor, envolvendo todas as partes relevantes, sendo flexível diante de mudanças e refinando e aperfeiçoando processos em tempo real.
As ferramentas de implementação do framework também são muito óbvias. Esse método funciona melhor quando implementado em grupo e não como um esforço individual, mas pode ser ajustado para funcionar em qualquer escala.
#10. Bullet journal, ou BoJo
A técnica Pomodoro e o método Bullet Journal são os métodos mais procurados para organizar o dia de trabalho. Portanto, é lógico que manter um bullet journal é uma das melhores maneiras de gerenciar seu tempo.
Os princípios orientadores do método são os seguintes: você tem que ter tempo para atingir seus objetivos; a felicidade decorre de ter um propósito na vida; cultivar a curiosidade por meio da definição e do trabalho em direção a metas; fazer melhorias incrementais que se somam a um desenvolvimento significativo; e usando a introspecção para encontrar o caminho a seguir.
Você deve manter registros rápidos de tudo o que acontece. Anotações curtas ajudarão você a se lembrar de detalhes importantes mais tarde. Um estilo distinto de marcadores e indicadores para definir o contexto deve ser usado durante o registro.
Além disso, uma vez por mês, você estará revisando os logs antigos e movendo todos os trabalhos que precisam ser movidos (você faz coisas como riscar tarefas irrelevantes, agendar novas tarefas, migrar tarefas de logs diários para um novo log mensal etc.).
Como você domina a gestão do tempo?
Todos, de estudantes a trabalhadores e pessoas de todas as idades, têm dificuldade em manter seus horários organizados e funcionando bem. As evidências sugerem, no entanto, que esses desafios são superáveis. E quando o fazemos, descobrimos que nossos níveis de estresse diminuem, nossa satisfação no trabalho aumenta e nosso desempenho acadêmico e hábitos de estudo florescem.
Não faltam dicas, técnicas e ferramentas de gerenciamento de tempo online, mas quais são realmente úteis? Os métodos a seguir, apoiados por estudos, podem ajudá-lo a se tornar um mestre em gerenciamento de tempo;
- Avaliação do tempo
- Priorizando
- Estabelecendo objetivos
- Planeamento
- do Paciente
Qual é o erro mais comum de gerenciamento de tempo?
Ou eles não têm nenhum método, ou eles adotam a atitude de “eu vou lidar com os problemas assim que eles surgirem”. Como veremos na lista de erros típicos abaixo, existem inúmeras fontes potenciais de má gestão do tempo.
- Procrastinar
- Falha ao priorizar
- Gerenciando distrações
- Planejamento inadequado
- Comprometimento excessivo
- Gerenciando Atitude e Estresse
- Multitarefa
- Subestimar as tarefas levará
- Não definir metas pessoais
Quais são os 3 tipos de gerenciamento de tempo?
É importante adotar uma abordagem multifacetada ao tentar aprimorar suas habilidades de gerenciamento de tempo. Um ponto de partida é analisando suas práticas atuais de gerenciamento de tempo. Você pode então iniciar o processo de reconhecimento de comportamentos indesejáveis e desenvolver as habilidades necessárias para alterá-los. Usando os três P's de gerenciamento de tempo, aqui estão algumas sugestões para aumentar sua produção e melhorar seu senso de realização;
- Planeamento
- Priorizando
- Executando
Qual é a maneira mais eficaz de gerenciar o tempo?
Lista de maneiras eficazes de gerenciar o tempo;
- Use a definição precisa de metas.
- Concentre-se no que é mais importante.
- Limite a quantidade de tempo que você tem para terminar um projeto.
- Tente fazer uma pausa de vez em quando.
- Aja em conjunto
- Livre-se das coisas estranhas.
- Pense no futuro.
Conclusão
Dominar a arte e as técnicas de gerenciamento de tempo é uma habilidade inestimável que beneficiará seu trabalho e sua vida pessoal. A incapacidade de planejar com antecedência levará à confusão se você não aprender a gerenciar seu tempo de forma eficaz. O tempo é um bem precioso que devemos lidar com reverência. Dominar o gerenciamento do tempo é a chave para uma vida mais feliz e bem-sucedida.
Além disso, perseverar para dar a cada tarefa tempo suficiente à medida que aprendemos habilidades e técnicas de gerenciamento de tempo terá um impacto positivo em nosso equilíbrio entre vida profissional e pessoal.
Perguntas frequentes sobre técnicas de gerenciamento de tempo
Por que precisamos de técnicas e ferramentas de gerenciamento de tempo em nossa vida profissional?
Por que precisamos de métodos para gerenciar melhor nosso tempo?
A gestão do tempo é o processo de determinar quanto tempo vamos dedicar a várias tarefas. Isso pode ser de natureza profissional ou pessoal. Para cumprir todas as suas responsabilidades diárias em tempo hábil, você precisa ser capaz de gerenciar seu tempo com eficiência. Dessa forma, os esforços não somam e as habilidades podem ser aprimoradas com mais foco.
Qual estratégia para gerenciar o tempo é a mais eficaz?
De todas as técnicas de gerenciamento de tempo, a que é mais eficaz e eficiente tanto na vida pessoal quanto no trabalho é o “planejamento”.
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Referência
