Você pode estar se perguntando se existe alguma diferença entre um assistente executivo e um assistente administrativo. O papel de um assistente executivo é semelhante ao de um assistente administrativo ou secretário, pois cada um executa ou supervisiona tarefas administrativas para outro funcionário. Se você deseja trabalhar em administração e negócios, pode se tornar um assistente executivo ou assistente administrativo do CEO de uma organização. No entanto, este artigo discutirá a diferença entre um executivo e um assistente administrativo, o salário que ele pode ganhar, bem como a descrição estratégica do trabalho.
Quais são as principais funções de um assistente executivo?
Os assistentes executivos ajudam os executivos para os quais trabalham coordenando suas agendas, atendendo e retornando ligações, revisando e respondendo a e-mails, arquivando e organizando a papelada, mantendo registros e fazendo anotações durante as reuniões.
Como são chamados os assistentes executivos agora?
Eles também são conhecidos como parceiros de negócios administrativos, especialistas de suporte sênior, assistentes administrativos sênior e assistentes administrativos principais.
Quais qualificações eu preciso para ser um assistente executivo?
As pessoas que desejam trabalhar como assistentes executivos devem obter o mais alto nível de certificação de credibilidade da IEAA. Este é o nível 5 e, se você passar, será certificado como assistente executivo.
Assistente Executivo x Assistente Administrativo: Qual é a Diferença?
Então, como os serviços de um assistente executivo são diferentes dos de um assistente administrativo? Os EAs, em geral, fornecem suporte de alto nível. Eles são gerenciamento de projetos especialistas, enquanto os assistentes administrativos são mais como gerentes de tarefas.
Um EA pode executar tarefas semelhantes às realizadas por AAs. Eles também podem ajudá-lo com estratégias específicas para sua função. Um EA pode analisar possíveis soluções em seu próprio tempo, sugerir etapas a serem seguidas para ajudá-lo a atingir seus objetivos e recomendar ferramentas úteis.
Ao decidir entre um assistente executivo e um assistente administrativo, considere seus objetivos ao contratar um. Você precisa de alguém que possa identificar proativamente áreas para desenvolvimento enquanto assume algumas de suas cargas de trabalho? Você prefere apontar as pessoas na direção de uma visão específica?
Considere o custo de contratar um EA ou um AA também. Contratar um assistente não é uma despesa única; você deve ter certeza de que os custos mensais valem a pena. Considere outras despesas além do salário que você paga. Por exemplo, você precisará gastar dinheiro em assinaturas de software para que seu EA possa fazer seu trabalho corretamente.
Salários de Assistente Executivo x Assistente Administrativo
As taxas para assistentes pessoais variam. Nos Estados Unidos, o salário de um assistente administrativo em escritório normalmente começa em US$ 16 por hora. Dependendo do estado, assistentes administrativos qualificados podem ganhar até US$ 20 por hora.
Em contraste, a faixa salarial inicial de um assistente executivo é de US$ 15 a US$ 30 por hora para serviços básicos, com alguns assistentes cobrando até US$ 75 por hora. Esses EAs trabalharam em áreas como finanças e desenvolvimento web.
Quando você considera a assistência virtual remota, suas opções se expandem. Muitas empresas cobram uma taxa horária para serviços de assistente de escritório remoto, que custa em média US $ 38 por hora. Parece ser um bom negócio, exceto que a contratação de um assistente de meio período custará mais de US $ 3,000 por mês a esse preço. Outras empresas oferecem planos de US$ 449 com inclusões limitadas, como apenas 12 horas de trabalho por mês.
O plano mais acessível da Wing, que custa apenas US$ 6.24 por hora, permite que você trabalhe 4 horas por dia, de segunda a sexta-feira, com garantia de tempo de resposta de 5 minutos. Este plano lhe dá acesso a um assistente dedicado que completará as filas de tarefas e garantirá que seu trabalho seja de alta qualidade.
Habilidades de Assistente Executivo vs. Assistente Administrativo
Uma de suas principais considerações, juntamente com as despesas, deve ser a potencial compatibilidade de seu assistente executivo com o restante de sua equipe. Os assistentes executivos devem ter habilidades relevantes para a equipe que estão apoiando, mas também devem ter habilidades “suaves” que lhes permitam realizar seu trabalho com mais eficiência. Em geral, todos os assistentes executivos devem ter as seguintes habilidades:
- Gerenciamento de tempo. Os proprietários de empresas frequentemente têm vários compromissos, tanto dentro quanto fora da empresa. Um assistente deve ser capaz de “gerenciar”, priorizar reuniões e projetos e criar uma agenda eficiente para os líderes empresariais.
- Pesquisa. Os assistentes devem ser capazes de recuperar informações de várias fontes e destilar o que encontram em um formato facilmente digerível.
- Gerenciamento de Projetos. Um AA ou EA deve ser capaz de dividir tarefas grandes e complexas em tarefas menores. Eles devem prestar muita atenção aos detalhes e manter as partes interessadas atualizadas sobre o status de um plano de ação.
- Resolução de problemas. Habilidades eficazes de resolução de problemas são essenciais para os assistentes nos locais de trabalho de hoje, pois muitas vezes eles precisam tomar decisões importantes com informações insuficientes. Eles devem ser capazes de sugerir ou fazer mudanças no projeto sem envolver seu gerente.
- Comunicação. Ambos EAs e AAs devem ser excelentes comunicadores. Devem ser capazes de comunicar eficazmente com pessoas de vários níveis de antiguidade, bem como relacionar-se com elas e transmitir atualizações ou solicitações.
- Empatia. A empatia é essencial para todos os EAs e AAs. Eles devem compreender os requisitos de seu chefe ou cliente e traduzi-los em itens de ação. Finalmente, um assistente deve ser capaz de mudar de marcha quando necessário. EAs e AAs precisam ser flexíveis para atender às demandas em constante evolução de seus clientes de negócios.
Qual é a descrição do trabalho estratégico de um assistente executivo?
Os assistentes executivos ajudam os CEOs e outros executivos de alto escalão com tarefas administrativas para que possam se concentrar em liderar a empresa. Eles mantêm as comunicações do executivo organizadas para que as informações mais importantes sejam facilmente acessíveis sem a necessidade de classificar itens de baixa prioridade. Ao mesmo tempo em que oferecem um atendimento ao cliente educado e competente, os assistentes executivos examinam os visitantes e avaliam suas necessidades. Eles gerenciam o calendário diário do executivo, incluindo agendamento de reuniões, confirmação de compromissos, redação de itinerários e organização de transporte. Os Assistentes Executivos também são responsáveis por treinar outros funcionários administrativos sobre as políticas e melhores práticas da empresa.
Como escrever uma descrição de trabalho estratégica para um assistente executivo
Para atrair candidatos qualificados para o cargo de Assistente Executivo, é importante primeiro fornecer uma visão geral da empresa e a própria descrição do trabalho. Descreva brevemente o ambiente de trabalho, o que distingue sua empresa e por que a função é importante para sua empresa.
Abaixo está um exemplo da descrição do trabalho para um assistente executivo
A empresa [nome da sua empresa] está procurando um Assistente Executivo bem organizado para auxiliar dois de nossos chefes de departamento. Esta é uma excelente oportunidade para construir relacionamentos com executivos de alto nível e contribuir para a eficiência geral de nossa organização.
A empresa [nome da empresa] se dedica a criar uma cultura na qual os funcionários se sintam valorizados. Estamos felizes por ter uma pontuação de satisfação no trabalho acima da média do setor e uma classificação geral de 4.5 estrelas nas páginas da empresa do Indeed. Se isso soa como o trabalho e o ambiente de trabalho para você, inscreva-se hoje!
Abaixo está outro exemplo de uma descrição de trabalho de assistente executivo estratégico para que você possa escrever um anúncio de trabalho atraente e eficaz para si mesmo. A primeira descrição do trabalho é um exemplo perfeito de uma descrição do trabalho de assistente executivo, incluindo uma lista abrangente de responsabilidades que você deve pensar em incluir na descrição do seu trabalho.
Assistente Executiva do Diretor Jurídico
Estamos à procura de um Assistente Executivo para auxiliar o Diretor Jurídico, responsável pelo Jurídico, Compliance, Assuntos Governamentais e Recursos Humanos. Essa função coordenará e gerenciará as agendas dos executivos, preparará e organizará materiais e planos jurídicos e estratégicos importantes e ajudará nas reuniões do conselho e na preparação de materiais do conselho.
Este papel são os olhos e ouvidos do CLO. Ele conecta organizações, projetos e informações comerciais importantes ao CLO. Também garante que as reuniões e os materiais sejam eficientes e úteis, e trabalha com o CLO como um parceiro confiável para atender às prioridades legais da empresa.
Devido à natureza dinâmica desta função, o candidato ideal deve ter habilidades excepcionais de gerenciamento de tempo, bem como a capacidade de identificar e antecipar as necessidades do CLO. A função deve interagir de forma transparente e profissional com um grupo diversificado de pessoas, incluindo membros da Equipe de Gerenciamento Sênior, o Conselho de Administração e líderes que se reportam ao CLO.
Para fazer bem este trabalho, a pessoa deve ser capaz de lidar com informações financeiras, jurídicas, pessoais e institucionais altamente sensíveis e confidenciais com profissionalismo e bom senso.
Esta breve introdução ao cargo de assistente executivo serve como um excelente modelo para a descrição completa do seu trabalho.
Dicas para decidir ser um assistente administrativo ou executivo
Se você está pensando em seguir qualquer uma dessas carreiras, considere o seguinte conselho:
#1. Continue sua educação ou obtenha certificações adicionais.
Embora o trabalho possa exigir apenas um diploma do ensino médio ou equivalente, educação e treinamento adicionais podem mostrar ao seu potencial empregador que você pode ter sucesso na função. Certificações em redação comercial e aplicativos de software relevantes estão disponíveis. Cursos e treinamentos extras podem prepará-lo para suas responsabilidades como assistente executivo ou administrativo, além de impressionar seus empregadores.
#2. Obtenha alguma experiência de trabalho
Ganhar experiência de trabalho relevante pode expô-lo às tarefas e responsabilidades diárias dos assistentes administrativos e executivos. Isso pode ajudá-lo a determinar qual função é melhor para você. Os empregadores podem exigir experiência de trabalho anterior se você quiser se tornar um assistente executivo, para que isso possa ajudá-lo a se qualificar para sua futura carreira. Você também pode se familiarizar com equipamentos comuns de escritório, como programas de computador, impressoras e sistemas telefônicos, que podem ser encontrados em qualquer uma dessas profissões.
#3. Faça um currículo relevante.
Examine a posição para a qual está se candidatando e faça uma lista das habilidades e qualificações exigidas pelo seu potencial empregador. Considere atualizar seu currículo para incluir qualquer treinamento, certificações e habilidades técnicas e pessoais que demonstrem por que você é o melhor candidato. A seção sobre sua experiência de trabalho também pode incluir um resumo que destaca quaisquer responsabilidades ou habilidades relevantes, como organização, que demonstrem sua prontidão para o cargo em perspectiva.
#4. Informações Adicionais para a Descrição do Trabalho
Além disso, informações sobre sua empresa e o setor, principalmente no que se refere à função e responsabilidades do assistente executivo, devem ser incluídas na descrição do trabalho. Por exemplo, se a empresa tiver um CEO e um COO e o assistente executivo trabalhar para ambos, inclua essa informação na descrição do trabalho. Se a empresa estiver no setor de mídia digital, por exemplo, você pode querer que os candidatos tenham um conhecimento prático desse setor, incluindo processos, terminologia e programas de tecnologia comumente usados.
Pode ser benéfico incluir também informações salariais. De fato, se você tiver funcionários de Nevada ou estiver ocupando um cargo remoto com candidatos de Nevada, poderá ser necessário incluir informações salariais. Inclua também informações sobre benefícios de emprego e não se esqueça de incluir informações sobre oportunidades iguais de emprego ou qualquer outra informação exigida por lei.
Os assistentes executivos fazem recados pessoais?
Seu assistente executivo no trabalho provavelmente pode ajudar com algumas tarefas pessoais. Muitos Assistentes de Duplas organizam viagens em família e compram presentes para seus Executivos.
Conclusão
Além das qualidades mencionadas acima, os assistentes executivos também devem ser bons em liderança, consciência e networking. Os EAs podem atuar como chefes de equipe, especialmente para pequenas e médias empresas, e os líderes da empresa geralmente confiam neles para tomar decisões em seu nome. Ao escolher entre contratar um assistente executivo ou um assistente administrativo, além de pensar nas habilidades “hard” de que você precisa, é crucial avaliar o talento com base em suas habilidades interpessoais.
O que um assistente executivo faz perguntas frequentes?
O que um assistente executivo faz no dia a dia?
Os assistentes executivos trabalham diretamente com a alta administração e são responsáveis pela contabilidade, contabilidade, gerenciamento de calendário, relacionamento com clientes, sistemas de arquivamento, planos de viagem e muito mais.
Quais são as principais habilidades de um assistente executivo?
Principais habilidades de assistente executivo
- Habilidades de comunicação.
- Habilidades organizacionais. Qualquer tipo de função administrativa requer excelentes habilidades organizacionais.
- Boa gestão do tempo
- Habilidades de rede
- Conhecimento em Tecnologia da Informação.
- Multitarefa
- Disponibilidade para aprender.
- Ser um jogador de equipe
O que um CEO procura em um assistente executivo?
Um assistente executivo de seu CEO deve ser excepcional em antecipar as necessidades e preferências do executivo-chefe. Isso significa que eles não dependem constantemente da orientação do líder para cada pequeno passo que devem dar.
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Referências
