Existem vários fatores do local de trabalho que podem afetar a frequência com que um plano de pagamento ou período de pagamento ocorre. Pode ser na forma de contribuições voluntárias da corporação ou retenções obrigatórias devido ao cumprimento de regulamentos estaduais ou federais. Se você considerar todos esses fatores, poderá tomar uma decisão informada sobre a frequência com que sua equipe deve ser paga. Leia mais para saber mais sobre os tipos de períodos de pagamento. Vamos mergulhar agora!
O que são períodos de pagamento?
Há uma variedade de cronogramas de período de pagamento padrão para escolher, e aquele que você escolher dependerá do seu orçamento e da natureza da sua empresa. As finanças da empresa, os padrões de renda, os requisitos legais e os acordos com os funcionários devem ser levados em consideração ao decidir sobre o tipo mais adequado de períodos de pagamento para o seu negócio. Categorias separadas de trabalhadores na mesma empresa poderiam ser pagas em horários separados. Os funcionários geralmente preferem cronogramas de pagamento regulares, mas lembre-se de que cada ciclo de folha de pagamento vem com seu próprio conjunto de custos administrativos. Você deve encontrar um equilíbrio entre esses dois fatores.
À luz do exposto, aqui estão as quatro opções disponíveis para você como empregador ao decidir com que frequência compensar seus funcionários por seus esforços:
- Semanal – 52 períodos de pagamento por ano (53 em anos bissextos)
- Quinzenalmente – 26 períodos de pagamento por ano
- Pagamentos mensais – 12 períodos de pagamento por ano
- Pagamentos semestrais – 24 períodos de pagamento por ano
Tipos de Períodos de Pagamento
A seguir estão os tipos de períodos de pagamento:
#1. Semanalmente
Muitas indústrias que dependem fortemente do trabalho manual, como construção e manufatura, pagam seus funcionários uma vez por semana. Devido à maior disponibilidade de recursos entre os períodos de pagamento, esse método é especialmente útil para contratar trabalhadores de baixa remuneração em épocas de forte demanda. Sob este plano, as empresas devem distribuir contracheques todas as sextas-feiras. Isso significa que a cada ano, como empregador, você precisará planejar 52 ciclos de folha de pagamento (ou 53 em anos bissextos). Dependendo dos seus requisitos, esta pode não ser a melhor opção devido ao custo fixo de administração a cada execução.
# 2. Quinzenal
Em um período de pagamento quinzenal, os funcionários recebem seus contracheques no mesmo dia a cada duas semanas. Uma prática comum é pagar os trabalhadores todas as quartas-feiras. Com esse cronograma, os trabalhadores podem antecipar 26 contracheques quinzenais a cada ano. Devido ao equilíbrio ideal entre frequência de pagamento adequada e custos administrativos para gerenciamento da folha de pagamento, esse cronograma é o mais comum entre empresas de médio a grande porte.
#3. Por mês
Os empregadores são obrigados a pagar seus funcionários na mesma data todos os meses, de acordo com o período de pagamento mensal. Este é o método mais conveniente e barato de dividir o ano de trabalho em períodos de pagamento para as empresas. No entanto, muitos trabalhadores, particularmente aqueles em indústrias de salários médios e baixos, consideram os intervalos de pagamento estendidos os menos desejáveis.
#4. Semi-mensal
Os funcionários que são pagos semestralmente recebem seus contracheques duas vezes por mês. Não importa em que dia da semana qualquer um desses dias caia, eles sempre são definidos para o primeiro e o décimo quinto dia de cada mês. Este arranjo tem a desvantagem de que os períodos de pagamento nem sempre são nos dias úteis. No entanto, o pagamento semestral pode ajudar a resolver o problema de ter muito dinheiro em um mês e não ter o suficiente no outro.
Como é calculado um período de pagamento?
A duração do período de pagamento que uma empresa escolhe usar para processar a folha de pagamento é com eles. Essa escolha pode ser influenciada por uma série de fatores, como o momento dos pagamentos de produtos ou serviços da empresa, a frequência com que os funcionários exigem pagamento e se a equipe é ou não paga por hora ou anualmente. Você pode querer fazer pagamentos todos os meses, mas a lei estadual pode exigir pagamentos a cada duas semanas.
Uma corporação com funcionários principalmente horistas, por exemplo, pode se beneficiar de um período de pagamento semanal. Os funcionários ficam mais felizes e produtivos quando são pagos semanalmente, pois isso simplifica seu planejamento financeiro. No entanto, uma empresa que emprega principalmente trabalhadores assalariados e envia faturas no final de cada mês pode achar mais conveniente pagar seus funcionários com menos regularidade, quinzenalmente, por exemplo.
Como escolher um tipo de período de pagamento
Veja a seguir maneiras de escolher entre os tipos de períodos de pagamento:
#1. Considere o pagamento bruto
Salário bruto é a quantia total de dinheiro que será ganha em um determinado período de pagamento antes que quaisquer deduções sejam feitas. Impostos federais e contribuições para benefícios como contas de seguro e aposentadoria são exemplos de deduções permitidas. Os valores das deduções variam de acordo com a frequência de pagamento, portanto, saber seu salário bruto ajudará você a escolher o período de pagamento correto.
#2. Considere os anos bissextos
Existe um fenômeno conhecido como ano bissexto, no qual um dia extra é acrescentado ao ano civil para fazê-lo coincidir com a rotação da Terra. Isso significa que a cada quatro anos, independentemente de escolher uma programação semanal ou quinzenal, você poderá receber um período extra de pagamento. É possível que você tenha que fazer algumas alterações para evitar pagar demais um funcionário se decidir usar uma estrutura salarial.
#3. Decidir sobre um serviço de folha de pagamento
Você pode obter ajuda para organizar e automatizar os períodos de pagamento usando um dos muitos sistemas de folha de pagamento existentes. É possível que essas plataformas baseadas na web ofereçam vários complementos. Essas considerações podem ajudá-lo a determinar com que frequência os funcionários devem ser pagos.
#4. Leia sobre os regulamentos trabalhistas
Ao escolher um período de pagamento, é possível levar em consideração os regulamentos federais e estaduais. Alguns estados têm estatutos com requisitos que variam de acordo com o setor de negócios, o envolvimento do IRS e as salvaguardas dos funcionários. Se você quiser mais informações sobre como as leis em seu estado podem afetar seu contracheque, você pode entrar em contato com a agência relevante lá.
#5. Pense na sua estrutura salarial
Ao decidir sobre um cronograma de pagamento, você pode escolher entre vários formatos de compensação diferentes. As estruturas de pagamento podem variar de hora a salário e comissão. A frequência dos períodos de pagamento pode ser mais importante para os trabalhadores horistas e comissionados do que para os assalariados.
#6. Considere horas extras
É importante pensar em como acompanhar e calcular o pagamento extra se seus funcionários estiverem qualificados para horas extras. As taxas de pagamento de horas extras e quando elas podem ser incluídas em um contracheque podem estar sujeitas às leis trabalhistas locais, estaduais ou federais. Para saber mais sobre o pagamento de horas extras, você pode entrar em contato com o departamento de recursos humanos.
#7. Considere as necessidades dos funcionários
Os custos da folha de pagamento podem aumentar se você decidir pagar seus funcionários com mais frequência para aumentar sua felicidade. Os estatutos dos direitos dos trabalhadores também podem dar a eles a opção de determinar a frequência com que serão pagos. Levar isso em consideração pode ajudá-lo a estabelecer um ciclo de pagamento que atenda às suas necessidades sem quebrar o banco.
#8. Considere a indústria
Ao decidir com que frequência uma empresa deve pagar seus funcionários, há vários fatores a serem considerados. Pense se há épocas mais movimentadas do ano e como isso pode afetar seu fluxo de caixa. Sua estrutura salarial também pode ser influenciada pelas normas do mercado.
#9. Pense nas implicações financeiras
A quantidade de tempo e esforço exigidos pelo RH para o processamento da folha de pagamento pode aumentar ou diminuir, dependendo da frequência com que sua empresa processa a folha de pagamento. A contabilidade pode ser menos necessária quando os períodos de pagamento são fixos porque o rastreamento de datas mais rigoroso é desnecessário.
#10. Considere os benefícios
É prática comum fornecer aos funcionários benefícios como seguro saúde, pagamentos por invalidez e pacotes de aposentadoria. Você pode subtrair essas vantagens de sua renda total ou contá-las como uma compensação extra. Ao traduzi-los em pagamentos, você pode se concentrar em um ciclo de pagamento que oferece uma boa relação entre remuneração e custos.
#11. Considere o Fair Labor Standards Act!
O Fair Labor Standards Act (FLSA) é um estatuto federal nos Estados Unidos que estabelece salário mínimo, compensação de horas extras e outras proteções trabalhistas. Legislação adicional que regule a validade dos contratos de trabalho também pode ser incluída. Encontrar o ciclo de pagamento certo para sua empresa requer conhecimento da Lei de Padrões Justos de Trabalho.
#12. Contrate um contador
Se você contratar um contador, ele poderá fornecer informações e informações valiosas que podem afetar seus contracheques. Eles podem auxiliar na geração, distribuição e manutenção de todos os registros relacionados à folha de pagamento, incluindo aqueles relativos a salários, bônus e outras regalias de funcionários. Eles podem verificar a precisão e garantir que tudo esteja de acordo com os regulamentos estaduais e federais.
Períodos de pagamento x datas de pagamento
O período de pagamento e a data de pagamento são dois conceitos cruciais a serem lembrados ao discutir a remuneração dos funcionários. Afinal, qual é a diferença entre um período de pagamento e uma data de pagamento? A data de pagamento é o dia em que os funcionários recebem seus contracheques ou têm seus ganhos depositados em suas contas bancárias, enquanto o período de pagamento é o período de tempo em que os salários são ganhos e termina um pouco antes da data de pagamento. Essa também é a data que deve constar no contracheque ou contracheque do trabalhador. É útil para as empresas ter alguns dias entre o final de um período de pagamento e a data de pagamento para compilar as horas trabalhadas dos funcionários e processar a folha de pagamento.
É importante lembrar que as leis dos estados em que você opera podem estipular que os funcionários devem ser pagos dentro de um determinado número de dias após o término do período de pagamento.
Anos de Período Extra-Pagamento
Se você recebe a cada duas semanas ou a cada semana, provavelmente sabe quantos períodos de pagamento existem em um ano. Existem 26 períodos de pagamento quinzenais na maioria dos anos, mas em alguns, como 2021, são 27. Isso se deve ao fato de que haverá um total de 53 sextas-feiras em 2021 porque 1º de janeiro cai em uma sexta-feira. As empresas que fornecem contracheques quinzenais ou semanais nesses dias são particularmente vulneráveis a esse fenômeno, mas também pode ocorrer em outros dias e anos.
As empresas que pagam seus funcionários semanalmente ou quinzenalmente às sextas-feiras terão um período extra de pagamento em 2027, o próximo ano está previsto para ter 53 sextas-feiras. As empresas de folha de pagamento podem ser consultadas ou terceirizadas para assistência com cálculos sofisticados de período de pagamento, dependendo do tamanho e dos recursos da organização.
Como determino qual período de pagamento é melhor para o meu negócio?
Leve em consideração o fluxo de caixa da empresa primeiro. Se você tivesse que adivinhar, em qual semana do mês teria mais dinheiro para pagar os salários? Pagamentos programados em momentos de alto fluxo de caixa são preferíveis. Fale com a equipe de contabilidade para saber quando eles recomendam o processamento da folha de pagamento se você não tiver certeza.
Considere também o tamanho da sua empresa. Uma estrutura de período de pagamento quinzenal pode ser ideal para empresas com menos de 100 funcionários. Por outro lado, se sua empresa tiver 100 ou mais funcionários, os períodos de pagamento semestral ou mensal podem ser mais convenientes para sua equipe. Ao decidir com que frequência processar a folha de pagamento, as pequenas empresas devem levar em consideração os gastos associados.
Períodos de pagamento em um ano
Há períodos de pagamento em um ano com base em cronogramas de folha de pagamento comuns:
| CRONOGRAMA DE PAGAMENTO | NÚMERO DE PERÍODOS DE PAGAMENTO EM UM ANO |
| Semanal | 52 |
| Quinzenal | 26 |
| Semi-mensal | 24 |
| Mensal | 12 |
Quais são os 4 tipos de períodos de pagamento?
Os períodos de pagamento mensal, quinzenal, quinzenal e semanal são os mais comuns. Acontece no mesmo dia todos os meses.
Quantos períodos de pagamento existem por mês?
Os empregadores que optarem por esse horário têm a opção de pagar seus funcionários nos dias 1 e 15 do mês ou 16 e final do mês. O pagamento semestral é a forma mais comum de pagamento de salário e tem 24 períodos de pagamento por ano.
Quantos períodos de pagamento em um ano?
Um ano de trabalho típico consiste em 52 períodos de pagamento (53 anos bissextos). Pago a cada duas semanas, ou 26 vezes por ano. São 12 parcelas mensais ao longo do ano. Pago a cada dois meses, para um total de 24 pagamentos por ano.
Qual é o período de pagamento a cada duas semanas?
Os contracheques são considerados quinzenais se forem emitidos a cada duas semanas, totalizando 26 pagamentos por ano.
Considerações Finais
Obviamente, não existe um método único para compensar os trabalhadores. O tamanho da sua empresa, a natureza do seu setor e a localização da sua empresa podem influenciar qual dos muitos períodos de pagamento possíveis você decide implementar. Não é uma escolha simples, porém, e você pode se beneficiar de alguma orientação ao pensar nisso. O uso de serviços de folha de pagamento também pode simplificar seu planejamento e gerenciamento de remuneração e conectar sua folha de pagamento com outros processos essenciais de RH.
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Referências
