Os detalhes de quanto e para quem cada funcionário foi pago durante um determinado período de pagamento são registrados em um registro de folha de pagamento. Inclui os dados salariais essenciais de cada trabalhador. Registros de contracheque, salário bruto total, regalias e contribuições, impostos e deduções, bem como o valor do salário líquido de cada funcionário estão entre esses itens informativos. Neste artigo, explicamos tudo sobre o cadastro da folha de pagamento. Também adicionamos algumas dicas sobre o registro da folha de pagamento do Quickbooks. Por que não mergulhar agora?
O que é um registro de folha de pagamento?
Um registro de folha de pagamento é um livro que controla quem recebe quanto e quando por um determinado período de pagamento. Na maioria dos casos, um registro de folha de pagamento incluirá os seguintes detalhes sobre cada funcionário:
- Pagamento bruto
- Pagamento líquido
- Impostos sobre os salários
- Retenções para funcionários (como seguro de saúde)
- Uma soma para todos os funcionários ao longo do tempo também costuma ser incluída na parte inferior do relatório de registro.
- Históricos de contracheques, relatórios de detalhes da folha de pagamento e similares não são iguais ao relatório de registro da folha de pagamento.
A estrutura de um registro de folha de pagamento
Durante um determinado período de pagamento, os registros da folha de pagamento geralmente são organizados como uma série de gráficos simples (um para cada funcionário).
- Nome
- Datas do período de pagamento (início e fim)
- Dia de pagamento
- Horas trabalhadas
- Taxas de pagamento aplicáveis (regular ou horas extras)
- Total de salários brutos
- Impostos aplicáveis a funcionários e empregadores
- deduções de benefícios
- Contribuições de benefício do empregador
- Salários líquidos
- Detalhes do pagamento líquido (cheque em papel, depósito direto ou cartão de pagamento)
É importante ter em mente que as regras estaduais e locais sobre registros de folha de pagamento variam. Para permanecer em conformidade com as leis federais, estaduais e locais, as empresas devem estar cientes dos regulamentos que se aplicam a seus funcionários e manter os registros relevantes pelos períodos de tempo exigidos.
Etapas para criar um registro de folha de pagamento
Certifique-se de ter os seguintes materiais em mãos antes de começar a criar um registro de folha de pagamento:
- Número de identificação do empregador (EIN)
- Identificações fiscais estaduais e locais
- Formulário Federal W-4 e Formulário Estadual W-4 (quando aplicável)
#1. Descubra com que frequência a folha de pagamento é processada
Decida com que frequência os funcionários serão pagos: semanal, bimestral, quinzenal ou mensal. Determine o que funciona melhor com o ritmo do seu negócio e fique com ele.
#2. Colete todos os dados pessoais relevantes
Você precisará dos cartões de ponto de cada trabalhador, recibos de pagamento e W-4s para calcular a folha de pagamento e outros impostos. Novas contratações exigem não apenas um formulário preenchido, mas também um formulário I-9 preenchido.
#3. Preencher o cadastro com dados do funcionário e informações de pagamento
Insira os dados do cartão de ponto no sistema de folha de pagamento para determinar o pagamento bruto de cada trabalhador.
#4. Calcular impostos e deduções
Para descobrir quanto dinheiro reservar para os impostos de cada funcionário, consulte os formulários W-4. Contribuições para planos de pensão e contas individuais de aposentadoria (IRAs) também estão incluídas nesta categoria.
#5. Calcular Salário Líquido para Cada Funcionário
Deduza o valor total dos impostos e outras deduções obrigatórias da remuneração bruta de um funcionário. Você receberá o salário real líquido ou o salário líquido de cada funcionário.
#6. Examinar e equilibrar o razão da folha de pagamento
Antes de iniciar um novo período de folha de pagamento, é importante resolver quaisquer problemas pendentes ou disputas de funcionários do período anterior.
Modelos de Registro de Folha de Pagamento
Os modelos de cadastro de folha de pagamento, tanto online quanto em ferramentas como o Excel, são extremamente básicos. Livros projetados para manter registros de folha de pagamento também estão frequentemente disponíveis em lojas de material de escritório. Muitas organizações, grandes e pequenas, usam soluções de folha de pagamento digital porque são fáceis de configurar e interagir com outros aplicativos da empresa.
Como usar e manter um registro de folha de pagamento
Para gerenciar diferenças imprevistas sem confusão, é fundamental que os empregadores mantenham os dados relevantes da folha de pagamento atualizados e convenientemente disponíveis. O registro da folha de pagamento deve ser atualizado simultaneamente com a retenção de impostos e deduções de salários, o pagamento de funcionários e o depósito de pagamentos de impostos junto às autoridades governamentais. Quando seguida religiosamente, tal prática pode ajudar a garantir registros confiáveis da folha de pagamento.
A realização de auditorias é um componente crucial para manter um registro de folha de pagamento atualizado. Durante esse período, as empresas garantem que seus procedimentos contábeis e de manutenção de registros estejam em dia com a reconciliação das transações de folha de pagamento. As auditorias de folha de pagamento devem ser realizadas pelo menos uma vez por período de pagamento.
Funções de um Cadastro de Folha de Pagamento
As empresas podem se beneficiar de manter registros de folha de pagamento pelo menos das seguintes maneiras:
- Registre todo o tempo pago gasto
- Examine os gastos de sua organização ou funcionários individuais.
- Manter um registro dos pagamentos de impostos e retenções feitos pelos funcionários
Mas a utilidade de um registro de folha de pagamento vai muito além disso. Também é utilizado por empresas para o seguinte:
- As despesas com a folha de pagamento devem ser conciliadas com o razão geral.
- Mantenha um registro de quanto tempo os funcionários tiraram devido a doença, férias ou outras licenças remuneradas.
- Verifique a legitimidade das deduções da folha de pagamento e contribuições do empregador para um 401(k) ou outra forma de compensação diferida.
Todas essas tarefas podem ser feitas manualmente, mas o software de folha de pagamento especializado torna os relatórios rápidos e fáceis com informações disponíveis com o toque de um mouse.
Cadastros de Folha de Pagamento: Despesas de Folha de Pagamento e Impostos
Os registros de folha de pagamento detalham os vários custos relacionados à folha de pagamento para os quais as empresas precisam orçar, como:
- Deduções salariais para a Lei Federal de Contribuição de Seguro (FICA)
- Impostos FICA do lado do empregador
- Retenção de salário para imposto de renda federal dos EUA
- Deduções salariais para impostos de renda estaduais e locais (se houver).
- Impostos federais de desemprego do lado do empregador
- Responsabilidade do empregador pelos impostos estaduais de seguro-desemprego
- Retenção de salário para seguro-desemprego estadual (se necessário)
- Compensação dos trabalhadores pagos pelo empregador com base na lei estadual
- Deduções salariais para benefícios e outras despesas aprovadas pelos funcionários
- Benefícios e contribuições de poupança de aposentadoria feitas pelos empregadores
- Valores devidos por penhora de salários de funcionários
Esses registros de gastos com folha de pagamento podem ser inestimáveis para aliviar o trabalho de uma auditoria. Quando se trata de preencher formulários de impostos sobre a folha de pagamento, um registro bem organizado da folha de pagamento é inestimável.
- Declaração de Imposto Federal Trimestral para Empregadores (Formulário 941)
- Remuneração de não funcionários, ou Formulário 1099-NEC
- Formulário W-2 de Declaração de Recibos de Salários e Impostos
- Formulário de Transmissão de Declaração de Impostos e Salários W-3
Registro da folha de pagamento versus histórico de contracheques versus detalhes da folha de pagamento
O pagamento de cada funcionário para um determinado período de pagamento pode ser encontrado em seu relatório de histórico de contracheque. Devido ao fato de que o histórico de pagamento de cada funcionário é único, ele não inclui informações sobre outros funcionários. Os relatórios de histórico de contracheques também podem servir como recibos de pagamento para funcionários. Você poderá ver uma soma para muitos períodos de pagamento (por exemplo, todos os contracheques do primeiro trimestre) se utilizar um software de folha de pagamento que permita combinar históricos de contracheques para um período específico.
O arquivo de registro da folha de pagamento resume todos os salários e pagamentos de salários feitos aos funcionários durante um determinado período de pagamento. O relatório fornece totais de funcionários individuais, bem como um total geral de funcionários. Em sua conclusão, o relatório de registro geralmente compila dados de relatórios separados detalhando os períodos de pagamento anteriores.
O relatório de registro e o relatório de detalhes da folha de pagamento são praticamente idênticos. As informações de contracheque são exibidas em ambos. Ambos podem ser usados para exibir detalhes do período de pagamento em um contracheque. Alguns relatórios detalhados da folha de pagamento, no entanto, permitem que você categorize os pagamentos (por exemplo, por local). A parcela do empregador nos impostos sobre a folha de pagamento geralmente é incluída no relatório de detalhes da folha de pagamento, mas não no relatório de registro da folha de pagamento.
Dicas para manter um registro de folha de pagamento
Preste muita atenção ao seguinte para manter um registro de folha de pagamento compatível e atualizado:
#1. Manter registros precisos
As inconsistências no registro da folha de pagamento podem ser evitadas por meio de verificações regulares dos registros e da correção de quaisquer discrepâncias encontradas. A seguir estão exemplos de erros frequentes que ocorrem com a folha de pagamento:
- Pagar salários altos ou baixos injustamente aos funcionários
- deduzindo incorretamente muitos fatores
- Não pagar o primeiro salário a um funcionário
#2. Revise e atualize regularmente as informações dos funcionários
Certifique-se de que seu registro de folha de pagamento reflita todas as novas contratações. Se um funcionário solicitar deduções adicionais, como para seguro, certifique-se de registrá-las no livro de folha de pagamento.
#3. Manter uma consciência da evolução dos regulamentos fiscais
Se você quiser evitar multas, atualize seu sistema de folha de pagamento imediatamente se houver uma mudança na legislação tributária federal, estadual ou municipal.
#4. Os funcionários devem ser treinados no sistema de folha de pagamento
Os trabalhadores serão mais compreensivos se houver atrasos no processamento da folha de pagamento ou se houver pequenos problemas em seus pagamentos se entenderem como funciona o processo da folha de pagamento. Seus funcionários serão mais cooperativos ao fornecer à equipe de contabilidade os dados fiscais de que precisam e comunicar quaisquer alterações em seus compromissos financeiros que possam afetar o processamento da folha de pagamento.
O que é o Registro de folha de pagamento do QuickBooks?
O departamento de contabilidade pode economizar tempo e esforço com o uso do QuickBooks Payroll Register, um aplicativo de serviço usado para realizar a folha de pagamento. O processamento da folha de pagamento também inclui a determinação da remuneração dos funcionários e a dedução de quaisquer impostos federais e estaduais. Por "folha de pagamentos”, queremos dizer o sistema de uma empresa para rastrear e divulgar informações financeiras pertencentes ao seu pessoal.
Tipos de registro de folha de pagamento do QuickBooks
Existem duas versões do QuickBooks Online Payroll Register:
#1. Folha de Pagamento Padrão
É um programa de folha de pagamento desenvolvido especificamente para empresas com 30 a 50 funcionários. Nem os benefícios nem os recursos humanos são unificados. Isso pode não ser um grande problema se sua empresa tiver apenas um punhado de funcionários.
#2. Folha de Pagamento Avançada
Para pessoas cujo trabalho envolve “folha de pagamento” em nome de muitos clientes, este programa foi desenvolvido. Isso inclui contadores profissionais, especialistas em folha de pagamento dentro das organizações e outros em posição semelhante.
Como funciona o registro da folha de pagamento do QuickBooks
A primeira etapa é escolher uma opção de folha de pagamento no aplicativo QuickBooks Desktop. Em seguida, você precisará de dados precisos sobre sua empresa e sua equipe, como nomes atualizados, idades e números de telefone. Você precisará de uma cópia do contracheque do funcionário para fazer a alteração da folha de pagamento Padrão para Avançada ou vice-versa. Além disso, você precisará das informações fiscais e NI (Seguro Nacional) de seus novos contratados.
Recursos do QuickBooks Payroll Register
Aqui estão alguns dos recursos do QuickBooks Payroll:
#1. Depósito direto para funcionários
Não importa qual plano de serviço você escolha (Core, Premium ou Elite Payrolls), você terá acesso ao depósito direto gratuito. Os empregadores terão mais facilidade em pagar os trabalhadores que já estão logados no sistema.
#2. As execuções da folha de pagamento são ilimitadas
O processamento da folha de pagamento com o QuickBooks Online é ilimitado. Não há taxas adicionais associadas à execução da folha de pagamento via QuickBooks Online Payroll.
#3. Cálculo e Arquivamento de Impostos automaticamente
Encontrar e arquivar a papelada fiscal e fazer depósitos fiscais são facilitados com o QuickBooks Online Payroll.
#4. Automação da folha de pagamento
Os funcionários podem processar a folha de pagamento usando esta ferramenta sem a necessidade de inserir dados manualmente. Isso deve ser feito antes da folha de pagamento ser processada. A capacidade de incluir salários e bônus na folha de pagamento é outra função útil.
#5. A força de trabalho do QuickBooks
Os funcionários podem acessar seus dados fiscais mais atualizados, ganhos anuais, folgas remuneradas, recibos de pagamento, formulários W-2 e muito mais por meio da folha de pagamento do QuickBooks.
Benefícios de ter um Cadastro de Folha de Pagamento
Manter tudo vinculado à folha de pagamento em um só lugar - salários, impostos e distribuição - é muito mais fácil com a ajuda de um registro de folha de pagamento.
#1. Torna possível preservar registros detalhados
É fácil cometer erros de contabilidade com todas as tarefas que precisam ser concluídas antes do final do período de pagamento, especialmente se você tiver uma grande força de trabalho. A equipe de contabilidade pode usar um registro de folha de pagamento para detectar e corrigir erros simples nos livros que, de outra forma, poderiam passar despercebidos.
#2. Promove o Cumprimento Legal das Normas Fiscais
Os registros da folha de pagamento devem ser mantidos por pelo menos três anos para fins de revisão e referência pelo Internal Revenue Service (IRS), Fair Labor Standards Act (FLSA) e Equal Employment Opportunity Commission (EEOC). Manter os registros de emprego exigidos por lei é muito fácil com a ajuda de um registro de folha de pagamento. Você nunca estará a mais de alguns cliques do mouse de qualquer um desses dados.
#3. Ajuda a Economizar Tempo
O processamento da folha de pagamento leva muito tempo e tem muito espaço para erros quando feito manualmente. Os registros manuais da folha de pagamento exigem muito treinamento e supervisão para serem usados com precisão para qualquer coisa, como calcular retiradas de impostos ou pagamentos de horas extras a cada período. Mas um sistema de folha de pagamento que funciona sozinho irá poupar-lhe o aborrecimento e economizar tempo. Um ser humano deve inserir os detalhes do novo funcionário ou as datas de rescisão, mas o restante do trabalho é feito automaticamente. Além disso, um registro de folha de pagamento expõe a tendência de gastos trimestrais ou anuais de sua empresa, permitindo que você se prepare de forma rápida e fácil para temporadas de pico e baixa.
#4. Ajuda com a remuneração adequada dos funcionários com dados precisos da folha de pagamento
Manter um registro atual da folha de pagamento simplifica a reconciliação da folha de pagamento e garante que todos os impostos e salários sejam calculados corretamente. Acompanhar esses dados acabará economizando muito tempo e esforço. Não haverá necessidade de quaisquer órgãos reguladores preocupados com impostos realizarem uma auditoria de suas finanças em busca de erros de compensação. Isso ajuda os trabalhadores a apreciar contracheques regulares e pontuais. Manter um registro da folha de pagamento é uma maneira básica, mas eficiente, de aumentar o moral e encorajar os trabalhadores.
O Cadastro de Folha de Pagamento é uma Planilha?
As planilhas podem ser usadas para criar registros de folha de pagamento, embora essa opção possa não ser adequada para muitas empresas. O software de folha de pagamento simplifica a manutenção de dados confiáveis da folha de pagamento e a geração rápida de relatórios.
O que é o diário da folha de pagamento?
Registros de cada transação de folha de pagamento são mantidos em diários de folha de pagamento. As entradas do razão geral no nível de resumo também representam esses dados. Os diários de folha de pagamento são usados no lugar do razão geral quando informações de folha de pagamento mais granulares são necessárias, como durante uma auditoria.
O Diário da Folha de Pagamento é o mesmo que o Registro da Folha de Pagamento?
Os diários de folha de pagamento e os registros de folha de pagamento são semelhantes, pois registram transações financeiras relacionadas a funcionários, mas não são idênticos. Em comparação com os diários de folha de pagamento, os registros de folha de pagamento geralmente apresentam informações mais granulares sobre o pagamento e os benefícios de cada funcionário. O acesso ao registro da folha de pagamento é freqüentemente restrito a indivíduos permitidos dentro de uma empresa, como um gerente de folha de pagamento, devido ao volume de informações confidenciais que ele contém.
Quem Prepara o Registro de Folha de Pagamento?
O cadastro pode ser feito por você, pelo contador ou pelo RH, dependendo do porte da sua empresa. É obrigatório para qualquer empresário, pois ajuda você a acompanhar um de seus maiores gastos: salários e vencimentos.
O que é folha de pagamento?
A Folha de Salários, também conhecida como Folha de Pagamentos ou apenas Folha de Pagamentos, é uma contabilidade abrangente de todas as remunerações devidas aos trabalhadores por serviços prestados em um determinado período de tempo. Também é possível lê-lo como um holerite.
Qual é a diferença entre salário e folha de pagamento?
O salário de um funcionário é o valor anual que eles garantem receber de seu empregador, enquanto a folha de pagamento e a infraestrutura da folha de pagamento são os sistemas usados para acompanhar os ganhos e deduções dos funcionários.
Como você faz a contabilidade da folha de pagamento?
- Resumir os salários devidos.
- Insira as alterações do funcionário.
- Calcular Impostos.
- Calcular deduções salariais.
- Deduzir pagamentos manuais.
- Crie um Cadastro de Folha de Pagamento.
- Imprimir contracheques.
- Pague por Depósito Direto.
Considerações Finais
Um registro de folha de pagamento é uma ferramenta útil para acompanhar as transações relacionadas à folha de pagamento. Todos os seus compromissos monetários para o período são detalhados. Você pode pagar seus funcionários em dia e fornecer as informações exigidas pelo IRS e SSA para cumprir os regulamentos fiscais da folha de pagamento em tempo hábil se usar o software de folha de pagamento. Você não pode administrar adequadamente sua empresa ou pagar seus funcionários ou cumprir as regras federais sem as informações contidas em um registro de folha de pagamento. É uma ferramenta útil como parte de seu processo regular de folha de pagamento, pois permite revisar seu trabalho e garantir que tudo esteja correto. Pense em investir em um software de folha de pagamento que facilite a geração de um relatório de registro de folha de pagamento.
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Referências
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