Planejar o que pode dar errado se x acontecer e planejar y como uma reação para quando algo, de fato, der errado são os pilares do gerenciamento de riscos.
É fundamental que o seu negócio evolua para ter sucesso, e sempre existem métodos para melhorar e ampliar o seu negócio. Aprendemos a nos referir a esses empreendimentos de curto prazo com entregas específicas como “projetos”. Adotar uma abordagem baseada em risco para novas iniciativas implica considerar os efeitos de qualquer novo projeto em todas as outras áreas da sua empresa. O melhor lugar para começar é desenvolvendo um plano de gerenciamento de riscos para orientar sua equipe e organização ao longo do projeto.
Este post explicará o que é um plano de gerenciamento de riscos, descreverá o objetivo do plano, esclarecerá o que deve ser incluído e fornecerá exemplos de tudo ao longo do caminho.
O que é gerenciamento de riscos?
Toda organização está em risco. A gestão de riscos é como lidamos com tais riscos - planejamento de resposta a riscos para uma ampla gama de ocorrências imprevisíveis, de catástrofes naturais a ameaças de segurança cibernética.
Além de garantir a continuidade e rentabilidade dos negócios, a gestão de riscos é prudente. A maioria das leis, regulamentos e estruturas de conformidade do setor exigem a verificação de avaliações de risco e outros procedimentos para evitar violações de dados e preservar informações confidenciais.
A gestão de riscos não elimina todos os riscos. Em vez disso, avalia o curso de ação apropriado para otimizar a conexão custo-benefício entre a redução de riscos e o uso de recursos de negócios.
O que é um Plano de Gerenciamento de Riscos?
A forma como o procedimento de gerenciamento de riscos para o seu projeto será executado é especificada no plano de gerenciamento de riscos. Isso inclui o financiamento, ferramentas e procedimentos que serão usados para identificação, avaliação, mitigação e monitoramento de riscos.
O que está incluído em um plano de gerenciamento de riscos?
Um plano de gerenciamento de riscos geralmente inclui:
- Metodologia: Especificar as ferramentas e metodologias a serem utilizadas em tarefas de gerenciamento de risco, como avaliação de risco, análise de risco e medidas de mitigação de risco.
- Registro de riscos: Um registro de risco é um gráfico no qual você pode documentar todas as informações de identificação de risco do seu projeto.
- Estrutura de detalhamento de risco: Este é um gráfico que identifica as categorias de risco e a estrutura hierárquica dos perigos do projeto.
- Matriz de Avaliação de Risco: Uma matriz de avaliação de riscos permite analisar a probabilidade e o impacto dos riscos do projeto para priorizá-los.
- Plano de Resposta a Riscos: Um plano de resposta a riscos é um documento de gerenciamento de projeto que descreve as técnicas de mitigação de riscos que serão usadas para gerenciar os riscos associados ao seu projeto. Como proprietários do risco, os membros da equipe de gerenciamento de risco têm obrigações. Eles devem monitorar os riscos do projeto e supervisionar os procedimentos de resposta a riscos.
- Financiamento: Inclua uma seção na qual você identifica o caixa necessário para realizar suas ações de gerenciamento de risco.
- Timing: Adicione uma seção que defina o cronograma das ações de gerenciamento de riscos.
Qual é o objetivo de um plano de gerenciamento de riscos?
O objetivo de um plano de gerenciamento de riscos é ajudá-lo a identificar, avaliar e planejar os riscos potenciais que podem surgir durante o processo de gerenciamento do projeto. Considere-o um projeto que irá guiá-lo em cada estágio de desenvolvimento, incluindo possíveis locais onde a demolição pode ser necessária, empreiteiros externos podem ser contratados ou o orçamento pode ser limitado.
Etapas para os processos do plano de gerenciamento de riscos
Existem várias etapas para desenvolver um plano de gerenciamento de riscos. É fundamental concluir todas as etapas na ordem correta. O processo de planejamento de gerenciamento de riscos varia de acordo com o setor e o tipo de projeto. No entanto, o esqueleto básico permanece consistente em todos os aplicativos. Um plano de gerenciamento de riscos do projeto pode servir como modelo seguindo as etapas que descrevemos:
#1. Identificação
A primeira etapa de qualquer plano de gerenciamento de riscos é identificar todos os eventos de risco potenciais que podem prejudicar a vida útil do projeto. Portanto, dê um passo para trás, desconstrua o plano e examine individualmente cada componente para garantir que você e seus stakeholders estejam cientes de cada risco. Você pode registrar essas preocupações em um registro de risco e discutir as próximas medidas com todos os envolvidos.
#2. Avaliação
A próxima etapa é avaliar os efeitos qualitativos e quantitativos do risco identificado. Você deve avaliar cada risco com base em várias características, incluindo probabilidade, gravidade, áreas de impacto, custo do impacto e tempo de efeito. Esses aspectos do registro de riscos compõem a matriz de avaliação de riscos, que o ajudará a determinar a prioridade geral e a gravidade de cada evento de risco potencial.
#3. Estratégia de Reação
Uma vez identificados e avaliados os riscos potenciais, você pode começar a elaborar um plano de reação para reduzir os resultados negativos do projeto. Trabalhe com executivos de alto nível e a equipe de gerenciamento de risco para equilibrar o apetite de risco da organização e garantir que a exposição ao risco não exceda os limites aceitáveis.
Dependendo dos resultados da avaliação individual, você pode optar por prevenir, transferir, minimizar, aceitar ou adiar o incidente de risco; no entanto, a escolha final sempre caberá ao gerente do projeto.
1. Responsabilidades de risco
Defina claramente todas as funções e deveres de risco para um projeto específico, incluindo identificação, registro, avaliação, revisão, aprovação, monitoramento e planejamento de contingência. Todos devem entender o que são gatilhos e o que devem fazer para implementar medidas de mitigação de risco. Uma hierarquia claramente estabelecida elimina mal-entendidos e permite que sua equipe entre em ação o mais rápido possível.
2. Mitigação
A mitigação do risco é um processo de duas etapas: execute o plano de resposta ao risco que você preparou anteriormente para reduzir o impacto da ocorrência do risco e prepare um plano de contingência.
Adotar uma estratégia de mitigação pode nem sempre ser tão tranquilo quanto você gostaria. Mas, ao implementar o plano, certifique-se de identificar dependências, pontos de falha e alternativas viáveis.
Um componente crítico da mitigação de riscos é desenvolver um plano de backup ou plano de contingência caso o plano primário de resposta a riscos falhe. Os seguintes componentes compõem um plano de contingência prático:
- Forneça um roteiro facilmente disponível de mecanismos de mitigação de risco e os procedimentos necessários para implantá-los.
- Especifique quais recursos o plano exigirá para executar com sucesso o plano de contingência, permitindo que a equipe de gerenciamento de riscos avalie sua relação custo-benefício na situação atual.
- Estabeleça funções e deveres dentro do plano de contingência e, se necessário, investigue os mecanismos de escalonamento.
- Não se esqueça de atualizar e revisar seu plano de resposta a riscos regularmente.
#4. Regulação e monitoramento
Não importa quão bom seja o seu plano de gerenciamento de riscos do projeto, ele não durará para sempre. O monitoramento constante permite que você estabeleça uma estratégia proativa para eficiência e desempenho máximo, em vez de uma estratégia reativa. Monitore seus programas de correção de riscos e procedimentos de mitigação em tempo real e reúna KPIs para detectar padrões de risco e quedas de desempenho.
O monitoramento contínuo avisa as principais partes interessadas rapidamente se houver um declínio perceptível nos bons resultados. Se um controle específico falhar, você pode ativar o plano de contingência relevante como um fail-safe.
# 5. Comunicando
É a abordagem mais eficaz para determinar se os componentes estão respondendo efetivamente aos eventos de gatilho e se há uma desconexão entre os procedimentos de identificação, avaliação e mitigação de risco. Também identifica quaisquer novos riscos que surjam durante o ciclo de vida do projeto, bem como quaisquer mudanças nos fatores de risco.
O gerente de projeto e as partes interessadas precisam de informações granulares para avaliar e reavaliar a viabilidade, o cronograma e a lucratividade do projeto. Relatórios frequentes garantem que você não perca de vista o panorama geral e que o plano de gerenciamento de riscos não comprometa o sucesso do projeto.
Exemplo de plano de gerenciamento de riscos
Um modelo completo de plano de gerenciamento de riscos do projeto fornece à equipe do projeto métodos consistentes e ferramentas úteis para garantir um projeto bem-sucedido. Mesmo depois de aprender o que você aprendeu até agora, criar um plano de gerenciamento de riscos desde o início pode parecer complicado. Como resultado, compilamos alguns exemplos de planos de gerenciamento de risco para sua consideração. Esperamos que essas amostras sejam suficientes para você começar:
#1. Departamento de Finanças e Administração, Tennessee
Este exemplo de plano de gerenciamento de riscos foi criado pelo Departamento de Finanças e Administração do Tennessee para ajudar as empresas a criar seus próprios planos. O modelo inclui seções para definir sua abordagem de risco, funções e deveres e métodos de planejamento. Você também pode criar uma matriz de avaliação de riscos para ajudar na priorização e correção de riscos.
#2. Condado de Northam, Austrália
O condado de Northam, na Austrália, criou este exemplo de plano de gerenciamento de risco para ser usado apenas como um guia. É modelado a partir de um plano de gerenciamento de riscos para um projeto externo. Os componentes incluídos, incluindo as seções de identificação, avaliação, mitigação e relatórios, podem ser editados e atualizados de acordo com o seu projeto. Também inclui um modelo para criar um registro de riscos, uma tabela de planos de ação e datas para mitigação.
#3. Departamento de Tecnologia da Informação (DoIT), Maryland
Para empresas que pretendem adotar um sistema de TI, o DoIT preparou este exemplo de plano de negócios de gerenciamento de riscos. Durante todo o ciclo de vida do desenvolvimento do sistema, ele se prepara para eventos de risco (SDLC). Funções, categorias de risco, definições e mecanismos de relatórios podem ser atualizados conforme necessário. Preencha o registro de riscos à medida que avança nas etapas de planejamento do gerenciamento de riscos e, em seguida, processe-o nos canais relevantes.
Melhores práticas para um plano de gerenciamento de riscos
Os planos de gerenciamento de riscos do projeto são frequentemente contínuos, complicados e abrangentes. Existem inúmeras armadilhas potenciais.
Considere as seguintes práticas recomendadas para ajudar sua equipe de gerenciamento de riscos a desenvolver uma cultura de disciplina e resiliência a riscos:
# 1. Comunicação
A comunicação é um dos aspectos mais importantes de um plano de gerenciamento de riscos. Crie linhas de comunicação abertas entre as partes interessadas, os principais executivos e a equipe de gerenciamento de riscos para manter todos informados sobre os novos desenvolvimentos. Trabalhe com as principais partes interessadas desde a concepção do projeto até a conclusão para garantir que não haja desconexão entre a visão da organização e o resultado real.
#2. Mantenha seu orçamento e cronograma
Dependendo do tamanho e amplitude do projeto, um plano de gerenciamento de riscos pode parecer caro. Se você não tiver certeza de quaisquer limites de tempo ou orçamento, a primeira ordem do dia é coletar, atualizar e revisar todas as informações relevantes em seu software de governança, risco e conformidade (GRC) ou gerenciamento de riscos corporativos (ERM). Verifique se o seu plano de gerenciamento de riscos do projeto está alinhado com sua estrutura de gerenciamento de riscos.
Mudar o cronograma regularmente ou acomodar novos ajustes pode impactar no resultado do projeto.
#3. Crie uma cultura no local de trabalho que esteja ciente dos riscos
Uma cultura de trabalho consciente do risco compensa a longo prazo. É implementado de cima para baixo; os executivos seniores devem promover uma cultura de resiliência, responsabilidade e consciência de risco. Se for apoiado de cima para baixo, todos os outros rapidamente compartilharão esses valores e atitudes para estabelecer uma abordagem proativa para o gerenciamento de riscos em geral.
#4. Revise e documente constantemente
Descreva e defina metodicamente todos os riscos, papéis, responsabilidades, modelos e controles para o plano de gerenciamento de riscos. Ele permite que você audite sempre que quiser, desfaça quaisquer alterações e crie uma hierarquia clara. Independentemente da duração do projeto, ter um registro registrado garante que ele não sofra com a rotatividade de pessoal.
Relatando seu plano de gerenciamento de riscos
Se você é um gerente de projeto, provavelmente tem uma visão panorâmica mais abrangente do progresso do projeto do que o restante de sua equipe. Enquanto eles estão preocupados em realizar as tarefas do dia-a-dia para alcançar um esforço maior, você está preocupado com o quadro mais amplo.
Os relatórios são uma excelente abordagem para apresentar o quadro geral à sua equipe de projeto. Fornecer fatos sobre seu projeto, bem como o alinhamento de todos com seu plano de gerenciamento de riscos, indica eficácia e liderança forte e pode aumentar o apoio de muitas partes interessadas.
Conclusão
O plano de gerenciamento de riscos é fundamental para o sucesso do seu projeto. Independentemente do seu prazo, isso não é algo que você deseja apressar. Dito isto, começar é o aspecto mais difícil. Esperamos que este guia tenha fornecido a você todo o conhecimento necessário para começar a desenvolver seu plano de gerenciamento de riscos do projeto.
Que desvantagens ou vantagens de um plano de gerenciamento de riscos você já experimentou? Informe-nos na seção de comentários abaixo.
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Referências
