O uso de um sistema de gerenciamento de documentos para armazenar informações pode garantir o armazenamento preciso dos papéis essenciais de uma empresa para posterior recuperação e inspeção. O gerenciamento de registros é fundamental para conformidade, gerenciamento de riscos e planejamento de governança. Compreender como usar um sistema de gerenciamento de registros pode ajudar na preservação de registros críticos de importância legal, financeira e histórica para arquivamento ou descarte de acordo com as regras estabelecidas.
Neste artigo, veremos o que é gerenciamento de registros, por que é necessário, seus benefícios, o ciclo de vida do sistema, algumas empresas que oferecem treinamento que podem ser úteis e as distinções entre gerenciamento de registros e dados.
O que é Gestão de Registros?
O gerenciamento de registros refere-se ao processo de controle do desenvolvimento, manutenção, recepção e descarte de informações em qualquer formato. Em outros termos, refere-se ao gerenciamento das informações valiosas de uma empresa, desde a criação até o descarte.
Um registro pode ser qualquer informação mantida como prova ou usada em transações comerciais. Relatórios finais, documentos orçamentários, balanços de empresas, comunicados referentes a uma ação, mapas de missões de campo, etc., são exemplos de registros.
Para que serve o gerenciamento de registros?
O objetivo principal do gerenciamento de registros é manter informações valiosas disponíveis para requisitos de negócios e auditorias de conformidade. É impossível para grandes empresas rastrear todas as informações essenciais usando uma planilha básica. Para manter as coisas organizadas e acessíveis, eles exigem uma estratégia e manutenção de registros adequada.
Uma política de gerenciamento de registros permite que você construa uma taxonomia de seus registros e garanta a preservação no momento que for conveniente para você. Você pode organizar suas informações essenciais usando ferramentas de software, como software de documentação de TI.
Por que o gerenciamento de registros é necessário?
Sem gerenciamento de registros, é impossível lidar com o grande número de registros gerados todos os dias. Para colocar isso em contexto, criamos cerca de 44 zettabytes de dados na esfera global de dados a partir de 2020, que deve crescer quatro vezes para 175 zettabytes até 2025 (um zettabyte é um bilhão de terabytes).
O gerenciamento de registros é necessário para controlar a expansão dos registros e extrair informações significativas deles. Mesmo que tudo seja gerenciado eletronicamente, a magnitude dos custos e da produtividade envolvidos pode sobrecarregar qualquer empresa.
Além de perdas comerciais significativas, o gerenciamento inadequado de registros pode resultar em penalidades de conformidade dispendiosas, perda de produtividade, auditorias desnecessárias, sobrecarga de dados e outras consequências.
O gerenciamento de registros é a melhor resposta para enfrentar todas essas dificuldades, mantendo-se alinhado com os padrões de proteção de dados.
Benefícios do Gerenciamento de Registros
Existem inúmeros benefícios no desenvolvimento de um bom programa de gerenciamento de registros, incluindo:
#1. Mantendo as informações essenciais seguras
O uso de um sistema de gerenciamento competente para proteger registros cruciais pode diminuir a chance de perda de documentos, além de preservar a integridade e a confidencialidade do arquivo. Ele também pode gerar redundância de registros armazenando os mesmos dados em dois ou mais locais e pode ajudar uma empresa a reabrir mais rapidamente após uma tragédia ou emergência. Entre os métodos para criar redundância de registros estão:
- Fazendo registros e um inventário de inteligência
- Rotular documentos críticos e indicar redundância
- Descobrir quem tem acesso aos registros
#2. Gastar menos dinheiro
Um sistema de gerenciamento de registros eficiente pode ajudar uma empresa a economizar dinheiro em espaço de armazenamento, materiais de equipamentos e custos de pessoal. Um sistema de gestão físico ou digital pode ajudar uma empresa a economizar dinheiro. Em vez de proteger ou preservar documentos manualmente sem um sistema, um sistema de registros adequado pode dar aos funcionários mais tempo para realizar outras tarefas de trabalho.
#3. Aumentando a eficiência
Uma organização pode ocasionalmente perder arquivos, e o tempo que os funcionários gastam procurando registros perdidos ou extraviados pode reduzir a produção e a eficiência. Um sistema de gerenciamento de registros bem estruturado pode ajudar a remover esses obstáculos e permitir que as empresas acessem registros anteriores conforme necessário. Um sistema também pode ajudar a treinar novos funcionários com mais facilidade porque a organização pode fornecer instruções diretas sobre onde acessar a documentação necessária.
#4. Controlando a expansão de registros
Em todos os setores, a quantidade geral de arquivos eletrônicos e documentação da empresa está aumentando. O gerenciamento de registros pode ajudar a manter a expansão e o espaço de armazenamento do escritório necessário para manter os papéis. O controle dos requisitos e cronogramas de retenção pode ajudar nisso, facilitando o rastreamento, a recuperação e o gerenciamento de registros.
#5. Facilitando uma tomada de decisão eficaz
Gerentes e executivos têm acesso às informações quando precisam, graças a um sistema de gestão com recursos de categorização correta e capacidade de recuperação simples. Também pode ajudá-los a fazer seleções informadas, utilizando documentação relevante anterior. Um gerente ou uma função de liderança sênior, por exemplo, pode analisar documentos anteriores sobre um cenário comparável com o qual está lidando atualmente para ajudá-los a fazer um julgamento informado sobre o desafio atual.
#6. Promover o profissionalismo
Uma empresa organizada promove um ambiente de apoio entre seu pessoal. Com a simplicidade de um local de trabalho organizado e fácil acesso aos arquivos, estabelecer um sistema eficaz de gerenciamento de registros pode aumentar o moral e o desempenho. Isso é possível porque os funcionários entendem onde podem obter a documentação necessária com certeza e confiança.
#7. Observar regulamentos e legislações
O armazenamento correto de registros pode ajudar uma corporação a cumprir os requisitos ou a legislação do governo. Um sistema de gerenciamento de registros útil pode ajudar os líderes de uma corporação a evitar multas financeiras, garantindo que não haja erros na manutenção de registros. Além disso, a organização pode fornecer programas de treinamento para funcionários que trabalham com registros para garantir que cumpram os requisitos e leis governamentais, incluindo treinamento atualizado se o processo for atualizado ou alterado significativamente.
#8. Mantendo viva a herança de uma empresa
Um sistema de gerenciamento de registros auxilia na preservação das decisões anteriores e da história de uma instituição. Os registros comerciais são ferramentas importantes que os funcionários podem usar para tomar decisões futuras. Se uma corporação for bem-sucedida, os registros podem se tornar artefatos históricos para o público em geral.
Quais são os diferentes tipos de registros?
Os registros podem ser divididos em várias categorias com base nas funções que executam. A seguir estão alguns exemplos de tipos frequentes:
#1. Registros físicos
Estas são cópias tangíveis de informações que foram preservadas em várias mídias, como notas e papéis. O espaço físico é ocupado por esses registros.
#2. Registros eletrônicos de dados
Um registro eletrônico é um registro feito e mantido eletronicamente. Eles podem ser mantidos digitalmente e ocupam pouco espaço físico.
#3. Registros comerciais
São documentos relevantes para o funcionamento de uma empresa. Os registros corporativos incluem acordos, contratos, registros de folha de pagamento e assim por diante.
#4. Recordes da indústria
São registros referentes à operação de uma indústria específica. Por exemplo, os registros da indústria médica contêm documentação e materiais de pesquisa sobre o negócio como um todo.
#5. Registros legais
Estes são registros legalmente obrigatórios que devem ser mantidos. Os registros de retenção legal são regras relacionadas aos regulamentos de conformidade.
O que é o ciclo de vida dos registros?
Todos os registros passam por toda a vida, desde a criação até a destruição. Conhecer esses estágios permite que você preserve e gerencie adequadamente seus dados. Cada estágio é importante no ciclo de vida e os objetivos de cada estágio devem ser alcançados para que o ciclo de vida continue.
Quais são os cinco estágios do ciclo de vida de um registro?
A seguir estão as cinco etapas:
- Criar/Receber: Isso se refere a se um registro é criado internamente ou recebido de uma fonte externa. O registro pode estar em qualquer formato, como documentos em papel, formulários digitais, e-mails, relatórios e assim por diante.
- Usar/Modificar: Os relatórios usados com frequência são salvos internamente para recuperação rápida. Outros relatórios são armazenados fora do local e usados conforme necessário.
- Manter/Proteger: Esta fase especifica o período de tempo para o qual um registro deve ser mantido e protegido. Você deve garantir que ele esteja em conformidade com as regras de retenção de dados.
- Eliminar/Destruir: Quando um documento atinge seu objetivo, ele tem duas opções: descartar ou arquivar. Quando tiver certeza de que não precisa mais de um registro, apague-o com segurança.
Após o descarte de registros não essenciais, você deve identificar e arquivar registros com valor de retenção de longo prazo.
Quais são os componentes do gerenciamento de registros?
Embora o gerenciamento de registros tenha vários componentes, existem quatro fatores essenciais que compõem o núcleo de um programa de gerenciamento de registros. Os componentes primários são os seguintes:
- Políticas e procedimentos: Um programa de gerenciamento de registros começa com a identificação dos parâmetros do programa. As políticas são necessárias para definir níveis de poder e responsabilidades em diferentes fases. Também deve haver instruções detalhadas sobre como implementar as políticas.
- Cronograma de Retenção: Alguns registros têm períodos de retenção estendidos, enquanto outros têm períodos limitados. Essa programação especifica o menor tempo que um registro deve ser mantido em uma organização.
- Sistema de arquivamento de registros: Deve haver uma estratégia para arquivar e armazenar registros. Dependendo de como eles são armazenados - digital ou físico - os registros podem ser categorizados. Isso também enfatiza a importância de um registro.
- Treinamento e auditoria: Manter registros não é um trabalho de um homem só. Para fazer a tarefa, você precisará de uma equipe de pessoas qualificadas. Para garantir sua eficácia, você deve treiná-los regularmente e realizar auditorias regulares.
O que é um Sistema de Gerenciamento de Registros Eletrônicos (ERM)?
O gerenciamento de arquivos e documentos mantidos eletronicamente é conhecido como gerenciamento de registros eletrônicos (ERM). Ele garante que uma organização tenha acesso aos registros apropriados quando eles são necessários. Quando os registros são salvos eletronicamente, a eficiência aumenta por meio da automação. O software ERM pode ajudá-lo a automatizar o processo, remover a duplicação e facilitar a manutenção.
Quais benefícios os sistemas de gerenciamento de registros eletrônicos oferecem?
A seguir estão algumas das vantagens mais notáveis dos sistemas ERM:
- O ERM permite que você identifique, classifique, armazene e recupere registros automaticamente com o mínimo de esforço. Você também pode capturar metadados de documentos automaticamente e automatizar todo o processo.
- Você pode acessar as informações corretas no momento certo usando registros eletrônicos. Quando tudo é salvo eletronicamente, o tempo gasto na busca de registros físicos é removido.
- Quando os registros são preservados eletronicamente, é simples consultar os dados anteriores. Você pode entender rapidamente as decisões anteriores e basear as futuras nelas.
- Ao adotar sistemas ERM, você pode obter conformidade rapidamente. Com armazenamento e disposição automatizados de registros, você pode demonstrar conformidade sem esforço enquanto continua com suas operações comerciais.
Treinamento em Gerenciamento de Registros
Muitas faculdades e universidades oferecem diplomas em gerenciamento de registros e informações ou estudos de arquivo para ensinar aos alunos sobre a história, filosofias, métodos, organização e melhores práticas que se aplicam a uma variedade de negócios. Outras organizações profissionais ou programas de certificação relacionados à natureza vasta e complicada do gerenciamento de registros incluem:
- Instituto de Gerentes de Registros Certificados (ICRM): Depois de passar em seis testes, aqueles com uma combinação de experiência de trabalho e educação superior podem adquirir uma certificação avançada do ICRM.
- Administração Nacional de Arquivos e Registros (NARA): A NARA oferece um programa de treinamento de seis semanas para funcionários do governo federal que resulta em um Certificado de Gerenciamento de Registros Federais.
- Associação Americana de Gerenciamento de Registros (ARMA): Os membros da ARMA International podem adquirir uma credencial de Profissional de Governança da Informação (IGP), que se concentra em abordagens estratégicas de alto nível. É válido por três anos e é aplicável a muitos cargos de nível de diretoria ou superior.
Gerenciamento de registros versus gerenciamento de documentos
Há uma distinção entre gerenciamento de registros e gerenciamento de documentos, no entanto, algumas pessoas usam as frases de forma intercambiável. O gerenciamento de documentos é um aspecto importante do gerenciamento de registros. Inclui tarefas de escritório padrão e armazenamento de arquivos, como captura, armazenamento, modificação ou compartilhamento de arquivos. Ao auxiliar na supervisão do gerenciamento de documentos para uma corporação, as responsabilidades de um especialista em gerenciamento de documentos incluem:
- Manter documentos presentes e futuros organizados
- Aumentando a eficiência do fluxo de trabalho
- Fornecendo algoritmos de pesquisa eficientes para recuperação de arquivos
- Reduzindo a quantidade de papéis arquivados e extraviados
- Reduzindo o armazenamento físico de documentos
Os registros nem sempre são documentos, e o gerenciamento de registros geralmente exige um trabalho mais rigoroso e um gerente dedicado para liderar um departamento, projetar e manter sistemas, supervisionar os membros da equipe e relatar a segurança de um sistema. As tarefas de um gestor de registos centram-se na proteção segura dos registos e podem incluir:
- Estabelecer padrões e normas para os registros e a equipe responsável por armazená-los
- Determinar quem tem acesso a quais registros e quando
- Criar prazos para quando os materiais serão movidos para os arquivos
- Dar permissão de gerenciamento para utilizar registros
- Incorporando o gerenciamento de registros em sistemas corporativos e plataformas de software
Perguntas Frequentes
Quais são alguns exemplos de registros?
Toda empresa estabelece políticas de gerenciamento de registros. Os registros são resguardados por normas estabelecidas por cada empresa. Protegido contra concorrentes, agências governamentais e qualquer outra pessoa que não tenha negócios com acesso a documentos confidenciais. Este esclarecimento é conhecido como “confidencial de negócios” no setor de e-business.
Qual é a diferença entre um formulário e um registro?
Um formulário é um documento que solicita informações específicas e inclui opções de resposta ou áreas em branco que podem ser preenchidas. Os formulários não precisam ser aplicados com cuidado. Um formulário preenchido, por outro lado, é considerado um registro e deve ser mantido protegido contra alterações.
Quando um documento se torna um registro?
Um registro é um documento que uma organização cria ou recebe em conjunto com transações comerciais. Também pode ser utilizado para satisfazer requisitos legais. O meio ou tipo de registro não tem influência em sua classificação. Pode ser em papel ou digitalmente.
De onde vêm as obrigações de gerenciamento de registros?
As obrigações de gerenciamento de registros são frequentemente impostas por padrões e práticas do governo ou do setor que refletem segurança pública, soberania de dados ou outras questões. Como resultado, o gerenciamento de registros é um componente essencial do seu plano de controle de informações. Monitorar a autenticidade e disponibilidade de registros dentro da infraestrutura de TI pode auxiliar na segurança de sua empresa.
Em termos de negócios, o que implica o gerenciamento de registros?
O gerenciamento de registros abrange todos os eventos que ocorrem entre o momento em que os dados estão disponíveis no sistema e o momento em que são destruídos. Essencialmente, o sistema de gerenciamento de registros segue o ciclo de vida dos dados. A replicação de materiais escritos, formulários, registros de arquivamento, microfilmes, retenção e serviços relacionados também estão incluídos.
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Referências
