Manter registros precisos das informações dos funcionários é fundamental para o sucesso dos recursos humanos. Se você for um gerente de recursos humanos, supervisor ou especialista, pode ser vantajoso compreender os vários tipos de registros necessários para a documentação compatível. Manter registros de funcionários atualizados e legalmente compatíveis pode ajudá-lo a evitar possíveis ações judiciais, promover consistência em seu departamento de recursos humanos e transmitir informações cruciais para novos contratados. Nesta postagem, abordamos a importância de os empregadores manterem todos os registros de funcionários e analisamos cinco tipos diferentes de registros de funcionários a serem mantidos, por quanto tempo mantê-los e atualizações dentro do departamento de recursos humanos.
O que são registros de funcionários?
Os registros de funcionários são uma coleção de todas as informações relevantes para um funcionário, desde a data de contratação até a data de rescisão. Essas informações podem incluir o nome do funcionário, CPF, endereço, data de nascimento, cargo, salário e benefícios. Os registros dos funcionários são frequentemente mantidos na forma de um arquivo pessoal.
Esses registros podem conter informações básicas coletadas durante o processo de entrevista, como:
- Nome
- Información de contacto
- Experiência no Local de Trabalho
- Experiência educacional
- Credenciais e certificações
- Notas de entrevista
- Referências
Os registros de emprego também podem incluir informações coletadas durante o processo de contratação, algumas das quais as empresas são obrigadas pelas leis trabalhistas estaduais e federais a verificar e manter em arquivo, como:
- Status de cidadania
- Número Segurança Social
- Isenção de folha de pagamento
- Status de retenção de imposto (W-4)
- Status isento ou não isento
- Identificação da fotografia
- Data de início do emprego
- Título profissional
- Escala de pagamento
- Prova de autorizações e certificações ocupacionais
Os registros criados ao longo do tempo também podem ser incluídos no arquivo pessoal ou registro de emprego de um funcionário, como:
- Relógios de ponto
- Avaliações de desempenho
- Documentação do processo disciplinar
- Registros de folha de pagamento
- Informações sobre as vantagens
- fotografia oficial
Por que os registros de funcionários são necessários?
Os registros dos funcionários são cruciais, pois fornecem documentação oficial do histórico de emprego de um funcionário em uma corporação. Eles apresentam informações como o cargo do funcionário, data de início, taxa de salário e qualquer outra informação relacionada ao emprego. Os registros dos funcionários são usados para fazer escolhas em assuntos como promoções, aumentos e rescisões. Eles também são utilizados no final do ano para gerar registros como W-2s e 1099s.
Por que é essencial manter todos os tipos de registros de funcionários?
Manter todos os tipos de registros de funcionários ajudará substancialmente o sucesso e a eficácia do seu departamento de recursos humanos. Existem várias vantagens significativas em preservar registros completos de funcionários, incluindo:
#1. Observando os requisitos legais
Vários regulamentos obrigam os empregadores a manter certos registros em arquivo. Esses estatutos foram possibilitados pelos seguintes atos:
- Comissão de Oportunidades Iguais de Emprego (EEOC): De acordo com o EEOC, você deve manter todos os registros de funcionários por pelo menos um ano. Você deve manter os registros do funcionário demitido por um ano após a data de rescisão, se ele foi demitido involuntariamente.
- A Lei de Discriminação por Idade no Emprego (ADEA): exige que você mantenha registros de folha de pagamento por pelo menos três anos. Você também deve manter um registro dos esquemas de benefícios, como programas de seguro e pensão, por pelo menos um ano após a rescisão do funcionário.
- Equal Pay Act (EPA) e Fair Labor Standards Act (FLSA): De acordo com a FLSA e a EPA, é importante manter registros de justificativas para diferenças salariais entre funcionários de diferentes sexos. Você deve manter esses registros por no mínimo dois anos.
#2. Prevenção de litígios
Manter registros atualizados e corretos é uma estratégia fundamental para as empresas evitarem possíveis litígios de ex-funcionários. Por exemplo, se um ex-funcionário entrar com uma ação contra uma organização alegando que seus empregadores não lhe pagaram um salário digno, as evidências da folha de pagamento podem ajudar a refutar essas acusações. A manutenção adequada de registros também evita quaisquer preocupações legais com entidades governamentais que monitoram o cumprimento das leis trabalhistas.
#3. Disseminação de informações
Quando novos gerentes, seja em recursos humanos, contabilidade ou administração geral, ingressam em sua empresa, pode ser útil ter registros de funcionários atuais e anteriores. Esse conhecimento pode ser útil ao integrar novos funcionários, desenvolver novas políticas e familiarizar-se com os procedimentos de manutenção de registros. Compreender o histórico de trabalho de cada membro da equipe pode ajudar os novos gerentes a se ajustarem às suas posições de maneira mais eficaz.
Diferentes tipos de registros de funcionários
Compreender os vários tipos de registros de funcionários pode ajudá-lo a garantir que seu departamento de recursos humanos documente adequadamente as funções organizacionais críticas. Existem cinco tipos de registros de funcionários que são importantes manter:
#1. Registros de atendimento
Os registros de presença contêm informações sobre o tempo de trabalho de cada funcionário. Os registros de frequência podem incluir as seguintes informações:
- Férias pagas
- Tempo livre sem remuneração
- Férias Feriados
- Atestado médico
- Horas de trabalho por semana
- Atrasos/ausências
Manter registros precisos dessas informações é fundamental para demonstrar que sua empresa pagou aos funcionários a quantia certa de remuneração com base no tempo que passaram no trabalho. Além dos tópicos listados acima, a Lei de Licença Médica e Familiar (FMLA) exige que os empregadores mantenham registros de todas as licenças remuneradas e não remuneradas, bem como casos de compensação do trabalhador.
#2. Registros de benefícios
De acordo com o Employee Retirement Income Security Act de 1974 (ERISA), os empregadores são obrigados a manter um registro de todos os registros de agências de seguro de funcionários, participação de funcionários e informações de beneficiários individuais por um período mínimo de seis anos.
Companhias de seguros, planos disponíveis, datas de inscrição e uma lista de todos os funcionários atualmente inscritos em benefícios comerciais são frequentemente incluídos nos registros de benefícios. Atualizar esses registros após cada período de inscrição pode ser uma maneira eficiente de garantir que seus registros estejam atualizados e em conformidade com ERISA.
#3. Registros de treinamento
Por uma variedade de razões, também é vital manter registros de treinamento confiáveis. Para começar, os registros de treinamento podem servir como guias instrutivos para futuras iniciativas de integração. Em segundo lugar, as informações obtidas durante os períodos de treinamento podem servir como prova de que o pessoal está pronto para promoção ou desenvolvimento em suas carreiras.
Existem também alguns critérios exigidos nacionalmente para algumas empresas em termos de como e com que frequência o treinamento ocorre. Acompanhar os programas de treinamento e os participantes pode ajudar sua empresa a aderir às regras federais.
#4. Pagar Retenções
Acompanhar as retenções na folha de pagamento dos funcionários é uma etapa crítica no processo de declaração de impostos. Existem duas vantagens principais para as empresas acompanharem as retenções na folha de pagamento:
O IRS exige que as empresas mantenham registros de todas as retenções de folha de pagamento de funcionários por pelo menos três anos após a data de devolução ou data de arquivamento, o que for posterior.
Registros precisos podem ajudar a refutar acusações de que uma ex-empresa reteve muito em impostos estaduais ou federais de um funcionário.
#5. Registros de Desemprego
Depois de ser demitido ou demitido, um funcionário pode solicitar e receber benefícios de desemprego. É fundamental documentar cada etapa do processo de desemprego e manter esses registros enquanto o funcionário estiver recebendo benefícios de desemprego. Os seguintes detalhes devem ser incluídos:
- nome do empregado
- Nome do funcionário Endereço do funcionário CPF do funcionário
- Datas de contratação, separação ou recontratação
- Datas de pagamento em dinheiro e não salariais
- datas trabalhadas
- Horas de trabalho
Se algum de seus funcionários receber benefícios de desemprego, manter um registro meticuloso dessas informações é fundamental para confirmar seus arquivos de benefícios semanais. Se houver discordância entre seus registros e as informações fornecidas pelo funcionário, o funcionário poderá perder o acesso aos seus benefícios. Registros precisos de desemprego podem ajudar a garantir que seus funcionários demitidos ou rescindidos recebam os benefícios a que têm direito.
Quais são os benefícios de manter registros de funcionários?
Os registros de funcionários têm inúmeras vantagens para a empresa e para o funcionário. Os registros dos funcionários podem ajudar os empregadores a acompanhar o desempenho dos funcionários ao longo do tempo, identificar áreas em que os funcionários precisam melhorar e documentar ações disciplinares. Esses registros também podem ajudar as empresas a cumprir os regulamentos regulatórios. Os registros de funcionários podem fornecer um histórico de carreira e experiência, bem como treinamento e educação do funcionário. Os registros de funcionários também podem ajudar na qualificação de funcionários para promoções ou outras possibilidades de emprego.
Melhores práticas para manter registros de funcionários
Embora algumas práticas recomendadas sejam universais para empresas bem administradas, a maneira como uma empresa produz e mantém registros de empregos não é padronizada em todos os setores. No nível mais básico, uma corporação é obrigada a manter registros de pessoal que contenham informações suficientes para garantir a conformidade com os regulamentos trabalhistas estaduais e federais aplicáveis a esse setor. Algumas leis trabalhistas federais e estaduais também aumentam as obrigações de manutenção de registros de uma empresa proporcionalmente ao número de funcionários que ela emprega.
Além da conformidade legal fundamental, as práticas recomendadas para projetar um sistema de registros de funcionários que cubram todas as bases geralmente incluem:
#1. Especificando o que constitui um registro.
Nem todo pedaço de papel se qualifica como um registro de emprego. A determinação de quais documentos devem ser mantidos em um arquivo para atender às responsabilidades legais e proteger a organização de responsabilidades deve ser feita desde o início.
#2. Criando um plano de retenção.
É difícil manter os registros de emprego para cada funcionário anterior e atual em perpetuidade. As leis federais especificam quanto tempo uma empresa é obrigada a manter certos registros de emprego depois que um funcionário deixa a organização. Com base nessas obrigações legais, uma corporação deve criar um cronograma de retenção de documentos que elimine informações obsoletas enquanto mantém todo o conteúdo relevante.
#3. Restrição de acesso.
Registros de emprego devem ser acessíveis apenas a pessoas autorizadas. Estabelecer protocolos de acesso protege tanto a organização quanto o funcionário do uso indevido de informações.
#4. Escolher um formato e armazená-lo.
Os registros de emprego podem ser armazenados em formato de papel tradicional em um sistema de arquivo, em formato digital digitalizando documentos originais em um sistema de computador ou uma combinação dos dois.
Determinar onde os registros de emprego serão armazenados e como eles serão acessados é uma etapa importante no projeto de um sistema funcional. Muitas soluções de contabilidade computadorizada, por exemplo, podem aceitar informações de funcionários para fins de folha de pagamento, o que atende a muitos padrões de leis trabalhistas federais e estaduais.
#5. Mantendo a segurança e a privacidade intactas.
Manter a segurança e a privacidade dos dados é uma parte fundamental da coleta de informações. Seja mantendo a sala de registros de empregos trancada ou usando a criptografia mais recente para impedir que hackers acessem o sistema, a organização deve se esforçar para garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso às informações de um funcionário.
Quais registros de emprego devem ser mantidos separadamente?
Certos registros exigem salvaguardas de privacidade específicas exigidas pela lei federal. Para proteger os empregadores de responsabilidade, esses registros de emprego devem ser mantidos separados do arquivo pessoal básico de um funcionário e devem receber um nível mais alto de proteção com acesso muito limitado. Entre esses registros estão:
#1. Registros médicos
Os empregadores são obrigados pela Lei dos Americanos com Deficiências a manter documentos médicos separados dos registros gerais para manter a confidencialidade das informações médicas de um funcionário. Isso inclui resultados de testes de drogas e álcool, reclamações trabalhistas, inscrição em seguro saúde, problemas físicos ou deficiências e resultados de aptidão para o trabalho.
#2. Informações de crédito
Os empregadores são obrigados pelo Fair Credit Reporting Act a manter a confidencialidade das informações de crédito relacionadas ao consumidor, relatórios de crédito e dados financeiros pessoais. Se um empregador obtiver um relatório de crédito para estabelecer a adequação de uma possível contratação ou para assegurar a responsabilidade financeira contínua de um funcionário, os registros devem ser mantidos separadamente do arquivo principal do funcionário e mantidos em sigilo.
#3. Ações judiciais e reclamações.
Documentos pertencentes a qualquer reclamação de funcionário apresentada de acordo com a política corporativa interna, por meio de uma agência governamental, como a Comissão de Oportunidades Iguais de Emprego dos Estados Unidos, ou por meio de uma ação judicial, devem ser coletados e retidos até que a reclamação ou ação seja totalmente resolvida.
Como você lida com registros de funcionários?
Para lidar com registros de funcionários, uma empresa deve primeiro criar um sistema para registrar as informações dos funcionários. Essas informações devem incluir o nome do funcionário, CPF, data de nascimento, endereço e número de telefone, entre outras coisas. Além disso, o sistema deve registrar o cargo, o departamento, o salário e os benefícios do funcionário.
Assim que o sistema estiver instalado, a empresa deve criar uma política para lidar com os registros dos funcionários. A política deve indicar quem é responsável por rastrear e manter as informações dos funcionários, por quanto tempo elas devem ser mantidas e como devem ser descartadas quando não forem mais necessárias.
A empresa também deve educar os funcionários sobre a importância de manter suas informações atualizadas e confidenciais. Os funcionários devem ser advertidos a não fornecer seu número de Seguro Social ou qualquer outra informação sensível a ninguém que não seja seu empregador.
Um método para notificar os funcionários sobre alterações em suas informações pessoais, como mudança de endereço ou número de telefone, também deve estar em vigor na empresa. Um método para atualizar as informações dos funcionários no banco de dados da organização também deve ser incluído neste sistema.
Que tipo de empresa requer registros de funcionários?
Construir registros de funcionários é necessário para muitos tipos diferentes de empresas. As empresas com um grande número de funcionários geralmente devem acompanhar as informações dos funcionários para administrar a folha de pagamento e os benefícios.
As empresas que estão crescendo também devem acompanhar as informações dos funcionários para garantir que os novos funcionários sejam adequadamente integrados à organização. Além disso, as empresas que contratam um grande número de funcionários de uma só vez podem precisar manter o controle das informações dos funcionários para garantir a conformidade com todas as leis trabalhistas aplicáveis.
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