Os sistemas de gerenciamento de despesas ajudam uma empresa a gerenciar os custos envolvidos no relatório manual de despesas. Os sistemas de gerenciamento de despesas de viagem, por exemplo, ajudam a organização a acompanhar e gerenciar as despesas de viagem de seus funcionários. O mesmo vale para os sistemas de gerenciamento de despesas de telecomunicações. Embora esses sistemas possam não gerar dinheiro, eles ajudam a economizar dinheiro reduzindo os custos incorridos pelos relatórios manuais. Dito isso, vejamos os benefícios e exemplos de sistemas de gerenciamento de despesas, com uma pequena olhada nos sistemas baseados em nuvem.
O que são sistemas de gerenciamento de despesas?
Os sistemas de gerenciamento de despesas são softwares que automatizam a maior parte do processo de reembolso de custos dos funcionários. O software elimina a necessidade de papel, reduz o tempo gasto no gerenciamento de gastos e reduz os erros.
O que os programas de gerenciamento de despesas procuram?
Os sistemas de gerenciamento de despesas automatizam o registro, rastreamento, aprovação e pagamento das despesas reembolsáveis dos trabalhadores. Eles trabalham em conjunto com a estratégia de gerenciamento de despesas da empresa para garantir que as despesas permitidas (ou não aprovadas) não sejam gastas em excesso.
Um sistema de gerenciamento de despesas também fornece recursos analíticos que ajudam a empresa a fazer melhores julgamentos sobre gastos futuros e informar quaisquer mudanças de política necessárias. Por fim, ao relatar com precisão todas as despesas, o sistema auxilia as empresas a manter a conformidade e a responsabilidade.
Recursos dos Sistemas de Gerenciamento de Despesas
A seguir estão alguns dos recursos e capacidades mais importantes dos sistemas de gerenciamento de despesas:
- Acompanhe todos os recibos de funcionários.
- Permita que a equipe capture recibos usando seus smartphones.
- Coloque os recibos em um painel central.
- Estabeleça limitações de gastos e políticas da empresa.
- Permita que as empresas alterem esses limites e regras conforme necessário.
- Conecte-se a cartões de crédito corporativos (se aplicável)
- Envie os recibos para os aprovadores apropriados.
- Gerencie essas aprovações ou destaque aquelas que exigem atenção adicional.
- Examine as infrações de política.
- Planeje cheques de reembolso para pagamento.
Por que você deve usar um sistema de gerenciamento de despesas?
O manuseio manual de relatórios de despesas é caro e ineficiente. A Global Business Travel Association estima que leva em média:
- 20 minutos para preencher um relatório de despesas
- 18 minutos para corrigir um relatório de despesas.
- $ 58 para processar um relatório de despesas
- $ 52 para corrigir um relatório de despesas
As empresas que automatizam seus processos de gerenciamento de despesas podem reduzir significativamente a quantidade de tempo e dinheiro gastos nessa operação crítica. Ao mesmo tempo, as empresas obtêm insights mais profundos sobre os hábitos de consumo de cada funcionário, facilitando a identificação de despesas excepcionalmente altas e o gerenciamento delas.
Como selecionar um sistema de gerenciamento de despesas
Hoje, existem vários sistemas de gerenciamento de despesas disponíveis e nem todos são criados iguais. Como em qualquer compra de tecnologia, você deve garantir que a solução forneça a quantidade adequada de funcionalidades, possa atender às necessidades específicas de sua empresa e inclua um alto nível de suporte pós-venda.
Recursos comuns para verificar e comparar entre provedores incluem:
- Trilhas de auditoria criadas através do gerenciamento de documentos.
- Processos de aprovação simples e adaptáveis.
- Políticas de despesas personalizáveis com verificações de conformidade dos funcionários em tempo real.
- Acessibilidade móvel em uma ampla variedade de dispositivos.
- Relatórios e análises
- Integração com outros aplicativos de software.
Depois de estabelecer os requisitos da sua empresa, analise suas possibilidades e solicite demonstrações. Fale com outras empresas (idealmente em seu campo) que estão empregando efetivamente um sistema de gerenciamento de despesas e certifique-se de pesar várias possibilidades antes de fazer sua escolha final.
Sistemas de gerenciamento de despesas baseados em nuvem
Os sistemas de gerenciamento de despesas baseados em nuvem podem ajudar sua organização, não importa quão grande ou pequena, se expanda. Eles não são apenas econômicos, mas também reduzem o espaço para erros e oferecem análises avançadas para uma compreensão mais profunda da saúde financeira de sua organização.
O que são sistemas de gerenciamento de despesas baseados em nuvem?
A computação em nuvem alterou a forma como as organizações funcionam. Ele transformou completamente os processos de coleta, armazenamento e processamento de dados. As características da computação em nuvem revolucionaram muitas partes do negócio, desde conexões de clientes até gerenciamento de despesas e segurança de dados.
As responsabilidades dos sistemas de gerenciamento de despesas baseados em nuvem incluem:
- Encontrar oportunidades de redução de custos
- Examinando as despesas totais
- Gerenciando Gastos Excessivos
O relacionamento é muito mais simplificado quando é baseado em nuvem, deixando menos espaço para erros ou comprometimentos. É também uma estratégia eficaz de economia de dinheiro. Além disso, independentemente de onde estejam a qualquer momento, funcionários e proprietários de empresas estão na mesma página.
Muitas vezes, uma nuvem de despesas também permitirá a integração com outros recursos de software, como:
- Software de planejamento de viagens
- Software de gerenciamento de tempo
- Software para gestão da força de trabalho
- Software para contabilidade
Quais são as vantagens de usar sistemas de gerenciamento de despesas baseados em nuvem?
#1. É rápido e barato.
Quando se trata de processamento de despesas, o velho ditado “tempo é dinheiro” não poderia ser mais verdadeiro. A gestão de despesas não gera receita, mas é algo que toda empresa deve fazer para se manter no caminho certo.
Um sistema de gerenciamento de despesas baseado em nuvem é preciso, simples e fácil de usar. O trabalho pesado já foi feito em segundo plano. Tudo o que resta para os usuários fazerem é inserir as informações e os números necessários.
O uso de sistemas automatizados de gerenciamento de despesas baseados em nuvem garante o controle de custos, pois deixa um espaço mínimo para erros humanos. Ele pode reduzir drasticamente as despesas de TI e o custo de processamento de cada relatório, mudando de uma abordagem manual para uma automatizada.
#2. Ele permite uma colaboração perfeita.
Quando se trata de gastos com funcionários, a maioria das compras é feita durante a viagem. Mas os dias de guardar uma pilha de recibos e depois inserir o que você gastou ao chegar em casa já se foram.
As equipes de finanças e outros funcionários podem interagir de muitos lugares usando o software de relatório de despesas atual. A função de gerenciamento de recibos permite que as empresas visualizem dados de despesas de um local de armazenamento centralizado (a nuvem).
#3. Elimina a possibilidade de erros.
Quanto mais tempo a equipe mantiver os recibos ou esperar para retornar ao escritório para registrar reclamações e despesas, maior a chance de erro.
Um sistema de gerenciamento de despesas elimina erros na entrada e no processamento. Isso se deve principalmente ao fato de que as informações podem ser divulgadas de qualquer lugar e a qualquer momento.
Um sistema baseado em nuvem também oferece mais transparência. Além disso, o software de relatórios de despesas on-line detecta faturas duplicadas rapidamente, permitindo que sejam avaliadas e excluídas antes que tenham impacto nos números informados.
#4. É mais seguro
A maioria das violações de dados é causada por erros humanos. Aqui estão alguns exemplos de como as ações dos funcionários podem resultar em uma violação de segurança:
- Certas informações são vazadas acidentalmente.
- E-mails enviados para os destinatários incorretos
- A documentação foi extraviada ou roubada.
- roubo de hardware
- Documentação descartada de forma inadequada
Ao escolher sistemas de gerenciamento de custos baseados em nuvem, você se beneficiará da maior segurança cibernética. Além disso, como os funcionários podem inserir dados de qualquer lugar, há menos potencial para papéis extraviados e envio de informações confidenciais por e-mail, entre outras coisas.
Lembre-se de ensinar seus funcionários sobre coisas como abrir emails errados, clicar em links maliciosos ou usar redes inseguras criando um curso online ou materiais de treinamento ad hoc. Quanto mais conhecedores eles forem, mais você se beneficiará de sua nuvem de despesas protegida.
#5. Ele fornece análises e transparência aprimoradas.
Um software de gerenciamento de despesas baseado em nuvem é acessível e sofisticado. Dá às empresas e usuários visibilidade em áreas que requerem atenção. Um software de gerenciamento de despesas baseado em nuvem não é apenas acessível, mas também inteligente. Ele oferece às empresas e usuários visibilidade em áreas que precisam ser aprimoradas, como gerenciamento de gastos e otimização de processos de negócios.
Os gerentes podem negociar acordos de viagem mais econômicos quando tiverem acesso consistente e transparente aos dados. Além disso, eles podem detectar rapidamente falhas ou fraudes deliberadas antes que ocorram.
Os melhores sistemas de gestão de despesas
#1. Despesa Zoho
O Zoho Expense é ideal para todos, de freelancers a grandes corporações. A plataforma facilita a gestão de gastos. Do pedido ao reembolso, tudo é rápido e fácil.
# 2. Dividir
Divvy é tudo na facilidade de uso. Este programa gratuito de gerenciamento de custos conectará você a quantos cartões de crédito você precisar para acompanhar seus gastos. Acelera o processo de registro e categorização de todas as transações. Você nunca mais terá que procurar recibos para reembolsos!
#3. Desembolso Rydoo
O Rydoo Expense é perfeito para organizações de médio a grande porte em rápido crescimento. A plataforma de gastos permite que você gerencie seus gastos de qualquer lugar a qualquer momento. Você recebe um gerenciador de gastos controlado e fácil de usar que o ajuda a controlar os custos financeiros.
# 4. FreshBooks
FreshBooks é um software de gerenciamento de contabilidade global criado principalmente para pequenas empresas. Possui um dos mais altos níveis de satisfação do cliente. A base de 24 milhões de assinantes do Freshbooks demonstra que ele fornece um dos principais produtos de gerenciamento de despesas do mercado.
#5. Despesar
Expensify é um programa de gestão de despesas que pode ser usado por qualquer pessoa. Ele pode lidar com qualquer necessidade, desde relatórios financeiros pessoais até o gerenciamento de grandes gastos da empresa. Por meio de dados simples e processos orientados a relatórios, o software controla gastos, transações e dinheiro em tempo real.
O QuickBooks faz gerenciamento de despesas?
Embora não listado aqui, o QuickBooks é uma das ferramentas eficazes de gerenciamento de despesas que você pode usar para sua organização.
Sistemas de gestão de viagens e despesas
O gerenciamento de viagens é demorado, mas os sistemas de gerenciamento de despesas garantem que você tenha uma visão clara de todas as suas despesas de viagem.
As viagens de negócios tornam-se muito mais fáceis de organizar, alterar e gerenciar com os sistemas e software corretos. Também pode ajudar a economizar dinheiro e evitar pagamentos excessivos, o que é fundamental para pequenas empresas com finanças restritas.
O que são Sistemas de Gestão de Despesas e Viagens?
Os sistemas de gerenciamento de viagens e despesas são soluções completas para gerenciar e rastrear despesas de viagens corporativas. Os sistemas de gerenciamento de T&E são essenciais para empresas que enviam funcionários em viagens corporativas, seja para planejar viagens, monitorar funcionários em viagem ou preparar relatórios de despesas.
Os sistemas de gerenciamento de despesas e viagens corporativas podem ajudar empresas de todos os tamanhos. É fundamental ter uma perspectiva completa de suas despesas de viagens corporativas, bem como um atendimento especializado ao cliente, se você tiver algum problema. Também auxilia no planejamento de viagens de acordo com a política de viagens de sua empresa e agiliza o processo de cobrança.
Os sistemas de gerenciamento de viagens e despesas mais eficazes
#1. TravelPerk
TravelPerk é uma plataforma de gerenciamento de viagens de negócios que simplifica para os clientes planejar e gerenciar viagens corporativas. O sistema faz interface com uma variedade de produtos diferentes, incluindo Rydoo e Circula, duas grandes plataformas de gerenciamento de despesas. Isso garante que você tenha tudo o que precisa em uma plataforma única e simples.
A TravelPerk também oferece uma solução de viagem flexível, o FlexiPerk, para ajudar as organizações a reduzir despesas desnecessárias com viagens. As empresas que cancelam com até duas horas de antecedência podem obter pelo menos 80% de seu dinheiro de volta com o FlexiPerk.
#2. Arquivo
Fyle é um software de gerenciamento de despesas que ajuda empresas e pessoas a gerenciar despesas e reembolsos de forma mais eficaz. Ele faz interface com o TravelPerk para fornecer relatórios contínuos de despesas de viagem, além de integrações de dados contábeis e de pessoal. Ele também fornece controle e visibilidade abrangentes sobre os procedimentos de T&E aos gerentes financeiros.
O Fyle não pode ajudar no planejamento de viagens corporativas, mas sua combinação com o TravelPerk oferece aos gerentes de viagens um único local para lidar com todas as operações de viagens de negócios. Quaisquer excursões reservadas usando o Travelperk serão criadas como despesas no Fyle, com faturas anexadas como anexos. As duas soluções trabalham em conjunto para fornecer uma visão completa das despesas da sua viagem.
#3. SAP Concordo
SAP Concur é um software de gestão de viagens e despesas que é tudo-em-um. Ele ajuda na automação de suas operações de trabalho para uma experiência de gerenciamento de viagens mais direta. Está disponível em hotéis, passagens aéreas e táxis.
#4. Banco de viagens
O TravelBank é outro software que combina gastos e gerenciamento de viagens. Oferece uma variedade de produtos para ajudá-lo a simplificar sua gestão de viagens e despesas.
No geral, os consumidores dizem que o TravelPerk é mais fácil de configurar, usar e gerenciar do que o TravelBank. O TravelPerk atende às demandas dos revisores melhor do que o TravelBank, e a ajuda de alta qualidade fornecida pela equipe de atendimento ao cliente do TravelPerk é incomparável.
#5. Certificado de Embolso
O Emburse Certify é um programa de gestão de despesas que permite reservar viagens diretamente da plataforma ou integrando com outro sistema de gestão de viagens.
Este software permite que você forneça relatórios de despesas, gerencie contas a pagar e gerencie faturas em uma única plataforma.
Sistemas de gerenciamento de despesas de telecomunicações
O objetivo dos sistemas de gerenciamento de despesas de telecomunicações (TEM) era controlar as despesas mensais da linha telefônica fixa. Desde então, cresceu para incluir o gerenciamento de serviços sem fio, voz e dados, com o objetivo de reduzir riscos e custos. Os departamentos de finanças, TI e compras ganham ao empregar esses serviços ao simplificar o gerenciamento de custos das comunicações corporativas e do estoque.
Os sistemas de gerenciamento de despesas de telecomunicações agora são automatizados para aliviar a carga de cobrança e monitorar os gastos diariamente para garantir que as metas sejam cumpridas. Ter visibilidade total sobre seus sistemas de comunicação, dispositivos móveis e circuitos fornece à empresa uma visão geral das despesas, o que auxilia na melhoria da eficiência. A tomada de decisões estratégicas de tecnologia de nível C também é auxiliada por produtos de software TEM.
As funções do software TEM são comparáveis às do gerenciamento de dispositivos móveis (MDM), que oferecem uma ampla variedade de recursos de segurança e, portanto, são adequados para uso comercial. Os bens TEM, por outro lado, são mais focados nas seguintes áreas:
- Controle de estoque e gerenciamento de mudanças
- Origem
- Compra e realização
- Administração de fatura
- Controle de despesas (incluindo validação e otimização)
- Gerenciamento de estorno e uso
- Pagamento de contas
- Gestão da Mobilidade Empresarial (EMM)
Os sistemas de gerenciamento de despesas de telecomunicações (TEM) incluem:
Clearview, Cass Telecom Expense Management (TEM), Saaswedo mytem360, Tangoe Platform, Upland Cimpl, Widepoint Telecom Lifecycle Management, brightfin (MobiChord + Mobile Solutions + visage) e One Source são apenas algumas das empresas que oferecem gerenciamento de despesas de telecomunicações.
Como você gerencia relatórios de despesas?
- Tenha uma política de despesas bem definida.
- Simplifique o relatório e o acompanhamento de despesas.
- Disponibilize Cartões de Crédito Corporativos.
- Crie uma auditoria de rotina.
Como o Microsoft Excel pode ajudá-lo a gerenciar despesas?
Os modelos de rastreamento de despesas estão disponíveis no Excel. O modelo de Relatório de Despesas, que inclui subtítulos para vários tipos de despesas comerciais, é uma opção popular. Os dados são apresentados como colunas, cada uma das quais pode ter seu próprio rótulo ou cabeçalho modificado ou removido se não atender às necessidades do usuário.
Como você gerencia as despesas mensais?
Você pode evitar gastos excessivos com itens frívolos e ainda ter algum dinheiro guardado, alocando 50% de seus ganhos para necessidades e 30% para luxos. Aluguel/hipoteca, serviços públicos, alimentação, roupas e outras despesas são exemplos de necessidades.
Qual a diferença entre despesa e custo?
Embora os termos “custo” e “despesa” às vezes sejam usados de forma intercambiável, há distinções importantes entre os dois que as empresas devem levar em consideração. As despesas são custos recorrentes, como salários de funcionários ou aluguel de uma loja, enquanto os custos são o desembolso inicial necessário para comprar um ativo.
Quando as despesas devem ser registradas?
As receitas e despesas de uma empresa são contabilizadas o mais rápido possível após serem ganhas e incorridas, respectivamente, de acordo com o regime contábil de competência. Ao contrário do regime de caixa da contabilidade, que exige que as transações sejam registradas apenas quando o dinheiro realmente muda de mãos, essa ação não é refletida nos livros até mais tarde.
Para resumir
Os sistemas de gerenciamento de despesas podem ajudar as empresas a organizar e gerenciar viagens corporativas, telecomunicações e despesas associadas. As empresas podem ajudar a economizar despesas e aborrecimentos usando os sistemas de gerenciamento de despesas corretos. Um sistema completo de gerenciamento de viagens e despesas auxilia o gerente de viagens e o gerente financeiro na criação de programas de viagem mais econômicos.
Perguntas Frequentes
O que é sistema de reembolso de despesas?
Um sistema de reembolso de despesas é a maneira como as empresas reembolsam seus funcionários que gastaram seu próprio dinheiro em despesas relacionadas aos negócios.
Os reembolsos de despesas contam como receita?
Os reembolsos de despesas são tributáveis como parte da renda bruta dos funcionários.
O que é uma plataforma de gerenciamento de gastos?
As plataformas de gerenciamento de gastos são softwares que rastreiam e gerenciam despesas comerciais não relacionadas à folha de pagamento.
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Referências
