O pedido de compra é a espinha dorsal do negócio para vendedores e compradores. Esses documentos são juridicamente vinculativos e indicam a intenção do cliente de comprar e atuam como um registro dos detalhes do pedido. Todos os envolvidos em sua criação e transferência devem ficar de olho nesses arquivos. Então, quais são alguns bons métodos para controlar, guardar e manter seus pedidos de compra em ordem? Um número de ordem de compra é o primeiro passo para poder fazer qualquer uma dessas coisas. Continue lendo para saber o que é um número de PO em uma fatura e o que é um gerador de número de PO. Também adicionamos as diferenças entre o número do pedido e o número da fatura.
Vamos mergulhar!
O que é uma ordem de compra?
Os bens e serviços que um comprador deseja adquirir são detalhados em uma ordem de compra (PO), que é um documento enviado pelo cliente ao fornecedor. Se o fornecedor aceitar o pedido de compra, ele se tornará um contrato obrigatório.
Um pedido de compra devidamente documentado inclui elementos como:
- Data do pedido
- A descrição dos produtos ou serviços
- Quantidade de bens ou serviços
- Termos de pagamento
- Informações de contato do comprador e do vendedor
- Número de pedido exclusivo
Como eles funcionam?
A Ordem de Compra (PO) é um documento emitido pelo comprador do produto ou serviço no início de uma transação. Estão incluídos os bens ou serviços que estão sendo trocados, sua quantidade e seu preço acordado. Um pedido de compra bem executado deve ser detalhado o suficiente para que o vendedor não tenha dúvidas. O pedido de compra é obrigatório para ambas as partes porque foi autorizado por elas. O número do pedido de compra, localizado na parte superior do formulário, será usado em todas as comunicações subsequentes com o cliente, incluindo telefonemas, documentos de remessa e faturamento.
Após o fornecedor preencher o pedido de compra, ele enviará uma fatura. A fatura é a conta final. A quantidade e o preço dos bens e serviços fornecidos pelo fornecedor serão listados. O número do pedido de compra também será incluído para indicar que essa venda foi autorizada antecipadamente. O comprador é obrigado a efetuar o pagamento de acordo com os termos originalmente acordados no recebimento (o vendedor, por exemplo, pode estipular que todos os seus fornecedores sejam pagos em até 30 dias).
O que é um número Po?
Um número de pedido de compra é um número especial atribuído a um pedido de compra, que é uma declaração formal da intenção de um cliente em adquirir algo de um vendedor e abrange as especificidades da transação. Tanto o vendedor quanto o cliente se beneficiarão de ter um identificador exclusivo para cada pedido feito ou recebido. Os compradores confirmam sua intenção de adquirir bens ou serviços emitindo ordens de compra aos vendedores. Preços e requisitos de quantidade estão entre os detalhes incluídos no documento. A aceitação de um pedido de compra por um fornecedor constitui a aceitação quase total dos termos e condições nele incluídos.
É crucial que as empresas fiquem de olho em seus pedidos de compra. Esses registros são muito importantes do ponto de vista legal. Além disso, eles ajudam as empresas a manter registros financeiros precisos e muitas vezes são cruciais para o bom funcionamento de um negócio, especialmente os menores.
É quando os números do PO entram em jogo. Eles facilitam o armazenamento e a recuperação de pedidos de compra por ambas as partes, facilitando a prestação de contas de vendedores e compradores com relação às especificidades do pedido e facilitando os processos de auditoria e contabilidade.
Como obter um número PO
Estabelecer um número de ordem de compra pode ser feito de algumas maneiras diferentes. É possível que algumas empresas, principalmente aquelas com menos recursos, consigam fazer seus próprios modelos de pedidos de compra e emitir números de PO para pedidos e faturas um a um.
No entanto, empresas maiores podem ter que lidar com um volume substancialmente maior de transações, tornando insustentável o processo demorado e ineficiente de inserir manualmente os números dos pedidos de compra.
Por causa disso, muitos serviços de contabilidade on-line podem produzir detalhes de pedidos de compra automaticamente, como números de pedido de compra para cada item. Existem duas abordagens principais que você pode escolher ao criar um sistema de numeração de PO: manual e automática.
Sistema Manual de Numeração de PO
Você pode ter a liberdade de gerar seu próprio sistema numérico de PO manualmente se administrar uma pequena empresa com baixo volume de pedidos de compra. O código pode consistir em letras, números e traços em qualquer ordem que faça sentido para você como líder da empresa. Por outro lado, se você precisar de um número de pedido mais substancial, poderá fazer com que o sistema o gere com base na data de criação do pedido. Seja qual for o caminho que você seguir, você deve sempre anotar o nome do fornecedor, os dados essenciais do pedido e a data de validade em um local diferente. Continue fazendo isso mesmo quando receber instruções.
Acompanhe seus clientes, pedidos e pagamentos em um local central registrando as informações pertinentes sobre cada ordem de compra em uma planilha do Excel.
Gerador Automático de Número de PO
O gerenciamento de pedidos de compra e despesas da empresa torna-se cada vez mais complicado à medida que os gastos corporativos aumentam. Eventualmente, torna-se ineficiente e demorado fornecer manualmente a cada pedido um código exclusivo. Felizmente, existem hoje inúmeras soluções de contabilidade baseadas em nuvem de baixo custo, cada uma delas equipada com seu próprio recurso automatizado de geração e atribuição de número de ordem de compra (PO).
Gerador de Número Po
O termo “gerador de números de PO” não abrange um amplo leque de opções, principalmente quando se trata de recursos que podem ser adquiridos. Se você usar uma solução de contabilidade baseada em nuvem ou um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) para gerenciar suas finanças, não terá problemas para criar números de pedidos de compra para incluir em suas faturas e pedidos de compra.
Você pode usar um gerador de número de pedido aleatório ou uma técnica de geração de número aleatório para gerar números de ordem de compra se você os fizer manualmente ou em um aplicativo como o Excel e não precisar que sejam sequenciais ou de um determinado comprimento.
Para esse fim, geralmente é uma boa ideia usar um software especializado de contabilidade ou planejamento de recursos empresariais para criar ordens de compra e, por extensão, números de ordem de compra. Um sistema como esse pode economizar muito tempo e trabalho, então provavelmente vale a pena o investimento, a menos que seu volume de vendas seja extremamente baixo.
Onde colocar o número do pedido em uma fatura
A prática mais comum é incluir um número de pedido de compra no topo de uma fatura para que possa ser prontamente referenciado. O local onde você coloca o número do pedido de compra em seu modelo depende do tipo de negócio que você administra.
Número do Pedido vs Número da Fatura
Um número de pedido versus número de fatura parecem semelhantes à primeira vista. Existem várias distinções entre um número de ordem de compra e um número de fatura, apesar do fato de conterem informações e condições de pagamento idênticas. A seguir estão as diferenças entre um número de PO e um número de fatura:
#1. Autoridade emissora do documento
O faturamento ocorre depois que um consumidor emite uma ordem de compra para um fornecedor.
#2. Status legal
Embora sejam úteis para rastrear remessas e exigir pagamento, as faturas não têm outra finalidade legal no processo de compra. A menos que seja usado para respaldar o pedido de compra, não pode ser utilizado como instrumento financeiro ou em tribunal civil porque não é um acordo entre o comprador e o vendedor.
#3. Como eles são usados
O objetivo de uma fatura é devolver ao comprador o ônus de pagar na data de vencimento. Quando a data de vencimento se aproximar e o vendedor ainda não tiver pago pela carga, ele poderá enviar um e-mail de lembrete. A fatura também pode servir como um lembrete de pagamento amigável do vendedor. Por outro lado, um pedido de compra permite que o comprador especifique a quantidade e a data de entrega do produto de que precisa do fornecedor.
#4. O que eles especificam
Faturas detalhando o conteúdo das remessas são uma prática padrão. Várias faturas com números de série exclusivos são geradas sempre que o fornecedor envia mais de um pacote.
Aqui estão outras diferenças entre um número de pedido e um número de fatura
| Número PO | Número de fatura |
| Confirmação do pedido enviada pelo comprador ao fornecedor | Lembrete de pagamento enviado pelo fornecedor ao comprador |
| Gerado quando o comprador faz um pedido | Gerado após o pedido ser atendido |
| Define os termos de uma compra | Define a confirmação de uma venda |
| Evita o excesso de estoque | Evita duplicatas e pagamentos indevidos |
| Facilita o acompanhamento do estoque | Ajuda a calcular gastos e impostos |
Semelhanças entre Ordem de Compra e Fatura
É fácil ficar confuso entre pedidos de compra e faturas porque soam semelhantes. Ambos envolvem a troca de informações sobre um produto ou serviço para fins comerciais. No entanto, o tempo desses eventos é distinto. Eles compartilham muitas semelhanças, mas também há distinções importantes que devem ser feitas.
Na maioria dos casos, uma ordem de compra e uma fatura podem ser usadas de forma intercambiável. Existem alguns paralelos importantes entre ordens de compra e faturas, apesar de suas muitas distinções:
- Ambas são formas de publicidade relacionadas à compra de produtos.
- Eles são cruciais para reduzir gastos inúteis.
- Permitem maior transparência no processo de compra.
- Detalhes básicos de pedido, entrega, fornecedor e preços estão incluídos em ambos.
- Ambos os contratos de compra são documentos legais vinculativos
Que função a fatura e um pedido de compra servem em uma empresa?
Mesmo que pareça um trabalho extra, ordens de compra e faturas são papéis financeiros essenciais que ajudam uma empresa a se manter no topo de suas necessidades de compra à medida que a demanda cresce e o relacionamento comprador-vendedor se desenvolve.
Você não pode escolher entre um pedido de compra e uma fatura porque ambos são cruciais. Apesar de legalmente as notas fiscais serem essenciais, os pedidos de compra oferecem esclarecimentos necessários e ajudam a evitar problemas.
O uso de ordens de compra e faturas minimizará mal-entendidos, delineando claramente os resultados esperados da transação, independentemente das flutuações na demanda ou do grau de complexidade do processo de compra subjacente.
Por que adotar o gerenciamento digital de pedidos de compra e faturas
O pedido de compra manual e o gerenciamento de faturas são simples no início, quando a empresa é pequena e a quantidade de compras é modesta. No entanto, à medida que o negócio se expande, aumenta também a quantidade de compras que ele faz. Compreender as semelhanças e variações entre ordens de compra e faturas também não ajudará muito.
Está se tornando cada vez mais tedioso e sujeito a erros para as empresas processar manualmente o número crescente de pedidos de compra e faturas que recebem por e-mail, fax, correio etc. Mesmo que pareça uma informação menor, é crucial para o sucesso do o processo como um todo.
Os sistemas de intercâmbio eletrônico de dados (EDI) podem ser caros e algumas empresas simplesmente não podem arcar com a implementação de tal sistema com seus fornecedores. As soluções de aquisição permitem que as empresas protejam as informações incluídas nas faturas dos pedidos de compra. Para agilizar e melhorar a eficácia de seus procedimentos de aquisição mais fundamentais, empresas de todos os portes podem usar este software para gerenciar itens como pedidos de compra e faturas.
Por que o número do pedido é importante?
Quer você seja o comprador ou o vendedor, o pedido de compra é um aspecto integral da transação comercial que requer sua atenção e aderência em todos os momentos.
Dar a cada pedido de compra um número de ordem de compra distinto facilita o rastreamento de pedidos mais fácil e preciso. Se um cliente tiver um problema com uma compra realizada há meses, o pedido de compra e a fatura associada podem ser localizados com uma simples pesquisa usando o número do pedido.
O mesmo benefício está disponível se sua empresa fizer o pedido e emitir o número do pedido. Um código fácil de gerar e compras rápidas de encontrar e verificar são benefícios de usar um esquema de numeração de PO. Pagamentos duplicados, arquivamento impróprio e outros erros contábeis são evitados quando um número de ordem de compra é usado.
O sucesso a longo prazo da sua empresa depende da prestação de serviços legítimos e prestados por profissionais treinados. Entregar o item errado ou cobrar incorretamente um cliente pode ter efeitos devastadores sobre o bom nome e os resultados financeiros de uma empresa.
Aqui estão mais razões pelas quais um número de PO é importante:
#1. Confiança e Verificação
Mesmo que a confiança mútua se desenvolva entre comprador e vendedor, cada transação ainda exige garantias de pagamento e entrega. Uma ordem de compra reduz a probabilidade de confusão e torna todas as partes responsáveis. À medida que os negócios evoluem, os pressupostos subjacentes sobre os quais foram fundados podem mudar. A consistência desse conhecimento é facilitada por meio de ordens de compra.
# 2. Organização
A expansão da base de clientes de uma empresa aumenta a dificuldade de atender aos pedidos. Em uma grande organização, não é tão simples quanto escrever as instruções e entregá-las a um funcionário para que as cumpra. Fazer com que todos os seus clientes usem um sistema de ordem de compra que você pode monitorar pode mantê-los satisfeitos e gerar negócios adicionais.
#3. Responsabilidade
Um pedido de compra pode simplificar os processos de compra e venda de uma empresa. Ao formalizar as condições do negócio por escrito, tanto o vendedor quanto o comprador têm maior probabilidade de cumprir os compromissos assumidos. Além disso, facilita o acompanhamento do vendedor sobre o andamento das vendas dos itens e a reconciliação de pedidos não atendidos. O uso de ordens de compra beneficia ambas as partes.
Quem fornece um número de ordem de compra?
Cada pedido de compra recebe um identificador especial conhecido como “número do pedido”. É da responsabilidade do comprador a elaboração deste documento, que será utilizado por ambas as partes ao longo do processo de venda. Os vendedores geralmente incluem o número da ordem de compra na fatura de venda para verificar se estão cobrando do cliente adequado pela compra certa.
Como faço para usar um número de PO?
Para cada ordem de compra, um número de PO (Ordem de Compra) individual é gerado. A ordem de compra especifica os bens e serviços que uma empresa gostaria de adquirir de um determinado fornecedor. Tanto o comprador quanto o vendedor se referirão ao número do pedido à medida que o negócio avança.
Como faço para encontrar o número do meu PO?
O número da ordem de compra é um número juridicamente vinculativo localizado no documento da ordem de compra. Uma ordem de compra é um documento comercial inicial que especifica os bens ou serviços a serem fornecidos, juntamente com suas quantidades e preços.
Quantos dígitos tem um número de PO?
Um número de PO incluirá entre quatro e seis dígitos. O número do pedido pode ter qualquer combinação de letras, dígitos e hífens.
Qual é a diferença entre um número de pedido e um número de pedido?
O número do pedido de compra (ou número do pedido) é um identificador de identificação especial gerado pela empresa compradora. A gerência da empresa pode criar o código manualmente ou o programa pode fazê-lo automaticamente.
Considerações Finais
Muitas vezes, o comprador atribui um número de identificação especial, conhecido como número de ordem de compra, a cada ordem de compra. A gestão da empresa ou o software de contabilidade da empresa pode gerar o código manualmente ou automaticamente. À medida que a transação avança, o número da ordem de compra será mencionado nas ligações telefônicas do cliente, nos formulários de envio e, ocasionalmente, na fatura de venda correspondente para garantir a precisão.
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Referências
