O mesmo conjunto de atividades diárias é realizado em sua vida pessoal e profissional. É exaustivo acompanhar essa lista mental de afazeres e você raramente termina o trabalho. Examine elementos como seu estilo de vida, empregoe preferências pessoais para determinar a melhor programação para você. Fazer um cronograma de trabalho para os funcionários que seja eficiente e claro é uma habilidade crucial.
Neste artigo, abordaremos os benefícios de ter um cronograma, como fazer um, como cumpri-lo e um exemplo de cronograma diário que você pode usar como modelo.
Como fazer um agendamento
A arte de programar envolve organizar suas atividades para permitir que você cumpra suas prioridades e estabeleça metas no tempo disponível. Fazer um cronograma ajuda você a planejar suas metas para o próximo dia, semana ou mês e mantém você no caminho certo para alcançá-las. Para escolher o certo, comece determinando a função precisa que o modelo executará, como gerenciamento de projetos, turnos de funcionários, horários diários ou planos de exercícios, para escolher o melhor.
Tipos de Horários
#1. Horários Tradicionais
Intervalos de tempo regulares, como períodos diários, semanais ou mensais, servem como base para programações convencionais. Eles são freqüentemente empregados para tarefas consistentes e tarefas diárias.
#2. Horários Diários
As pessoas que precisam planejar cuidadosamente seus dias devem usar programações diárias. Com a ajuda desses horários, você pode dividir o dia em blocos de uma hora ou meia hora, dando a você a liberdade de agendar horários para determinados compromissos e tarefas. Estes são excelentes para organizar atividades e rotinas diárias, incluindo compromissos, reuniões e recados pessoais.
#3. Horários semanais
Os modelos de cronogramas semanais facilitam o planejamento e a organização das tarefas para toda a semana, fornecendo uma visão completa das obrigações e prazos. Os profissionais podem usá-lo para organizar seus compromissos pessoais, planejar reuniões e alocar tempo para projetos.
#4. Cronogramas Mensais
Agendas mensais oferecem uma visão mais abrangente de sua carga de trabalho e objetivos e são usadas para planejamento de longo prazo. Sua agenda mensal pode ser um resumo de todas as tarefas que você precisa concluir ou um rastreador especial para uma ou mais metas específicas.
#5. Horários fixos
Os horários fixos fornecem uma maneira metódica e estruturada de planejar seu dia, alocando tarefas, incumbências, projetos ou atribuições em intervalos de tempo específicos. As pessoas que se beneficiam da rotina e da consistência devem usar esse tipo de cronograma. horário fixo
Um horário fixo tem a mesma quantidade de horas de trabalho e dias por semana em geral. Qualquer empresa que precise de colegas de trabalho ou funcionários disponíveis para atender clientes ou clientes durante o horário comercial definido pode usar isso.
#6. Uma Agenda de Tempo Integral
Trabalhadores em tempo integral normalmente trabalham de 35 a 40 horas por semana. Geralmente refere-se a empregos em que o tipo e o volume de trabalho exigem especialistas em tempo integral. O recebimento de benefícios de funcionários é exigido por muitos estados dos EUA para aqueles com horários em tempo integral.
#7. Um horário flexível
Um horário flexível determina que um funcionário deve dedicar pelo menos uma certa quantidade de tempo todos os dias (por exemplo, seis horas). O horário real da funcionária varia de acordo com o horário de chegada, pois na segunda-feira ela começa a trabalhar às 8h e termina às 00h. Porém, na terça-feira ela chega às 2h e fica até as 00h. Essa estratégia flexível permite que as pessoas abracem a espontaneidade enquanto ainda mantêm o controle sobre seu tempo.
#8. Horário Flutuante
Uma programação flutuante dá ao funcionário a opção de escolher os horários de início e término do dia de trabalho, além da parte fixa principal da programação (onde o funcionário está disponível para o empregador).
Benefícios de usar um cronograma
- Melhor gestão do tempo é possível se você tiver um plano claro do que precisa ser feito, quando e como alocar seu tempo para não procrastinar.
- Melhor organização: priorizar suas tarefas com o auxílio de um cronograma garante que as mais importantes sejam concluídas primeiro.
- Maior foco e produtividade: manter o foco em suas tarefas enquanto trabalha de acordo com um cronograma ajuda você a ser mais produtivo.
- Reduzido estresse: fazer uma lista clara de suas tarefas e datas de vencimento pode ajudá-lo a se sentir menos estressado ao fazer tudo.
- Um cronograma pode ser compartilhado com a equipe para garantir que todos estejam cientes dos prazos e expectativas, o que melhorará a comunicação.
Como fazer um cronograma para funcionários
Os gerentes podem ajudar suas equipes a funcionarem com mais tranquilidade usando um sistema confiável e completo para agendamento de funcionários. Além disso, pode oferecer um controle mais preciso sobre gestão de recursos, menores custos de folha de pagamento e melhores transições durante os horários de pico. Todos têm uma tarefa a concluir enquanto estão trabalhando, se os funcionários forem agendados de maneira eficaz. O sucesso do seu negócio depende diretamente de como você agenda seus funcionários. As vendas podem ser afetadas pelas combinações de colegas de trabalho em um turno, bem como pelo número de funcionários, número de clientes ou volume de trabalho que precisa ser feito.
Efeitos do agendamento de turno ineficaz
#1. Aumento das taxas de rotatividade
É mais provável que os funcionários fiquem insatisfeitos se acreditarem que não estão recebendo o suporte de que precisam durante o turno, seja por falta de supervisão ou falta de pessoal. Funcionários que têm moral baixa, estão insatisfeitos com seus empregos ou se sentem subestimados podem começar a procurar novos empregos e, eventualmente, decidir deixar seu negócio.
#2. Falta de pontualidade ou não comparência
Você corre o risco de cometer um erro de comunicação se não der tempo suficiente à sua equipe para receber ou visualizar suas agendas, ou se não as compartilhar com eles. Quando há problemas com a comunicação de agendamento, os funcionários podem se atrasar para um turno ou não aparecer, o que leva à falta de pessoal.
#3. Declínios de produtividade
Os membros da equipe podem não ser capazes de fornecer aos clientes o nível necessário de atendimento ou terminar seu trabalho a tempo se não tiverem os recursos necessários durante um turno. Semelhante a isso, se sua empresa tiver excesso de pessoal em um turno específico, você estará desperdiçando recursos pagando funcionários para não fazerem nada além de conversar e conversar.
Qual a Melhor Forma de Criar Horários de Trabalho
#1. Passe algum tempo conhecendo sua equipe.
Estar familiarizado com sua equipe é o primeiro passo essencial no desenvolvimento de cronogramas de trabalho eficazes. Faça uma lista do seguinte:
- Habilidades relevantes
- Traços pessoais como tenacidade, eficácia, confiabilidade
- Credenciais, treinamento relevante e experiência
- Quer eles funcionem de tempo integral ou meio período, especifique.
- Qual é o tipo de personalidade deles - eles são extrovertidos ou introvertidos?
- Costumes do local de trabalho, especialmente se os turnos forem flexíveis e alguns funcionários tendem a chegar mais cedo do que outros
Além disso, você deve garantir que eles sejam os indivíduos adequados para as tarefas, carga de trabalho, hora do dia ou clientela específicos.
#2. Aproveite o tempo para considerar a carga de trabalho
Fazer um cronograma dos dias de trabalho e horas disponíveis para sua equipe é uma opção. Como resultado, se você trabalhar em turnos de oito horas flexíveis de segunda a sexta-feira, cada membro da equipe terá 40 horas para concluir suas atribuições. Em seguida, você pode planejar seus especialistas mais importantes seguindo os horários de maior movimento ou as tarefas mais importantes que devem ser concluídas.
#3. Monitore os horários de entrada e saída dos funcionários
Se sua empresa autorizou horas extras, manter o controle do tempo do funcionário não apenas ajuda no rastreamento de horas extras, mas também fornece aos funcionários um registro claro de suas horas de trabalho. Você deve ensinar a sua equipe como manter o controle de seus relógio de ponto e horas de saída antes de estabelecer seus horários de trabalho. Para esse fim, você pode usar um funcionário aplicativo de relógio
#4. Crie um sistema para comunicação eficaz da equipe
Uma das chaves para a produtividade da equipe e o gerenciamento eficaz do tempo dos funcionários é manter os membros da equipe informados sobre quaisquer desenvolvimentos, atualizações ou alterações recentes na carga de trabalho prevista. Por isso, certifique-se de sempre informar a todos se houver alguma alteração nos horários de trabalho e dar a eles a chance de contatá-lo com quaisquer dúvidas ou solicitações que possam ter. Além disso, os empregadores devem publicar quaisquer alterações nos horários de trabalho de 7 a 14 dias antes do primeiro turno programado.
#5. Respeite os pedidos de folga do trabalho tanto quanto possível
Maior produtividade é um resultado direto de trabalhadores mais felizes. Além disso, informar aos funcionários que a administração está atenta às suas preocupações é a melhor maneira de alcançar altos níveis de satisfação dos funcionários.
Portanto, se puder, tente acomodar qualquer funcionário que prefira trabalhar em determinados dias ou horários específicos. Ou, sempre que possível, tente conceder o pedido de férias de um funcionário quando ele o fizer.
#6. Planeje pelo menos um funcionário excelente por turno
Se a sua empresa trabalha em turnos, certifique-se de que pelo menos um de seus melhores desempenhos em termos de pessoal com as qualificações, habilidades, experiência e características pessoais necessárias esteja presente durante cada turno. A qualidade da mudança, bem como a experiência do cliente será muito aprimorado. Além disso, os funcionários menos experientes terão um modelo para altos padrões de trabalho ou alguém a quem podem pedir ajuda quando necessário.
Conselhos sobre como agendar funcionários
Quando sua empresa opera fora do dia de trabalho típico das 9h às 5h e exige que a equipe trabalhe em vários turnos durante a semana de trabalho, criar um cronograma de funcionários é especialmente crucial. Você pode criar uma agenda de funcionários eficiente seguindo estas recomendações:
#1. Considere os outros
Conheça os turnos que cada membro da sua equipe pode trabalhar. Reconheça que, mesmo que seu negócio exija muita flexibilidade, sua equipe apreciará seus esforços para cumprir suas obrigações fora do escritório. Dê à sua equipe tempo de inatividade suficiente entre os turnos (pelo menos 8 horas de retorno) para garantir que eles estejam bem descansados e tente o seu melhor para atender a quaisquer solicitações feitas por seus funcionários devido à necessidade de atender a questões familiares.
#2. Planeje de acordo com os pontos fortes
Crie turnos com base nos trabalhadores mais confiáveis que você tem. Combine gerentes menos experientes com trabalhadores confiáveis que podem ter um bom desempenho com pouca supervisão com novas contratações e vice-versa.
#3. Expresse-se com clareza
Independentemente de serem publicados online ou pessoalmente, certifique-se de que todos os funcionários tenham acesso fácil aos horários, colocando-os lá. Estabeleça um sistema para alertar os membros da equipe para agendar atualizações ou modificações para que ninguém seja pego de surpresa por alterações de última hora. Juntando-se a um WhatsApp grupo ou canal do Slack permitirá que você notifique rapidamente os membros da sua equipe sobre as mudanças de horário.
#4. Plano
Agendamento avançado, que também ajuda com planejamento de folha de pagamento, contribui para a preservação do equilíbrio entre vida profissional e pessoal. De um modo geral, você deve criar uma agenda de funcionários com pelo menos 14 dias de antecedência. Se você puder avisar sua equipe com mais antecedência, isso permitirá que eles planejem melhor suas vidas pessoais e poderá aumentar o moral no trabalho.
Como programar o seu dia
Ter uma programação diária oferece a estrutura necessária para ser produtivo, bem como a capacidade de priorizar suas necessidades e desejos. Uma maneira eficaz de controlar as partes móveis da vida é criar uma programação diária. Você pode obter estrutura a partir dele, o que reduzirá seus níveis de estresse e aumentará sua produção. A flexibilidade adicional de fazer alterações e acompanhar as atualizações em tempo real vem com a criação de seu modelo de programação diária usando uma ferramenta online. Além disso, ao planejar seu dia e se posicionar para o sucesso, você pode visualizar seu trabalho de várias maneiras.
#1. Faça uma lista de tudo
Anote todas as tarefas - pessoais e profissionais - que você deseja concluir durante uma semana típica para começar. Concentre-se mais no brainstorming do que na edição ou organização. Não se esqueça de listar tanto as tarefas rotineiras, como preparar o café da manhã ou lavar a louça, quanto as irregulares, como trocar os lençóis de vez em quando ou cortar a grama.
#2. Identificar prioridades
Depois de fazer sua lista, reveja-a e decida quais devem ser suas prioridades diárias. Considere usar um marcador para agrupar seus desejos e necessidades para uso profissional e pessoal. Por exemplo, sublinhe as demandas diárias do trabalho, como retornar ligações ou responder a e-mails em azul e desejos pessoais como ler um livro sozinho ou sair para tomar um café com amigos em verde. Siga estas etapas para todas as tarefas da sua lista.
#3. Observe a frequência
Revise sua lista de itens destacados e indique a frequência com que deseja ou precisa concluir cada tarefa. Coloque um número ao lado de cada tarefa. Se você pretende fazer café da manhã para quatro dias, por exemplo, coloque um “4” ao lado desse item. Trocar os lençóis é algo que você costuma fazer uma vez por semana, então coloque um “1” ao lado.
Verifique se há alguma tarefa que você pode agrupar para eficiência. Se “lavar a louça” e “enxugar superfícies”, por exemplo, estiverem em sua lista de tarefas diárias, pense em realizá-las simultaneamente ou uma após a outra, pois exigem alguns dos mesmos suprimentos e estão localizadas no mesmo local. área da casa. Você pode achar mais simples concluir todas as tarefas da lista se categorizar as tarefas.
#5. Crie um Calendário Semanal
Um gráfico semanal pode ser produzido, comprado ou impresso. Comece a adicionar suas necessidades semanais e diárias para trabalho e uso pessoal. Para manter sua agenda o mais flexível possível, decida onde faz sentido terminar as tarefas que se repetem toda semana. Por exemplo, se você tiver apenas quatro tarefas prioritárias para concluir às segundas-feiras, em vez de seis tarefas prioritárias para concluir aos sábados, considere adicionar uma tarefa semanal.
#6. Otimizando seu trabalho
Examine sua programação semanal para ver se há alguma área ou tarefa que você pode simplificar ou otimizar para economizar tempo. Considere usar um serviço de entrega de supermercado ou mudar a tarefa para um dia da semana, por exemplo, se você costuma fazer compras aos domingos, mas descobre que não tem tempo para gerenciar outras tarefas naquele dia. Faça isso em qualquer dia que pareça ter muita coisa acontecendo.
#7. Organize as Tarefas
Depois que sua programação semanal for otimizada, faça uma programação horária aproximada para as tarefas que precisam ser concluídas a cada dia. Em vez de criar uma programação de hora em hora, pense em bloquear horários como “manhã”, “meio-dia”, “tarde” e “noite”. Dessa forma, mesmo que uma tarefa demore mais do que o previsto ou você precise lidar com uma emergência, você ainda pode cumprir sua programação.
#8. Seja flexível
Experimente sua programação por algumas semanas e faça as alterações necessárias. Ser paciente; pode levar algumas semanas para estabelecer um cronograma que atenda às suas necessidades pessoais e profissionais. Lembre-se sempre de deixar espaço para flexibilidade, pois podem surgir tarefas imprevistas.
Diretrizes para utilizar sua programação diária
Siga estas sugestões para garantir que sua nova programação seja bem-sucedida:
- Não se esqueça que desenvolver um hábito leva tempo. Por várias semanas, faça um esforço deliberado para cumprir sua programação antes de avaliar seu progresso.
- Faça as modificações necessárias no cronograma. Faça ajustes na ordem de suas tarefas, se necessário, porque o que você criou inicialmente pode precisar ser alterado.
- Quando houver atrasos, volte ao cronograma. Após esses ajustes, decida conscientemente voltar à sua programação.
- Deixe algum espaço de manobra. Se você se desviar do seu plano ou se esquecer de realizar algumas tarefas na segunda-feira, lembre-se de que a terça-feira é um novo dia e oferece outra chance de estabelecer rotinas diárias confiáveis que o ajudarão a alcançar seus objetivos.
- Estabeleça metas razoáveis.
- Seja razoável sobre quanto tempo cada tarefa exigirá ao alocar tempo para ela.
- Revise e modifique sua programação regularmente.
- Mude sua programação conforme necessário, conforme suas prioridades ou circunstâncias evoluem. Ao fazer isso, você será capaz de manter a utilidade e eficácia de sua programação.
- Compartilhe sua programação com o grupo.
- Ser aberto e direto sobre sua agenda é importante se você estiver trabalhando com uma equipe. Ter todos de acordo tornará mais fácil para eles trabalharem juntos com sucesso.
Qual é a melhor maneira de agendar seu tempo?
- Determine seu tempo livre.
- Planeje suas tarefas importantes.
- Planeje suas principais prioridades.
- Examine suas ações
- Configure e ordene suas tarefas.
- Deixe espaço na agenda.
- Adapte conforme necessário
O que é um cronograma ideal?
Um cronograma realista é aquele com objetivos alcançáveis e prazos razoáveis. É um cronograma que foi criado pensando nas expectativas, ao contrário do que os stakeholders gostariam que acontecesse. Um cronograma eficaz pode ajudar no gerenciamento do tempo, na criação de rotinas diárias e na preservação do equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
Como melhorar a programação diária
- Faça uma lista. Anote tudo o que você precisa fazer todos os dias.
- Planeje seu dia. Decida quando você será mais produtivo ao longo do dia e programe seu tempo de acordo.
- Faça um cronograma para o dia.
- Combine tarefas semelhantes.
- Faça uso de ferramentas para melhorar seu foco.
- Certifique-se de descansar.
Quais são os 5 princípios de agendamento?
Definir o escopo, criar marcos e dependências entre as tarefas, alocar recursos para concluir cada tarefa e, em seguida, acompanhar os relatórios de rotina para acompanhar o desenvolvimento e garantir que o plano esteja no caminho certo são os princípios básicos do agendamento.
Conclusão
Muitos profissionais prósperos dependem de suas rotinas diárias para fazer as coisas e manter suas vidas pessoais satisfatórias. Eles podem estabelecer bons hábitos de trabalho e priorizar seus relacionamentos e interesses graças a essas rotinas. Faça uma programação diária que inclua tarefas importantes para o seu desenvolvimento profissional, bem como outras prioridades para encontrar um equilíbrio saudável entre seus objetivos profissionais e pessoais.
É essencial escolher o horário ideal para as suas necessidades se pretende maximizar a gestão do tempo e a produtividade. Ao decidir sobre uma estratégia de agendamento eficaz, é fundamental levar em consideração seus objetivos, a natureza de suas tarefas, suas preferências individuais de trabalho e as de sua equipe. Sempre tente coisas novas e mude sua programação conforme necessário para ajustá-la às suas necessidades.
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Referências
