Um período de pagamento é o período de tempo usado para calcular com que frequência os trabalhadores serão pagos por seu trabalho. Isso pode envolver por quanto tempo você mantém registros do tempo de trabalho de um funcionário. A consistência e a previsibilidade do contracheque do funcionário são geralmente garantidas por um cronograma regular para um período de pagamento. Por que não ler para ver quais são os tipos de períodos de pagamento e como calcular um período de pagamento? Também adicionamos algumas explicações interessantes sobre o período de pagamento mensal. Por que não mergulhar agora?
O que é um período de pagamento?
Toda empresa precisa de um sistema confiável de período de pagamento como parte de sua infraestrutura de HRIS. Uma das primeiras coisas a fazer ao estabelecer um sistema de folha de pagamento é determinar com que frequência os funcionários serão pagos. A frequência de pagamento de seus funcionários é realmente determinada por um período de pagamento. A criação de um ciclo de pagamento regular é essencial para a operação bem-sucedida de qualquer empresa. Ele ajuda a simplificar as finanças de sua empresa, garantindo que seus funcionários sejam pagos em dia por seus esforços. Escolher o plano de pagamento nem sempre é um processo simples. Dependendo se um funcionário é assalariado ou por hora, meio período ou não, trabalha em horários flexíveis, etc., você pode configurar uma variedade de períodos de pagamento.
Tipos de Períodos de Pagamento
Existem diferentes tipos de períodos de pagamento pelos quais você pode optar, no entanto, com base no que for mais conveniente para você. A seguir estão os tipos de períodos de pagamento:
#1. Diário
Os contracheques são distribuídos diariamente aos trabalhadores. Por causa disso, não pode haver mais de 365 períodos de pagamento em um ano.
#2. Semanalmente
Os funcionários que são pagos semanalmente o fazem no final de cada semana. Os funcionários receberão pagamentos semanais às sextas-feiras pelas horas trabalhadas na semana anterior. Existem vários resultados positivos que podem resultar da mudança para um período de pagamento semanal. O primeiro benefício é que os contracheques dos trabalhadores são distribuídos com mais regularidade, o que pode melhorar seu planejamento financeiro e fluxo de caixa. O segundo benefício é que ele pode ajudá-lo a pagar os funcionários em dia, o que é altamente valorizado pelos funcionários atuais e pelos novos contratados em potencial. Por outro lado, o processamento semanal da folha de pagamento pode ser mais caro e demorado para as empresas. Os contracheques são distribuídos semanalmente aos funcionários. Isso equivale a cerca de 52 períodos de pagamento por ano.
#3. Quinzenal
A cada duas semanas é considerado um período de pagamento quinzenal. Isso significa que os trabalhadores são pagos a cada duas semanas pelo tempo que dedicaram durante o período de pagamento anterior. Os pagamentos quinzenais têm o mesmo apelo que os semanais, pois fornecem aos trabalhadores acesso ao seu dinheiro com mais frequência. E há mais tempo para inspecionar os quadros de horários do que durante o ciclo semanal da folha de pagamento. No entanto, em comparação com os pagamentos mensais, o processamento quinzenal da folha de pagamento pode ser mais caro e demorado para as empresas. Alguns trabalhadores podem até preferir um período de pagamento mais longo se isso significar que eles podem ser pagos com mais frequência. Os contracheques são distribuídos quinzenalmente aos funcionários. Isso também pode resultar em cerca de 26 períodos de pagamento por ano.
#4. Por mês
Um período de pagamento mensal denota que os funcionários são pagos uma vez por mês ou 12 vezes por ano. A maioria dos países europeus tem ciclos de pagamento mensais para seus trabalhadores assalariados. Os funcionários que recebem mensalmente geralmente recebem seus fundos na última sexta-feira ou no último dia do mês. As empresas que fornecem serviços comerciais e profissionais se beneficiam de um ciclo de faturamento mensal. No entanto, o faturamento mensal é preferido por muitos profissionais independentes.
Aqueles que recebem seu salário uma vez por mês fazem as contas dividindo seu salário anual pelo número de meses que recebem. Os funcionários recebem remuneração uma vez por mês. Isso pode resultar em 12 períodos de pagamento por ano.
#5. Semi-mensal
Os empregados com regime de trabalho semestral são pagos duas vezes por mês, no dia 15 e no último dia de cada mês civil. O benefício mais significativo desse cronograma de pagamento é sua moderação entre intervalos de pagamento mais e menos frequentes. No entanto, esse arranjo pode ser mais difícil de rastrear do que contracheques semanais ou quinzenais regulares. Isso ocorre porque é necessário monitorar o pagamento e as horas trabalhadas para períodos de pagamento individuais ao longo do mês. O número de dias úteis em cada período de pagamento também pode causar discrepâncias de pagamento. Os funcionários podem ficar perplexos e irritados como resultado.
Os contracheques são distribuídos aos trabalhadores duas vezes por mês. Isso significa que é possível ter 24 contracheques por ano.
#6. Trimestral
Quando os funcionários são pagos uma vez a cada três meses, isso é chamado de período de pagamento trimestral. Os benefícios incluem menores custos administrativos e menos trabalho para os departamentos de RH. Os funcionários podem ter dificuldade em pagar as contas e podem haver desafios de orçamento e planejamento. Devido à sua complexidade, esse método de pagamento de funcionários normalmente é utilizado apenas por empresas muito pequenas com poucos funcionários ou por empresas sazonais.
Os contracheques são distribuídos trimestralmente de acordo com o calendário. Como resultado, quatro contracheques podem ser emitidos a cada ano.
Como escolher um tipo de período de pagamento
Veja a seguir maneiras de escolher um tipo de período de pagamento:
#1. Considere o pagamento bruto
O salário bruto é a quantia total de dinheiro ganho antes dos impostos e outras deduções serem retirados. Impostos federais e outras deduções, como seguros e aposentadoria, podem ser cobrados. Conhecer o seu salário bruto pode ajudá-lo a escolher o período de pagamento mais conveniente, pois os valores das deduções variam de acordo com a frequência com que você é pago.
#2. Considere os anos bissextos
Um ano bissexto ocorre quando um dia extra é adicionado ao ano civil para que ele se alinhe com a rotação da Terra. Isso significa que a cada quatro anos, independentemente de escolher uma programação semanal ou quinzenal, você poderá receber um período extra de pagamento. Se você decidir pagar seus funcionários com base no salário, talvez seja necessário fazer algumas alterações para garantir que eles não sejam pagos em excesso.
#3. Escolha um serviço de folha de pagamento
Há uma série de sistemas de folha de pagamento disponíveis para ajudar a simplificar e informatizar seu período de pagamento. É possível que essas plataformas baseadas na web ofereçam vários complementos. Ao selecionar com que frequência pagar os trabalhadores, você pode levar essas considerações em consideração.
#4. Aprenda as leis trabalhistas
Ao decidir qual período de pagamento usar, você deve levar em consideração a legislação federal e estadual. Alguns estados têm estatutos com requisitos que variam de acordo com o setor de negócios, o envolvimento do IRS e as salvaguardas dos funcionários. Se você quiser mais informações sobre como as leis em seu estado podem afetar seu contracheque, você pode entrar em contato com a agência relevante lá.
#5. Considere o tipo de salário
Ao decidir sobre um cronograma de pagamento, você pode escolher entre vários formatos de compensação diferentes. As estruturas de pagamento podem variar de hora a salário e comissão. Trabalhadores assalariados podem preferir datas de pagamento regulares, enquanto trabalhadores horistas e comissionados podem preferir períodos de pagamento mais frequentes.
#6. Considere horas extras
É importante pensar em como acompanhar e calcular o pagamento extra se seus funcionários estiverem qualificados para horas extras. As taxas de pagamento de horas extras e quando elas podem ser incluídas em um contracheque podem estar sujeitas às leis trabalhistas locais, estaduais ou federais. Para saber mais sobre o pagamento de horas extras, você pode entrar em contato com o departamento de recursos humanos.
#7. Considere as necessidades dos funcionários
Optar por pagar os funcionários com mais frequência pode aumentar o moral, mas pode levar a despesas mais altas com a folha de pagamento. É possível que a escolha da frequência de pagamento de um funcionário seja determinada pela legislação trabalhista de seu estado específico. Levar isso em consideração pode ajudá-lo a estabelecer um período de pagamento que atenda às suas necessidades sem quebrar o banco.
#8. Considere o setor de negócios
Escolher uma frequência de período de pagamento para uma empresa tem seus desafios. Pense se há algum horário de pico que possa afetar seu fluxo de caixa. Sua estrutura salarial também pode ser influenciada pelas normas do mercado.
#9. Considere as implicações contábeis
A quantidade de tempo e esforço que o RH requer para o processamento da folha de pagamento pode aumentar ou diminuir, dependendo da frequência com que sua empresa processa a folha de pagamento. A contabilidade pode ser menos necessária quando os períodos de pagamento são fixos, pois o rastreamento de datas mais preciso é desnecessário.
#10. Considere os benefícios
Você pode fornecer aos funcionários uma ampla gama de vantagens, incluindo seguro saúde, compensação por invalidez e planos de poupança para aposentadoria. Estes podem ser subtraídos ou adicionados ao salário total para chegar a um valor final. Ao convertê-los em pagamentos, você pode se concentrar em um período de pagamento que ofereça uma boa relação entre remuneração e custos.
#11. Considere o FLSA
Salário mínimo, horas extras e limites de tempo são apenas algumas das proteções garantidas pelo Fair Labor Standards Act (FLSA), um estatuto federal nos Estados Unidos. Legislação adicional que regule a validade dos contratos de trabalho também pode ser incluída. Encontrar o período de pagamento certo para sua empresa requer conhecimento do Fair Labor Standards Act.
#12. Procure um contador
A contratação de um contador também pode fornecer informações e informações úteis que podem afetar a frequência com que você recebe o pagamento. Eles podem auxiliar na geração, distribuição e manutenção de todos os registros relacionados à folha de pagamento, incluindo aqueles relativos a salários, bônus e outras regalias de funcionários. Eles podem verificar a precisão e garantir que tudo esteja de acordo com os regulamentos estaduais e federais.
Como você calcula um período de pagamento?
Pensando em como calcular um período de pagamento? Embora existam muitos tipos diferentes de períodos de pagamento, todas as programações usam o mesmo método fundamental para calcular um período de pagamento:
- Descubra quando o período de pagamento começará e terminará.
- Determine o total de dias e horas de trabalho para o período de pagamento.
- A remuneração bruta do empregado pelo período de pagamento é determinada multiplicando o número de dias trabalhados pela diária ou o número de horas trabalhadas pelo salário por hora.
- Deduza da receita bruta quaisquer pagamentos que tenham sido feitos antes da retenção dos impostos, como seguro saúde ou contribuições de poupança para aposentadoria.
- Determine a renda após impostos do funcionário após todas as retenções obrigatórias terem sido feitas para os governos federal, estadual e local.
Aplicativos de folha de pagamento e controle de tempo também podem ser usados para simplificar os cálculos do período de pagamento.
Escolhendo o melhor período de pagamento para empresas
A duração mais frequente do período de pagamento nos Estados Unidos é quinzenal, escolhida por 42% dos empregadores privados. As indústrias também têm preferência por diferentes ciclos de pagamento; por exemplo, ciclos de pagamento semanais são comuns no setor de construção, enquanto ciclos semestrais são mais comuns nos setores financeiro e de TI. De acordo com as estatísticas do BLS, as menores empresas têm a maior variedade de salários para seus funcionários.
Conformidade e fluxo de caixa devem ser considerações importantes ao decidir sobre um período de pagamento para sua empresa. Antes de decidir sobre um período (ou períodos) de pagamento, você deve considerar se possui pessoal isento (assalariado) ou não isento (horista), bem como quaisquer requisitos especiais impostos pela lei estadual. Lembre-se de que pagar funcionários por hora mensalmente ou semestralmente é proibido por lei em vários estados. Para identificar efetivamente como cumprir as obrigações da folha de pagamento, uma empresa também deve prestar muita atenção aos seus ciclos de fluxo de caixa. Se uma empresa tiver que processar a folha de pagamento mais de uma vez por mês, isso pode sobrecarregar suas finanças e dificultar o cumprimento de suas responsabilidades.
Os benefícios e desvantagens do período de pagamento
A seguir estão as vantagens e desvantagens de cada tipo de período de pagamento:
#1. Período de pagamento semanal
Benefícios
- Os funcionários são pagos com mais frequência, então eles têm um fluxo constante de ativos líquidos.
- A gerência e o RH podem resolver quaisquer problemas de folha de pagamento muito rapidamente e durante o horário comercial.
- O pagamento é mais flexível, para que qualquer problema seja resolvido mais rapidamente.
desvantagens
- Método de período de pagamento mais demorado em termos de administração.
- Menos eficiente em termos de impostos e provisões para os funcionários.
- Folha de pagamento mais frequente resulta em maiores despesas para a organização.
#2. Período de pagamento quinzenal
Benefícios
- Os funcionários são pagos com frequência.
- A gerência e o RH podem resolver quaisquer problemas de folha de pagamento muito rapidamente e durante o horário comercial.
- Mais tempo/custo eficiente para a organização em comparação com o pagamento semanal.
desvantagens
- Os administradores de RH devem prestar atenção às datas de pagamento, para que possam processá-las com precisão na programação da folha de pagamento.
- Os períodos de pagamento podem ser um pouco difíceis se o período se sobrepõe ao final de um mês ou ano, exigindo assim um cálculo adicional.
- Anos bissextos podem causar dificuldades de processamento.
- Se um contracheque se estende até o final do ano (um potencial contracheque de 27), isso causa dificuldades com relação às expectativas de pagamento anual, contribuições do empregador, benefícios e impostos.
# 3. Período de pagamento semestral
Benefícios
- Os funcionários são pagos com relativa frequência.
- Os cheques de pagamento dos funcionários são sempre pagos dentro de um mês, o que elimina as complexidades envolvidas com um período de pagamento quinzenal.
- As datas da folha de pagamento são conhecidas por funcionários e empregadores.
- A programação da folha de pagamento torna-se mais simplificada, reduzindo as despesas associadas com métodos de folha de pagamento mais frequentes.
desvantagens
- Calcular horas extras pode ser difícil.
- As datas podem precisar de ajuste devido a feriados nacionais ou bancários.
- Os dias de pagamento nem sempre são no mesmo dia da semana, o que pode causar confusão.
- As semanas de trabalho e os ciclos de pagamento podem não estar alinhados.
#4. Período de Pagamento Mensal
Benefícios
- Bem estruturado.
- Mais fácil para os empregadores gerenciarem suas finanças e para planejamento de longo prazo.
- Mais eficiente em termos de tempo e dinheiro para a organização.
- Melhor para funcionários autônomos e assalariados que faturam mensalmente
- Simplifica as despesas de provisão e impostos para administração.
desvantagens
- Isso pode causar dificuldades de agendamento, pois o período de pagamento terminará em um dia diferente da semana a cada mês. Assim, o empregador terá que decidir quando os funcionários serão pagos.
- Pode causar dificuldades para o orçamento dos funcionários.
- Relativamente pobre para trabalhadores horistas.
Gerenciar períodos de pagamento e folha de pagamento com software de folha de pagamento
A administração da folha de pagamento é extremamente complexa e crítica para acertar. Nunca confie em uma planilha com coisas assim. O software de folha de pagamento permite uma configuração flexível de períodos de pagamento e contabilização de várias classificações de funcionários. Ele agiliza o processo de determinação de remuneração, benefícios, impostos e folgas. Ele também pode lidar com pagamentos por depósito direto, que são mais rápidos e seguros do que cheques de papel para funcionários.
Gestão de capital humano (HCM) refere-se aos métodos pelos quais uma empresa adquire, desenvolve e mantém sua equipe. Maior produtividade, menor rotatividade e trabalhadores mais felizes são resultados de estratégias de HCM bem gerenciadas. O processamento da folha de pagamento é um recurso comum do software HCM, assim como o gerenciamento de salários e outras formas de remuneração. A gestão do capital humano é apenas um dos vários programas de negócios essenciais que existem.
O software de folha de pagamento também permite que você monitore os principais indicadores de desempenho, como taxas de erro de folha de pagamento e tempos de processamento, para que você possa gerenciar melhor os esforços de sua equipe e tomar decisões informadas sobre onde fazer melhorias. Esses KPIs são visualizados em painéis fáceis de usar que podem ser compartilhados com sua equipe e outras partes interessadas importantes da empresa.
Pode parecer uma pequena decisão, mas o período ou períodos de pagamento que você escolher para sua empresa terá efeitos de longo alcance tanto na empresa quanto em seus funcionários. A escolha abre caminho para que a empresa cumpra uma de suas principais responsabilidades, qual seja, pagar seus funcionários. O processamento da folha de pagamento pode ser difícil devido à necessidade de gerenciar muitos períodos de pagamento, contabilizar várias estruturas de pagamento e garantir a conformidade legal. Você pode simplificar o processo com a ajuda do software HCM, que também se integra a outras partes do negócio e fornece indicadores-chave de desempenho cruciais para acompanhar o sucesso de sua equipe e auxilia os funcionários no gerenciamento de documentação relacionada a recursos humanos.
Qual é a diferença entre um período de pagamento e um dia de pagamento?
Um período de pagamento é um relatório que especifica o valor que um funcionário receberá em seu contracheque para um período de pagamento específico. Isso pode conter coisas como horas trabalhadas, benefícios recebidos e impostos pagos. Dia de pagamento é a data em que um funcionário é pago e pode ser até duas semanas antes do final do período de pagamento.
Qual é a duração de um período pago?
A maioria dos trabalhadores americanos é paga quinzenalmente, conforme relatado pelo BLS. Como resultado, a duração padrão de um período de pagamento é de duas semanas ou 10 dias úteis. Intervalos de pagamento semanais, quinzenais e mensais também são opções viáveis.
O período de pagamento é igual ao contracheque?
Não não é. Um período de pagamento é o período de tempo usado para decidir quando os funcionários serão pagos e quanto serão pagos. Os períodos entre contracheques tendem a ser regulares e podem ser semanais, quinzenais, quinzenais ou mensais. Lembre-se de que o período de pagamento não é o mesmo que uma semana de trabalho.
Considerações Finais
A melhor escolha de período de pagamento é aquela que for mais conveniente para você. Quantos períodos da folha de pagamento de sua empresa se enquadram em cada categoria? Você tem um método eficaz para lidar com os períodos de pagamento? Procure a opinião de um contador, seja externamente ou internamente, para ver o que eles recomendam.
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Referências
