A quantidade de dados disponíveis para nós aumentou, assim como o potencial de erro. Como resultado, contamos com a limpeza de dados para melhorar a eficiência de nossos procedimentos de gerenciamento de dados. A limpeza de dados melhora a qualidade e a relevância dos dados diminuindo inconsistências, eliminando erros e permitindo que as empresas tomem decisões precisas e fundamentadas. Nesta postagem, você aprenderá os fundamentos da limpeza de dados, por que ela é importante para sua empresa e como iniciar um processo de limpeza de dados.
O que é limpeza de dados?
A limpeza de dados, também conhecida como depuração ou limpeza de dados, é o ato de localizar e remover erros, inconsistências, duplicações e entradas ausentes de dados para melhorar a consistência e a qualidade dos dados.
Embora as empresas possam tomar medidas proativas para garantir a qualidade dos dados em todo o estágio de coleta, ainda pode ser alto ou sujo. Isso pode ser devido a uma variedade de problemas, incluindo:
- Duplicações causadas por muitas fontes de dados não relacionadas
- Erros ortográficos e discrepâncias na entrada de dados
- Dados ou campos incompletos ou ausentes
- Pontuação incorreta ou símbolos não compatíveis
- Dados que estão desatualizados
A limpeza de dados aborda essas questões e purifica os dados usando uma variedade de abordagens para garantir que satisfaçam os critérios de negócios.
Uso de limpeza de dados
Embora a limpeza de dados seja frequentemente discutida no setor profissional, ela é crucial tanto para as organizações quanto para as pessoas.
Purificação de Dados para Indivíduos
Os indivíduos podem acumular uma grande quantidade de informações pessoais em seus computadores em um período de tempo relativamente curto. Cartão de crédito ou informações bancárias, informações fiscais, datas de nascimento e nomes legais, informações sobre hipotecas e outras informações podem ser salvas em seu computador em várias pastas. Se tiver uma cópia digital do seu T4, por exemplo, é muita informação em poucas páginas!
Os indivíduos precisam de limpeza de dados, pois todas essas informações podem se tornar esmagadoras. Pode ser difícil localizar a documentação mais recente. É possível que você tenha que vasculhar dezenas de arquivos antigos antes de encontrar o mais recente. A desorganização pode causar frustração e até perda de documentos!
A limpeza de dados garante que você tenha apenas os arquivos e documentos vitais mais recentes, para que possa encontrá-los facilmente quando precisar. Ele também garante que você não tenha nenhuma informação pessoal sensível em seu computador, o que pode representar uma preocupação de segurança.
Serviços de limpeza de dados para empresas
As empresas geralmente salvam muitas informações pessoais – informações comerciais, informações de funcionários e, às vezes, até informações de consumidores ou clientes. As empresas, ao contrário dos indivíduos, devem garantir que as informações pessoais de inúmeras pessoas e organizações sejam mantidas seguras e estruturadas.
Todos se beneficiam de ter informações precisas. É fundamental ter informações atualizadas sobre os funcionários. É benéfico ter informações corretas do cliente para que você possa conhecer melhor seu público-alvo e contatá-lo, se necessário. Ter as informações mais atualizadas e corretas ajudará você a aproveitar ao máximo seus esforços de marketing.
A limpeza de dados também é crucial, pois melhora a qualidade dos dados e, como resultado, a produtividade geral. Quando você limpa seus dados, todas as informações obsoletas ou errôneas são removidas, deixando você apenas com os melhores dados. Isso elimina a necessidade de sua equipe passar por inúmeros documentos obsoletos e ajuda a equipe a aproveitar ao máximo suas horas de trabalho.
Ter informações precisas também ajuda a reduzir alguns custos inesperados. Por exemplo, você pode imprimir informações imprecisas em papéis timbrados firmes – apenas para descobrir que tudo deve ser descartado assim que a imprecisão for descoberta! Erros consistentes em seu trabalho podem prejudicar a reputação de sua empresa.
Por que a limpeza de dados é importante?
A limpeza de dados regular e organizada pode ter consequências de longo alcance para uma organização.
#1. Evite erros caros.
A limpeza de dados é a maneira mais eficaz de reduzir os custos que surgem quando as organizações estão ocupadas processando erros, corrigindo dados incorretos ou solucionando problemas. Por exemplo, garantir que as entregas sejam feitas no endereço correto na primeira vez e, assim, evitar reenvios dispendiosos.
#2. Disponibilize dados de várias maneiras.
A limpeza de dados abre caminho para o gerenciamento multicanal bem-sucedido dos dados do consumidor. A precisão nos dados do cliente, incluindo canais telefônicos, postais e de e-mail, permite que sua estratégia de contato seja executada com sucesso em todos os canais.
#3. Aumente a aquisição de clientes
Organizações com dados bem mantidos estão em melhor posição para gerar listas de clientes potenciais com base em informações precisas e atualizadas. Como resultado, suas atividades de aquisição e integração tornam-se mais eficientes.
#4. Facilite a tomada de decisão
Dados limpos são essenciais para um processo de tomada de decisão transparente. Dados precisos permitem MI e outras análises essenciais, que por sua vez fornecem às organizações os insights de que precisam para tomar decisões sensatas.
#5. Aumente a produtividade da equipe interna
A limpeza de dados também é significativa, pois aumenta a qualidade dos dados, o que leva a uma maior produtividade. Quando dados imprecisos são eliminados ou corrigidos, as organizações ficam com informações de alta qualidade, o que significa que sua equipe não perde tempo vasculhando dados irrelevantes e incorretos.
Limpeza de dados: guia passo a passo
Uma ferramenta de limpeza de dados pode automatizar a maior parte do programa geral de limpeza de dados de uma empresa, mas é apenas um componente de uma solução de limpeza de dados contínua e de longo prazo. Aqui está um rápido resumo das etapas que você precisará seguir para garantir que seus dados estejam limpos e utilizáveis:
Passo 1. Determinar os campos de dados críticos
As empresas agora têm mais dados do que nunca, mas nem todos são igualmente valiosos. O primeiro estágio na limpeza de dados é determinar quais tipos de dados ou campos de dados são necessários para um projeto ou atividade específica.
Passo 2. Reúna os dados
Após a identificação dos campos de dados apropriados, os dados contidos neles são coletados, classificados e organizados.
Etapa 3. Remover valores duplicados
Após a coleta de dados, inicia-se o processo de retificação de imprecisões. Valores duplicados são detectados e eliminados.
Passo 4. Lidar com valores vazios
As ferramentas de limpeza de dados procuram valores ausentes em cada campo e podem preencher esses valores para criar uma coleção de dados completa e eliminar lacunas de informações.
Passo #5. Torne o processo de limpeza mais consistente
Para ser eficaz, um processo de limpeza de dados deve ser padronizado para que possa ser facilmente repetido para fins de consistência. Para isso, é preciso decidir quais dados são utilizados com mais frequência, quando serão necessários e quem será o responsável pela gestão do processo. Por fim, você deve decidir com que frequência precisará limpar seus dados. Diário? Semanalmente? Por mês?
Passo #6. Revise, ajuste e repita
Reserve algum tempo a cada semana ou mês para revisar o procedimento de limpeza de dados. O que provou ser eficaz? Onde você pode fazer melhorias? Existem falhas ou defeitos visíveis que parecem estar presentes? Inclua membros de várias equipes afetados pela limpeza de dados na reunião para obter uma visão completa do processo de sua empresa.
A qualidade dos dados está se tornando cada vez mais um objetivo estratégico de toda a empresa envolvendo especialistas de todos os departamentos, e um forte programa de limpeza de dados é um componente desse esforço maior. Trabalhar como uma equipe esportiva é um ótimo método para demonstrar os principais aspectos necessários para superar qualquer dificuldade na qualidade dos dados. Você lutará para conseguir se apenas treinar e praticar sozinho, assim como nos esportes coletivos. Para ser eficaz como uma equipe, você deve treinar juntos.
Com que frequência você deve executar a limpeza de dados?
O procedimento de limpeza de dados geralmente é concluído de uma só vez e pode levar muito tempo se as informações estiverem se acumulando há anos. É por isso que a limpeza de dados deve ser feita regularmente.
A frequência com que as organizações devem limpar é determinada por vários critérios, incluindo o volume de dados que mantêm. Também é crucial não limpar com muita frequência, ou você desperdiçará recursos fazendo coisas que não são necessárias.
Métodos e dicas para limpeza de dados
Você pode estar se perguntando como iniciar o processo de limpeza de dados agora que entende o que é e por que é tão vital! Quando se trata de limpeza de dados, não existe um "tamanho único". Seus procedimentos de limpeza de dados frequentemente serão determinados pelo tipo de dados que você possui. No entanto, aqui estão algumas dicas gerais para você começar.
#1. Examine seus dados
A limpeza de dados de um único banco de dados, como uma planilha do local de trabalho, é típica da limpeza de dados. Se seus dados já estão organizados em um banco de dados ou planilha, você pode analisar rapidamente a quantidade de dados que possui, a facilidade de compreensão e o que pode ou não precisar ser atualizado. Se seus dados agora estão espalhados pelo seu computador em vários arquivos, você vai querer reuni-los para poder começar a avaliá-los como um todo.
Brendan Bailey, da Towards Data Science, fornece várias perguntas básicas de avaliação de dados, incluindo:
- Meus dados parecem fazer sentido?
- Existem duplicatas e, em caso afirmativo, são aceitáveis?
- Os dados numéricos fazem sentido?
- Há algum erro ortográfico ou número que não deveria estar lá?
Esta avaliação preliminar pode ajudá-lo a determinar quanto trabalho é necessário. Se você perceber que todos os seus dados são de 2005, pode ser que tenha muito trabalho pela frente! No entanto, se você encontrar apenas alguns números desatualizados e um ou dois erros de ortografia, uma breve atualização pode ser suficiente.
#2. Limpar dados em uma planilha separada
Antes de fazer alterações, faça uma cópia de sua planilha e faça as alterações na cópia em vez do original. Isso é para proteger você e suas informações no caso de você cometer um erro! Ao trabalhar com informações comerciais ou empresariais, um único erro pode ter consequências catastróficas.
Depois de eliminar todos os erros e limpar todos os seus dados e informações, você pode transferir suas seções revisadas de volta para sua planilha original. Pode levar um pouco mais de tempo e esforço, mas valerá a pena para sua tranquilidade e para verificar que seus esforços não foram em vão.
#3. Utilizar funções
Pode ser impossível limpar manualmente todas as imprecisões ou dados obsoletos! Use funções em sua planilha e deixe seu aplicativo fazer o trabalho para você! Se você estiver usando o Microsoft Excel, há inúmeras “funções” para escolher que realizarão algumas das limpezas para você.
Conforme demonstrado no vídeo acima, “remover duplicatas” é uma função do Excel. Esta função só é aplicável a colunas baseadas em texto. Se você inadvertidamente inserir o mesmo funcionário ou informações de contato duas vezes, a ferramenta “remover duplicatas” pode verificar a coluna e remover todas as duplicatas para você.
#4. Faça uso do software de limpeza de dados.
Se você não tem certeza de como limpar seus dados adequadamente, mas precisa desesperadamente de uma boa limpeza, existe um software de limpeza de dados disponível para ajudá-lo! O software não é gratuito, mas pode valer a pena para pessoas que não têm tempo ou conhecimento para realizar processos de limpeza por conta própria.
Como o gerenciamento de dados pode ajudá-lo?
As empresas e até mesmo os indivíduos frequentemente lutam para limpar seus dados porque os deixam por muito tempo. Os dados podem logo se tornar uma confusão, cheia de erros numéricos e ortográficos, duplicação desnecessária e dados confusos e desatualizados que você não tem certeza de como chegaram lá em primeiro lugar.
O gerenciamento de dados pode tornar o processo de limpeza de dados consideravelmente mais eficiente. É a criação e implementação de processos, arquiteturas, políticas, práticas e procedimentos para gerenciar as informações de uma organização. O gerenciamento de dados abrange uma ampla gama de tópicos, incluindo:
- Administração de banco de dados
- Segurança de dados
- Armazenamento de documentos e registros
- Administração de registros
- Troca de dados e muito mais!
Quando você tem bons métodos de gerenciamento de dados, seus arquivos são consideravelmente menos propensos a ficarem inchados com informações incorretas ou desatualizadas. Trabalhar com um provedor de gerenciamento de dados pode ajudá-lo a gerenciar corretamente suas informações durante todo o seu ciclo de vida.
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Referências
