A folha de pagamento refere-se aos benefícios que uma empresa é obrigada a entregar aos seus funcionários por um tempo pré-determinado ou em um dia específico. Muitas vezes, o departamento de contabilidade ou de recursos humanos de uma empresa é responsável por isso. As folhas de pagamento para pequenas empresas podem ser gerenciadas diretamente pelo proprietário ou por um colega. Processamento de folha de pagamento, benefícios para funcionários, seguros e obrigações contábeis, como retenção de impostos, estão sendo cada vez mais terceirizados para empresas especializadas. Com os serviços ativados por tecnologia criativa necessários para as economias de gig e terceirização, essas soluções oferecem pagamento mais rápido e conveniente de funcionários, bem como o fornecimento de documentação digital relacionada à folha de pagamento. Vou discutir a dedução da folha de pagamento, a conformidade da folha de pagamento e a adp da folha de pagamento neste artigo. Por que não sentar e aproveitar o passeio comigo?
O que é folha de pagamento?
O processo de pagamento de funcionários em uma empresa é conhecido como folha de pagamento. Esse processo envolve o acompanhamento do tempo gasto por cada funcionário, determinando seu pagamento e desembolsando o pagamento por meio de cheque ou depósito direto em suas contas bancárias. O registro de folha de pagamento, impostos deduzidos, bônus, pagamento de horas extras, auxílio-doença e compensação de férias também deve ser feito pelas empresas. A soma que precisa ser reservada e registrada pelas empresas para Medicare, Previdência Social e impostos de desemprego com o governo.
Para gerenciamento de folha de pagamento, muitas empresas empregam soluções de software. Uma API é usada pelo funcionário para enviar suas horas, após o que seu pagamento é processado e transferido para suas contas bancárias.
Para facilitar o processo, muitas empresas de médio e grande porte contratam provedores externos de folha de pagamento. As empresas acompanham quantas horas cada funcionário trabalha e fornecem esses dados ao serviço de folha de pagamento. O serviço de folha de pagamento determina a remuneração bruta do funcionário no dia de pagamento multiplicando o total de horas trabalhadas pelo valor da hora multiplicado pelo número de semanas trabalhadas no período de pagamento. Após deduzir os impostos e outras retenções dos rendimentos dos funcionários, o serviço os paga.
Compreendendo a folha de pagamento
Você não deve subestimar a rapidez com que podem ocorrer erros na folha de pagamento. Considere por um momento os funcionários cuja única fonte de receita é o salário mensal. O que aconteceria se o salário não fosse pago corretamente ou fosse liberado com atraso? Tais inconsistências podem impactar negativamente o moral dos funcionários e, consequentemente, a produtividade da empresa.
O cumprimento de inúmeras leis e regulamentos, como legislação trabalhista, PF, PT e outras conformidades estatutárias, é igualmente crucial para garantir o pagamento correto e pontual do salário. Essas leis carregam repercussões legais e financeiras substanciais para as violações.
Você precisa ter uma compreensão completa do que é folha de pagamento e como lidar com a folha de pagamento de forma eficiente se quiser ter certeza de que seus funcionários estão satisfeitos e que você está operando dentro da lei. Os fundamentos da folha de pagamento serão abordados primeiro.
O que é imposto sobre a folha de pagamento?
Os impostos sobre salários, gorjetas e salários pagos por funcionários e empregadores são chamados de impostos sobre a folha de pagamento. Os empregadores deduzem impostos dos contracheques dos funcionários e enviam o dinheiro para o governo. Essas taxas consistem em contribuições de funcionários para impostos de Previdência Social e Medicare, bem como impostos de renda federais, estaduais e locais (FICA). Os empregadores são responsáveis pelos impostos de desemprego federais e estaduais, bem como por sua contribuição proporcional ao FICA.
Os pagamentos à Previdência Social e ao Medicare são cobertos por impostos federais sobre a folha de pagamento, que juntos constituem o imposto FICA nos Estados Unidos. Nos holerites, eles são designados como FICA e MedFICA. Retenções de imposto de renda federal dos contracheques dos funcionários também vão para o orçamento geral do Tesouro.
O imposto de renda é cobrado pela maioria dos estados, bem como por algumas cidades, condados e localidades, e o dinheiro arrecadado vai direto para seus cofres. Os empregadores são responsáveis por cobrir a parte dos prêmios de seguro-desemprego federal de seus trabalhadores, enquanto os funcionários estão isentos desse custo.
Os impostos sobre a folha de pagamento são uma forma de imposto cobrado pelo governo federal e, às vezes, por estados individuais em vários países, incluindo os Estados Unidos. O recibo de pagamento de um funcionário listará todas essas deduções de impostos na folha de pagamento. A lista detalhada especifica o valor deduzido para impostos de renda federais, estaduais e locais, bem como as somas recolhidas para as contribuições do Medicare e do Seguro Social.
Os impostos sobre a folha de pagamento fornecem financiamento para uma série de iniciativas do governo, como Previdência Social, saúde e compensação dos trabalhadores. Com o objetivo de preservar e melhorar a infraestrutura e os serviços do bairro, como equipes de emergência, manutenção de estradas e parques, os governos locais podem cobrar um pequeno imposto sobre a folha de pagamento.
Como calcular os impostos sobre a folha de pagamento
Depende do seu negócio e da legislação local sobre como você calcula os impostos sobre a folha de pagamento. No entanto, QuickBooks ofereceu alguns princípios gerais abaixo. Calcular a remuneração bruta de seus funcionários é o primeiro passo.
#1. Calcule o salário bruto de seus funcionários
Usando sua taxa de pagamento e seus períodos de pagamento regulares, você pode calcular a remuneração bruta de um funcionário. A maioria das empresas paga aos funcionários semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente. Aumente o número de horas trabalhadas durante o período de pagamento pela taxa de pagamento por hora para determinar o pagamento bruto de um funcionário. A equação fica assim:
Taxa horária x total de horas trabalhadas no período de pagamento = salário bruto
Divida o salário anual pelo número de períodos de pagamento no ano para determinar a remuneração bruta de um empregado assalariado. Esta é a fórmula:
Salário/número anual de períodos de pagamento em um ano = salário bruto
#2. Retirar deduções antes dos impostos
Você deve fatorar as deduções depois de calcular a remuneração bruta. Pode haver outras deduções antes dos impostos além dessas deduções fiscais. As deduções antes dos impostos consistem em:
- Planos de aposentadoria, incluindo 401(k)s
- Planos de seguro saúde
- Contas de gastos flexíveis (FSA) ou contas de poupança de saúde
- Contribuições para uma conta (FSA)
- Algumas apólices de seguro de vida
#3. Deduzir impostos (FICA, desemprego e imposto de renda)
O saldo da sua remuneração é tributado após as deduções antes dos impostos. 7.65% é a alíquota do FICA, que consiste em 6.2% para os impostos da Previdência Social e 1.45% para o Medicare. A legislação federal, estadual ou municipal, bem como o W-4 do seu funcionário, decidirão as outras taxas de imposto. Use as tabelas de impostos do IRS para determinar seus impostos de renda federais. Muitas vezes, você pagará impostos federais junto com os impostos da Previdência Social e do Medicare. Preencha o Formulário 941 do IRS para relatar todos os pagamentos.
Do salário bruto do funcionário, subtraia o imposto FICA de 7.65%. As contribuições feitas por cada funcionário devem ser equiparadas por você, a empresa. A corporação paga à Previdência Social e ao Medicare em nome do funcionário, bem como em nome da empresa.
#4. Quaisquer deduções voluntárias devem ser retiradas dos salários restantes
Eles podem consistir em:
- Contribuições para apólices de seguro de vida Roth 401(k)
- Planos de seguro de invalidez de longo prazo
- penhoras de salários
- taxas sindicais
- O valor que sobra após impostos e outras retenções é o que o funcionário recebe como salário líquido.
O que é desconto em folha de pagamento?
Quando o contracheque de um funcionário está sujeito a desconto em folha de pagamento, uma parte de seu pagamento é reservada para cobrir uma variedade de obrigações, incluindo contribuições para um plano de aposentadoria ou retenções de impostos. As deduções podem ser obrigatórias ou opcionais. Os descontos em folha de pagamento são feitos pelos empregadores para cobrir obrigações fiscais resultantes do pagamento do salário de um empregado. Os pagamentos de impostos podem ser feitos para impostos de segurança social, impostos médicos, etc.
O pagamento do empregador para pagamentos de bem-estar do funcionário, como planos de aposentadoria 401(k) patrocinados pelo empregador, planos de pensão, planos de poupança, planos de saúde e outras contribuições voluntárias, compõe a outra parte das deduções da folha de pagamento.
Tabelas de desconto em folha de pagamento e calculadoras online são úteis para a precisão e simplicidade dos cálculos. Os gráficos de dedução da folha de pagamento são freqüentemente usados pelos empregadores para determinar impostos federais precisos e outros valores de dedução. O desconto voluntário e involuntário da folha de pagamento é subtraído do salário bruto para obter o salário líquido.
Dedução Voluntária na Folha de Pagamento
Os descontos em folha de pagamento que precisam da aprovação do funcionário e dos quais ele deve optar por participar se enquadram nessa categoria. Estes são o que são:
- Prêmio de seguro de saúde
- Prêmio de seguro de vida
- Planos de aposentadoria
- Despesas
Desconto Involuntário em Folha de Pagamento
As deduções na folha de pagamento que são legalmente obrigatórias por lei a serem feitas pelos empregadores e relatadas às autoridades fiscais são conhecidas como deduções involuntárias. Os descontos involuntários em folha de pagamento são os seguintes:
- Imposto Fica
- Imposto de Renda Federal
- Imposto estadual e local
- Enfeites
O que é conformidade com a folha de pagamento?
Seguir todas as leis federais, estaduais e locais que controlam como os funcionários são pagos é conhecido como conformidade com a folha de pagamento. Se um empregador violar um desses regulamentos, ele corre o risco de enfrentar penalidades que podem prejudicar os resultados de sua organização ou possivelmente forçá-lo a fechar. No entanto, se eles puderem descobrir a conformidade da folha de pagamento, poderão ajudar a manter os funcionários satisfeitos e evitar problemas com impostos. Para todos, receber um pagamento seguro, preciso e imediato por seu trabalho é essencial para a capacidade de sobrevivência dos funcionários e de suas famílias.
Em termos mais simples, aderir aos requisitos de folha de pagamento implica:
- Calcular com precisão o pagamento, incluindo horas extras
- Os impostos sobre a folha de pagamento são retidos no valor apropriado dos salários correspondentes de cada imposto sobre a folha de pagamento aplicável (por exemplo, impostos da Previdência Social)
- enviar declarações de impostos sobre a folha de pagamento a cada uma dessas autoridades
Por que a legislação de conformidade da folha de pagamento é importante?
Devido às seguintes razões, os empregadores têm uma grande responsabilidade de seguir os regulamentos de folha de pagamento:
- Garante que os trabalhadores sejam remunerados de forma justa por seu trabalho
- permite o financiamento de programas de assistência social como Medicare e desemprego
- reduz a possibilidade de multas e ações legais
- aumenta o moral dos funcionários
O que é Adp de folha de pagamento?
Para empresas de todos os portes, a folha de pagamento ADP oferece serviços, soluções e software de folha de pagamento sob medida. Eles fornecem integração de monitoramento de tempo e presença com soluções de depósito direto e folha de pagamento móvel. Eles também fornecem suporte experiente para garantir que você esteja em conformidade com todas as leis e regulamentos relevantes, além de calcular automaticamente as deduções de impostos e pagamentos de aposentadoria.
O Payroll ADP auxilia as empresas no gerenciamento de impostos sobre a folha de pagamento, automatizando as deduções salariais dos funcionários e garantindo que a quantia correta de dinheiro seja enviada ao governo de acordo com as regras e regulamentos mais recentes sobre impostos sobre a folha de pagamento.
Com a ajuda das soluções móveis ADP de folha de pagamento, os funcionários podem acessar seus benefícios e dados de folha de pagamento de qualquer lugar. Eles podem examinar seus recibos de pagamento, gerenciar seu tempo e presença e enviar pedidos de folga, entre outras coisas.
Como executar a folha de pagamento
A seguir estão as maneiras de fazê-lo funcionar:
#1. Faça a folha de pagamento à mão
As opções de folha de pagamento variam quanto ao tempo que consomem, mas esta é a menos dispendiosa. Você deve conhecer as entradas e saídas da folha de pagamento. Impostos e outras deduções precisam ser calculados à mão. Você pode calcular a retenção de imposto de renda federal usando as tabelas de retenção de imposto de renda fornecidas pelo IRS. Para obter detalhes sobre a retenção do imposto de renda estadual, entre em contato com o seu estado. Mantenha registros organizados e completos em um local seguro. Para exibir renda bruta, impostos, deduções e pagamento líquido, por exemplo, você pode usar uma planilha.
O IRS, bem como quaisquer agências estaduais e municipais necessárias, devem receber seus registros e depósitos de impostos. Para evitar multas por atraso e outras penalidades, defina lembretes no calendário.
#2. Folha de pagamento terceirizada
A alternativa de folha de pagamento mais cara (embora menos demorada) é a terceirização. Embora o processamento manual da folha de pagamento economize muito tempo, você deve pensar se é viável financeiramente. Você pode usar uma organização profissional de empregadores ou contador de folha de pagamento para lidar com sua folha de pagamento terceirizada (PEO). Normalmente, a pessoa ou empresa para a qual você terceiriza a folha de pagamento cuida de todo o processo para você, incluindo os cálculos e a distribuição salarial.
#3. Usar software de folha de pagamento
Procurando um meio-termo entre a terceirização da folha de pagamento e o processamento manual da folha de pagamento? O software de folha de pagamento pode ser a solução ideal para você. O software de folha de pagamento geralmente é acessível e simples de usar. Então, o que exatamente é o software de folha de pagamento? Mais uma vez, o software de folha de pagamento lida com os cálculos de salários e impostos. Portanto, usar as tabelas de retenção de impostos do IRS não é algo com o qual você precise se preocupar.
Além disso, se você escolher um software de folha de pagamento de serviço completo, o sistema enviará e depositará seus impostos para você.
Vantagens e Desvantagens de Usar Serviços Profissionais de Folha de Pagamento
Uma das principais vantagens dos serviços de folha de pagamento é sua capacidade de gerar uma série de relatórios que simplificam os processos contábeis e auxiliam as empresas a garantir que estejam em conformidade com as obrigações legais e fiscais. A quantidade de férias ou tempo pessoal que os funcionários usaram também pode ser mantida em arquivo pelo serviço de folha de pagamento.
Uma desvantagem da terceirização do sistema de folha de pagamento é que ela força as empresas a depender de terceiros para uma contabilidade correta. Em caso de erro, os funcionários da empresa no local devem lidar com os funcionários insatisfeitos. Se a agência de folha de pagamento cometer erros, as empresas podem estar sujeitas a multas fiscais.
O custo é maior quando comparado ao processamento interno da folha de pagamento, que é outra desvantagem do uso de serviços de folha de pagamento. Os serviços podem ter um custo mensal definido ou vários planos de pagamento para vários níveis de serviço. Os serviços de folha de pagamento podem não ser a escolha mais econômica para pequenas empresas com recursos operacionais limitados devido ao seu alto custo.
O que você entende por folha de pagamento?
Folha de pagamento é o processo de pagamento de funcionários de uma organização. Isso envolve o controle das horas trabalhadas, a determinação dos salários dos funcionários e o desembolso de fundos por meio de cheque ou depósito direto nas contas bancárias dos funcionários.
Quais são os tipos de folha de pagamento?
A seguir estão os tipos;
- In-House
- Contadores/CPA gerenciados
- Agência gerenciada
- software gerenciado
O que são RH e folha de pagamento?
A principal responsabilidade dos recursos humanos é lidar com as relações com os funcionários, enquanto a folha de pagamento é responsável pela compensação financeira dessa pessoa e pelo método pelo qual ela é paga. Embora esses dois departamentos tenham papéis separados dentro de uma organização, há alguns lugares onde suas funções se sobrepõem.
O que é processo de folha de pagamento?
O processamento da folha de pagamento envolve recompensar os funcionários por seus esforços. Isso envolve calcular o total de ganhos salariais, fazer deduções, enviar impostos sobre a folha de pagamento e desembolsar dinheiro.
Quais são as 4 partes da folha de pagamento?
Aqui estão as 4 partes:
- Salário bruto.
- Salário líquido.
- Pagamento ad hoc.
- Benefícios
Quais são as 5 etapas da folha de pagamento?
A seguir estão as 5 etapas;
- Estabeleça o seu número de identificação do empregador
- Colete informações fiscais relevantes dos funcionários
- Escolha um cronograma de folha de pagamento
- Calcular salário bruto
- Determine as deduções de cada funcionário
Considerações Finais
A conformidade com as rigorosas leis e regulamentos federais e estaduais é necessária para a difícil e demorada tarefa de processar a folha de pagamento. Exige uma manutenção meticulosa de registros e se concentra nas letras pequenas. As pequenas empresas costumam usar ferramentas baseadas em nuvem para gerenciar sua própria folha de pagamento. Outras empresas decidem terceirizar suas operações de folha de pagamento ou gastar dinheiro em um sistema ERP integrado que controla a contabilidade e a folha de pagamento.
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Referências
