Lidar com a folha de pagamento é um dos trabalhos mais importantes para os empresários, mas não precisa ser o mais estressante. Com o sistema de gerenciamento de folha de pagamento correto, as empresas podem obter tranquilidade e mais tempo para se concentrar na construção de seus negócios.
O que é Gestão de Folha de Pagamento?
O valor total do salário ou salários pagos por uma empresa a seus funcionários é controlado por meio do gerenciamento da folha de pagamento. A importância da gestão da folha de pagamento foi reconhecida por empresas e indivíduos. Uma variedade de recursos automatizados ajudam a economizar tempo. Remainder auxilia o usuário na manutenção de contracheques e envios de impostos. Quando você gerencia problemas de folha de pagamento manualmente, é simples cometer erros, mas com a solução correta de gerenciamento de folha de pagamento, esses erros são evitados.
O que é um Sistema de Gestão de Folha de Pagamento?
Um sistema de gerenciamento de folha de pagamento, para simplificar, é o método pelo qual os empregadores pagam os salários de seus funcionários. É também como as empresas demonstram sua dedicação aos funcionários, cumprem seus compromissos com organizações governamentais e mantêm seus registros financeiros em ordem.
Por que o gerenciamento de folha de pagamento é importante?
Um sistema de gerenciamento de folha de pagamento é um componente crucial de qualquer negócio, pois aumenta o envolvimento dos funcionários e a conformidade regulatória. Os empregadores podem enfrentar reivindicações salariais e multas caras se não tiverem um método eficaz e preciso de pagamento de funcionários, depósito e declaração de impostos e preservação de registros.
Quais são algumas técnicas de gerenciamento de folha de pagamento?
Os empregadores têm várias opções para o gerenciamento da folha de pagamento, dependendo do orçamento e do nível de envolvimento desejado, incluindo:
#1. Planilhas para gestão manual da folha de pagamento.
Empresas com poucos funcionários podem optar por gerenciar a folha de pagamento manualmente, usando planilhas. As potenciais reduções de custos, no entanto, são geralmente compensadas por desvantagens. Os processos DIY manuais aumentam a probabilidade de erros dispendiosos e desviam o tempo de tarefas que promovem o sucesso corporativo.
#2. Software para gestão de folha de pagamento
Ao automatizar procedimentos trabalhosos, o software de folha de pagamento de alta qualidade reduz os custos administrativos e economiza tempo. As empresas podem contar com ele para calcular de forma confiável salários brutos, deduções e compensação líquida, mantendo algum controle sobre o processo.
#3. Terceirização
As empresas que desejam descarregar completamente a folha de pagamento geralmente contratam um provedor de folha de pagamento de serviços administrativos ou firmam um acordo de co-emprego com uma organização profissional de empregadores (PEO). Em tais acordos, o fornecedor ou PEO pode lidar com todos os aspectos da administração da folha de pagamento, incluindo depósitos de impostos, relatórios e conformidade.
Quais etapas compõem o processo de gerenciamento de folha de pagamento?
Independentemente de como as empresas optam por gerenciar a folha de pagamento, o processo geralmente consiste em três etapas:
#1. Pré-folha de pagamento
Os empregadores coletam dados relevantes para o período de pagamento com base nas políticas definidas da empresa e nos requisitos regulamentares, como horas trabalhadas de funcionários não isentos, tempo de exceção (férias, doença, dever do júri etc.) e ajustes de funcionários, como novas contratações, separações , aumentos salariais ou alterações nas deduções de benefícios e retenções de impostos. Esses dados são verificados e usados para processar a folha de pagamento.
#2. Cálculos
Os empregadores determinam o salário líquido tomando o salário bruto total que cada funcionário ganhou durante o período de pagamento e deduzindo impostos e deduções. Eles também incorrem em sua própria carga tributária para o mesmo período de tempo.
#3. Pós-folha de pagamento
Os empregadores equilibram sua folha de pagamento, depositam impostos na data de vencimento e lidam com quaisquer pagamentos relacionados, como ordens de retenção de salários. Além disso, eles pagam seus funcionários e fornecem um recibo de pagamento ou declaração de salário, o que é exigido na maioria das jurisdições.
Quais são as funções de um sistema de gerenciamento de folha de pagamento?
As seguintes funções, executadas com atenção aos detalhes e um olhar constante sobre a nova legislação, são frequentemente necessárias para passar com sucesso por cada fase da gestão da folha de pagamento:
#1. Calcular o pagamento dos funcionários.
Os empregadores devem rastrear com precisão as horas trabalhadas por funcionários não isentos a cada semana de trabalho usando planilhas de ponto ou software de ponto e presença para calcular o pagamento. O monitoramento do tempo é menos importante para o pessoal assalariado porque seu salário bruto é o resultado de seu salário anual dividido pelo número de períodos de pagamento no ano civil. No entanto, alguns funcionários não isentos podem ser compensados, caso em que suas horas devem ser documentadas para garantir que qualquer trabalho extra seja pago conforme exigido por lei.
Os empregadores devem lidar com certas deduções na folha de pagamento, incluindo:
- Impostos: Os empregadores deduzem impostos com base nos certificados de retenção na fonte de seus funcionários e no total de salários tributáveis.
- O uso de deduções voluntárias: Antes que um empregador possa deduzir as contribuições do plano de aposentadoria, prêmios de seguro de saúde ou de vida ou contribuições sindicais, ele deve receber um acordo por escrito dos funcionários.
- Deduções obrigatórias: Os empregadores normalmente obterão uma ordem formal de uma agência governamental ou tribunal declarando que devem reter o IRS ou impostos estaduais, pensão alimentícia ou outras penhoras de pagamento.
Quando todas as deduções são removidas dos salários brutos, o salário líquido ou líquido do funcionário é determinado.
#2. Processar impostos sobre a folha de pagamento.
As empresas são obrigadas a calcular e reter impostos federais, estaduais e locais sobre os rendimentos dos funcionários. Os valores são calculados usando as taxas de imposto atuais, o Formulário W-4 de cada funcionário, o Certificado de Retenção na Fonte do Funcionário e quaisquer certificados de retenção na fonte estaduais ou municipais aplicáveis.
As empresas também são obrigadas a igualar as contribuições dos funcionários à Previdência Social e ao Medicare, geralmente conhecidas como impostos da Lei Federal de Contribuição para o Seguro (FICA), e podem ser exclusivamente responsáveis pelos impostos federais e estaduais de desemprego. No entanto, vários estados exigem que os funcionários contribuam para os programas estaduais de desemprego, invalidez e licença familiar remunerada por meio de deduções na folha de pagamento. Todos os pagamentos devem ser feitos a entidades governamentais nos prazos mencionados.
#3. Cumprir os padrões de registro de folha de pagamento.
Os empregadores são obrigados por agências governamentais a manter registros de folha de pagamento para cada funcionário. Essas informações geralmente incluem:
- Nome, ocupação e endereço
- Número Segurança Social
- O dia e a hora em que a semana de trabalho de um funcionário começou
- Quantidade de horas trabalhadas por dia e por semana
- A fundação sobre a qual o salário do empregado foi pago
- Salário por hora
- Ganhos totais diários ou semanais diretos
- Para cada semana de trabalho, pagamento de horas extras
- Renda bruta
- Deduções de pagamento
- Subsídios exigidos
- Pagamento líquido
- Data de cada pagamento e o período de pagamento coberto
- Impostos retidos
- Certificados de retenção estadual e Formulário W-4
Os documentos exigidos para fins fiscais federais devem ser arquivados por, no mínimo, quatro anos; todos os outros registros devem ser mantidos de acordo com as inúmeras regras que se aplicam à empresa. Se estiver sujeito a regulamentos federais e estaduais, deve seguir aquele com maior intervalo de tempo. Em caso de dúvida, os empregadores devem consultar as autoridades competentes para garantir que estão preservando os documentos adequados pelo período de tempo apropriado.
#4. Dê aos funcionários suas declarações de salário.
A maioria dos estados exige que as empresas emitam extratos de pagamento para seus funcionários no momento em que recebem o salário, a fim de promover a transparência. As taxas de pagamento, horas trabalhadas, pagamento bruto, pagamento líquido e deduções devem ser exibidas para cada período de pagamento. Existem outras restrições que regem a entrega de extratos de pagamento eletrônicos e como os funcionários os acessam. Para evitar violações, as empresas devem consultar seus departamentos trabalhistas estaduais para regulamentações precisas.
Quais são as vantagens de usar o software de gerenciamento de folha de pagamento?
Tentar se tornar um especialista em folha de pagamento é um procedimento demorado que oferece pouco espaço para os empresários desenvolverem seus produtos ou serviços. É por isso que muitas pessoas confiam em um software de gestão de folha de pagamento, que economiza tempo e oferece outros benefícios importantes, como:
#1. cálculos precisos
A automação ajuda a garantir cálculos salariais precisos, deduções em folha de pagamento e pagamentos de impostos.
#2. Assistência de conformidade
Vários fornecedores de software de folha de pagamento notificam os empregadores sobre mudanças na legislação trabalhista ou tributária que podem afetar sua empresa.
#3. Os formulários fiscais estão acessíveis
Os empregadores podem ter acesso simples a documentos fiscais cruciais, como Formulário W-4, Formulário W-2, Formulário 1099, Formulário I-9 e outros, por meio de seu software de folha de pagamento.
#4. Opções de pagamento flexíveis
Além dos contracheques típicos, o software de folha de pagamento pode frequentemente lidar com depósito direto e métodos alternativos de pagamento, como cartões de pagamento.
#5. Manutenção de registros abrangente
Vários sistemas de folha de pagamento digital geram perfis de funcionários com uma variedade de registros de folha de pagamento que podem ser agregados e baixados para atender aos requisitos regulamentares.
#6. Autoatendimento do Funcionário
Por meio de um aplicativo móvel ou computador, os funcionários podem modificar suas informações pessoais, alterar deduções, enviar informações de retenção de impostos, visualizar extratos de pagamento e muito mais.
#7. Erros na folha de pagamento diminuíram
O software de folha de pagamento que se integra aos programas de RH e controle de tempo reduz a entrada repetitiva de dados, evitando erros.
#8. Alertas automatizados
A notificação de fluxo de trabalho está disponível em muitos sistemas de folha de pagamento. Se o software descobrir um problema de entrada de dados, ele poderá notificar os usuários para que possam resolvê-lo antes que a folha de pagamento seja concluída.
Como escolher o melhor sistema de gerenciamento de folha de pagamento
O sistema de gerenciamento de folha de pagamento ideal deve ser capaz de fornecer processamento de folha de pagamento preciso e oportuno e serviços de declaração de impostos, apoiados por conhecimento especializado e tecnologia integrada. Para identificar essa solução, os empresários devem fazer as seguintes perguntas:
#1. O preço está de acordo com os orçamentos ou o crescimento planejado?
Pequenas empresas com recursos financeiros limitados podem escolher atividades básicas de folha de pagamento, enquanto as organizações que antecipam o desenvolvimento podem estar prontas para investir mais em recursos robustos.
#2. Quão conhecido e experiente é o provedor?
Fornecedores de folha de pagamento confiáveis geralmente têm clientes de longo prazo que estão dispostos a falar sobre a qualidade dos serviços que receberam. E quanto mais tempo um fornecedor trabalha em um determinado negócio, maior a probabilidade de compreender os regulamentos relacionados e as dificuldades de conformidade.
#3. Quão seguro é o serviço?
Criptografia, firewalls, autenticação multifator e processos de backup são essenciais para proteger a confidencialidade e a integridade. Os provedores de folha de pagamento que levam a segurança a sério geralmente podem demonstrar esses e quaisquer métodos adicionais de proteção de dados que empregam.
#4. O software é compatível com outros programas?
As empresas devem certificar-se de que seu fornecedor de folha de pagamento se integre perfeitamente com controle de tempo, RH e quaisquer outras ferramentas existentes.
#5. Quais opções de relatórios estão disponíveis?
Certos provedores de folha de pagamento podem ajudar a garantir que os relatórios de novas contratações, relatórios anuais e outros documentos sejam arquivados nas agências governamentais certas dentro do cronograma e incluam todas as informações essenciais.
Dicas de gerenciamento de folha de pagamento
Quer você processe a folha de pagamento manualmente ou com software, há coisas que você pode fazer para otimizar seu processo geral de gerenciamento de folha de pagamento.
#1. Oferecer treinamento de folha de pagamento
É fundamental que todos os participantes do processo de folha de pagamento recebam treinamento suficiente. É fundamental ter um procedimento de treinamento, quer você conduza o treinamento por meio de seu departamento de recursos humanos ou tenha um terceiro treinando sua força de trabalho. Para tornar a folha de pagamento o mais eficiente possível, todos devem seguir os mesmos procedimentos e práticas.
Também é uma boa ideia abordar a folha de pagamento como parte da integração de novos funcionários, para que eles saibam o que esperar e quem contatar se tiverem problemas.
#2. Documentar tudo
É fundamental ter documentação para tudo, desde o processo geral até cada período de pagamento individual. Se você perder um arquivo de imposto sobre a folha de pagamento ou for auditado, não ter a documentação correta pode prejudicar sua empresa. Você não terá que se preocupar em acompanhar nada manualmente porque o software de folha de pagamento lidará com a maior parte da documentação essencial.
#3. Garanta a segurança de todos os dados.
Você também deve garantir que todas as informações dos funcionários estejam seguras para que não possam ser acessadas por funcionários ou outras pessoas. A última coisa que você deseja é fornecer informações protegidas de funcionários, como valores salariais, a funcionários que ficam insatisfeitos com o que veem. Você deve garantir que números de CPF, contas bancárias e outras informações confidenciais não possam ser acessadas, roubadas ou exploradas.
#4. Use o controle de tempo do funcionário
Se você paga sua equipe por hora, provavelmente deve usar um sistema automático de controle de tempo. O preenchimento manual de cartões de ponto não é confiável e pode custar-lhe dinheiro devido ao roubo de tempo. Usar as tecnologias corretas para rastrear o tempo de seus funcionários pode aumentar a eficiência e acelerar o processo de folha de pagamento.
#5. Faça uma auditoria de folha de pagamento
Não importa quem processa sua folha de pagamento, é uma boa prática realizar auditorias regularmente. Você deseja garantir que o procedimento seja seguido adequadamente e que todos os seus arquivos de impostos sejam processados e concluídos com precisão. A auditoria do processo pode ajudá-lo a descobrir novas eficiências ou ensinar sua equipe de folha de pagamento a gerenciar melhor as tarefas de rotina ou as preocupações de escalonamento.
Concluindo!
O sucesso da sua empresa depende de uma gestão eficaz da folha de pagamento. Embora você mesmo possa fazer a folha de pagamento, recomendamos escolher um software ou serviço de folha de pagamento razoável para economizar tempo e aborrecimentos.
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Referências
