Com a ajuda do software de gerenciamento de viagens, você pode reservar viagens, planejar viagens para o futuro, acompanhar viagens anteriores e gerar relatórios sobre elas. Algumas aplicações e funcionalidades importantes são a automação de políticas da empresa e a consolidação de fornecedores/faturas para viagens de negócios. Este artigo fala sobre o melhor software gratuito de gerenciamento de viagens que pode ajudá-lo em todas as suas viagens de negócios.
Visão geral
Com a ajuda de um software de gerenciamento de viagens, as viagens de negócios podem ser planejadas e realizadas online. O software também acompanha todas as viagens de negócios e faz relatórios sobre elas. Com a ajuda destes programas, as empresas podem acompanhar as viagens dos seus trabalhadores, obter relatórios sobre todos os seus gastos e punir aqueles que não seguem as regras de viagens da empresa.
Essa ferramenta ajuda as empresas a controlar quanto gastam em viagens, reunindo todos os relatórios de despesas dos funcionários em um só lugar. No entanto, como alternativa à contratação de agentes de viagens individuais ou à inserção manual de recibos em software de gestão de despesas, os sistemas gratuitos de gestão de viagens oferecem aos usuários uma ferramenta para reservar viagens e relatar instantaneamente suas compras de viagens.
O software de gerenciamento de viagens pode ajudar empresas de todos os tamanhos, e isso é verdade. Sem um software gratuito de gestão de viagens, os trabalhadores normalmente reservavam as suas próprias viagens de trabalho através de um website ou agência de viagens e depois enviavam um relatório de despesas para serem reembolsados.
Colaboradores de empresas de qualquer porte podem planejar suas próprias viagens com a nova metodologia, que utiliza um sistema já configurado com a política de viagens da empresa e etapas aprovadas. Para que os funcionários não precisem esperar pelo reembolso, o programa também traz informações sobre a forma de pagamento da empresa, o que facilita o acompanhamento dos gastos para fins de reporte.
Software de gerenciamento de viagens de negócios
“Gerenciamento de viagens de negócios” é o processo pelo qual uma empresa lida com a logística, os custos e os requisitos de dever de cuidado das viagens de trabalho de seus funcionários. Estudos recentes têm demonstrado que as viagens de negócios são um dos custos de uma empresa que mais pode sofrer alterações. Por isso, é um fator estratégico muito importante para qualquer empresa que queira crescer. A seguir estão algumas partes do software para o melhor gerenciamento gratuito de viagens de negócios:
#1. Gerenciando e negociando com provedores de serviços de viagens
Esse processo continua para que os trabalhadores possam sempre obter os melhores planos e preços. Os gestores de viagens de negócios podem encontrar tendências na forma como os seus funcionários viajam e satisfazer as suas necessidades em constante mudança, recolhendo e analisando dados sobre as viagens que os seus funcionários fazem. No entanto, as equipes podem usar sites que comparam preços para ter certeza de que estão fazendo um bom negócio. Eles também podem pedir feedback aos hóspedes e clientes para garantir que os lugares onde estão hospedados e as formas como se locomovem são seguros e confiáveis.
#2. Cuidando da Segurança dos Turistas
As empresas devem cuidar de seus trabalhadores durante viagens de negócios. Em caso de emergência, é importante saber onde e quando as pessoas estão. Por exemplo, se houvesse um incêndio ou surto de doença no local do funcionário, a empresa teria que avisar o trabalhador e informá-lo sobre como chegar em casa com segurança.
#3. Colocando regras em prática
Aprovar empregado reclamações de viagens e despesas, você deve certificar-se de que os formulários preenchidos estão corretos, que todos os anexos necessários estão incluídos e que a equipe usa prestadores de serviços legítimos. Isso significa que os responsáveis pelo planejamento das viagens devem obter relatórios precisos e completos em tempo hábil para que possam agir rapidamente sobre quaisquer gastos que contrariem as regras. Os modernos sistemas digitais de gestão de viagens fornecem dados que podem ser usados para prever gastos e acompanhar o retorno do investimento. Além disso, isso permite que as principais empresas tenham políticas de viagens flexíveis.
#4. Criação e aplicação de regras e planos para viagens de negócios
A equipe de gerenciamento de viagens da organização analisará a empresa e seus funcionários para descobrir quais tipos de viagens são mais prováveis de serem necessários para atingir as metas de negócios. Eles listarão regras como limites de gastos, fornecedores preferenciais e sugestões de aulas de viagem ou formas de locomoção.
Melhor software de gerenciamento de viagens
Com a ajuda de um sistema de gerenciamento de viagens, é mais fácil reservar, acompanhar e analisar viagens de trabalho. Quando a maioria das pessoas ouve o termo “sistema de gerenciamento de viagens”, elas pensam em um software. No entanto, o termo também pode significar o processo mais amplo de planejamento de viagens de trabalho. A seguir estão os melhores aplicativos de software de gerenciamento de viagens gratuitos para reservar viagens:
#1. Rezdy
Rezdy é um sistema de reservas e plataforma de distribuição baseado em nuvem feito para os setores de viagens e turismo. Você pode adicioná-lo facilmente ao seu próprio site criando um link para ele ou copiando e colando algum código HTML em seu sistema de gerenciamento de conteúdo.
#2. SureMileage
As empresas podem economizar tempo e dinheiro usando o SureMileage, uma ferramenta segura para rastrear quilometragem que calcula automaticamente os custos e facilita os reembolsos. Ele funciona com sistemas de contabilidade e pagamento padrão do setor para que você possa receber pagamentos de maneira confiável e em tempo real.
#3. TravelWorks
TravelWorks é um sistema ERP baseado na web que torna mais fácil para empresas de viagens de todos os tipos reservar viagens e enviar contas. Partes importantes incluem faturamento, gerenciamento de relacionamento com o cliente, análise de marketing, propostas de seguros, segmentação de público e atribuição de funções.
#4. Feliz
Happay é a primeira plataforma de viagens de negócios desse tipo que permite que funcionários e gerentes reservem voos, hotéis, táxis e muito mais em seu próprio horário e à vista de todos. Informações e análises sobre horários de voos, cancelamentos de voos e outros assuntos de viagem.
#5. TravelPerk
TravelPerk é a melhor forma de cuidar de viagens de negócios. Planeje bem suas viagens de trabalho, tanto no país quanto no exterior.
Software gratuito de gerenciamento de viagens
Empresas de todos os tamanhos podem economizar tempo e dinheiro usando software feito apenas para lidar com viagens de negócios. A seguir estão os melhores aplicativos de software de gerenciamento de viagens gratuitos para reservar viagens:
#1. Progresso de pontos
Com o Point Progress, você pode agilizar e automatizar tudo, desde relatórios de despesas até verificação de licença e rastreamento de documentos e planilhas de horas. MyExpenses facilita o controle de limites de gastos, registros e reembolsos.
#2. Olá
Oferece maneiras fáceis de reservar, alterar ou cancelar viagens imediatamente, facilitando a vida de ajudantes e pessoas com agendas lotadas. Fornecer aos usuários dados atuais e úteis. O suporte para os novos horários de voo e preços dos bilhetes da Amadeus está integrado. Você pode conversar no aplicativo a qualquer momento.
#3. Viajante
Todos os seus gastos comerciais, viagens e cartões podem ser administrados em uma única plataforma por uma taxa mensal fixa. Melhorar o gerenciamento de viagens e despesas de negócios pode ajudar sua empresa a crescer de forma sustentável. É a única empresa que oferece um serviço completo de planejamento e pagamento de viagens e despesas.
#4. VocêLi
Descubra como adicionar complementos às suas faturas com apenas um clique antes ou depois de uma reserva através da plataforma deles, que não requer nenhuma codificação.
#5. Através do TRM
Via é o serviço mais avançado que os escritórios internacionais de universidades podem usar para acompanhar estudantes e professores que estão viajando para o exterior. Seu objetivo é fornecer aos seus clientes um software fácil de usar, mas poderoso, que tornará suas vidas melhores, facilitando as tarefas diárias e proporcionando-lhes uma visão mais ampla do mundo. O objetivo da Via é construir relacionamentos duradouros com seus clientes.
Quais são as coisas que todos os softwares de gerenciamento de viagens têm em comum?
O melhor software para gerenciamento de viagens cuidará de tudo, desde planejar uma viagem até receber o pagamento. A seguir estão alguns motivos pelos quais é bom usar um sistema de gerenciamento de viagens:
#1. Reservando com uma interface interativa
Através de uma interface fácil de usar, os trabalhadores têm acesso a preços e estoques competitivos. É possível reservar uma viagem para si ou para um colega de trabalho usando informações que já foram salvas, como número de cartão de crédito, associação a um programa de recompensas e companhias aéreas e hotéis preferenciais.
#2. Filtros Baseados nas Regras da Empresa
Com esse recurso, as empresas podem limitar suas opções de reserva apenas àquelas que cabem em seu orçamento. Isso torna mais fácil cumprir um orçamento e seguir as regras.
#3. Planeje sua programação e eventos
Os membros da equipe devem ser capazes de compartilhar e sincronizar suas programações para facilitar os preparativos da viagem. Os gerentes agora podem acompanhar onde seus funcionários estão e agendar ligações e reuniões de acordo com seus planos de viagem.
#4. Recebimento, Validação e Acompanhamento de Desembolsos
Os recursos de importação e envio de recibos digitais de muitos TMCs tornam mais fácil e rápido para os funcionários que viajam muito o reembolso de suas despesas. Com esse recurso, eles podem verificar o status de suas reivindicações e ter uma ideia de quando poderão receber seu dinheiro.
# 5. Comunicando
Os funcionários não só podem escrever e enviar relatórios de despesas com este software, mas também podem visualizar e analisar relatórios e despesas do passado. Com a seção de relatórios, os gestores podem acompanhar quanto seus funcionários gastam em viagens de negócios e fazer planos para o futuro.
Quais são os benefícios do software de gerenciamento de viagens?
Ao colocar todas as tarefas de reserva em um só lugar, o software de gerenciamento de viagens pode economizar tempo e esforço dos usuários. A seguir estão os benefícios de usar um software de gerenciamento de viagens:
#1. Permite uma interface completa para agendamento de interações
Os trabalhadores podem consultar as viagens disponíveis, comparar preços e reservar acomodações para si ou para um colega de trabalho por meio de uma interface central. A capacidade de armazenar informações de pagamento e programas de fidelidade é uma parte útil desta interface de usuário.
#2. Facilita a automação da conformidade com os requisitos de viagens da empresa
Ao facilitar o cumprimento das metas de gastos e orçamento, a capacidade de integrar a política de viagens corporativas ao software de gerenciamento de viagens reduz os custos de viagem. Com a ajuda destas regras, os gestores de viagens podem garantir que as suas equipas estão a aproveitar ao máximo os seus orçamentos e a seguir a política da empresa. Essas regras explicam os tipos de cobranças que os funcionários podem reivindicar e impedem o reembolso de reclamações que não sigam as regras. Como as políticas da empresa são aplicadas automaticamente, nenhuma despesa fraudulenta será enviada ou aceita por acidente.
#3. Ferramentas para manter os custos baixos
Gerentes e contabilistas podem achar o software de gerenciamento de despesas útil porque os ajuda a controlar os custos da viagem e a organizá-los melhor. Além de processar e reembolsar despesas de viagem aprovadas, essas soluções também analisam um grande número de transações de despesas para conhecer as tendências de gastos e as necessidades orçamentárias.
#4. Aumenta a capacidade de relatórios
O software de gerenciamento de viagens possui recursos que ajudam os gerentes a tomar decisões melhores e mais informadas. Estes programas facilitam o acompanhamento de despesas ou reservas questionáveis, e alguns deles podem até sugerir ajustes nos procedimentos actuais que produziriam melhores resultados a longo prazo. Manter o controle sobre os viajantes e encontrar oportunidades de redução de custos são dois benefícios adicionais dos relatórios ao gerenciar programas de viagens.
Dificuldades em usar software de gerenciamento de viagens
Problemas com software de gerenciamento de viagens não são incomuns. Algumas das dificuldades de usar software de gerenciamento de viagens são as seguintes.
#1. Integração
A transferência de informações entre sistemas é impossível sem integração com gestão de despesas e contabilidade. O departamento de contabilidade deve ser capaz de consolidar e alocar os custos de viagem a diferentes centros de custos com base nas informações fornecidas pelo sistema de reservas e nos custos reais incorridos. A organização ou o funcionário poderá perder dinheiro se os dados não estiverem corretos e consistentes em todos os sistemas.
#2. Privacidade
As informações pessoais dos funcionários estão em risco, pois utilizam seus próprios cartões de crédito para pagar serviços de viagem e fornecer informações bancárias para serem reembolsados. Além disso, os funcionários podem usar seus cartões de crédito para despesas comerciais e pessoais durante viagens. Por último, mas não menos importante, alguns relatórios de custos podem incluir dados pessoais sensíveis, como nomes e endereços. Apenas trabalhadores e supervisores autorizados devem ter acesso a informações confidenciais da empresa. A necessidade de segurança contra forças externas também é essencial.
#3. Divulgação de “Traga seu próprio software”
A tendência BYOS incentiva os trabalhadores a utilizarem programas não sancionados pelo seu empregador. Os empregadores normalmente fornecem aos funcionários software de gerenciamento de viagens, mas os trabalhadores são livres para usar quaisquer ferramentas e aplicativos que desejarem para fazer reservas, controlar despesas e acumular pontos de fidelidade.
A variedade de software de gerenciamento de viagens
A seguir estão alguns exemplos de sistemas de controle de viagem:
#1. Empreendimentos
O software de gerenciamento de viagens empresariais pode ser fornecido com um conjunto mais amplo de aplicativos de negócios ou vendido como um produto independente com capacidade de sincronização com outros aplicativos da mesma categoria. De certa forma, o software empresarial é como uma agência de viagens online atualizada.
#2. Smbs ou pequenas e médias empresas
O processo de reserva, em particular, é onde o software de gerenciamento de viagens empresariais de pequeno e médio porte se destaca em comparação com seus equivalentes empresariais de maior porte. As plataformas de viagens para pequenas e médias empresas (SMB), assim como as grandes empresas, normalmente fazem interface com outras ferramentas de negócios, como gerenciamento de despesas e programas de rastreamento de quilometragem.
Quem normalmente usa software de gerenciamento de viagens?
Qualquer funcionário de qualquer tamanho de empresa pode usar um software de gerenciamento de viagens. É mais frequentemente utilizado pelas seguintes categorias de trabalhadores:
#1. Profissionais em Vendas e Consultoria
Qualquer vendedor que precise viajar para se encontrar com clientes atuais ou futuros provavelmente usará um software de gerenciamento de viagens para planejar e reservar sua viagem.
#2. Grupos de Controladores
O departamento de contabilidade aproveita os recursos de relatórios e previsões do software ao planejar viagens de trabalho. Isto permite a monitorização das despesas de viagem, a formulação de escolhas políticas importantes para os orçamentos de viagens e o estabelecimento de futuras limitações ou restrições de despesas.
#3. Gerentes
Os gerentes podem usar esse programa para descobrir quanto dinheiro está sendo gasto em viagens e então dizer sim ou não ao pedido de folga e devolução do dinheiro de cada funcionário. Ao analisar relatórios e outros dados, as empresas podem encontrar tendências que as ajudam a poupar dinheiro e a falar mais claramente com os seus fornecedores preferidos sobre os preços empresariais. Eles também podem usar este programa para visualizar os planos de viagem dos funcionários e rastrear suas localizações.
Quais são os pilares da gestão de viagens?
São os seguintes;
- Confie.
- Transparência.
- Simplicidade.
- Impacto.
- Dever de cuidar.
- Sustentabilidade.
A Concur é uma empresa de gerenciamento de viagens?
Sim, essa é a verdade. O Concur Travel & Expense é o padrão no mundo dos negócios para gerenciar viagens e custos de negócios. A IDC afirma ter 51.5% do mercado. Como um software para gerenciamento de viagens, o Concur Travel funciona com a maioria dos TMCs e GDSs.
Quais são os benefícios de usar uma empresa de gerenciamento de viagens?
São os seguintes;
- Hospedagem e viagens aéreas mais baratas.
- Opinião e conhecimento de especialistas.
- A qualquer hora do dia ou da noite, você pode pedir ajuda.
- Ajuda com planos de seguro de férias.
- Análise abrangente de dados.
- Avisos e avisos para viajantes.
- A aplicação de tecnologia de ponta.
- Ter mais calma é um resultado.
Quais são as 5 funções básicas de uma agência de gestão de viagens?
São os seguintes;
- Pesquisa de Destino.
- Negociação.
- Fazendo uma reserva.
- Transporte.
- Organização da Conferência.
- Acompanhe seus custos de viagem.
Qual é a diferença entre uma agência de viagens e uma empresa de gestão de viagens?
Em contraste com as necessidades ocasionais de viagens de lazer atendidas por um agente de viagens tradicional, os serviços contínuos prestados por uma empresa de gestão de viagens são projetados para economizar dinheiro, manter a consistência das políticas e liberar o tempo do cliente.
Como as empresas de gerenciamento de viagens ganham dinheiro?
As empresas de viagens corporativas ganham a maior parte do seu dinheiro com taxas de serviço, tarifas líquidas ou privadas e comissões aéreas. As empresas de viagens corporativas, ou TMCs, dependem muito de passagens aéreas para permanecer no mercado.
Como funciona uma empresa de gerenciamento de viagens?
Quando se trata de viagens de trabalho, empresas de qualquer porte podem se beneficiar dos serviços de uma empresa de gestão de viagens (TMC). Um TMC pode ajudá-lo a economizar tempo, evitar estresse, gerenciar riscos de viagem, cortar custos, atender melhor seus viajantes e fazer relatórios consolidados.
Como escolho uma empresa de gerenciamento de viagens?
Certifique-se de que a empresa contrate guias especializados que morem na região. O melhor guia fala bem o idioma, já viajou muito, sabe o que fazer em caso de emergência e sabe fazer RCP. Ligue para o número de suporte ao cliente e pergunte sobre os guias se tiver alguma dúvida.
Determine a experiência da empresa trabalhando com grandes negócios. Informe-se sobre a experiência da empresa na área de gestão de viagens. E não esqueça de perguntar sobre referências; um TMC respeitável terá clientes satisfeitos que ficarão felizes em recomendá-los a você.
Conclusão
O objetivo do software de gerenciamento de viagens é facilitar o planejamento de viagens, a compra de passagens e o controle de despesas. Empresas e outros grupos usam este programa para facilitar o processo de compra, controlar todas as despesas de viagens de negócios em um só lugar e administrar orçamentos de viagens. Com a ajuda de um gerente de viagens profissional com conexões e experiência no setor, geralmente você pode encontrar ou negociar os melhores preços de viagens.
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Referências
