O avanço da tecnologia geralmente coincide com a expansão dos negócios. Mais dinheiro entrando implica mais trabalhadores e mais trabalhadores significa mais PCs, servidores e redes são necessários. As empresas maiores geralmente trazem anteriormente tarefas terceirizadas interna, como recursos humanos (RH), finanças (FinTech) e contabilidade (Acquia, NetSuite, etc.), em um esforço para reduzir custos sem sacrificar a qualidade ou a eficiência. Mais cedo ou mais tarde, se sua empresa estiver em expansão, você precisará estabelecer um protocolo de gerenciamento de ativos de TI para gerenciar seus ativos de hardware e software em todo o seu ciclo de vida.
Isso permitirá que você faça coisas como reduzir o tempo de inatividade, melhorar sua previsão financeira e diminuir sua exposição ao risco. Além disso, muitas organizações não poderiam funcionar sem seus ativos de TI. Os sistemas de gerenciamento de ativos de TI (ITAM) são úteis para controlar hardware e software em uma organização. Vamos dar uma olhada em alguns exemplos de gerenciamento de ativos de TI.
O que é gerenciamento de ativos de TI?
O gerenciamento de ativos de TI (ITAM) é a prática de acompanhar, implantar, manter, atualizar e, eventualmente, eliminar todos os ativos de TI de uma organização. Basicamente, é ficar de olho e fazer uso de todos os recursos que sua empresa tem a oferecer.
Uma pergunta comum é: “O que exatamente é um ativo de TI?” O hardware, software e/ou dados de uma empresa são exemplos de gerenciamento de ativos de TI. Os computadores e licenças de software usados no desenvolvimento, venda e manutenção do software da Atlassian e os servidores nos quais ele está hospedado estão entre os bens mais valiosos do departamento.
A vida útil dos ativos de TI é finita. A vida útil dos ativos de TI pode ser gerenciada proativamente para extrair o máximo valor para os negócios. Planejamento, aquisição, implantação, manutenção e desativação são fases típicas desse ciclo de vida, no entanto, cada empresa pode defini-las de maneira diferente. Compreender o custo total de propriedade e otimizar o uso de ativos são partes cruciais do gerenciamento de ativos de TI que exigem o uso de procedimentos em todos os estágios do ciclo de vida.
No passado, os departamentos de TI tinham total autoridade sobre todos os recursos sob sua alçada. Nas empresas modernas, o gerenciamento de ativos abrange muito mais do que apenas equipamentos aprovados pela TI. Novos obstáculos surgem no gerenciamento de ativos de TI como resultado do software baseado em assinatura e da expectativa dos funcionários de personalizar as ferramentas e sistemas com os quais trabalham por meio de mercados e lojas de aplicativos. Os departamentos de TI, para oferecer suporte eficaz às equipes modernas, devem ser adaptáveis na forma como gerenciam seus ativos.
Quais são os tipos de gerenciamento de ativos de TI?
Gerenciamento de ativos físicos, digitais, móveis, em nuvem e de software são todos os tipos de gerenciamento de ativos de TI. O gerenciamento abrangente de ativos de TI considera todos os elementos que compõem os sistemas de TI de uma organização. É útil ter uma compreensão completa do que está incluído em cada classificação de ativos de TI antes de decidir sobre uma estratégia de gerenciamento apropriada. Aqui está uma revisão dos principais tipos de gerenciamento de ativos em TI.
#1. Gerenciamento de Ativos Físicos
O gerenciamento de ativos físicos de tecnologia da informação (TI) envolve o rastreamento e a manutenção de todo o hardware, software e estoque físico relacionados a TI. As decisões sobre o hardware necessário para executar a infraestrutura de tecnologia da informação de uma organização estão dentro do escopo do gerenciamento de ativos de TI. No entanto, avaliar os requisitos técnicos de um projeto ou organização e, em seguida, selecionar o inventário para atender a essas necessidades está no centro de qualquer plano de gerenciamento de ativos físicos de TI. Encontrar novos lugares para guardar gadgets, verificar se eles são compatíveis com o software da empresa e solicitar mais hardware são tarefas comuns associadas ao gerenciamento de ativos físicos.
Alguns exemplos de gerenciamento de ativos físicos de TI:
- Os discos rígidos
- Roteadores
- Scanners
- Monitores
- Copiadoras
- Cabos
- Modems
#2. Gerência de recursos de software
O termo “gerenciamento de ativos de software” é usado para descrever o processo pelo qual uma empresa decide qual software usará e como será administrado em toda a empresa. Garantir que todo software em uso pela organização seja devidamente licenciado e que todos os usuários tenham as permissões necessárias é uma parte crucial do gerenciamento de ativos de TI de software. O software só é instalado no número permitido de dispositivos depois que o departamento de TI revisa o contrato de licenciamento do produto em questão. A instalação regular de drivers, a verificação de atualizações e a migração de dados de programas obsoletos para sistemas operacionais modernos são componentes do gerenciamento de ativos de software.
Alguns exemplos comuns de ativos de software são:
- Programas de software de terceiros
- Produtos de software para clientes
- Aplicativos de software de negócios internos
#3. Gerenciamento de ativos móveis
Uma parte integrante do gerenciamento de ativos de TI é rastrear como os membros da equipe usam dispositivos móveis. Implica manter o controle sobre como os funcionários da empresa usam seus próprios smartphones, tablets e outros dispositivos móveis para acessar a rede interna da empresa. Para manter as informações confidenciais da empresa seguras, uma estratégia de gerenciamento de ativos móveis deve incluir diretrizes sobre como os funcionários devem utilizar seus dispositivos móveis. Isso pode envolver a regulamentação dos aplicativos que os trabalhadores podem instalar em seus smartphones, a segurança de suas senhas e até que ponto seus empregadores podem acessar dados de tais dispositivos.
Alguns aspectos do gerenciamento de ativos móveis são os seguintes:
- Manter um registro de que tipo de dispositivo móvel cada funcionário possui a qualquer momento
- Colocar aplicativos de gerenciamento de escritório nos telefones dos funcionários
- Colocando restrições no acesso móvel a dados corporativos
- Protegendo aplicativos da empresa usando senhas
#4. Gerenciamento de ativos digitais
O termo “gerenciamento de ativos digitais” é usado para descrever o processo de organização de arquivos digitais. Os ativos digitais são as informações que você salva em um banco de dados, enquanto as estratégias de gerenciamento de ativos digitais são os métodos que você usa para organizar essas informações. Além disso, os bancos de dados são essenciais para as operações dos departamentos de TI, pois são usados para tudo, desde o processamento de algoritmos até o armazenamento de dados organizacionais, a análise de dados para fins de previsão, a manutenção de sites e a execução de programas. Com um gerenciamento eficaz de ativos digitais, você pode organizar seus dados de maneira acessível e útil para especialistas de TI.
Exemplos de formas predominantes de ativos digitais de TI incluem:
- Spreadsheets
- VÍDEOS
- Detalhes financeiros
- Fotos
- Arquivos de texto
- Dados do Cliente
#5. Gerenciamento de ativos em nuvem
O gerenciamento de ativos em nuvem é crucial para empresas que armazenam dados na nuvem e não em seus próprios servidores. Sua equipe de TI sempre terá acesso aos dados e serviços hospedados na nuvem se você reservar um tempo para gerenciar os vários componentes da hospedagem na nuvem. Se você é responsável pelo gerenciamento de serviços em nuvem, precisará dar uma olhada nas funções críticas que a nuvem executa para o seu negócio e garantir que todas estejam seguras e funcionando bem. Como a nuvem pode hospedar vários aplicativos de armazenamento, rede e software, é possível integrar o gerenciamento de ativos em nuvem com o gerenciamento de ativos digitais e o gerenciamento de ativos de software.
Aqui estão alguns dos ativos baseados em nuvem que você pode gerenciar:
- Segurança e conformidade na nuvem
- armazenamento web
- Histórico de metadados
- Servidores online
Software de gerenciamento de ativos de TI
O software para gerenciamento de ativos de TI (ITAM) auxilia os usuários a acompanhar seus recursos de TI. O software de gerenciamento de ativos de TI é projetado para fazer uma coisa, e fazê-lo bem: acompanhar todos os ativos digitais, físicos e virtuais de uma organização. Elementos de gerenciamento de risco de contrato, financeiro e de inventário são comuns em software de gerenciamento de ativos de TI. Rastreamento de ativos, manutenção de hardware, patches de software e governança de políticas são apenas alguns dos muitos usos desses instrumentos nos negócios. O software de gerenciamento de ativos de TI garante que todas as conexões sejam autorizadas, formatadas adequadamente e atualizadas para diminuir a probabilidade de violações de segurança. O software de gerenciamento de ativos de TI com recursos de monitoramento em tempo real pode detectar novas conexões e notificar os administradores sobre hardware possivelmente não autorizado. Além das funções encontradas nos sistemas de gerenciamento de ativos de software, muitas plataformas de gerenciamento de ativos de TI também realizam inventários físicos e de rede.
Características do software de gerenciamento de ativos de TI
Os recursos encontrados na maioria dos sistemas de software de gerenciamento de ativos de TI que ajudam as empresas a manter o comando de sua infraestrutura de TI e controlar seu hardware e software localmente e na nuvem incluem o seguinte.
- Gerenciamento de licenças: as licenças de TI são mantidas no software de gerenciamento de ativos de TI. Essas informações são então comparadas com os registros de inventário para alertar a empresa se ela está sub-licenciada, colocando-a em risco de quebrar seu contrato de licença, ou super-licenciada, fazendo com que gaste dinheiro em software que nunca usará. Além disso, esse recurso também pode monitorar quando os contratos de licença expiram e notificar a empresa com antecedência.
- Gerenciando versões e atualizações de software: o objetivo do software de gerenciamento de ativos é manter os computadores de uma organização seguros, atualizados e funcionando de maneira ideal, rastreando a implantação de novos patches e versões de software.
- Monitoramento robótico: a maioria das soluções de gerenciamento de ativos de TI pode identificar instantaneamente cada peça de hardware e software na rede de computadores de uma empresa.
- Banco de dados para gerenciamento de configurações, ou CMDB: O CMDB, ou banco de dados de gerenciamento de configuração, é um repositório de dados pertencentes aos ativos de TI de uma organização e as conexões entre esses ativos.
- Gerenciamento de ativos fixos: um banco de dados de ativos fixos é um recurso essencial da maioria dos pacotes de software de gerenciamento de ativos de TI (ITAM). O hardware é normalmente considerado um ativo fixo.
Fatores a serem considerados ao escolher o software ITAM ou uma solução de gerenciamento de ativos
- Custo: Depois de restringir as opções de software àquelas que podem atender às metas e objetivos da empresa, é hora de começar a comparar os custos. Pode ser útil saber quais recursos cada pacote inclui e quais recursos faltam. Antes de tomar uma decisão de compra, você pode aproveitar um período de teste gratuito.
- Objetivo: É importante para uma empresa saber exatamente o que deseja obter com seu investimento em software de gerenciamento de ativos de TI. A administração deve reunir todos os departamentos de TI relevantes, se possível, para solicitar informações.
- Suporte técnico: selecionar um fornecedor de software que forneça suporte técnico XNUMX horas por dia é crucial para as empresas. Além disso, essa assistência pode ser obtida por meio de uma variedade de canais, incluindo uma plataforma de autoatendimento, uma comunidade de usuários, um bate-papo no aplicativo ou na web com um bot, suporte por telefone e bate-papo em mídia social com um agente de atendimento ao cliente.
Quais são as etapas do gerenciamento de ativos de TI?
A preparação, aquisição, gerenciamento e manutenção adequados dos ativos de tecnologia da informação de uma organização são essenciais para seu funcionamento diário, independentemente de estarem hospedados na nuvem por fornecedores de software ou sistemas locais.
Agora vamos examinar os estágios do ciclo de vida de gerenciamento de um ativo de TI com mais detalhes.
# 1. Planeamento
Uma organização deve ter uma estratégia antes de investir em qualquer tecnologia da informação, software ou hardware. Muitas vezes, o primeiro passo é simplesmente tomar consciência de um problema ou de uma fonte de desconforto.
Encontrar um problema ou um conjunto de problemas para resolver é o primeiro passo no processo de planejamento. Talvez um provedor de TI com o qual você lida há algum tempo não esteja mais fornecendo o serviço adequado. Talvez você esteja procurando um novo fornecedor ou parceiro de software para implementar um novo sistema de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM).
Na fase de planejamento, você precisa saber:
- Quais problemas precisam ser corrigidos?
- Por que alguém iria querer essa correção? (Por exemplo, clientes internos, partes interessadas, etc.)
- Existe uma configuração atual em vigor ou este seria um novo investimento?
- Quando exatamente essa correção será necessária?
- Que tipo de retorno sobre o investimento (ROI) podemos prever se a solução proposta resolver efetivamente o(s) problema(s) que causaram essa compra?
- Quanto dinheiro temos que investir para encontrar uma resposta de TI para esse problema?
#2. Aquisição
O processo de aquisição pode começar assim que essas perguntas forem respondidas.
Pode ser possível se inscrever para uma avaliação gratuita do software, determinar se a(s) equipe(s) que está(ão) utilizando este software está satisfeita com ele e, em seguida, implantá-lo para compras de TI mais baixas (como um produto SaaS abaixo de US$ 200/mês).
No entanto, esse procedimento pode levar vários meses se uma compra substancial de TI estiver sendo considerada. Antes de fazer uma compra, é necessário definir um orçamento, encontrar fornecedores, solicitar cotações, iniciar implantações de teste e avaliar os vários fornecedores e suas soluções.
#3. Instalação
Você deve coordenar com o fornecedor a integração do ativo adquirido em suas operações. É possível que algum treinamento de pessoal seja necessário para que todos que precisarão utilizar o novo software ou hardware se atualizem.
# 4. Operação
Depois que um ativo é totalmente implementado, ele pode começar a servir ao seu propósito pretendido, trazendo as mudanças desejadas nas operações e lucratividade. O software de gerenciamento de ativos de TI deve simplificar o rastreamento dos benefícios de longo prazo do novo ativo.
Você precisa ficar de olho no desempenho de um ativo durante a implantação. Notifique o provedor sobre quaisquer problemas, especialmente aqueles que requerem manutenção.
#5. Manutenção
A manutenção de hardware geralmente é tratada de forma diferente da manutenção de software. A manutenção é um custo contínuo para qualquer peça de hardware, de máquinas a servidores. No entanto, o software também requer manutenção e atualizações fornecidas pelo fornecedor. Mas as revisões de software não exigem torneamento de chaves ou novos componentes.
Como não há necessidade de manutenção no local ou peças de reposição ao longo do ciclo de vida de um ativo de TI, não é surpresa que muitas empresas estejam colaborando com fornecedores para migrar o máximo possível para provedores baseados em nuvem.
Reparos e atualizações são aspectos inerentes ao ciclo de vida do gerenciamento de ativos de TI porque são necessários para qualquer sistema mecânico ou baseado em hardware. É importante verificar o que é e o que não é coberto pela garantia do fornecedor de um determinado equipamento durante a fase de aquisição. Você também deve perguntar sobre o período de tempo alocado para a implementação de manutenção de rotina ou atualizações que fazem parte do preço ou de um pacote de serviço anual. Além disso, leia FERRAMENTAS DE GESTÃO DE ATIVOS.
Isso é especialmente importante quando a vida útil de um ativo de TI se aproxima do fim, pois ajudará a evitar choques desagradáveis no futuro.
#6. Disposição
Quando um ativo de TI chega ao fim de sua vida útil, ele é retirado de serviço e descartado de uma das três maneiras: reutilizado, revendido ou reciclado. A maioria não é descartada como lixo comum devido à rigorosa legislação de reciclagem em muitos países e jurisdições, especialmente no que diz respeito ao lixo eletrônico.
No entanto, quando os recursos de TI são hospedados na nuvem e fornecidos por desenvolvedores terceirizados, a situação é diferente. No entanto, mesmo esses ativos podem eventualmente depreciar a zero. Ou você encontra um novo provedor de serviços ou o atual melhora sua oferta para tornar as atualizações mais atraentes. Às vezes, uma organização decide que não precisa mais de uma assinatura para um determinado produto de software porque não é mais necessário.
A maioria dos ativos de TI, mais cedo ou mais tarde, chega ao fim de sua vida útil.
Quais são os 5 principais tipos de ativos?
Normalmente, existem cinco tipos principais de ativos a serem examinados ao começar no mundo dos investimentos:
#1. Ações
Uma parte da propriedade de uma empresa de capital aberto. As ações, que são ações, são um termo popular. Os investidores podem comprar ações de empresas e se tornar co-proprietários comprando ações. O mercado de ações tradicional é onde os investidores compram e vendem ações. Além disso, um acionista pode investir em ações de uma única empresa ou em ações de várias empresas.
Um investidor vê um aumento em seu capital quando o preço das ações de uma empresa sobe. Eles têm direito a quaisquer lucros que sejam seus por direito após a conclusão da transação. Cabe ao investidor individual decidir se deve ou não manter suas participações acionárias atuais. Eles podem ver um crescimento no valor de seu investimento ao longo do tempo.
Os dividendos são pagamentos feitos por uma corporação aos acionistas a partir de seus lucros em uma programação regular, geralmente uma vez por mês ou trimestre. Além disso, os dividendos podem ser pagos na forma de dinheiro ou ações.
#2. Títulos de Renda Fixa
Os títulos são um tipo de título de renda fixa no qual os investidores emprestam dinheiro a uma corporação ou agência governamental em troca de uma taxa de juros fixa. Um investidor em um instrumento de renda fixa pode ganhar com a possibilidade de pagamentos de juros futuros. Além disso, quando um título vence a um valor mais alto, o investidor recebe um retorno maior.
Os investimentos em títulos de renda fixa apresentam um baixo nível de risco. Em geral, eles fornecem retornos estáveis com volatilidade consideravelmente menor do que as ações. Títulos emitidos pelo governo, certificados de depósito e títulos de capitalização são todos tipos de instrumentos de renda fixa. No entanto, se uma agência governamental precisar de dinheiro para algo como uma nova instalação de tratamento de água ou infraestrutura municipal, ela pode emitir títulos para o público.
#3. Equivalentes em dinheiro
Os ativos de caixa, geralmente conhecidos como moeda ou meio de troca, consistem em ativos financeiros líquidos, como moeda, depósitos de curto prazo e dinheiro. Em outras palavras, os investidores podem rapidamente transformar seus ativos de caixa em dinheiro ou usá-los como dinheiro, tornando a liquidez uma característica importante dos ativos de caixa. Os investidores que costumam reavaliar suas carteiras e realocar ativos para novos investimentos ou transações financeiras podem achar isso muito útil.
Um ativo em dinheiro pode ser um título do governo de curto prazo. Esse título tem um vencimento substancialmente mais curto do que os títulos convencionais de poupança ou do governo, o que significa que pode ser mais fácil para um investidor convertê-lo em dinheiro.
Outro ativo líquido é uma letra do tesouro, que é uma forma de dívida de curto prazo com vencimento em um ano. Um fundo do mercado monetário é outra opção para quem procura um equivalente em dinheiro. Um fundo do mercado monetário funciona de forma semelhante a uma conta de poupança, pois o dinheiro pode ser sacado rapidamente, mas com o benefício adicional de juros frequentemente maiores.
#4. Mercadorias negociáveis
No longo prazo, os investimentos em commodities negociáveis tendem a compensar. Produtos com forte demanda de mercado podem ser comprados por clientes de fornecedores. Ouro e prata são apenas dois exemplos de metais preciosos nos quais os investidores podem investir seu dinheiro no mercado de ações.
Cobre, milho, petróleo bruto, eletricidade, gás natural e trigo também são outros exemplos de commodities negociáveis. Além disso, o valor de tais participações pode ser mantido alto por meio da compra e armazenamento de mercadorias que estão em demanda. Eles podem obter lucro se conseguirem vender seus produtos por mais do que pagaram por eles.
# 5. Imobiliária
A compra e o investimento em propriedades físicas são exemplos de ativos imobiliários. Estruturas, terrenos e imóveis comerciais se enquadram nessa categoria. Restaurar uma casa antiga e vendê-la novamente no mercado aberto é um exemplo do tipo de investimento que pode render ganhos substanciais.
Além disso, os investidores imobiliários também podem alugar suas aquisições para inquilinos por prazos mais curtos. Aqueles que não desejam realmente possuir nenhuma propriedade ainda podem lucrar com o mercado imobiliário colocando seu dinheiro em fundos de investimento imobiliário, fundos negociados em bolsa ou fundos mútuos.
Quais são os benefícios do gerenciamento de ativos de TI?
Todas as facetas das operações de uma empresa podem se beneficiar de um melhor gerenciamento de ativos de TI. Entre as vantagens mais significativas estão as seguintes:
#1. Produtividade melhorada
Sem o gerenciamento de ativos de TI, as equipes podem perder tempo convertendo arquivos, baixando vários aplicativos de leitura, transportando dados entre departamentos e consolidando dados. Ao garantir que todos os membros da equipe tenham acesso ao mesmo software e hardware, o gerenciamento de ativos de TI aumenta a eficiência e a produtividade. Os departamentos poderão dar maior atenção a tarefas críticas como segurança, suporte, reparo e manutenção de dispositivos.
#2. Condições mais seguras e compatíveis
O gerenciamento dos ativos de TI de uma organização reduz as ameaças à segurança e garante o cumprimento de regulamentações internas e externas. Em vez de baixar e instalar seus próprios aplicativos, os funcionários são incentivados a utilizar aqueles que são controlados e mantidos pela empresa. Os departamentos de TI podem monitorar isso para garantir que seus usuários finais instalem sistemas críticos e atualizações de segurança. Além disso, as empresas podem precisar fornecer detalhes sobre seus processos ou dados a terceiros para provar que seguem os regulamentos. Os dados corretos precisam ser capturados pelos sistemas para evitar multas ou outras penalidades, e o gerenciamento de ativos de TI pode garantir que isso aconteça.
#3. Maior Eficiência no Uso do Sistema
Em alguns casos, uma empresa pode ter um número excessivo de usuários ou não ter usuários suficientes para uma determinada tecnologia. Se a conta de um usuário não for excluída após ele deixar uma empresa, por exemplo, a empresa poderá incorrer em cobranças adicionais. Ao identificar possíveis gastos inúteis e licenças obsoletas, o gerenciamento de ativos de TI pode ajudar as empresas a cortar custos. O gerenciamento de ativos de TI (ITAM) tem o potencial de detectar e eliminar software e sistemas redundantes.
#4. Acesso limitado a uma única fonte de dados
As empresas devem acompanhar e gerenciar todos os seus equipamentos de TI. Em vez de empregar o gerenciamento de ativos de TI, muitos grupos e indivíduos contam com planilhas para registrar informações como o número de dispositivos, números de série, contas de usuário, patches do sistema operacional e outros detalhes técnicos. O gerenciamento e a manutenção do inventário de uma organização são complicados quando os dados são armazenados em vários locais. O gerenciamento de ativos de TI simplifica o processo de acompanhamento de todas as muitas peças de tecnologia da sua empresa centralizando todos os seus dados em um só lugar. Ele garante que tudo funcione como deveria.
#5. Serviços de Apoio à Tecnologia
Os serviços de tecnologia, como relatórios de incidentes e monitoramento de problemas, podem se beneficiar do gerenciamento de ativos de TI devido ao acesso simplificado às informações que ele fornece. Eles têm acesso mais fácil a dados mais completos, permitindo-lhes lidar com as dificuldades em menos tempo. As equipes de suporte podem utilizar o gerenciamento de ativos de TI para monitorar melhor os serviços, dados e software, mantendo o controle sobre problemas recorrentes e tendências do usuário.
Conclusão
Em conclusão, a capacidade de localizar e substituir rapidamente hardware e software ausentes pode ser resultado direto de um melhor gerenciamento de ativos de TI, o que também aumenta a visibilidade e o controle dos ativos de TI. Ao fornecer detalhes atualizados sobre os ativos afetados por um incidente, problema ou mudança, o ITAM pode oferecer suporte a outros processos ITIL. O gerenciamento de ativos de TI também melhora a capacidade de resposta de uma empresa, facilitando atualizações, migrações e alterações mais rápidas e precisas em toda a empresa.
Perguntas frequentes sobre gerenciamento de ativos de TI
Quais são os três componentes do ativo de TI?
Um banco de dados de gerenciamento de ativos de TI consiste nestes três componentes:
- Finanças
- Contratual
- Físico
Qual é o papel de um gerente de ativos de TI?
Aqui estão algumas das funções de um gerente de ativos de TI:
- Coordena a aquisição de recursos de computação com fornecedores de TI
- Gerencia o processo de atualização e desativação de sistemas
- Gerencia o fornecimento de hardware e software usado na educação online
- Gerencia as licenças de software e as renovações de manutenção da Enterprise Software.
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Referência
