Quando se trata de planos de carreira e empregos que queremos, é fácil sentir que existem poucas opções. Mas existem muitos tipos diferentes de trabalhos e funções por aí, e temos a missão de trazê-los à luz e explicar o que eles implicam. Você gosta de conversar com pessoas diferentes? Você quer ajudar uma variedade de equipes a atingir seus objetivos? Se você respondeu sim a essas perguntas, o cargo de auxiliar de escritório (OA) pode ser uma boa opção para você. Neste artigo, vamos analisar as especificações gerais e a descrição do trabalho de um auxiliar de escritório, o salário envolvido e o currículo perfeito para o trabalho.
O que é um auxiliar de escritório?
A única responsabilidade de um assistente de escritório é garantir que o escritório funcione da maneira mais tranquila e eficiente possível. Em geral, você estará trabalhando em tarefas administrativas, mas se isso beneficiar o escritório como um todo, pode-se dizer que vale tudo.
Como resultado, esta é uma excelente posição inicial para quem quer ganhar experiência em um ambiente de escritório. Você aprenderá o básico em diversas áreas — administração, operações, atendimento ao cliente e assim por diante — e, com sorte, prosperará em um ambiente de ritmo acelerado, às vezes desafiador. Após alguns anos de experiência, você estará bem posicionado para avançar para os cargos de assistente administrativo e assistente executivo.
O que faz um Auxiliar de Escritório Geral?
Tarefas administrativas são realizadas por assistentes de escritório em geral dentro de uma organização. Algumas de suas responsabilidades incluem atender telefones, responder a e-mails, arquivar documentos e agendar compromissos. Eles também podem ser responsáveis pela manutenção de equipamentos de escritório e gerenciamento de suprimentos. Tarefas financeiras básicas com as quais esses profissionais podem ajudar incluem processamento de faturas e relatórios de despesas.
Um assistente de escritório deve ser capaz de trabalhar de forma eficiente sob pressão, além de ter fortes habilidades de comunicação e organização. Eles também devem ter bons conhecimentos de informática, como o Microsoft Office, bem como experiência com tarefas administrativas, como entrada de dados e manutenção de registros. Também é fundamental que eles colaborem efetivamente com uma ampla gama de partes interessadas, incluindo executivos, funcionários e clientes.
Para quem é ideal o trabalho de Assistente de escritório?
Alguém com uma personalidade razoavelmente social é mais adequado para o papel de assistente de escritório geral. Como você estará lidando com uma grande variedade de personalidades diariamente, você deve ser capaz de se adaptar rapidamente e trabalhar com pessoas de todos os tipos. Além das pessoas, você deve estar preparado para tudo e qualquer coisa. Trabalhos de última hora são possíveis, então você deve ser capaz de trabalhar em tempo real sem ficar estressado.
Se você é detalhista, organizado e prático, é mais provável que tenha sucesso como assistente de escritório geral. Você também deve estar ansioso para aprender os truques, especialmente se quiser avançar para o cargo de assistente administrativo ou assistente executivo.
Como é um dia típico para um assistente de escritório?
O dia de um auxiliar de escritório nunca é o mesmo. De manhã, você pode atender telefones e anotar recados, enquanto à tarde pode separar correspondências e preparar faturas e correspondências.
Em geral, o tipo de trabalho que você receberá varia de acordo com a empresa que o contrata e quanta responsabilidade eles desejam atribuir a você em sua função. Sabendo disso, vejamos a descrição do trabalho de um auxiliar de escritório geral.
Descrição do trabalho de assistente de escritório
Os assistentes de escritório são treinados para realizar uma variedade de tarefas de escritório e administrativas em vários ambientes de escritório. Eles também podem ser conhecidos como assistente administrativo, escriturário ou secretário. Em geral, seu papel é auxiliar outros funcionários do escritório e lidar com as várias tarefas necessárias para manter o escritório funcionando sem problemas.
Esta descrição do cargo de Assistente de Escritório abrange as qualificações, deveres e responsabilidades essenciais de um assistente de escritório em geral e é simples de adaptar à sua organização ao contratar para cargos administrativos.
#1. Atribuições e responsabilidades do auxiliar de escritório
Seus deveres e responsabilidades estão listados na descrição do trabalho de assistente de escritório da seguinte forma:
- Otimize os procedimentos organizando o escritório e auxiliando os associados.
- Classifique e distribua as comunicações o mais rápido possível.
- Criar e atualizar registros para garantir a precisão e validade das informações.
- Reuniões e compromissos devem ser agendados e planejados.
- Monitore os níveis de abastecimento e lide com a escassez
- Resolver problemas relacionados ao escritório e responder a solicitações ou preocupações
- Coordenar com outros departamentos para garantir que as políticas estabelecidas sejam seguidas.
- Manter relacionamentos confiáveis com fornecedores, clientes e colegas de trabalho.
- Quando necessário, exercer funções de recepcionista.
#2. Habilidades de assistente de escritório
Como vimos, ser auxiliar de escritório envolve uma ampla gama de funções. Então, quais são as competências e soft skills necessárias para o sucesso nesta função? Algumas das habilidades que você precisará instilar incluem:
Flexibilidade
Como assistente de escritório, sua função é relativamente flexível e inclui uma ampla gama de responsabilidades. Um bom OA é um jogador de equipe com uma atitude positiva que está disposto a assumir as tarefas conforme elas surgem para ajudar os negócios.
Como auxiliar de escritório geral, você terá poucas responsabilidades. Se você preferir uma lista mais específica de responsabilidades, esta pode não ser a função para você. O gerenciamento de tempo é outra habilidade essencial para os assistentes de escritório, que devem conciliar suas diversas cargas de trabalho para lidar com problemas em tempo real e, ao mesmo tempo, cumprir prazos para projetos urgentes.
Excelentes capacidades de comunicação.
A chave para o sucesso como um OA é ter fortes habilidades interpessoais em contextos verbais e escritos. Você é a primeira pessoa que os clientes ou potenciais contratados verão quando entrarem no escritório. À medida que avaliam se a empresa é adequada para eles, suas interações definirão o tom. O mesmo vale para qualquer comunicação via e-mail ou telefone.
Como assistente de escritório, você é o primeiro ponto de contato e a primeira impressão da empresa. Além disso, usar habilidades de comunicação para construir relacionamentos fortes com fornecedores de equipamentos de escritório pode ajudar sua empresa a receber um serviço melhor ou até mesmo um ou dois descontos. Os empregadores devem ter a confiança de que toda vez que cumprimentar um visitante ou atender o telefone, você se comportará de maneira profissional.
Para poder trabalhar de forma independente.
Ao contratar um auxiliar de escritório, os executivos procuram alguém que não precise de muita supervisão e que se sinta à vontade para gerenciar sua própria agenda e carga de trabalho. Os assistentes de escritório devem ser proativos, identificando possíveis problemas e lidando com eles por conta própria. Nenhum chefe ou colega de trabalho apreciará um OA verificando se eles podem pedir mais café quando o escritório está quase vazio!
As empresas querem um candidato que tome iniciativa e esteja confiante na solução de problemas sob restrições de tempo e orçamento. Um dos aspectos mais importantes de ser um assistente de escritório bem-sucedido é a capacidade de realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Finalmente, você está lá para remover tarefas das listas de tarefas de outros membros da equipe, não para adicionar novas fazendo muitas perguntas!
Detalhe orientado.
Você precisará de habilidades organizacionais excepcionais como um OA. Além de gerenciar sua agenda e lista de tarefas, você precisará prestar muita atenção aos detalhes. Você lidará com uma variedade de documentos, desde memorandos internos importantes até correspondências com clientes. O perfeccionismo e a verificação dupla do seu trabalho podem ajudá-lo a evitar erros embaraçosos e potencialmente caros.
Tecnologicamente experiente.
Além das habilidades gerais de processamento de texto e informática, você precisará demonstrar conhecimento de vários softwares de gerenciamento de escritório para as várias tarefas de escritório que serão necessárias para executar. As organizações podem usar substitutos para muitos dos programas do pacote tradicional do Microsoft Office à medida que a tecnologia evolui.
#3. Educação e outras qualificações
Para começar a trabalhar na área, a maioria dos auxiliares de escritório precisa apenas de um diploma do ensino médio ou equivalente. Algumas posições avançadas, por outro lado, podem exigir muitos anos de experiência de trabalho e/ou treinamento especializado.
Embora geralmente não seja necessário, há vários certificados on-line e programas de graduação em gerenciamento de escritório disponíveis para assistentes de escritório que desejam avançar para cargos de gerenciamento. Outros programas de graduação em áreas administrativas específicas, como programas de bacharelado em administração de consultórios médicos, também estão disponíveis.
Salário médio de um auxiliar de escritório
O salário de um assistente de escritório pode variar dependendo da experiência, setor, tamanho da organização e geografia. O salário médio por hora de um assistente de escritório nos Estados Unidos é de $ 16.32 por hora em abril de 2023. A maioria dos salários de assistente de escritório nos Estados Unidos atualmente varia de $ 12.98 (25º percentil) a $ 18.03 (75º percentil). A faixa salarial média para um Assistente de Escritório varia significativamente (até $ 5.05), o que implica que pode haver inúmeras oportunidades de avanço e aumento de remuneração com base no nível de habilidade, localização e anos de experiência.
Dicas para escrever um currículo de assistente de escritório melhor
Para atrair rapidamente os gerentes de contratação e garantir o cargo de auxiliar de escritório geral, seu currículo deve se destacar e, ao mesmo tempo, atender aos requisitos descritos na descrição do trabalho. Essas dicas irão ajudá-lo a criar um currículo de assistente de escritório geral mais forte:
#1. Destaque suas habilidades em tecnologia de escritório
Ao organizar seu currículo de assistente de escritório geral, você precisa destacar qualquer experiência de software que tenha com agendamento on-line, faturamento, gerenciamento de projetos e gerenciamento de relacionamento com o cliente. Enfatize seu conhecimento de hardware, como scanners, copiadoras e sistemas telefônicos. Ao enfatizar seu conhecimento de tecnologia de escritório, você demonstrará aos gerentes de contratação que traz habilidades relevantes para o trabalho e pode aprender novas rapidamente.
#2. Quantifique sua experiência de assistente de escritório
Os gerentes de contratação podem entender melhor o escopo e o impacto do seu trabalho se você fornecer números e resultados específicos. Veja se você pode incluir respostas para as perguntas "Quanto custa?" e "Quantos?" dentro de cada ponto da sua seção de experiência. Se você não souber o número exato, o símbolo til () pode ser usado para indicar uma estimativa ou média.
#3. Mantenha um tom direto
É fundamental usar uma linguagem que estabeleça e mantenha um tom ou “voz” consistente em quase todas as partes da escrita regular. Essa regra também se aplica a currículos, que exigem um tom formal, mas direto (em oposição ao tom mais casual de um perfil do LinkedIn e à voz ansiosa e confiante de uma carta de apresentação).
Use frases simples e descrições diretas de sua experiência para obter uma voz direta em seu currículo de assistente de escritório geral. Lembre-se deste conselho, especialmente ao escrever sua seção de Perfil, porque você pode ficar tentado (ou acreditar que precisa) a usar termos excessivamente “promocionais” como “Excelente em” quando um termo mais direto e direto como “Habilidoso em” é preferível .
Como alinhar seu currículo com a descrição do trabalho
Os gerentes de contratação devem examinar um grande número de currículos para encontrar um candidato que atenda aos seus requisitos. As empresas definem essas necessidades por meio de descrições de trabalho, e combinar suas habilidades e experiência com o que está listado na descrição do trabalho pode ajudá-lo a se destacar da multidão.
Ao decidir o que incluir em seu currículo de assistente de escritório, comece com os requisitos mais importantes, que geralmente são listados primeiro ou mencionados várias vezes nas descrições de trabalho. Certifique-se de que as habilidades e atributos destacados demonstrem ao gerente de contratação como você pode atender às principais prioridades da empresa. Currículos genéricos são frequentemente esquecidos, portanto, evite copiar e colar e, em vez disso, concentre-se em realizações notáveis para chamar a atenção do gerente de contratação.
Quais são as funções de um auxiliar de escritório escolar?
Como assistente de escritório escolar, você lida com tarefas de escritório para o lado administrativo da escola. Nesta função, você pode coletar dados de frequência, avaliar a programação de cada evento especial, emitir passes para visitantes, supervisionar alunos e realizar outras tarefas conforme necessário.
Quais são os três tipos de assistentes de escritório?
- Suporte administrativo.
- Escriturário para entrada de dados
- Administrador do escritório
Quais habilidades você precisa para ser um assistente de escritório?
- Habilidades necessárias para um auxiliar de escritório
- Capacidade de se comunicar verbalmente.
- Habilidades de comunicação por escrito.
- Conhecimento de tecnologia.
- Habilidades organizacionais.
- Habilidades de gerenciamento de tempo.
- Habilidades de resolução de problemas.
- Habilidades de planejamento.
- Desenvoltura.
Auxiliar de escritório é o mesmo que recepcionista?
O assistente de escritório digitará documentos, enviará e-mails e faxes, agendará compromissos e ajudará em quaisquer outras tarefas relacionadas ao escritório atribuídas a eles. Essencialmente, uma recepcionista de escritório é responsável por fornecer um excelente atendimento ao cliente, enquanto um assistente de escritório é responsável por fornecer um excelente suporte de escritório.
O administrador do Office e o assistente do Office são os mesmos?
O papel do administrador do escritório é quase idêntico ao de um assistente. A diferença é que você terá um conjunto de habilidades mais robusto e poderá facilmente assumir responsabilidades adicionais. Um administrador é frequentemente considerado o coração pulsante de qualquer ambiente de escritório.
Auxiliar de escritório é o mesmo que secretária?
Um assistente administrativo tem mais responsabilidades do que uma secretária. Assistentes administrativos fazem mais do que trabalho de escritório. Um assistente administrativo, ao contrário de um secretário, tem autoridade para tomar decisões independentes.
Conclusão
Isso é fantástico se tornar um assistente de escritório parece ideal! Você será uma parte importante de qualquer escritório, garantindo que as tarefas administrativas sejam concluídas de forma rápida e correta. Use as informações e dicas fornecidas acima a seu favor. Você pode ter a carreira dos seus sonhos dessa maneira. Obrigado por separar um tempo para ler isso!
- Como Melhorar Suas Habilidades de Comunicação Agora!!! (Dicas úteis)
- SISTEMA DE GESTÃO DE ESCRITÓRIO: Melhores opções gratuitas e pagas em 2023
- SERVIÇOS DE ASSISTÊNCIA VIRTUAL: Os melhores serviços de assistência virtual
- ASSISTENTE DE VAREJO: Definição, Atribuições, Salário e Currículo
- O QUE É UM ASSISTENTE VIRTUAL: Significado Serviços e Salário
- RELAÇÕES PÚBLICAS: Significado, Exemplos, Salário, Marketing e Importância
- ANALISTA DE SERVICE DESK: Definição, Deveres, Salário, Entrevista, Pergunta e Currículo
- ASSISTENTE DE ADMINISTRAÇÃO: Significado, o que eles fazem, salário e requisitos
Referências
