A informação é vital para o crescimento de uma organização. Mas gerenciá-lo requer muitas atividades, que incluem identificação, manutenção, armazenamento e assim por diante. Para facilitar, existem sistemas de gerenciamento de registros eletrônicos e softwares que automatizam os processos. Nenhuma organização pode funcionar sem dados, pois não haverá padrões ou normas claras a serem seguidas ao realizar a tarefa. Até mesmo a aplicação da lei usa um sistema de gerenciamento de registros.
O que é gerenciamento de registros?
O gerenciamento de registros é uma função organizacional responsável por direcionar como todo o ciclo de vida da informação de uma organização lida com as informações. Este processo está ocorrendo desde o ponto de criação, recebimento ou recebimento até o ponto de disposição.
Os registros mantidos por uma empresa funcionam como um repositório da memória institucional. Manter registros é uma prova de transações, e as decisões devem ser levadas em consideração ao considerar por quanto tempo preservá-los.
O gerenciamento de registros é uma atividade mais ampla de governança, gerenciamento de riscos e conformidade. Além disso, preocupa-se principalmente em gerenciar as evidências das operações de uma organização e mitigar ou minimizar o risco associado a elas.
O que são sistemas de gerenciamento de registros?
Os sistemas de gerenciamento de registros, no entanto, também atendem a um propósito mais geral, simplificando consideravelmente os inúmeros procedimentos de fluxo de trabalho necessários para produzir, disseminar e reter registros precisos. Um sistema de gerenciamento de registros tem um objetivo principal. E isso é para garantir que uma corporação cumpra as obrigações legais e regulatórias.
Você também deve estar ciente de que os registros são um tipo específico de arquivo ou documento que pode ser físico (papel) ou digital. Um componente vital das empresas que dependem de registros é seu gerenciamento e manutenção. E é por isso que o software de gerenciamento de registros usa esses sistemas para gerenciar os registros para garantir que nada falte.
Características de um sistema de gerenciamento de registros
#1. Controle de inventário
Os principais componentes do software de sistemas de gerenciamento de registros incluem exemplos de recursos simples, como digitalização, duplicação, transmissão e salvamento, além de recursos mais sofisticados, como automação com base nos requisitos de retenção e classificação de uma empresa.
#2. Motores de busca
Garante que o pessoal da equipe possa acessar a documentação necessária o mais rápido possível. Eles geralmente funcionam com vários operadores de pesquisa ou campos de conteúdo, permitindo que os usuários encontrem um registro mesmo que apenas saibam, por exemplo, a data de criação ou o último uso do registro.
#3. Controlando a conformidade
Os sistemas de gerenciamento de registros garantem que você retenha e atualize os registros em conformidade com as obrigações estatutárias ou a política comercial. Por exemplo, uma função de rastreamento de conformidade pode notificar periodicamente os usuários de que determinados registros precisam ser atualizados, modificados ou substituídos.
#4. Sistemas de Registros
Os administradores podem acompanhar as alterações de propriedade e as alterações nos registros à medida que se movem pela organização. Para garantir que a cópia mestre reflita com precisão quaisquer modificações feitas em outras versões, também organiza várias cópias do mesmo registro.
Quais são os 5 elementos essenciais de um sistema de gerenciamento de registros eficaz?
- Inventário e classificação de registros.
- Retenção de horários.
- Armazenamento e conversão de registros.
- Iniciativa de Registros Vitais.
- Planejamento para recuperação e prevenção de desastres.
- Provisão
Qual software é melhor para manutenção de registros?
Conhecer o melhor software para manutenção de registros depende de sua funcionalidade e recursos e também do que você deseja. Exemplos de software de sistemas de gerenciamento de registros incluem:
- Na base.
- ArquivoHold.
- Rubex.
Quais são os tipos de sistemas de gerenciamento de registros?
Os tipos de sistemas de gerenciamento de registros podem ser divididos em duas categorias:
- Aqueles que usam registros em papel tradicionalmente
- Aqueles que usam registros eletrônicos.
Quais são as funções do sistema de gerenciamento de registros?
As funções dos sistemas de gerenciamento de registros eletrônicos são as seguintes:
Garante o armazenamento e recuperação de arquivos e documentos eletrônicos, incluindo também conteúdo interno de processamento de texto e correspondência eletrônica,
Exemplos de Sistemas de Gerenciamento de Registros
- dropbox Negócios
- WordPress
- Microsoft 365
- Espaço de trabalho do Google
- onedrive
- Microsoft SharePoint
- Caixa
- Confluence
- Prezi
- LibreOffice
- efilecabinet
- Joomla
Sistemas de Gerenciamento de Registros Eletrônicos
O uso de sistemas de gerenciamento de registros eletrônicos é uma abordagem produtiva para manter documentos. Ao digitalizar, indexar e arquivar documentos em papel e digitais para armazenamento e recuperação convenientes, você pode garantir a segurança de seus dados.
Os sistemas de gerenciamento de registros eletrônicos estão mais preocupados com a preservação de documentos para uso em processos legais, revisões internas ou auditorias de terceiros, enquanto os sistemas de gerenciamento de documentos estão mais preocupados em salvar e organizar documentos digitais.
Exemplos de Sistemas de Gerenciamento de Registros Eletrônicos
#1. Zoho DocsName
A ferramenta de colaboração de conteúdo Zoho WorkDrive permite que as equipes armazenem, compartilhem, gerenciem e colaborem em arquivos de qualquer tamanho. Com o Zoho Docs, uma ferramenta de gerenciamento de documentos baseada na Web, você pode armazenar e também gerenciar todos os seus dados na nuvem.
Esta é uma solução de gerenciamento de documentos segura e fácil de usar que permite criar, compartilhar e colaborar em documentos com qualquer pessoa dentro e fora de sua empresa, por exemplo, clientes, parceiros e clientes.
#2. Documento Lógico
Sistemas de gerenciamento de registros eletrônicos como o logicalDOC funcionam como sistemas de gerenciamento de documentos. Por exemplo, possui processos de importação automática, indexação e fluxo de trabalho Activiti.
#3. Microsoft SharePoint On-line
As organizações podem facilmente salvar, distribuir e gerenciar informações digitais com a ajuda do Microsoft SharePoint Online.
Os usuários agora podem interagir uns com os outros em discussões, “curtir” postagens, fazer upload de documentos, vídeos e imagens e mencionar outros usuários em suas menções de feed de notícias. também é simples de personalizar ou configurar.
O SharePoint Online permite a Colaboração entre usuários externos, como clientes e fornecedores, podendo ser adquirido sozinho ou como parte de um pacote Microsoft Office 365.
#4. M-Arquivos DMS
Software de gerenciamento de documentos, ou software DMS, é uma tecnologia crítica para os negócios. As organizações lutam para gerenciar e proteger os volumes de documentos em rápida expansão à medida que o setor de negócios produz novos dados e documentos a uma taxa recorde.
Além disso, os trabalhadores do conhecimento de hoje passam grande parte do dia procurando os papéis apropriados ou duplicando dados que não conseguem encontrar. Com a solução de software DMS, você pode otimizar o gerenciamento de segurança, conformidade, retenção e outros estágios do ciclo de vida do documento.
#5. Somente Sistema AscensioEscritório
O ONLYOFFICE é feito para colaboração interna da equipe. Ele oferece aos consumidores gerenciamento de documentos, calendário, e-mail e conectores de CRM. Também possui excelente compatibilidade com os formatos OpenDocument e Microsoft Office. Você também pode instalar o OpenOffice localmente ou na nuvem.
Ele foi desenvolvido para pequenas e médias empresas que buscam uma base sólida para o gerenciamento de processos de negócios.
#6. Evernote Negócios
Suas equipes podem trabalhar em conjunto com o Evernote Business. Em um local, eles podem criar documentos, trabalhar juntos em projetos e armazenar informações. Os membros da equipe podem visualizar, editar, fazer upload e compartilhar notas e arquivos de qualquer dispositivo, mesmo que perca a conexão com a Internet.
Com recursos de pesquisa robustos e conexões de ferramentas, você pode classificar rapidamente a confusão e localizar as informações de que precisa. Você pode usar o Evernote Business para agilizar seu processo.
Usos de Sistemas de Gerenciamento de Registros Eletrônicos
#1. Armazenamento de Documentos
O objetivo mais fundamental dos sistemas de dados eletrônicos é o armazenamento. Todas as empresas tendem a acumular papéis ao longo do tempo, tornando difícil localizar autorizações que não foram emitidas recentemente.
Os Sistemas de Gerenciamento de Registros Eletrônicos aceitam entrada humana ou arquivam documentos eletronicamente automaticamente, centralizando todo esse material em um local acessível, em vez de dispersá-lo por vários computadores em sua organização ou ocupar espaço em suas prateleiras.
# 2. Organização
Manter toda essa papelada organizada e acessível é essencial para um gerenciamento de registros eficaz. Os Sistemas de Gerenciamento de Registros Eletrônicos classificam e categorizam a documentação para que ela possa ser acessada rapidamente. Além disso, ter esse recurso economizará centenas ou até milhares de horas de trabalho para uma empresa.
#3. Segurança
Alguns documentos são extremamente confidenciais e deixar dados organizacionais importantes em uma prateleira ou em uma pasta de computador desprotegida é uma receita para o desastre. Um ERMS também mantém tudo em um local e restringe o acesso a ele para pessoas não autorizadas.
A maioria dos exemplos de software de Sistemas de Gerenciamento de Registros Eletrônicos permite que o administrador especifique permissões separadas para vários arquivos. Isso é para garantir que um indivíduo que deseja acessar um arquivo não tenha controle total.
# 4. Comunicação
Um EDRMS geralmente possui recursos de comunicação, como alertar um departamento de que um documento relevante específico foi carregado no sistema ou compartilhar automaticamente um arquivo com indivíduos marcados nele. Alguns sistemas podem permitir que os usuários enviem mensagens diretamente uns aos outros por meio do sistema, ou até mesmo marquem documentos comerciais.
Sistema de gerenciamento de registros de aplicação da lei
O sistema de gerenciamento de registros de aplicação da lei é um sistema de toda a agência. Sua finalidade é fornecer armazenamento, recuperação, retenção, manipulação, arquivamento e visualização de informações, registros, documentos ou arquivos pertencentes a operações de aplicação da lei.
Ele também cobre todo o ciclo de vida do desenvolvimento de registros – desde a geração inicial até sua conclusão. Um sistema eficaz de gerenciamento de registros de aplicação da lei permite uma única entrada de dados, ao mesmo tempo em que oferece suporte a vários mecanismos de relatório.
No entanto, o Sistema de Gerenciamento de Registros de aplicação da lei é limitado aos registros diretamente relacionados às suas operações.
Este documento aborda as seguintes funções de negócios:
- Chamadas de serviço
- Relatórios de incidentes
- Gestão de casos investigativos.
- Relatório de acidentes de trânsito
- Citações
- Contato de campo
- Peões
- Processo Civil
- Ordens e restrições
- Permissões e licenças
- Gerenciamento de equipamentos e ativos
- Gestão de frota
- Pessoal
- Assuntos internos
- Apoio analítico (análise criminal)
O sistema de gerenciamento de registros de aplicação da lei simplifica o processo vinculando pessoas, propriedades, lugares e registros relacionados em um banco de dados central com uma interface de usuário intuitiva. Uma agência de aplicação da lei precisa de um sistema de gerenciamento de registros (RMS) para inserir informações sobre eventos criminais que ocorrem em sua jurisdição.
Exemplos de sistemas de gerenciamento de registros de aplicação da lei
#1. Sistema de Gerenciamento de Registros ARMS
Os exemplos incluem os sistemas de gerenciamento de registros da lei ARMS. Ele permite que uma agência organize, mantenha e recupere dados por meio de uma interface.
O ARMS RMS é um sistema de gerenciamento de registros de aplicação da lei fácil de usar que fornece um processo de entrada de registros rápido e eficiente. Ele também permite que os usuários encontrem com sucesso os registros ou análises que estão sendo procurados. Seja no escritório ou em trânsito com um dispositivo móvel, os usuários desfrutam de um gerenciamento de informações contínuo com o ARMS.
#2. Sistema de Gerenciamento de Registros CIS
O CIS Records Management System (RMS) automatiza as funções de gerenciamento de registros de uma agência. O sistema também permite o uso online simultâneo em registros, despachos, escritórios de detetives, etc.
Menus, Barras de Ferramentas, Ajuda, Teclas de Função e outras Ferramentas fornecem um ambiente intuitivo e eficiente para toda a gama de funcionários que entrarão, acessarão e rastrearão incidentes.
#3. Registros do CentralSquare
Com um conjunto integrado e abrangente da chamada ao caso, você pode reduzir drasticamente o tempo gasto inserindo dados e relatando-os. A integração completa do envio economiza tempo e melhora a qualidade dos dados do NIBRS enviados. Você pode inserir dados em seu sistema e recuperá-los onde e quando precisar com o CentralSquare Records. Com este sistema adaptável baseado em nuvem, seus socorristas ficam na vizinhança enquanto sua equipe de TI sofre menos dores de cabeça.
Usando associações automáticas entre arquivos e casos, você pode encontrar rapidamente sua mídia e acabar com pesquisas manuais tediosas em grandes quantidades de evidências digitais.
Com o uso do CAD e Registros do CentralSquare, as evidências digitais são sincronizadas automaticamente, permitindo um gerenciamento de casos mais eficaz. Ao trabalhar em conjunto com usuários dentro e fora de sua empresa, compartilhe evidências com segurança.
#4. Omnigo
A aplicação da lei, educação, saúde e outras empresas podem se beneficiar das soluções que a Omnigo Software oferece. O software de sistemas de gerenciamento de registros adaptáveis e fáceis de usar da empresa fornece aos usuários as informações de que precisam para tomar medidas mais eficazes.
Também ajudou o pessoal de aplicação da lei e de segurança a aumentar a produtividade da equipe em até 25%, diminuir o risco de conformidade e fornecer aumentos discerníveis em segurança e proteção.
Para proteger seus funcionários, ativos e marca, a Omnigo acredita que você deve ter o maior suporte possível. Sua equipe pode se concentrar no que é mais essencial tendo acesso a dados simples de rastrear, analisar e recuperar.
#5. força
A eFORCE compromete-se a melhorar a eficiência da sua agência. Ele também aumenta a segurança da comunidade por meio de uma linha abrangente de sistemas de aplicação da lei baseados em navegador. Qualquer produto eFORCE que você compra vem com recursos premium, preço competitivo e atendimento ao cliente excepcional.
Eles têm todos os requisitos de software de segurança pública para sua organização cobertos. Para construir o ecossistema ideal para apoiar sua agência, você pode escolher entre nossa variedade de bons
Você pode contar com o eForce para mantê-lo na vanguarda, auxiliando seu departamento a operar com mais eficiência e segurança, seja um novo sistema de despacho auxiliado por computador ou um software de sistemas de gerenciamento de registros.
#6. Gerenciamento de Registros Flex Spillman
Spillman Flex é uma solução de software de sistemas de gerenciamento de registros de segurança pública local. Ele é criado para satisfazer os requisitos das forças policiais, escritórios do xerife, centros de despacho, prisões e agências de bombeiros em todo o país. O Flex oferece às agências os benefícios de integração incomparável, recursos de compartilhamento de dados multijurisdicionais, licenciamento de sites com preços razoáveis e desenvolvimentos contínuos, todos centrados em um Hub Integrado central e apoiados por atendimento e suporte confiáveis ao cliente.
Mais de 60 módulos vinculados do Spillman Flex estão disponíveis, permitindo que sua organização crie um sistema adaptado às suas necessidades exclusivas. As soluções integradas oferecidas pelo Flex incluem módulos pré-construídos para CAD, RMS, JMS, coleta de dados móveis e relatórios em campo, policiamento e análise liderados por inteligência, mapeamento e sistemas de informações geográficas (GIS), incêndio, compartilhamento de dados e pessoal e recursos.
#7. Sistemas Valor
Este é um recurso confiável de gerenciamento de incidentes para lei, incêndio, EMS e segurança em cada segmento de mercado. A Valor Systems orgulhosamente mantém clientes desde o primeiro ano de negócios. O Despacho e o Gerenciamento de Casos podem trabalhar juntos de forma mais eficaz com o Valor Incident Management System (VMS).
Ele criou um sistema para alocação de recursos e consciência situacional que beneficia toda a sua organização. O Valor IMS torna as operações mais eficazes e dá às unidades de campo acesso a informações vitais por meio de dispositivos baseados em WindowsTM, Apple iOSTM e AndroidTM.
O Computer Aided Dispatch faz as coisas acontecerem quando se trata de oferecer uma solução. Em outros projetos, eles frequentemente se deparam com organizações que fazem promessas ao DOD, mas ficam aquém das expectativas. Isso é para garantir que ele satisfaça os critérios específicos da Marinha.
#8. Incode Segurança Pública RMS
Para os departamentos de aplicação da lei e segurança pública, o Incode RMS oferece uma seleção completa de suítes integradas. Ele também possui um despacho assistido por computador integrado, gerenciamento de registros e solução móvel para acelerar os tempos de resposta, fornecer informações vitais de segurança pública para manter os cidadãos e policiais seguros e simplificar as tarefas administrativas de relatórios, gerenciamento de casos e investigação criminal.
#9. PoliSys
O PoliSys 4.0 é um sistema totalmente integrado e com visão de futuro. Ele também oferece processamento de chamadas de incidentes confiável e de ponta, permitindo um gerenciamento eficaz do fluxo de trabalho. Isso também melhora o processo de despacho por meio das funcionalidades de mapeamento e paginação do aplicativo. 4.0 inclui várias interfaces, módulos e recursos de terceiros.
#10. CrimeStar RMS
Para a aplicação da lei e o mercado de segurança pública, o Crimestar é um conjunto totalmente integrado, adaptável e potente de soluções de gerenciamento de informações.
Como fornecedor de escolha para os profissionais de aplicação da lei com visão de futuro, temos décadas de experiência e uma reputação por oferecer software de alta qualidade, fácil de usar e barato.
Quais são os benefícios do gerenciamento de registros?
Muitas empresas minimizam a importância do gerenciamento de registros ou o consideram uma conveniência (em vez de uma necessidade).
#1. Conformidade mais fácil
As organizações devem ter um forte sistema de gerenciamento de registros para garantir que cumpram todos os padrões aplicáveis, pois a conformidade de registros está se tornando mais rigorosa. Essas leis e regras podem incluir o HITECH Act, FACTA e/ou HIPAA, todos os quais exigem uma abordagem organizada para o gerenciamento de registros.
E como a aplicação de descumprimento pode ser bastante severa, a conformidade mais rápida e perfeita é incrivelmente benéfica para sua agência como um todo (variando de ações legais a outras penalidades caras). Além de ter uma política de retenção de dados confiável, você provavelmente precisará da ajuda de um software de sistemas de gerenciamento de registros para garantir a conformidade com as regulamentações.
#2. Melhores fluxos de trabalho
A maioria das organizações não rastreia o tempo que gasta guardando ou procurando documentos. também é um desafio estimar quanto tempo é perdido durante o procedimento. No entanto, há pouca dúvida de que uma quantidade significativa de tempo é gasto tentando extrair informações pertinentes quando os documentos são mantidos no local em armários de arquivos abarrotados.
Pior ainda, após a recuperação dos documentos, eles eventualmente precisarão ser rearquivados, ocupando mais tempo que pode ser melhor gasto em outras partes da empresa.
Seus dados e fatos mais significativos podem ser facilmente recuperados sempre que você precisar deles, graças a um software de sistema de gerenciamento de registros unificado e abrangente. Como resultado, isso incentiva fluxos de trabalho aprimorados e fortalece a capacidade de sua organização de gerenciar os negócios com eficiência e garantir a entrega de serviços.
# 3. Poupança de custos
Pense em quantos relatórios e e-mails sua empresa envia todos os dias; apenas uma pequena parte desse material pode ser genuinamente útil (ou precisa ser mantida em arquivo). Além disso, o gerenciamento de documentos, principalmente os baseados em papel, requer uma quantidade significativa de tempo e dinheiro devido à necessidade de encontrar espaço de armazenamento suficiente e imprimir ou arquivar todos os seus formulários físicos. Felizmente, com um bom gerenciamento de registros, sua agência pode acompanhar a expansão de seus registros e garantir que ela mantenha apenas as informações mais importantes ou úteis.
O gerenciamento de registros digitais reduz os custos de armazenamento e aumenta a produtividade da equipe, resultando em economia significativa de custos (ou seja, menos tempo gasto na busca de arquivos perdidos ou extraviados).
Suas informações e detalhes mais importantes podem ser facilmente recuperados sempre que você precisar, graças a um software de sistema de gerenciamento de registros unificado e abrangente.
#4. Recuperação efetiva
A informação só é útil quando pode ser acessada, então não há muito uso em salvar qualquer coisa se você não puder acessá-la quando precisar. No entanto, com recuperação eficiente e tecnologia fácil de usar, sua agência pode tomar decisões informadas rapidamente. O software para sistemas de gerenciamento de registros agiliza a recuperação de documentos e remove informações desnecessárias para liberar espaço para seus materiais mais importantes.
#5. Proteger dados
Proteger seus dados é uma das principais prioridades de todas as autoridades (como deveria ser). Não importa o tamanho da empresa, uma programação inteligente é necessária para proteger arquivos pessoais e outros dados confidenciais contra roubo ou desastre.
Suas correspondências recebidas, faturas, contratos de clientes e muito mais podem ser digitalizados pelo melhor software de sistemas de gerenciamento de registros para que, assim que forem recebidos, cada um desses documentos esteja disponível em um arquivo pesquisável. Seus dados estarão devidamente protegidos e acessíveis sempre que necessário, quando combinados com um programa de TI confiável.
Quais são os desafios do gerenciamento de registros?
- É difícil rastrear e inventariar arquivos.
- incapaz de gerar relatórios de software de registro que pode ser usado.
- As estatísticas do arquivo estão faltando.
- O gerenciamento de registros é ineficaz.
- Nenhum sistema de gerenciamento de registros eletrônicos.
- Uma interface difícil de manejar.
O que é gerenciamento de registros eficaz?
Um programa eficaz de gerenciamento de registros depende da retenção e descarte apropriados de registros. Ele garante que os registros estejam disponíveis quando necessário para procedimentos legais, auditorias, operações corporativas de rotina ou pesquisa de arquivo, e também que registros desnecessários não consumam espaço de armazenamento caro.
O gerenciamento de registros eficaz gera apenas os registros necessários e nada mais. Como as informações e os dados são os pilares de todos os negócios, o gerenciamento eficaz de registros é crucial para qualquer organização, não importa quão grande ou pequena.
Conclusão
Os sistemas de gerenciamento de registros são responsáveis pelo gerenciamento de registros na aplicação da lei. Eles participam do controle efetivo e metódico da geração, recepção, manutenção, uso e disposição dos documentos. Isso também inclui os processos para capturar e manter evidências e informações sobre operações e transações comerciais na forma de registros.
Perguntas Frequentes:
Quais são os dois métodos de manutenção de registros?
A manutenção manual de registros e a manutenção de registros computadorizados (ou automatizados) são os dois métodos principais para manter registros comerciais.
O que é armazenamento de registros
Uma instalação de armazenamento de registros é criada especificamente para oferecer armazenamento de longo prazo para proteger e preservar documentos vitais, papéis e dados corporativos.
Quais são os registros físicos?
Registros Físicos são documentos armazenados em papel ou em outros formatos analógicos, incluindo fitas de áudio ou vídeo. Exclui materiais que são mantidos em formato digital em um computador, servidor ou outra mídia de armazenamento digital.
O que significa ECM na lei?
Significa Equity Capital Market (ECM)
Referências
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