O processamento da folha de pagamento é uma tarefa complexa e demorada para gerentes e representantes de recursos humanos. No entanto, as empresas de processamento de folha de pagamento podem reduzir a responsabilidade manual e o tempo gasto. Este artigo discute as empresas de processamento de folha de pagamento, seus processos de trabalho e os benefícios que oferecem.
O que são empresas de processamento de folha de pagamento?
As empresas de processamento de folha de pagamento são empresas ou instituições terceirizadas que auxiliam no processamento da folha de pagamento. Eles simplificam vários fatores relacionados ao pagamento imediato e preciso, incluindo:
- Horário e assiduidade dos funcionários
- Remuneração para trabalhadores
- Impostos sobre os salários
- Informações sobre depósitos diretos
As empresas de processamento de folha de pagamento na era moderna fornecem mais do que apenas métodos de pagamento regulares. Eles servem como uma opção de gerenciamento de folha de pagamento de serviço completo para empresas de todos os tamanhos e setores. Uma empresa de processamento de folha de pagamento pode ajudar com o seguinte:
- Monitoramento da presença de trabalhadores
- Coletando dados sobre pagamento e tempo
- Determinando o pagamento
- Rastreando o custo da compensação dos trabalhadores
- Manutenção de registros digitais da folha de pagamento
- Conformidade da folha de pagamento com as leis federais e estaduais
- Fazendo cálculos de impostos sobre a folha de pagamento
- Elaboração e envio de formulários fiscais de funcionários;
- Estabelecer, modificar e realizar depósitos diretos
- Integração da folha de pagamento de benefícios de terceiros
Além disso, algumas empresas de processamento de folha de pagamento auxiliam os empregadores em suas necessidades de recursos humanos. No entanto, o principal objetivo de usar um serviço de folha de pagamento é garantir que cada funcionário receba sempre o valor certo em dia.
O que são processos de folha de pagamento?
O processamento da folha de pagamento é o método usado para pagar os trabalhadores após um período na folha de pagamento. Para garantir que o pagamento seja calculado, rastreado e distribuído com precisão, bem como que os valores apropriados para impostos, benefícios do empregador e outras deduções sejam retidos, várias etapas devem ser tomadas.
Além disso, o de grupos, e a administração da folha de pagamento são freqüentemente realizadas por um profissional especializado em folha de pagamento, embora também possam estar no escopo de recursos humanos.
5 Etapas do Processamento da Folha de Pagamento
A folha de pagamento é um processo de várias etapas que começa antes do primeiro dia de trabalho do funcionário. As ações básicas incluem:
#1. Escolha um período de pagamento. Esta é a frequência com que você pagará sua equipe. A maioria dos empregadores decide fazer pagamentos em um ciclo semanal, quinzenal ou mensal.
#2. Reúna registros fiscais e informações sobre os funcionários. O formulário W-4, um formulário de retenção de imposto estadual e as informações da conta estão entre esses documentos.
#3. Determinar o salário bruto. Antes dos impostos, um funcionário tem direito ao seu salário bruto.
#4. Calcular salário líquido. Os funcionários receberão seu salário líquido depois que você deduzir os impostos e quaisquer outras deduções de seu salário bruto.
#5. Configure um pagamento. Se você estiver processando manualmente a folha de pagamento, cortará os cheques e os enviará junto com os recibos de pagamento. Você inicia uma transferência se estiver pagando por depósito direto. Se você usar um serviço de folha de pagamento como o Gusto para gerenciar sua folha de pagamento, a plataforma começará a pagar de acordo com um ciclo de cobrança pré-estabelecido.
Pague seus impostos e acompanhe seus recebimentos. Por fim, você acompanhará todos os pagamentos de folha de pagamento e impostos e pagará quaisquer impostos federais e estaduais devidos.
O que faz uma empresa de processamento de folha de pagamento?
As empresas de processamento de folha de pagamento simplificam a maneira como você processa a folha de pagamento. Eles eliminam tarefas domésticas desnecessárias que podem resultar em cálculos manuais de folha de pagamento e diminuem o estresse do funcionário em uma empresa responsável pelo gerenciamento da folha de pagamento.
No entanto, sem um provedor de serviços de folha de pagamento, um funcionário pode, por exemplo, ser obrigado a acompanhar suas horas trabalhadas e apresentá-las a um gerente. O gerente então precisa calcular o contracheque do funcionário depois de inserir manualmente as horas no computador. Com as empresas de processamento de folha de pagamento, o funcionário entrava e saía todos os dias, e o serviço calculava seu pagamento rastreando automaticamente suas horas.
Como funcionam os serviços de folha de pagamento?
serviços de folha de pagamento são normalmente baseados na Internet, fornecendo aos funcionários acesso a ponto e presença, processamento de pagamentos e assistência fiscal. Esses serviços rastreiam automaticamente as horas dos funcionários e permitem a revisão e confirmação das horas trabalhadas.
Além disso, eles calculam o pagamento, subtraem impostos, retenções e deduções e pagam os funcionários por meio de depósito direto ou outras opções.
Quais habilidades são necessárias para o processamento da folha de pagamento?
- Possuir habilidades interpessoais e de trabalho em equipe.
- Precisão na documentação e meticulosidade.
- Especialização em gestão de processos.
- Conhecimento financeiro e contábil.
- Habilidades de organização e planejamento.
- Análise de problemas e capacidade de resolvê-los.
- Considerando riscos e tomando decisões.
- Expertise em TI, especialmente na área de software de folha de pagamento.
Principais empresas de processamento de folha de pagamento para pequenas empresas
Proprietários de pequenas empresas têm vários provedores de serviços de folha de pagamento para escolher, incluindo opções on-line, locais e gratuitas. Aqui estão as 10 melhores escolhas:
#1. NoPay:
O OnPay é a melhor escolha para pequenas e médias empresas, oferecendo recursos específicos do setor, execuções de folha de pagamento ilimitadas, acessibilidade móvel, depósito direto, capacidade de folha de pagamento multiestado, integração de funcionários e recursos de autoatendimento.
Além disso, funciona em qualquer plataforma e paga funcionários e contratados, produzindo W-2s e 1099s no final do ano. O plano único custa US$ 36/mês mais uma taxa de US$ 4 por funcionário, incluindo todos os recursos e opções de suporte.
# 2. Folha de pagamento online do QuickBooks
O QuickBooks Online Payroll é um aplicativo de software de folha de pagamento que se integra ao QuickBooks Online Accounting e pode ser usado como uma ferramenta autônoma para empresas com 15 funcionários ou menos. Ele oferece integração fácil, execuções de folha de pagamento ilimitadas, capacidade de depósito direto, relatórios de impostos e um portal do funcionário.
Além disso, seus planos Premium e Elite oferecem recursos de RH e recursos de controle de tempo. O preço começa em US$ 22.50/mês, com um desconto de 50% nos primeiros três meses e uma taxa de US$ 4 por funcionário.
#3. Folha de Pagamento Patriota
O Patriot Payroll é um aplicativo de folha de pagamento projetado para pequenas empresas, oferecendo dois planos com depósito direto gratuito, um portal do funcionário e uma configuração de folha de pagamento. Além disso, inclui declaração e remessa de impostos, regras de acúmulo de folgas e módulos opcionais de Hora e Presença e RH. O plano Básico custa US$ 10/mês, enquanto o Serviço Completo custa US$ 30/mês, com uma taxa adicional de US$ 4 por funcionário.
#4. folha de pagamento Gusto
Gusto é um software de folha de pagamento projetado para pequenas empresas, especialmente no setor de hospitalidade. Ele oferece ferramentas para rastrear níveis salariais e valores de gorjeta, auxilia na configuração da folha de pagamento e simplifica os benefícios dos funcionários. O aplicativo pode ser acessado de qualquer dispositivo e oferece integração de funcionários, relatórios de impostos e remessa. O Gusto oferece quatro planos: Basic, Core, Complete e Concierge. O plano Básico custa US$ 19/mês, enquanto o plano Core custa US$ 39/mês, o Completo custa US$ 39/mês e o Concierge custa US$ 149/mês.
#5. Folha de pagamento upwork:
Upwork Payroll oferece um sistema de processamento de pagamentos para empresas pagarem freelancers usando ACH, PayPal e transferências eletrônicas. Ele também fornece facturação e proteção de custódia para freelancers.
Além disso, a plataforma permite que os empregadores encontrem e contratem freelancers e profissionais em tempo integral, acompanhem os marcos do projeto, comuniquem-se com os membros da equipe e gerenciem arquivos do projeto.
#6. ADP:
A ADP, fundada há 70 anos, oferece soluções de gestão de capital humano para empresas em 140 países. Com ferramentas analíticas para folha de pagamento, RH e gerenciamento de tempo, o ADP simplifica a integração, o treinamento e a geração de relatórios. Proprietários de pequenas empresas podem processar folha de pagamento, gerenciar impostos e fornecer relatórios periódicos.
Além disso, também oferece planos de compensação de trabalhadores, suporte especializado e alertas de conformidade. Ele é executado em plataformas móveis e de desktop, mas a configuração pode ser complicada.
#7. Software Patriota:
O Patriot Software é um software de folha de pagamento baseado em nuvem que simplifica a configuração da folha de pagamento e lida com impostos federais, estaduais e locais, W-2s e formulários 1099. Possui rastreamento de tempo e presença, solicitações de tomada de força e relatórios personalizáveis.
Além disso, o software oferece preços competitivos, recursos básicos de contabilidade e uma interface amigável. A taxa básica não inclui custos de configuração.
#8. Cheque de pagamento:
A Paychex fornece serviços de folha de pagamento, RH e seguros para pequenas e médias empresas desde 1971. Ele agiliza a folha de pagamento, economiza tempo e garante a conformidade com as leis tributárias.
O processo de folha de pagamento automatizado da Paychex lida com declarações e pagamentos de impostos, enquanto os funcionários desfrutam de planos 401(k) flexíveis e de seguro saúde. Além disso, ele se integra a quadros de empregos, permitindo postagem de empregos, agendamento e rastreamento de análise de RH. Ele também otimiza os programas de integração e treinamento de funcionários.
#9. Folha de pagamento quadrada:
O Square Payroll é um software de folha de pagamento para pequenas empresas que permite a personalização de cronogramas de pagamento, taxas de pagamento e declaração de impostos. Ele também inclui recursos como relatórios de novas contratações, rastreamento de licença médica, rastreamento de horas extras e importação de benefícios.
Além disso, o software se integra ao Square POS, Team Management e aplicativos de rastreamento de terceiros, simplificando o processo de folha de pagamento. O Square Payroll oferece seguro de saúde personalizável e planos de aposentadoria, mas não fornece uma avaliação gratuita.
#10. Onda Folha de Pagamento:
O Wave Payroll é um serviço de folha de pagamento que simplifica os pagamentos de funcionários e contratados e gerencia os registros de impostos sobre a folha de pagamento. Ele oferece lançamentos diários automáticos, detalhamento de despesas e rastreamento de tempo de licença e acréscimos.
Além disso, o Wave Payroll é atualizado regularmente, distingue contratados de funcionários e fornece suporte prioritário ao cliente via chat ao vivo e e-mail. As empresas podem contratar um Wave Advisor para preencher e arquivar seus impostos.
#11. Xero Folha de Pagamento:
Xero e Gusto oferecem um serviço abrangente de folha de pagamento em todos os estados dos EUA, permitindo que os funcionários configurem pagamentos automáticos, gerenciem impostos e acessem assistência. A interface amigável permite fácil configuração de conta e fluxo de transação seguro.
Além disso, o software oferece recursos abrangentes de folha de pagamento e RH, incluindo registros de impostos e conformidade, a preços acessíveis. No entanto, falta um número de telefone de suporte.
#12. Zenbenefícios:
O Zenefits automatiza o processamento da folha de pagamento, rastreia o tempo e a presença dos funcionários e se integra a ferramentas de controle de tempo, como QuickBooks Time e Deputy. Ele ajuda as empresas a manter a conformidade com as leis trabalhistas, fornece alertas e atualizações e oferece ferramentas de integração para verificação de antecedentes e manuais do funcionário.
Além disso, os aplicativos móveis para Android e iOS permitem a administração de autoatendimento, mas os tempos de resposta do atendimento ao cliente podem ser lentos.
#13. Folha de pagamento segura:
SurePayroll é uma solução automatizada de folha de pagamento para pequenas empresas com 10 funcionários ou menos. Ele oferece depósito direto, relatórios de novos funcionários, rastreamento de tempo e presença, relatórios de impostos e remessa. O aplicativo móvel está disponível para dispositivos iOS e Android.
Além disso, oferece opção de autoatendimento para funcionários e integração com aplicativos de terceiros. O aplicativo oferece dois planos: Autoatendimento (sem declaração e arquivamento de impostos) e Serviço Completo (prazo de processamento de dois dias, recursos de RH, cartazes de compliance).
#14. Companheiro de folha de pagamento:
Payroll Mate é um aplicativo de folha de pagamento econômico projetado para pequenas empresas com menos de 75 funcionários. Ele está disponível em sistemas operacionais Windows e pode ser hospedado em um servidor remoto. Além disso, ele oferece suporte a várias frequências de pagamento, execuções de folha de pagamento ilimitadas e folha de pagamento multiestado.
Além disso, o aplicativo preenche formulários fiscais, mas não lida com o arquivamento ou remessa. Um novo assistente de funcionário e uma página de configuração de impostos estão disponíveis. O depósito direto está disponível por US$ 95 por ano.
#15. Folha de pagamento4 grátis:
Payroll4Free é uma ferramenta gratuita de processamento de folha de pagamento para pequenas empresas com menos de 25 funcionários. Ele oferece recursos de depósito direto e uma interface de grade para entrada de dados mais rápida. Embora a interface seja antiquada, ela lida com a configuração da folha de pagamento e oferece um portal do funcionário.
Para pequenas empresas com orçamentos limitados, Payroll4Free pode ser um salva-vidas. Para relatórios e remessas de impostos, Payroll4Free oferece um serviço de impostos completo por US$ 15/mês.
#16. Pagamento:
Paycor é uma solução de folha de pagamento para pequenas e médias empresas com 10 funcionários ou menos. Ele oferece recursos como depósito direto, autoatendimento para funcionários e pagamentos de contratados. Paycor tem um aplicativo móvel para dispositivos iOS e Android, relatórios fiscais completos e recursos de integração.
Além disso, oferece pacotes para pequenas empresas e empresas de médio porte, com planos de folha de pagamento Básico, Essencial e Completo a partir de US$ 99/mês para 10 funcionários. Para empresas maiores, é necessário um orçamento.
#17. Pagamento Flexível:
Paychex Flex oferece três planos para empresas: Paychex Go para 10 funcionários, Paychex Select para 10 a 49 funcionários e Paychex Enterprise para maiores. Esses planos fornecem relatórios de novas contratações, suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, emprego automatizado, verificação de renda, cartões de pagamento, folha de pagamento, relatórios de impostos e remessa. Planos com preços mais altos oferecem recursos adicionais como W-2s e processamento 1099.
Quem é o maior provedor de folha de pagamento?
Com mais de 65,000 funcionários e um milhão de clientes, a ADP é o maior provedor de folha de pagamento. Com mais de 50 concorrentes no mercado, eles detêm especificamente a posição de liderança em participação de mercado para software de serviço de folha de pagamento. No entanto, nem todos os clientes da ADP usam seu aplicativo de folha de pagamento. O departamento de RH oferece uma ampla gama de serviços adicionais.
Qual é a maior empresa de processamento de folha de pagamento?
ADP é o maior provedor de folha de pagamento, com mais de 70,000 funcionários e um milhão de clientes no LinkedIn. Com mais de 50 concorrentes no mercado, eles detêm especificamente a posição de liderança em participação de mercado para software de serviço de folha de pagamento.
Como faço para obter clientes de folha de pagamento?
#1. Descubra maneiras de se diferenciar da concorrência estudando-as. Independentemente do tamanho do seu negócio, você deve se esforçar para oferecer um atendimento ao cliente mais individualizado.
Portanto, encontre maneiras de se destacar, como lidar com a folha de pagamento para empresas com funcionários sindicalizados ou estar familiarizado com o trabalho em restaurantes onde a complexidade das gorjetas aumenta a complexidade do processo de folha de pagamento.
# 2. Identificar os benefícios dos serviços de folha de pagamento, como contracheques em dia, lidar com impostos sobre a folha de pagamento, reduzir custos e oferecer serviços de arquivamento para registros e transferências de clientes. Esses serviços podem aumentar a confiança dos funcionários, reduzir o tempo interno de preparação da folha de pagamento e reduzir os custos de software.
Além disso, oferecer serviços de arquivo no final do ano pode aumentar ainda mais os benefícios dos serviços de folha de pagamento.
#3. Uma carta de marketing direto e um folheto detalhando as vantagens de utilizar seu serviço de folha de pagamento podem ser usados para apresentar sua empresa ao seu mercado-alvo. Além disso, é importante indicar os serviços que você oferece, como preparação de impostos, processamento de folha de pagamento, transações de depósito direto e retenção de impostos. Por fim, você pode voltar uma ou duas semanas depois para continuar o processo de vendas.
#4. Estabeleça uma estação em uma exposição de negócios e pergunte aos visitantes se eles precisam do processamento da folha de pagamento. Solicite seus detalhes de contato para comercializá-los após o show, se eles precisarem desse tipo de assistência ou se a empresa for do tamanho certo para você.
#5. Solicite recomendações de clientes satisfeitos. Se uma empresa conhece outro cliente que está satisfeito com o seu trabalho, é mais provável que ele o contrate.
#6. Crie um site apresentando empresas e serviços, incluindo processamento de folha de pagamento, relatórios personalizados para 401(k)s e relatórios de final de ano. Além disso, inclua depoimentos de clientes satisfeitos mostrando excelente atendimento ao cliente e abordando os desafios da folha de pagamento.
Como os provedores de folha de pagamento ganham dinheiro?
As empresas de folha de pagamento cobram taxas por frequência de pagamento, com base na frequência dos pagamentos dos funcionários. Eles têm dois principais receita fluxos: receita transacional e taxas de serviço.
Além disso, alguns também vendem sistemas de folha de pagamento e RH, com taxas de serviço para consultoria ou gerenciamento de projetos. Essas taxas podem ser para conformidade fiscal e regulatória, bem como questões de RH.
O negócio de folha de pagamento é lucrativo?
Se você pode cobrar mais por um serviço de folha de pagamento do que custa para fornecê-lo, pode chamar o serviço de lucrativo. Ao minimizar o tempo e o esforço necessários para gerenciar a folha de pagamento, o software em nuvem é útil nessa situação. No entanto, grandes repercussões resultarão disso porque os clientes anteciparão que seu contador fornecerá serviços de folha de pagamento.
Como encontrar empresas de processamento de folha de pagamento perto de mim
Para encontrar empresas de processamento de folha de pagamento perto de você, você pode:
- Use mecanismos de pesquisa como o Google para encontrar empresas que oferecem serviços de processamento de folha de pagamento em sua área.
- Peça recomendações de amigos, familiares ou colegas.
- Verifique diretórios como o Yelp, as Páginas Amarelas ou a Lista de Angie.
- Consulte as câmaras de comércio locais para recomendações.
- Pesquise avaliações, preços e serviços dessas empresas para determinar o melhor ajuste para suas necessidades.
- Por fim, você pode consultar as câmaras de comércio locais para obter uma lista de empresas recomendadas.
REVISÕES DE ALIENAÇÃO DA FOLHA DE PAGAMENTOS 2023
TOAST PAYROLL REVIEWS 2023: recursos, preços e tudo a saber
Referências:
