O gerenciamento do escritório é um grande trabalho com muitas partes interessadas. É mais do que apenas distribuir material de escritório e fazer outras responsabilidades administrativas; trata-se de garantir que seu escritório moderno e todos nele funcionem bem juntos. Este guia examinará o gerenciamento de escritório como é praticado pelos atuais gerentes de escritório. Veremos as demandas do trabalho de gerenciamento de escritório, as habilidades necessárias para ter sucesso, como a função está mudando e como você pode prosperar nesse campo.
O que é o Office Management?
O gerenciamento de escritório é um trabalho que se concentra no aumento da produtividade, eficiência e condições de trabalho do escritório. Pode envolver uma ampla gama de responsabilidades, como gerenciar um local de trabalho moderno, manusear equipamentos de escritório, criar um ambiente de escritório acolhedor, gerenciar o orçamento do escritório, receber visitantes e novos funcionários no espaço de trabalho, organizar atividades no escritório e eventos externos para funcionários de escritório, planejamento e reserva de viagens para funcionários, gerenciamento de comunicações internas, aquisição de móveis de escritório e muito mais.
Gerente é um cargo específico cujas funções variam amplamente de acordo com o setor, o tamanho da organização e a composição de outras divisões. Quer você trabalhe para uma empresa grande ou pequena, a administração do escritório será muito diferente.
Existem vários títulos possíveis para o papel, incluindo:
- Gerente de local de trabalho
- Chefe de Operações do Escritório
- Facility Manager
- Diretor Administrativo
Tipos de trabalhos de gerenciamento de escritório
Existem muitos tipos diferentes de trabalhos de gerenciamento de escritório, mas as principais responsabilidades desses gerentes são relativamente semelhantes. Às vezes, os gerentes de escritório podem contratar, demitir, treinar e promover funcionários, além de supervisionar a operação eficiente da administração de uma empresa e garantir que os suprimentos necessários sejam fornecidos e que o equipamento de escritório esteja em boas condições.
#1. Gerenciamento de escritório corporativo
Os gerentes de cada filial de uma corporação estão incluídos nos cargos de gerenciamento do escritório corporativo. Como o gerente distrital (geralmente alocado na matriz) supervisiona todos os outros gerentes de filial, viajar entre as filiais da empresa costuma ser um elemento importante do trabalho. Os gerentes de escritórios corporativos também elaboram novos modelos organizacionais para recursos humanos e atividades de marketing.
#2. Gerenciamento de consultório médico
O gerenciamento de consultórios médicos exige uma compreensão completa da anatomia, das operações laboratoriais e das leis de saúde. Esses gerentes de consultórios médicos geralmente trabalham em consultórios médicos e supervisionam todos os assistentes médicos. A confidencialidade do paciente e o descarte adequado de resíduos médicos também são obrigações críticas.
#3. Gestão do escritório jurídico
As funções de gerenciamento do escritório jurídico exigem conhecimento real da lei, bem como uma compreensão completa dos procedimentos legais. Os gerentes de escritórios de advocacia são responsáveis pelos assistentes administrativos jurídicos, gerenciamento de folha de pagamento e departamento de recursos humanos de uma empresa.
#4. Gerenciamento de escritório virtual
Em vez de trabalhar para uma empresa em tempo integral, os gerentes de escritórios virtuais às vezes trabalham para várias empresas menores em meio período. Isso ocorre porque as pequenas empresas freqüentemente terceirizam trabalhos de gerenciamento de escritório virtual. Trabalhos remotos de todos os tipos estão aumentando, portanto, os gerentes de escritório virtual são uma alternativa atraente para pequenas empresas em desenvolvimento lento que ainda não exigem um gerente de escritório no local.
Elementos de gerenciamento de escritório
Os pilares de uma estrutura são elementos da gestão do escritório. Se o pilar é robusto, o edifício também deve ser. Como resultado, os aspectos de gerenciamento do escritório são cruciais para a operação eficiente do escritório. Os princípios básicos da gestão de escritórios são os seguintes.
#1. Pessoal
O trabalho de escritório é realmente feito por pessoas de escritório. Em uma pequena empresa, o gerente do escritório geralmente é responsável por selecionar e colocar os funcionários do escritório. Pessoal é tratado pelo departamento de gestão de recursos humanos em grandes corporações.
Em todas as circunstâncias, o trabalho de escritório deve ser concluído distribuindo o trabalho a cada funcionário com base em sua eficiência, direcionando o pessoal para concluir o trabalho com a ajuda dos recursos do escritório dentro de um prazo definido e controlando as ações do pessoal do escritório. Todas essas tarefas devem ser executadas pelo gerente do escritório.
#2. Significa
Ferramentas utilizadas no escritório são referidas como meios. Lápis, borrachas, papel, tinta, formulários de escritório, máquina de escrever, computador, impressoras, calculadoras e itens semelhantes são exemplos de meios. Instrumentos adequados foram fornecidos em um escritório e estão sendo usados da maneira mais eficiente e econômica para atingir as metas.
#3. Meio Ambiente
O ambiente de um escritório é determinado pela natureza do negócio. As inúmeras tarefas de escritório devem ser concluídas em uma atmosfera ou ambiente específico. Um ambiente de trabalho é estabelecido e mantido para garantir que o trabalho de escritório seja executado sem problemas. O papel e a tarefa de um gerente de escritório é criar uma atmosfera adequada implementando várias políticas e práticas.
#4. Objetivo
Os trabalhadores de escritório devem estar cientes do objetivo para o qual determinada tarefa é executada, bem como do impacto desse trabalho no desempenho de outras pessoas. O objetivo é ensinado ao pessoal do escritório pelo gerente do escritório. Se não for esse o caso, a execução do trabalho de escritório não resulta no uso mais eficiente e econômico dos recursos do escritório ao mesmo tempo em que atende aos objetivos.
Principais funções de gerenciamento de escritório
Algumas das tarefas que se espera que um pessoal de gerenciamento de escritório realize são as seguintes:
#1. Planejamento
Criar uma estrutura das tarefas necessárias para cumprir os objetivos da sua empresa é uma função crítica da gestão do escritório. Quando você entender completamente as metas de curto e longo prazo de sua empresa, poderá planejar sua abordagem para alcançá-las. O primeiro passo para operações e controle eficientes é o planejamento detalhado e a organização das reuniões.
#2. Organização de recursos
A organização dos recursos anda de mãos dadas com o cumprimento dos objetivos da empresa por meio do planejamento. Materiais, pessoal e apoio financeiro são exemplos desses recursos. Após o planejamento, a etapa seguinte para os gerentes de escritório é a delegação de tarefas, que inclui a determinação de quais materiais são necessários e a distribuição desses materiais aos indivíduos apropriados. Os maiores gerentes de escritório coordenam continuamente o trabalho para manter esses recursos em direção a metas predeterminadas.
#3. Pessoal
Pessoal é outra função importante do gerente de escritório. Os gerentes do escritório executivo dirigem ou colaboram com os recursos humanos em todos os aspectos da equipe de gerentes subordinados, recrutamento, remuneração, promoção e aposentadoria.
# 4. Comunicação
O gerenciamento do escritório requer uma comunicação eficaz, que é um requisito para todas as empresas que funcionam bem. Se um gerente de escritório não conseguir comunicar com eficácia as necessidades da empresa aos seus funcionários, a eficiência máxima será impossível. É necessária uma sala de reuniões específica para as reuniões semanais de uma equipe?
Eles têm a tecnologia necessária nessa área? Lembre-se de que uma excelente comunicação é bidirecional. Se esse gerente de escritório não conseguir descrever as necessidades da sua empresa, é possível que esse gerente de escritório não seja adequado para sua organização.
#5. Trabalhando com TI
No trabalho, os gerentes de escritório modernos dependem muito da tecnologia. Eles podem usar o software em suas funções diárias e também auxiliar no gerenciamento de software e tecnologia para funcionários. Talvez sua organização use software de gerenciamento de instalações digitais.
Os gerentes de escritório devem ser treinados em todos os equipamentos de videoconferência e conexões Wi-Fi para funcionários e convidados, além de trabalhar com o departamento de TI para garantir que todas as salas de reunião estejam funcionando sem problemas.
#6. Motivação
A motivação, um aspecto altamente complexo da administração do escritório, vem em duas variedades. Existem dois tipos de motivação: motivação interna e motivação externa. Quando sua equipe é auto-motivada, o trabalho do gerente de escritório se torna mais fácil. Quando não estão, é tarefa da gerência do escritório motivá-los de fora.
Esse incentivo deve atender às necessidades da força de trabalho e, ao mesmo tempo, ser competitivo, produtivo e abrangente. Quando a motivação externa faz tudo isso, seus funcionários de escritório estarão mais propensos a melhorar seu desempenho.
Habilidades do gerente de escritório
Acima de tudo, soft skills são essenciais para um gerente de escritório competente. Os gerentes de escritório freqüentemente atuam como um elo de ligação entre vários departamentos, seja na comunicação entre a alta administração e a equipe, RH e funcionários, ou a empresa e outros trabalhadores do prédio, como o pessoal de limpeza.
Isso não quer dizer que as habilidades técnicas sejam irrelevantes; eles podem definitivamente oferecer valor. O conhecimento técnico e a educação, como a capacidade de utilizar software ou a conscientização sobre os regulamentos trabalhistas, estão se tornando cada vez mais importantes à medida que a função de gerente de escritório evolui.
Dito isto, a seguir estão as principais habilidades sociais e funções nas quais um gerente de escritório deve se concentrar:
- Organizacional e habilidades de gerenciamento de tempo são essenciais, pois o número e a variedade de demandas da função significam que apenas os gerentes de escritório mais organizados terão um bom desempenho.
- Ihabilidades interpessoais e de liderança, o que lhes permitirá manter a equipe feliz, causar uma boa primeira impressão aos visitantes e neutralizar argumentos difíceis da equipe. Você também precisará colaborar com vários departamentos, como pessoal administrativo, secretariado, equipes financeiras, recursos humanos e outros.
- Habilidades de comunicação são necessários para que os membros da equipe entendam o que a alta administração está preparando para o futuro e o que eles esperam do pessoal. Isso quase certamente exigirá o uso do PowerPoint.
- Habilidades de negociação são necessários para melhorar quaisquer acordos que a organização possa ter com fontes externas. Por exemplo, se você estiver mudando de prédio comercial, precisará ser capaz de negociar e tomar decisões para garantir o melhor negócio para sua empresa.
Como se tornar um gerente de escritório
O gerenciamento de escritório é um campo amplo que inclui muitos negócios diferentes. Devido à natureza do trabalho realizado nesse setor, as necessidades dos escritórios podem ser diferentes. Considere seus interesses, experiências e talentos particulares ao procurar uma posição de gerenciamento de escritório.
Se você gosta de organizar e manter as coisas em ordem, pode achar uma função de gerenciamento de escritório mais administrativa uma carreira gratificante. Aqui estão algumas ações que você pode tomar para avançar em sua carreira como gerente de escritório:
#1. Prossiga com as qualificações educacionais relevantes
Você pode querer explorar a obtenção de graus ou diplomas específicos para ajudá-lo em seu caminho para se tornar um gerente de escritório como parte de determinar se o gerenciamento de escritório é para você.
Os gerentes de escritório geralmente possuem um diploma em administração de empresas ou outros certificados relacionados a negócios de politécnicos, que lhes fornecem habilidades essenciais de comunicação e organização. Essas credenciais profissionais servem como base para o conhecimento do assunto que a maioria dos gerentes de escritório possui.
#2. Desenvolva boas conexões e redes profissionais
Conhecer novas pessoas em eventos de networking e outras reuniões no local de trabalho o ajudará a realizar sua ambição de se tornar um gerente de escritório. Por meio dessas reuniões, você pode conhecer um gerente de contratação de uma empresa com cargo de gerente de escritório aberto. Como alternativa, você pode encontrar um headhunter que pode conectá-lo ao seu próximo trabalho.
#3. Inscreva-se em cursos
Se você deseja ser um gerente de escritório, considere se seu conjunto de habilidades atual corresponde ao conjunto de habilidades de um gerente de escritório. Para aprender as habilidades de um gerente de escritório, você pode fazer aulas ou obter certificações para melhorar sua adequação à profissão.
Investir tempo e esforço em si mesmo permite que você obtenha as vantagens de longo prazo do autoaperfeiçoamento. Um empregador pode preferir um candidato que se esforça continuamente para melhorar do que alguém cujas habilidades estão estagnadas.
#4. fazer um estágio
Você pode querer explorar estágios semelhantes em seu tempo livre para ajudá-lo em seu caminho para se tornar um gerente de escritório. Antes de ingressar na força de trabalho, você pode obter experiência em primeira mão observando como um gerente de escritório trabalha, as atividades e responsabilidades de um gerente de escritório e fazendo contatos potencialmente valiosos.
Se você se sair bem durante o estágio, o empregador pode até oferecer uma carreira em tempo integral depois que você se formar.
Quais são as 5 funções do gerenciamento de escritório?
A habilidade de gerenciar o processo de planejamento, organização, pessoal, comunicação, controle, coordenação e motivação de um grupo, particularmente em um ambiente de trabalho, é conhecida como gerenciamento de escritório.
Qual é o objetivo principal do gerenciamento de escritório?
O gerenciamento do escritório em todos os níveis é essencial para manter um fluxo constante de informações entre departamentos e funcionários. Isso é feito para garantir que a organização funcione sem problemas e que as operações de negócios funcionem bem.
Quais são as 7 principais funções do gerenciamento de escritório?
Para atingir os objetivos da organização, ela realiza várias responsabilidades, como planejamento, organização, pessoal, direção, coordenação e controle. O roteiro futuro do escritório é definido pela administração. Toma decisões de longo prazo sobre a atividade do escritório.
Quais são os três tipos de escritório?
Entre os vários tipos de escritório estão:
- Escritório particular.
- Mesa de Coworking.
- Escritório virtual.
Qual curso é melhor para gerenciamento de escritório?
Um diploma de bacharel em negócios, gerenciamento de negócios ou administração de empresas é uma área de estudo que pode prepará-lo melhor para um trabalho em gerenciamento de escritório. Esses cursos irão ensiná-lo a administrar dinheiro, aumentar a produção e, em geral, levar um escritório ao sucesso.
Conclusão
Todos os dias, os gerentes de escritório estão entre as únicas pessoas que entram em contato com funcionários de todos os níveis, seja digitalmente ou pessoalmente. A importância da função de gerente de escritório crescerá à medida que as culturas de escritório em todo o mundo continuarem a se expandir e se alterar.
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Referências
