Equipes bem gerenciadas e processos de negócios eficientes são frequentemente benéficos para empresas eficazes. Os administradores fornecem serviços valiosos para as empresas, auxiliando-as na organização de suas operações, melhorando suas funções críticas e facilitando a consecução de seus objetivos. Se você deseja trabalhar como administrador, primeiro precisa aprender sobre suas tarefas e habilidades específicas de trabalho. Neste artigo, respondemos à pergunta “O que é um administrador?” e explicamos o que as pessoas na função normalmente fazem com uma descrição de trabalho de amostra, também descrevemos os diferentes tipos de administradores e fornecemos informações sobre o salário esperado, as habilidades necessárias e os ambientes de trabalho comuns.
O que é um Administrador (Admins)?
Um administrador é alguém que auxilia uma empresa a atingir seus objetivos. Os administradores trabalham para corporações e em funções nas quais suas funções específicas variam dependendo do tipo de empresa ou organização que os emprega. Os administradores na maioria das configurações desenvolvem estratégias de curto e longo prazo para garantir operações bem-sucedidas, identificar metas e gerenciar esforços. Eles supervisionam os procedimentos e habilitam as tarefas corporativas para garantir que tudo corra bem e com eficiência.
Eles podem ocupar cargos administrativos, embora normalmente ajudem os membros de seu departamento ou equipe no cumprimento de suas obrigações de trabalho. Os administradores frequentemente gerenciam operações e tomam decisões que promovem os objetivos gerais de seus departamentos. Eles podem delegar funções, alterar regras ou processos ou alocar responsabilidades para ajudar um projeto, corporação ou entidade a atingir seus objetivos.
Tipos de administrador
Os administradores desempenham um papel crucial na maioria das organizações, pois ajudam a manter as empresas organizadas e focadas em seus objetivos. Aqui estão alguns exemplos de administradores:
- Administrador nomeado pelo tribunal: Os tribunais podem nomear administradores para supervisionar os negócios de empresas incapazes de pagar suas obrigações ou os bens de pessoas falecidas.
- Administrador do Fórum: Os administradores do fórum são responsáveis pelas regras do fórum, nomeações de moderadores, operações do banco de dados e seções e subseções do fórum. Eles também podem servir como moderadores.
- Administrador de rede: Os administradores de rede são responsáveis pela manutenção da infraestrutura de computadores e redes. Eles frequentemente administram servidores no local, monitoram a integridade do sistema, executam testes e verificam a proficiência na interação software-rede. Alguns administradores de rede implantam e configuram atualizações ou filtros do sistema.
- Administrador do servidor: Os administradores de servidor gerenciam servidores e monitoram sua integridade e desempenho em nome das empresas. Para garantir o máximo de funcionalidade, eles freqüentemente projetam, instalam, monitoram e melhoram os servidores e seus componentes.
- Administrador do sistema: os administradores do sistema mantêm, configuram e garantem a operação adequada dos sistemas de computador. Eles podem gerenciar servidores multiusuário para garantir tempo de atividade, desempenho e segurança suficientes para atender às solicitações do usuário e às restrições orçamentárias.
- Office Admin: As responsabilidades gerais do escritório de escritório, como fotocópia, envio de fax, e-mail, agendamento, contabilidade, correspondência e operação de centrais telefônicas, são frequentemente executadas pelos administradores do escritório.
- Administrador da universidade Os administradores da universidade podem operar como um ponto de contato para funcionários e alunos da administração central de vários departamentos da universidade.
O que faz um administrador?
O dever de um administrador varia de acordo com a organização e o setor, mas, em geral, eles são responsáveis por uma ampla gama de responsabilidades administrativas para manter o bom funcionamento da organização. Os deveres e responsabilidades típicos de um administrador são os seguintes:
- Gestão e agendamento de calendário: os administradores geralmente são responsáveis por gerenciar calendários e agendar compromissos, reuniões e eventos. A coordenação com outros membros da equipe, clientes e partes interessadas pode ser necessária.
- Manutenção de material de escritório e equipamentos: Os administradores são responsáveis por manter os materiais e equipamentos de escritório em boas condições de funcionamento, como solicitar suprimentos e garantir que todos os equipamentos estejam em boas condições de funcionamento.
- Processamento de correspondência: os administradores podem ser responsáveis pelo processamento de correspondência recebida e enviada, correspondência por e-mail, atendimento de chamadas telefônicas e resposta a consultas.
- Arquivamento e manutenção de registros: Os administradores projetam e mantêm sistemas de arquivamento eletrônico e em papel para manter documentos vitais organizados e acessíveis.
- Preparação do relatório: Os administradores podem ser responsáveis pela preparação de relatórios, apresentações e outros papéis, bem como pela entrada e manutenção de dados.
- Organização de viagens: os administradores podem ser responsáveis por lidar com os planos de viagem e despesas do pessoal da equipe, como reserva de voos, hotéis e transporte.
- Recrutamento e integração: os administradores podem ajudar no recrutamento e na integração de novos funcionários, como agendamento de entrevistas e processamento da papelada de novas contratações.
- Suporte geral: os administradores podem fornecer suporte geral à equipe conforme necessário, como responder a perguntas, solucionar problemas e auxiliar em várias tarefas.
Um administrador é vital para o bom funcionamento de uma empresa. Eles gerenciam inúmeras tarefas administrativas, mantêm registros e sistemas atualizados e fornecem suporte geral ao pessoal conforme necessário.
Descrição do trabalho Administrador
Aqui está um exemplo de descrição de trabalho para um administrador:
Cargo: Administrador
Resumo do trabalho:
Estamos à procura de um administrador entusiasmado para se juntar à nossa equipe. O Administrador será responsável por uma variedade de atividades administrativas para garantir o bom funcionamento de nossa empresa. O candidato ideal terá fortes habilidades organizacionais, de comunicação e interpessoais, bem como a capacidade de operar de forma independente e colaborativa.
Principais responsabilidades:
- Gerenciar calendários, agendar compromissos e coordenar reuniões para fornecer suporte administrativo à organização.
- Administrar e manter materiais e equipamentos de escritório em bom estado de funcionamento.
- Lidar com correspondência de entrada e saída de correspondência e e-mail.
- Fazer e manter sistemas de arquivamento eletrônicos e em papel.
- Preparar e distribuir relatórios, apresentações e outros documentos.
- Gerenciar os planos de viagens e despesas dos membros da equipe.
- Auxiliar no recrutamento e integração de novos funcionários.
- Conforme necessário, forneça assistência geral ao pessoal.
Requisitos:
- Diploma do ensino medio ou equivalente; preferencialmente graduação em administração de empresas ou áreas afins.
- Mais de 2 anos de experiência em funções administrativas.
- Excelentes habilidades organizacionais, de comunicação e interpessoais.
- Proficiente em Microsoft Office Suite e outros softwares Office.
- Capacidade de trabalhar de forma independente e como parte de uma equipe.
- Forte atenção aos detalhes e habilidades de resolução de problemas.
- Capacidade de priorizar tarefas e gerenciar o tempo de forma eficaz.
Este é um emprego em tempo integral com um bom salário e regalias. Nós encorajamos você a se candidatar a este trabalho emocionante se você for uma pessoa altamente motivada com um bom histórico administrativo.
Salário do administrador
O salário de um Administrador pode variar dependendo de vários critérios, incluindo setor, localização e nível de experiência, segundo dados dos Estados Unidos. De acordo com o Bureau of Labor Statistics, o salário médio anual para gerentes de serviços administrativos, que inclui administradores, em maio de 2020 era de $ 98,890. No entanto, com base nas condições descritas acima, os ganhos podem variar de cerca de US$ 55,000 a mais de US$ 160,000 por ano.
Os administradores podem ganhar benefícios como seguro saúde, planos de aposentadoria, folga remunerada e outras regalias além do salário-base, dependendo da empresa. O salário e o pacote de benefícios de um administrador serão determinados pelo empregador e pelos requisitos exclusivos do cargo.
Como se tornar um administrador
Aqui estão algumas ações que você pode realizar se quiser se tornar um administrador:
#1. Obtenha alguma experiência clerical.
Embora os requisitos de experiência ou educação variem dependendo do cargo, a experiência clerical pode ser útil para o seu currículo. Considere oportunidades que irão ajudá-lo a desenvolver suas habilidades de comunicação, organização e gerenciamento. Uma posição de recepcionista ou administrativa pode ajudá-lo a se preparar para uma carreira como administrador.
#2. Concluir um programa de graduação
As qualificações específicas para cada anúncio de emprego podem diferir, mas obter um diploma de bacharel pode demonstrar aos empregadores que você possui as habilidades necessárias de comunicação, gerenciamento de tempo e sociais. Diplomas em disciplinas como comunicação, inglês, negócios ou gerenciamento de projetos podem ajudá-lo a desenvolver as habilidades necessárias como administrador. Para entender melhor os requisitos educacionais, considere procurar ofertas de emprego para o tipo específico de administrador que você deseja ser.
#3. Atualize seu currículo
Atualize seu currículo para refletir sua experiência e educação antes de se candidatar a oportunidades. Faça questão de enfatizar as habilidades específicas do administrador de que os empregadores precisam. Considere incorporar palavras-chave do anúncio de emprego em seu currículo. Isso pode ajudá-lo a chamar a atenção dos empregadores e demonstrar que você é um candidato qualificado com os talentos que eles procuram.
#4. Candidate-se a cargos de administrador
Depois que seu currículo estiver completo, você poderá começar a se candidatar a empregos de seu interesse. Você pode atualizar seu currículo para garantir que seja apropriado para cada oportunidade. Se as posições nas quais você está interessado precisam de habilidades, experiência ou educação adicionais, você pode se concentrar em desenvolvê-las para fortalecer seu currículo.
O que são habilidades de administrador?
Trabalhar como administrador pode exigir as seguintes habilidades:
# 1. Comunicação
A maioria dos cargos administrativos exige excelentes habilidades de comunicação. Os administradores frequentemente interagem com outros membros de sua equipe, líderes da empresa e gerentes diretos. As habilidades de comunicação podem ajudar os indivíduos a entender as atribuições, facilitando as discussões e operações do escritório, transmitindo escolhas e informações cruciais e coordenando planos.
# 2. Organização
Manter a papelada vital, registros financeiros, endereços e informações do projeto organizados ajudará os administradores. Como muitos administradores são responsáveis por arquivar e organizar a papelada departamental ou corporativa, as empresas frequentemente dependem deles para manter registros meticulosos. Os administradores podem ser obrigados a criar seus sistemas organizacionais para atender aos requisitos de auditoria, gerenciais, legais ou judiciais.
#3. Conhecimentos de informática
Embora os administradores frequentemente mantenham e gerenciem cópias impressas dos registros da empresa, eles também realizam uma série de tarefas relacionadas ao computador ocasionalmente. Os administradores de rede ou de sistema freqüentemente exigem conhecimentos significativos de tecnologia e informática para auxiliar os indivíduos em sua organização com problemas relacionados a computadores. Ao escrever relatórios, responder a e-mails e usar ferramentas on-line para contabilidade ou operações financeiras, os administradores administrativos também precisam de conhecimentos de informática.
#4. Gerenciamento de tempo
As habilidades de gerenciamento de tempo podem ajudar os administradores a priorizar o trabalho e os prazos porque os administradores lidam com várias tarefas para as organizações. Essas habilidades também podem ajudar no agendamento de tarefas. A coordenação de reuniões e atividades pode exigir que os administradores entendam as demandas de agendamento de seus chefes e de outros funcionários.
# 5. Solução de problemas
As habilidades de resolução de problemas podem ajudar os administradores a apresentar ideias viáveis para aumentar a eficiência, melhorar o desempenho e eliminar redundâncias para ajudar as empresas a cumprir suas metas e manter o foco nas iniciativas. Um administrador pode ser contratado por um tribunal ou organização para executar uma reforma, elaborando planos para colocar negócios ou propriedades de volta nos trilhos. As habilidades de resolução de problemas, independentemente da função de trabalho, podem ajudar os administradores a desenvolver estratégias bem-sucedidas para controlar as cargas de trabalho e simplificar as operações.
#6. Habilidades sociais
Ao se comunicar com equipes, gerenciamento, clientes e parceiros, os administradores podem se beneficiar das habilidades sociais. Eles podem ser obrigados a responder a correspondência, e-mails e telefonemas diretos. Alguns administradores fazem tarefas de recepcionista para seus negócios regularmente, e as habilidades sociais podem ajudá-los a promover seus negócios. Administradores com fortes habilidades sociais, disposição otimista e personalidade prestativa geralmente são o ponto de contato inicial para membros da equipe, clientes e visitantes.
# 7. Atenção aos detalhes
A orientação para detalhes pode ajudar os administradores a identificar ineficiências e melhorar os processos. Seu trabalho pode exigir que eles realizem uma variedade de tarefas de pequena escala que exigem concentração e foco. Garantir uma organização adequada, arquivamento detalhado e relatórios pode ajudar os locais de trabalho a permanecerem operacionalmente eficientes.
O que é o ambiente de trabalho de um administrador?
As configurações de trabalho dos administradores podem variar dependendo das empresas ou organizações que os empregam. Eles podem trabalhar em tempo parcial ou integral para uma pequena empresa. Os administradores geralmente trabalham entre as 9h e as 5h, embora os empregadores também possam precisar de alguns para trabalhar à noite ou nos turnos de fim de semana. Muitos administradores se reportam a gerentes ou equipes de liderança, embora também possam ocupar cargos semelhantes para outros funcionários. As tarefas dos administradores no escritório podem ser rápidas e variadas.
Qual é o papel de um administrador?
O dever de um administrador varia de acordo com a organização e o setor, mas, em geral, eles são responsáveis por uma ampla gama de responsabilidades administrativas para manter o bom funcionamento da organização. Os deveres e responsabilidades típicos de um administrador são os seguintes:
- Gerenciamento de calendários e agendamento
- Manutenção de material de escritório e equipamentos
- Tratar correspondência
- Arquivamento e manutenção de registros
- Preparação do relatório
- Organização de viagens
- Recrutamento e integração
Quem atua como Administrador?
Os administradores trabalham em uma variedade de indústrias e organizações, incluindo pequenas empresas, grandes corporações e agências governamentais. A pessoa específica que funciona como administrador varia de acordo com a empresa, no entanto, um administrador geralmente é um profissional responsável por gerenciar várias atividades administrativas para manter o funcionamento contínuo da organização.
Um Administrador pode ser um funcionário comprometido empregado exclusivamente para realizar funções administrativas em algumas situações. Em outras circunstâncias, um administrador pode ser um membro da equipe que atua simultaneamente como gerente de escritório ou assistente executivo na organização.
Quem está qualificado para ser um administrador?
As qualificações para se tornar um administrador variam de acordo com o negócio e as necessidades exclusivas do trabalho. Em geral, um administrador deve ter o equilíbrio certo de educação, habilidades e experiência para o trabalho. Algumas qualificações comuns de administrador incluem:
- Educação: geralmente é necessário um diploma do ensino médio ou equivalente para uma função de administrador de nível básico. No entanto, muitas organizações preferem candidatos que tenham um diploma de bacharel em administração de empresas ou áreas afins.
- Competências: O administrador deve ter fortes habilidades organizacionais, de comunicação e interpessoais. Eles devem ser capazes de gerenciar várias tarefas e prioridades, trabalhar bem sob pressão e ser proficientes no uso de software de escritório, como o Microsoft Office Suite.
- Experiência: experiência anterior em uma função administrativa é normalmente preferida, especialmente para cargos de nível superior. Experiência em um setor específico ou com software ou sistemas específicos também pode ser necessária, dependendo dos requisitos do trabalho.
- Certificações: dependendo do setor, pode ser necessário que o administrador tenha certas certificações ou licenças. Por exemplo, alguns administradores na área da saúde podem precisar ter uma certificação Certified Medical Manager (CMM).
Quem está acima de um administrador?
A estrutura organizacional de uma empresa pode diferir dependendo do setor, tamanho e objetivos organizacionais exclusivos. Um administrador é normalmente uma posição de nível médio dentro de uma empresa, com várias posições acima e abaixo desta. Aqui estão alguns trabalhos que podem estar acima de um administrador:
- Novos Negócios
- Diretor
- Administrador
Um administrador é um recepcionista?
Um administrador não é o mesmo que um recepcionista, embora possa haver alguma sobreposição em suas tarefas e responsabilidades de trabalho.
Conclusão
Por fim, os Administradores são profissionais que realizam diversas atividades administrativas para garantir o bom funcionamento de uma organização.
A educação, as habilidades e a experiência necessárias para se tornar um administrador variam de acordo com o negócio e as necessidades específicas do trabalho, mas geralmente compreendem uma combinação de educação, habilidades e experiência. Os administradores geralmente são cargos de nível médio dentro de uma empresa, com gerentes, diretores e executivos acima deles.
Embora algumas funções de trabalho possam se sobrepor às de outras profissões administrativas, como recepcionistas, os administradores costumam ter uma variedade maior de responsabilidades e podem ter mais poder de decisão dentro da empresa. Os administradores desempenham um papel importante em garantir o funcionamento contínuo de uma organização e são um ativo significativo para qualquer equipe.
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Referências
